Онлайн касса для ООО на ОСНО

В 2023 году большинство компаний, работающих на ОСНО (основной системе налогообложения), обязаны использовать новые кассы, которые позволяют автоматически передавать данные о продажах в налоговую службу. В статье расскажем, в каких случаях организация должна использовать онлайн-кассы, а когда может обойтись без них. Также разъясним требования, которые предъявляются к кассовому оборудованию, разберемся, как оно работает, как его выбрать и как избежать штрафов от налоговой инспекции.

Что такое онлайн-касса и для чего она нужна

Онлайн-кассы — это новый тип контрольно-кассовой техники (ККТ). Правила приобретения и использования онлайн-касс определены в законе № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».

Новые кассовые аппараты принципиально отличаются от старых моделей, которые использовали электронные контрольные защищенные ленты (ЭКЗЛ) для записи информации о транзакциях. В новых кассах вместо ЭКЗЛ применяются фискальные накопители, что упрощает налоговую проверку. Раньше инспектору нужно было получить физический доступ к ЭКЗЛ и изучить ее. Теперь данные о кассовых операциях доступны через интернет, что позволяет проводить проверки без посещения организации.

Какие требования предъявляет закон к онлайн-кассам

Законодательные требования к кассовому оборудованию одинаковы для всех режимов налогообложения и для всех правовых форм предприятий. Они перечислены в статье 4 закона № 54-ФЗ. Вот некоторые из этих требований:

  • наличие заводского номера на корпусе кассы, а также встроенных часов, механизма для печати чеков, разъема для подключения фискального накопителя;
  • возможность передачи фискальных данных в фискальный накопитель;
  • передача оператору фискальных данных информации о проведенных по кассе операциях сразу после продажи;
  • печать кассового чека с двухмерным штриховым кодом;
  • возможность в любое время напечатать по запросу налогового инспектора отчет о текущем состоянии расчетов.

Если компания занимается продажей маркированных товаров, к кассовому оборудованию предъявляются более строгие требования. Дополнительные правила есть в пункте 1.1 той же статьи.

Что такое фискальный накопитель и как его выбрать

Фискальный накопитель (ФН) — это электронный чип, который отвечает за передачу информации о кассовых транзакциях специализированной организации — оператору фискальных данных (ОФД). ФН выполняет несколько функций:

  • хранит все фискальные документы в своей памяти;
  • кодирует информацию, используя криптографические методы;
  • печатает фискальные документы, такие как чеки и отчеты, которые подписываются электронной подписью;
  • хранит данные об операциях на протяжении 30 дней, поэтому им можно пользоваться даже в отсутствие интернета.

Фискальные накопители могут различаться по производителю, стоимости, сроку службы: одни предназначены для работы в течение 13 месяцев, другие рассчитаны на 15 или 36 месяцев.

Что такое оператор фискальных данных

Оператор фискальных данных (ОФД) — это юридическое лицо, которое занимается передачей фискальных данных налогоплательщиков из кассы компании в Федеральную налоговую службу (ФНС). На рынке большое количество ОФД, но все они работают по единому стандарту, и стоимость их услуг примерно одинакова. Среди задач оператора фискальных данных:

  • прием фискальных документов с кассовых аппаратов налогоплательщиков;
  • контроль за правильностью формирования и передачи документов;
  • хранение полученных данных и их защита от несанкционированного доступа;
  • передача информации в ФНС по запросу налогового инспектора.

ОФД гарантирует прозрачность и достоверность отчетности налогоплательщиков, выступая своеобразным посредником между бизнесом и налоговой службой. Благодаря таким организациям поддерживается порядок в налоговой отчетности, а ФНС получает возможность удаленного контроля и борьбы с нарушениями налогового законодательства.

Организации, работающие на ОСНО, могут выбрать любого оператора фискальных данных и заключить с ним договор. После этого компания получает доступ к личному кабинету на сайте ОФД или в его мобильном приложении. Некоторые ОФД предлагают своим клиентам услугу регистрации онлайн-кассы в ФНС через личный кабинет.

Кому в 2023 году обязательно использовать онлайн-кассу

Переход на новое контрольно-кассовое оборудование был постепенным. Некоторые виды бизнеса получили отсрочки, которые в 2023 году больше не действуют. Теперь все индивидуальные предприниматели и организации обязаны использовать онлайн-кассы при приеме платежей от физических и юридических лиц. Исключение — прямые безналичные переводы между представителями бизнеса, которые производятся с одного расчетного счета на другой.

Кто может работать без онлайн-кассы

Некоторые организации могут производить расчеты без применения ККТ, если они заняты специфической деятельностью или не могут использовать онлайн-кассу из-за особенностей своего местонахождения. Вот некоторые примеры специфической деятельности, не требующей покупки нового кассового оборудования:

  • продажа через киоски бумажных газет и журналов, а также сопутствующей продукции;
  • продажа товаров на рынках, ярмарках, с рук, на разнос;
  • торговля через киоски мороженым, водой и другими напитками на розлив;
  • торговля из автоцистерн напитками, маслом, рыбой;
  • ремонт обуви, изготовление ключей, торговля через автоматы (бахилами, жевательной резинкой и т. п.);
  • уход за детьми, больными и престарелыми гражданами;
  • вспашка огородов, распиловка дров;
  • продажа изделий народных художественных промыслов собственного производства.

Организации, зарегистрированные как общества с ограниченной ответственностью на упрощенной системе налогообложения, не обязаны использовать онлайн-кассу при продаже товаров через агентов. При этом сам агент должен применять кассовый аппарат нового образца при продаже товаров населению.

Так как работа новой кассовой техники требует постоянного подключения к интернету, исключением также являются организации, работающие в удаленных районах без доступа к связи. Кроме того, онлайн-кассы могут не использоваться в сельских фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах.

Полный перечень видов деятельности, товаров, работ и услуг, которые не требуют применения онлайн-кассы, есть в статье 2 закона № 54-ФЗ.

Как выбрать кассовый аппарат для ООО на ОСНО

Статус ООО не накладывает жестких ограничений на выбор ККТ, поэтому компания может использовать любую онлайн-кассу в зависимости от своих потребностей. Однако необходимо, чтобы и сама модель, и подключенный к ней фискальный накопитель были зарегистрированы в реестре ФНС. Если организация приобретет оборудование, которое не внесено в реестр, и начнет его использовать, налоговая инспекция может наложить штраф.

При выборе кассового оборудования следует учитывать следующие критерии:

  • тип ФН может быть разным: на 36, 15 или 13 месяцев;
  • скорость печати чеков у аппаратов различается;
  • у кассы может быть или отсутствовать автоотрезчик чековой ленты;
  • одни аппараты могут использовать только один формат чековой ленты, а другие — несколько;
  • некоторые модели могут работать автономно благодаря наличию аккумулятора;
  • у одних моделей есть большой сенсорный экран, а у других нет, поэтому на одной кассе может быть удобно работать с номенклатурой, а на другой проблематично.

Большинство моделей кассовых аппаратов поставляются в комплекте с фискальным накопителем (ФН), однако есть устройства, которые им не оснащены. В этом случае ФН приобретается отдельно и устанавливается на кассу самостоятельно. После использования фискальный накопитель извлекают и хранят 5 лет, а на его место устанавливают новый.

Кассовое оборудование можно разделить на 4 основных вида:

  1. Кассы-калькуляторы. Имеют небольшие размеры и — часто — встроенный аккумулятор, хотя есть модели, работающие только от сети. Калькуляторами называются из-за того, что состоят из небольшого дисплея и кнопок. Из-за отсутствия большого сенсорного дисплея они не очень удобны при работе с номенклатурой, но зато относительно недорого стоят. Имеют предустановленную кассовую программу, не требуют подключения к компьютеру или POS-терминалу.
  2. Смарт-терминалы. Это планшеты с предустановленной кассовой программой, иногда со встроенным терминалом безналичной оплаты и сканером штрихкодов. К таким планшетам можно присоединять другие устройства, например принтеры чеков. Для работы не требуется подключение к компьютеру или POS-терминалу. Благодаря большому сенсорному экрану удобно работать с номенклатурой. Можно использовать для выездной торговли.
  3. Фискальные регистраторы. Это устройства, которые подключаются к компьютеру или планшету и печатают чеки. На компьютере или планшете должна быть установлена кассовая программа. Такие устройства обеспечивают высокую скорость обслуживания покупателей. У фискальных регистраторов нет собственного интерфейса.
  4. POS-системы. Состоят из нескольких аппаратов, работающих вместе. Например, в составе POS-системы может быть компьютер, клавиатура, фискальный регистратор, сканер. POS-системы удобны для работы с ЕГАИС — Единой государственной автоматизированной информационной системой.

Что, помимо кассового аппарата, понадобится для соблюдения закона № 54-ФЗ

Простая покупка подходящего кассового аппарата и фискального накопителя не гарантирует соблюдения всех требований, установленных законом № 54-ФЗ. Для корректной работы с ККТ организациям понадобятся и другие товары и услуги. Например, необходимо приобрести электронную подпись, если владелец бизнеса регистрирует кассовый аппарат онлайн, без похода в отделение налоговой. Кроме того, потребуются услуги оператора фискальных данных, а также, в некоторых случаях, товароучетный сервис.

Товароучетный сервис — это специальная программа, которая помогает организации отслеживать остатки товаров на складе и вовремя пополнять их запасы. Совместно с онлайн-кассой такой сервис помогает правильно указывать в чеках полные названия товаров, работ или услуг, а также следить за внутренней статистикой организации. Если же у ООО небольшой ассортимент товаров, работ или услуг, можно занести все наименования вручную прямо в онлайн-кассу, и тогда товароучетный сервис не потребуется.

Какие изменения произошли с кассовыми чеками

Кассовый чек обязательно должен содержать информацию о полном названии товара (работы или услуги), его количестве и цене за единицу. Эта информация называется номенклатурой. Раньше, до февраля 2021 года, в чеке было достаточно указать общую сумму продаж, но с 2023 года обязательно требуется прописывать номенклатуру.

Если сравнить чеки из старых и новых кассовых аппаратов, можно увидеть ряд изменений, которые коснулись организаций:

  • вместо заводского номера ККТ в новых чеках указывается регистрационный номер, присвоенный налоговой;
  • вместо порядкового номера чека указывается наименование документа и номер смены;
  • указывается место расчета — например, адрес с почтовым индексом, если продажи осуществляются в стационарной точке, марка и номер машины, если расчет производится в транспорте, или адрес сайта, если продажи осуществляются через интернет;
  • указывается название товара (работы, услуги), цена и количество;
  • указывается система налогообложения;
  • указывается форма расчета: наличным или безналичным способом;
  • указывается признак расчета: приход, возврат прихода, расход, возврат расхода.

Кроме этого, продавец может добавлять на чек свой логотип, рекламу, информацию о скидках и акциях.

Помимо этого, новые кассы могут печатать чеки коррекции. Кассир оформляет чек коррекции в следующих случаях:

  • если допущена ошибка при печати чека, например неправильно указано наименование товара, его количество или цена;
  • когда покупатель возвращает товар, а продавец — деньги;
  • если во время работы онлайн-кассы пропал интернет или электричество, и продавец после возобновления связи с помощью чека коррекции восстанавливает данные о продажах для налоговой.

Кассовый чек коррекции важен для налоговой отчетности, он должен храниться вместе с первоначальным чеком и другими документами, связанными с продажей товаров или услуг. Этот документ необходим для контроля за документами, связанными с налогообложением, а также помогает организациям избежать штрафов.

Какие санкции грозят ООО за неприменение или неправильное применение кассы

Если компания не применяет ККТ нового образца, применяет его неправильно или не предоставляет покупателям кассовые чеки, она может быть привлечена к административной ответственности: получить штраф или предупреждение от налоговой. Величина штрафа не зависит от системы налогообложения, но зависит от формы регистрации бизнеса: для индивидуальных предпринимателей ответственность меньше, чем для юридических лиц.

Размеры штрафов для юрлиц указаны в статье 14.5 КоАП РФ:

  1. Если бизнес должен применять онлайн-кассу, но не применяет ее, то руководитель или бухгалтер организации могут быть оштрафованы на сумму 25–50% от выручки, прошедшей мимо кассы (но не менее 10 тысяч рублей). При этом юрлицо штрафуют на сумму 75–100% от выручки (но не менее 30 тысяч рублей). Если нарушение произошло повторно, а внекассовый оборот превысил 1 млн рублей, то налоговая может приостановить деятельность юрлица на срок до 90 дней и дисквалифицировать должностное лицо на срок от 1 до 2 лет.
  2. За использование ККТ, не соответствующей условиям закона № 54-ФЗ, должностное лицо могут оштрафовать на 1500–3000 рублей, а юрлицо — на 5–10 тысяч рублей. Если нарушение первичное, налоговая может ограничиться предупреждением.
  3. Если продавец не выдал покупателю кассовый чек (бумажный или электронный), налоговая может оштрафовать должностное лицо на 2000 рублей, а юрлицо — на 10 тысяч рублей. Если нарушение первичное, налоговая может ограничиться предупреждением.

С 2022 по 2023 год был продлен мораторий на плановые проверки ККТ и ограничения на внеплановые проверки. Это значит, что в 2023 году налоговые инспекторы не посещают торговые точки лично. Однако они продолжают проверять данные, которые операторы фискальных данных получают от продавцов, и по результатам мониторинга могут штрафовать бизнес. Также налоговый инспектор может провести внеплановую проверку, но только если на организацию кто-то пожалуется — например, покупатель за невыдачу чека или по иному вопросу.

Меры, связанные с плановыми и внеплановыми проверками, были приняты в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 8 сентября 2021 года № 1520.

Как ООО на ОСНО зарегистрировать ККТ в налоговой

Процедура регистрации контрольно-кассовой техники стандартная. Она не зависит от режима налогообложения или формы регистрации бизнеса. Но перед регистрацией нужно проверить, зарегистрирована ли касса и ФН в реестре ФНС, а также выбрать ОФД и заключить с ним договор.

Зарегистрировать ККТ в ФНС можно двумя способами:

  • лично при посещении отделения налоговой;
  • онлайн через официальный сайт ФНС.

У каждого способа есть свои плюсы и минусы. Например, при личном посещении придется приходить в налоговую дважды. А при регистрации онлайн нужно иметь собственную электронную подпись. Если у организации нет электронной подписи, ее можно заказать в удостоверяющем центре. Если налажен электронный документооборот, то используемая для него подпись может подойти и для регистрации ККТ.

Регистрация считается завершенной только тогда, когда вы получите от налоговой номер из 16 цифр, введете его в кассу, напечатаете отчет о фискализации и отправите его в налоговую, а налоговая примет отчет и выдаст регистрационную карточку ККТ.

Какие преимущества получает ООО при использовании онлайн-кассы

Хотя приобретение ККТ нового образца требует денежных расходов, бизнес получает и преимущества:

  1. Упрощается отчетность перед ФНС.
  2. Уменьшается количество проверок.
  3. Увеличивается проходимость покупателей на кассе.
  4. Может лучше вести внутреннюю отчетность и статистику.
  5. Улучшается репутация продавца в глазах покупателей.

Онлайн-кассы полезны и покупателям. Например, если клиент увидит ошибки в чеке или заподозрит продавца в мошенничестве, он имеет право обратиться в налоговую. Та, в свою очередь, может проверить любой выписанный организацией чек на корректность оформления и подлинность. Также теперь покупатель может запросить у продавца электронный чек, который не сотрется, не порвется и не потеряется.

В каких случаях организация может арендовать облачную онлайн-кассу

Если бизнес продает товары или услуги через интернет и принимает от клиентов безналичную оплату, ему необязательно покупать кассовый аппарат. Вместо этого он может арендовать облачную кассу.

Облачная касса — это современное кассовое оборудование, размещенное в дата-центре посредника. Продавец подписывает с посредником договор, платит аренду согласно договору и получает удаленный доступ к кассе. Все остальные проблемы решает посредник: регистрирует и обслуживает устройство, вовремя заменяет ФН, следит за тем, чтобы интернет-соединение было бесперебойным.

Облачную онлайн-кассу можно арендовать через сервис ЮKassa. В этом случае вас быстро зарегистрируют в ФНС, а также вы получите круглосуточную техническую поддержку и бесплатное обслуживание по тарифам оператора фискальных данных. Для интернет-магазина или мобильного приложения ЮKassa предлагает сервис приема онлайн-платежей. С этим сервисом ваши покупатели смогут оплачивать покупки в интернете, выбирая наиболее удобный способ и просто вводя свои платежные реквизиты в специальную форму оплаты.

Полезные предложения

Чтобы подключить платежи на сайте через ЮKassa, нужен только паспорт директора: подпишите договор и проведите интеграцию. Можно успеть за 3 дня.

5
<<<<<

Узнайте главное о ЮKassa за пару минут, подберите инструменты для своего бизнеса — и начните принимать платежи онлайн

Мне это нужно
Введите код поиска, который назвал оператор