Онлайн-касса для ИП на УСН

Что такое онлайн-касса и чем регулируется её применение

До 2017 года использовались кассовые аппараты старого образца торговыми организациями и индивидуальными предпринимателями (ИП), включая тех, которые применяли упрощённую систему налогообложения (УСН).

Все операции по продажам и возврату товаров, открытию и закрытию смены записывались на ЭКЛЗ — электронную контрольную ленту защищённую, которую налоговый инспектор изучал, чтобы получить информацию об операциях. С внедрением онлайн-касс у налоговой службы (ФНС) отпала потребность в выездных проверках.

Онлайн-кассы — это контрольно-кассовая техника (ККТ), имеющая доступ в интернет. Внутри кассового аппарата есть специальный чип — фискальный накопитель (ФН). Он хранит сведения обо всех кассовых операциях и отправляет их оператору фискальных данных (ОФД).

Это сторонние организации, созданные для обработки и хранения данных налогоплательщиков, и передаче их налоговой в любое время. Вся коммуникация между ОФД и ФНС также осуществляется через защищённые каналы в интернете.

Применение кассовых аппаратов нового образца регулирует закон 54-ФЗ, где прописаны следующие моменты:

  • кто должен применять ККТ и как правильно это делать;
  • кто освобождён от обязанности использовать онлайн-кассы;
  • как правильно зарегистрировать аппарат в налоговой, как его перерегистрировать или снять с учёта;
  • требования к кассовым аппаратам и фискальным накопителям;
  • какие требования предъявляются к ОФД.

Требования закона к онлайн-кассам

Вся ККТ должна соответствовать условиям, прописанным в пункте 1 статьи 4 закона 54-ФЗ. Вот некоторые из них:

  • иметь корпус и заводской номер на нём;
  • внутри корпуса должны быть часы и устройство для печати фискальных документов (в некоторых случаях устройство для печати может находиться вне корпуса);
  • если это касса для интернет-магазина, который принимает только безналичную оплату, можно без печатающего устройства;
  • аппарат должен содержать ФН внутри или разъём снаружи для его подключения;
  • передавать фискальные данные во внешний ФН;
  • касса должна обеспечивать формирование фискальных документов в электронной форме;
  • аппарат должен поддерживать передачу ОФД всех формируемых документов.

Если предприниматель на УСН продаёт товары с маркировкой «Честный знак», то требования для ККТ расширяются (для маркированных товаров они указаны в пункте 1.1 статьи 4 закона 54-ФЗ).

Нужна ли касса для ИП на УСН в 2023 году

Переход на ККТ нового образца проходил в несколько этапов с отсрочками для некоторых направлений бизнеса. Но в 2023 году все отсрочки и послабления закончились.

Если ИП на «упрощёнке» продаёт населению товары, выполняет работы или оказывает возмездные услуги, он должен применять онлайн-кассу и выдавать клиентам кассовые чеки, чтобы отчитываться перед ФНС за каждую операцию. При этом теперь расчётом с покупателями считается не только продажа, но и другие операции:

  • перевод или возврат предоплаты;
  • предоставление беспроцентного займа на покупку товара или его погашение;
  • приём от граждан какого-либо имущества с последующей платой за него;
  • возврат денег за товар, который покупатель вернул продавцу.

Теперь предприниматели принимают от физлиц не только наличные деньги и платежи с банковских карт, но и безналичные переводы напрямую с банковского счёта или электронного кошелька. Все эти операции тоже надо учитывать и предоставлять к ним доступ налоговой инспекции.

Для каких ИП на УСН кассовый аппарат необязателен

Если предприниматель проводит операции исключительно с другими ИП и юрлицами, то использовать ККТ необязательно. В этом случае деньги переводятся между банковскими счетами участников. Такие переводы прозрачны для налоговой инспекции.

А вот для расчётов с физическими лицами кассовый аппарат в большинстве случаев необходим. Но всё же закон предусматривает случаи, когда ИП на УСН может обойтись и без него:

  1. Если занимается специфическими видами деятельности, список которых прописан в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ, когда затруднительно или невозможно применение кассового оборудования. Например, продажа через вендинговые автоматы или торговля сезонными овощами вразвал и т. п.
  2. Если предприниматель работает в труднодоступных и отдалённых местах, которые внесены в список, утверждённый региональной администрацией. Однако, в этом случае предприниматель по запросу покупателя должен выдать любой другой документ, который бы подтверждал факт денежных расчётов.
  3. Если ИП принимает только безналичные платежи через интернет-магазин, то ему необязательно покупать кассовый аппарат. Вместо этого он может арендовать облачную онлайн-кассу, например, у партнёров платёжного сервиса ЮKassa.

Что грозит ИП на упрощёнке за работу без кассы

Штрафные санкции, связанные с применением онлайн-касс, прописаны в статье 14.5 КоАП. Условно их можно разделить на несколько видов:

  1. Невыдача кассового чека. Штраф для ИП — 2 000 рублей. Налоговая инспекция может узнать о таком нарушении, если покупатель обратится с жалобой.
  2. Ошибки при регистрации ККТ, несоответствие аппарата требованиям закона, неправильное использование кассы. Штраф для ИП от 1 500 до 3 000 рублей.
  3. Неприменение кассы в тех случаях, когда по закону её нужно использовать. Штраф от 10 000 рублей до 50 % от суммы выручки, прошедшей мимо кассы. За повторное нарушение и превышение неучтённой суммы свыше 1 млн рублей бизнесмену грозит приостановка деятельности на срок до 90 суток.

Если прервался доступ в интернет, отключилось электричество или сломалась касса, нужно постараться скорее восстановить её работоспособность, а для ФНС сформировать чек коррекции. Без него налоговая может оштрафовать предпринимателя на сумму от 10 000 рублей до 50 % от выручки, прошедшей мимо кассы.

Если нарушение первичное либо случилось не по вине предпринимателя, инспекция может ограничиться предупреждением. Главное — заметить и исправить нарушение до того, как об этом узнает налоговая. По её запросу нужно будет предоставить пояснительные документы.

Какую онлайн-кассу купить ИП на УСН

Выбор ККТ зависит от того, как именно и где предприниматель планирует рассчитываться с покупателями. Если у ИП интернет-магазин, а покупатели переводят только онлайн-платежи, то аппарат с бумажными чеками не нужна. Достаточно облачной онлайн-кассы в аренду либо собственной, которая будет выдавать только электронные чеки.

При регистрации такой техники в ФНС в качестве адреса, где будет производиться расчёт, нужно указать адрес интернет-магазина. Если продавец продаёт товар с нескольких сайтов — все адреса.

Предпринимателям с собственной доставкой заказов нужны другие типы касс — мобильные терминалы. Они компактные и лёгкие, поэтому курьеры носят их с собой, чтобы в любом месте принимать оплату от покупателей.

Для регистрации таких терминалов в налоговой нужно указать адресом расчёта, например, номер автомобиля курьера или адрес регистрации ИП.

Если у предпринимателя есть пункт выдачи заказов (ПВЗ), там можно установить стационарную онлайн-кассу. Она может состоять из кассового аппарата с фискальным накопителем и кассовой программы на компьютере.

При регистрации этой ККТ в ФНС нужно также указать все адреса мест установки (все ПВЗ), где будет производиться расчёт и установлена кассовая техника.

Полезные предложения

Чтобы подключить платежи на сайте через ЮKassa, нужен только паспорт директора: подпишите договор и проведите интеграцию. Можно успеть за 3 дня.

5
<<<<<

Узнайте главное о ЮKassa за пару минут, подберите инструменты для своего бизнеса — и начните принимать платежи онлайн

Мне это нужно
Введите код поиска, который назвал оператор