Онлайн касса для ООО на ОСНО
В 2023 году большинство компаний, работающих на ОСНО (основной системе налогообложения), обязаны использовать новые кассы, которые позволяют автоматически передавать данные о продажах в налоговую службу. В статье расскажем, в каких случаях организация должна использовать онлайн-кассы, а когда может обойтись без них. Также разъясним требования, которые предъявляются к кассовому оборудованию, разберемся, как оно работает, как его выбрать и как избежать штрафов от налоговой инспекции.
Онлайн-кассы — это новый тип контрольно-кассовой техники (ККТ). Правила приобретения и использования онлайн-касс определены в законе № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».
Новые кассовые аппараты принципиально отличаются от старых моделей, которые использовали электронные контрольные защищенные ленты (ЭКЗЛ) для записи информации о транзакциях. В новых кассах вместо ЭКЗЛ применяются фискальные накопители, что упрощает налоговую проверку. Раньше инспектору нужно было получить физический доступ к ЭКЗЛ и изучить ее. Теперь данные о кассовых операциях доступны через интернет, что позволяет проводить проверки без посещения организации.
Законодательные требования к кассовому оборудованию одинаковы для всех режимов налогообложения и для всех правовых форм предприятий. Они перечислены в статье 4 закона № 54-ФЗ. Вот некоторые из этих требований:
- наличие заводского номера на корпусе кассы, а также встроенных часов, механизма для печати чеков, разъема для подключения фискального накопителя;
- возможность передачи фискальных данных в фискальный накопитель;
- передача оператору фискальных данных информации о проведенных по кассе операциях сразу после продажи;
- печать кассового чека с двухмерным штриховым кодом;
- возможность в любое время напечатать по запросу налогового инспектора отчет о текущем состоянии расчетов.
Если компания занимается продажей маркированных товаров, к кассовому оборудованию предъявляются более строгие требования. Дополнительные правила есть в пункте 1.1 той же статьи.
Фискальный накопитель (ФН) — это электронный чип, который отвечает за передачу информации о кассовых транзакциях специализированной организации — оператору фискальных данных (ОФД). ФН выполняет несколько функций:
- хранит все фискальные документы в своей памяти;
- кодирует информацию, используя криптографические методы;
- печатает фискальные документы, такие как чеки и отчеты, которые подписываются электронной подписью;
- хранит данные об операциях на протяжении 30 дней, поэтому им можно пользоваться даже в отсутствие интернета.
Фискальные накопители могут различаться по производителю, стоимости, сроку службы: одни предназначены для работы в течение 13 месяцев, другие рассчитаны на 15 или 36 месяцев.
Оператор фискальных данных (ОФД) — это юридическое лицо, которое занимается передачей фискальных данных налогоплательщиков из кассы компании в Федеральную налоговую службу (ФНС). На рынке большое количество ОФД, но все они работают по единому стандарту, и стоимость их услуг примерно одинакова. Среди задач оператора фискальных данных:
- прием фискальных документов с кассовых аппаратов налогоплательщиков;
- контроль за правильностью формирования и передачи документов;
- хранение полученных данных и их защита от несанкционированного доступа;
- передача информации в ФНС по запросу налогового инспектора.
ОФД гарантирует прозрачность и достоверность отчетности налогоплательщиков, выступая своеобразным посредником между бизнесом и налоговой службой. Благодаря таким организациям поддерживается порядок в налоговой отчетности, а ФНС получает возможность удаленного контроля и борьбы с нарушениями налогового законодательства.
Организации, работающие на ОСНО, могут выбрать любого оператора фискальных данных и заключить с ним договор. После этого компания получает доступ к личному кабинету на сайте ОФД или в его мобильном приложении. Некоторые ОФД предлагают своим клиентам услугу регистрации онлайн-кассы в ФНС через личный кабинет.
Переход на новое контрольно-кассовое оборудование был постепенным. Некоторые виды бизнеса получили отсрочки, которые в 2023 году больше не действуют. Теперь все индивидуальные предприниматели и организации обязаны использовать онлайн-кассы при приеме платежей от физических и юридических лиц. Исключение — прямые безналичные переводы между представителями бизнеса, которые производятся с одного расчетного счета на другой.
Некоторые организации могут производить расчеты без применения ККТ, если они заняты специфической деятельностью или не могут использовать онлайн-кассу из-за особенностей своего местонахождения. Вот некоторые примеры специфической деятельности, не требующей покупки нового кассового оборудования:
- продажа через киоски бумажных газет и журналов, а также сопутствующей продукции;
- продажа товаров на рынках, ярмарках, с рук, на разнос;
- торговля через киоски мороженым, водой и другими напитками на розлив;
- торговля из автоцистерн напитками, маслом, рыбой;
- ремонт обуви, изготовление ключей, торговля через автоматы (бахилами, жевательной резинкой и т. п.);
- уход за детьми, больными и престарелыми гражданами;
- вспашка огородов, распиловка дров;
- продажа изделий народных художественных промыслов собственного производства.
Организации, зарегистрированные как общества с ограниченной ответственностью на упрощенной системе налогообложения, не обязаны использовать онлайн-кассу при продаже товаров через агентов. При этом сам агент должен применять кассовый аппарат нового образца при продаже товаров населению.
Так как работа новой кассовой техники требует постоянного подключения к интернету, исключением также являются организации, работающие в удаленных районах без доступа к связи. Кроме того, онлайн-кассы могут не использоваться в сельских фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах.
Полный перечень видов деятельности, товаров, работ и услуг, которые не требуют применения онлайн-кассы, есть в статье 2 закона № 54-ФЗ.
Статус ООО не накладывает жестких ограничений на выбор ККТ, поэтому компания может использовать любую онлайн-кассу в зависимости от своих потребностей. Однако необходимо, чтобы и сама модель, и подключенный к ней фискальный накопитель были зарегистрированы в реестре ФНС. Если организация приобретет оборудование, которое не внесено в реестр, и начнет его использовать, налоговая инспекция может наложить штраф.
При выборе кассового оборудования следует учитывать следующие критерии:
- тип ФН может быть разным: на 36, 15 или 13 месяцев;
- скорость печати чеков у аппаратов различается;
- у кассы может быть или отсутствовать автоотрезчик чековой ленты;
- одни аппараты могут использовать только один формат чековой ленты, а другие — несколько;
- некоторые модели могут работать автономно благодаря наличию аккумулятора;
- у одних моделей есть большой сенсорный экран, а у других нет, поэтому на одной кассе может быть удобно работать с номенклатурой, а на другой проблематично.
Большинство моделей кассовых аппаратов поставляются в комплекте с фискальным накопителем (ФН), однако есть устройства, которые им не оснащены. В этом случае ФН приобретается отдельно и устанавливается на кассу самостоятельно. После использования фискальный накопитель извлекают и хранят 5 лет, а на его место устанавливают новый.
Кассовое оборудование можно разделить на 4 основных вида:
- Кассы-калькуляторы. Имеют небольшие размеры и — часто — встроенный аккумулятор, хотя есть модели, работающие только от сети. Калькуляторами называются из-за того, что состоят из небольшого дисплея и кнопок. Из-за отсутствия большого сенсорного дисплея они не очень удобны при работе с номенклатурой, но зато относительно недорого стоят. Имеют предустановленную кассовую программу, не требуют подключения к компьютеру или POS-терминалу.
- Смарт-терминалы. Это планшеты с предустановленной кассовой программой, иногда со встроенным терминалом безналичной оплаты и сканером штрихкодов. К таким планшетам можно присоединять другие устройства, например принтеры чеков. Для работы не требуется подключение к компьютеру или POS-терминалу. Благодаря большому сенсорному экрану удобно работать с номенклатурой. Можно использовать для выездной торговли.
- Фискальные регистраторы. Это устройства, которые подключаются к компьютеру или планшету и печатают чеки. На компьютере или планшете должна быть установлена кассовая программа. Такие устройства обеспечивают высокую скорость обслуживания покупателей. У фискальных регистраторов нет собственного интерфейса.
- POS-системы. Состоят из нескольких аппаратов, работающих вместе. Например, в составе POS-системы может быть компьютер, клавиатура, фискальный регистратор, сканер. POS-системы удобны для работы с ЕГАИС — Единой государственной автоматизированной информационной системой.
Простая покупка подходящего кассового аппарата и фискального накопителя не гарантирует соблюдения всех требований, установленных законом № 54-ФЗ. Для корректной работы с ККТ организациям понадобятся и другие товары и услуги. Например, необходимо приобрести электронную подпись, если владелец бизнеса регистрирует кассовый аппарат онлайн, без похода в отделение налоговой. Кроме того, потребуются услуги оператора фискальных данных, а также, в некоторых случаях, товароучетный сервис.
Товароучетный сервис — это специальная программа, которая помогает организации отслеживать остатки товаров на складе и вовремя пополнять их запасы. Совместно с онлайн-кассой такой сервис помогает правильно указывать в чеках полные названия товаров, работ или услуг, а также следить за внутренней статистикой организации. Если же у ООО небольшой ассортимент товаров, работ или услуг, можно занести все наименования вручную прямо в онлайн-кассу, и тогда товароучетный сервис не потребуется.
Кассовый чек обязательно должен содержать информацию о полном названии товара (работы или услуги), его количестве и цене за единицу. Эта информация называется номенклатурой. Раньше, до февраля 2021 года, в чеке было достаточно указать общую сумму продаж, но с 2023 года обязательно требуется прописывать номенклатуру.
Если сравнить чеки из старых и новых кассовых аппаратов, можно увидеть ряд изменений, которые коснулись организаций:
- вместо заводского номера ККТ в новых чеках указывается регистрационный номер, присвоенный налоговой;
- вместо порядкового номера чека указывается наименование документа и номер смены;
- указывается место расчета — например, адрес с почтовым индексом, если продажи осуществляются в стационарной точке, марка и номер машины, если расчет производится в транспорте, или адрес сайта, если продажи осуществляются через интернет;
- указывается название товара (работы, услуги), цена и количество;
- указывается система налогообложения;
- указывается форма расчета: наличным или безналичным способом;
- указывается признак расчета: приход, возврат прихода, расход, возврат расхода.
Кроме этого, продавец может добавлять на чек свой логотип, рекламу, информацию о скидках и акциях.
Помимо этого, новые кассы могут печатать чеки коррекции. Кассир оформляет чек коррекции в следующих случаях:
- если допущена ошибка при печати чека, например неправильно указано наименование товара, его количество или цена;
- когда покупатель возвращает товар, а продавец — деньги;
- если во время работы онлайн-кассы пропал интернет или электричество, и продавец после возобновления связи с помощью чека коррекции восстанавливает данные о продажах для налоговой.
Кассовый чек коррекции важен для налоговой отчетности, он должен храниться вместе с первоначальным чеком и другими документами, связанными с продажей товаров или услуг. Этот документ необходим для контроля за документами, связанными с налогообложением, а также помогает организациям избежать штрафов.
Если компания не применяет ККТ нового образца, применяет его неправильно или не предоставляет покупателям кассовые чеки, она может быть привлечена к административной ответственности: получить штраф или предупреждение от налоговой. Величина штрафа не зависит от системы налогообложения, но зависит от формы регистрации бизнеса: для индивидуальных предпринимателей ответственность меньше, чем для юридических лиц.
Размеры штрафов для юрлиц указаны в статье 14.5 КоАП РФ:
- Если бизнес должен применять онлайн-кассу, но не применяет ее, то руководитель или бухгалтер организации могут быть оштрафованы на сумму 25–50% от выручки, прошедшей мимо кассы (но не менее 10 тысяч рублей). При этом юрлицо штрафуют на сумму 75–100% от выручки (но не менее 30 тысяч рублей). Если нарушение произошло повторно, а внекассовый оборот превысил 1 млн рублей, то налоговая может приостановить деятельность юрлица на срок до 90 дней и дисквалифицировать должностное лицо на срок от 1 до 2 лет.
- За использование ККТ, не соответствующей условиям закона № 54-ФЗ, должностное лицо могут оштрафовать на 1500–3000 рублей, а юрлицо — на 5–10 тысяч рублей. Если нарушение первичное, налоговая может ограничиться предупреждением.
- Если продавец не выдал покупателю кассовый чек (бумажный или электронный), налоговая может оштрафовать должностное лицо на 2000 рублей, а юрлицо — на 10 тысяч рублей. Если нарушение первичное, налоговая может ограничиться предупреждением.
С 2022 по 2023 год был продлен мораторий на плановые проверки ККТ и ограничения на внеплановые проверки. Это значит, что в 2023 году налоговые инспекторы не посещают торговые точки лично. Однако они продолжают проверять данные, которые операторы фискальных данных получают от продавцов, и по результатам мониторинга могут штрафовать бизнес. Также налоговый инспектор может провести внеплановую проверку, но только если на организацию кто-то пожалуется — например, покупатель за невыдачу чека или по иному вопросу.
Меры, связанные с плановыми и внеплановыми проверками, были приняты в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 8 сентября 2021 года № 1520.
Процедура регистрации контрольно-кассовой техники стандартная. Она не зависит от режима налогообложения или формы регистрации бизнеса. Но перед регистрацией нужно проверить, зарегистрирована ли касса и ФН в реестре ФНС, а также выбрать ОФД и заключить с ним договор.
Зарегистрировать ККТ в ФНС можно двумя способами:
- лично при посещении отделения налоговой;
- онлайн через официальный сайт ФНС.
У каждого способа есть свои плюсы и минусы. Например, при личном посещении придется приходить в налоговую дважды. А при регистрации онлайн нужно иметь собственную электронную подпись. Если у организации нет электронной подписи, ее можно заказать в удостоверяющем центре. Если налажен электронный документооборот, то используемая для него подпись может подойти и для регистрации ККТ.
Регистрация считается завершенной только тогда, когда вы получите от налоговой номер из 16 цифр, введете его в кассу, напечатаете отчет о фискализации и отправите его в налоговую, а налоговая примет отчет и выдаст регистрационную карточку ККТ.
Хотя приобретение ККТ нового образца требует денежных расходов, бизнес получает и преимущества:
- Упрощается отчетность перед ФНС.
- Уменьшается количество проверок.
- Увеличивается проходимость покупателей на кассе.
- Может лучше вести внутреннюю отчетность и статистику.
- Улучшается репутация продавца в глазах покупателей.
Онлайн-кассы полезны и покупателям. Например, если клиент увидит ошибки в чеке или заподозрит продавца в мошенничестве, он имеет право обратиться в налоговую. Та, в свою очередь, может проверить любой выписанный организацией чек на корректность оформления и подлинность. Также теперь покупатель может запросить у продавца электронный чек, который не сотрется, не порвется и не потеряется.
Если бизнес продает товары или услуги через интернет и принимает от клиентов безналичную оплату, ему необязательно покупать кассовый аппарат. Вместо этого он может арендовать облачную кассу.
Облачная касса — это современное кассовое оборудование, размещенное в дата-центре посредника. Продавец подписывает с посредником договор, платит аренду согласно договору и получает удаленный доступ к кассе. Все остальные проблемы решает посредник: регистрирует и обслуживает устройство, вовремя заменяет ФН, следит за тем, чтобы интернет-соединение было бесперебойным.
Облачную онлайн-кассу можно арендовать через сервис ЮKassa. В этом случае вас быстро зарегистрируют в ФНС, а также вы получите круглосуточную техническую поддержку и бесплатное обслуживание по тарифам оператора фискальных данных. Для интернет-магазина или мобильного приложения ЮKassa предлагает сервис приема онлайн-платежей. С этим сервисом ваши покупатели смогут оплачивать покупки в интернете, выбирая наиболее удобный способ и просто вводя свои платежные реквизиты в специальную форму оплаты.
