Оцифровка бизнеса: что это, кому она нужна и как ее сделать
Статья актуальна на дату публикации
Бумажные журналы учёта, потерянные заказы и вечная путаница в документах — ситуация, которая знакома многим опытным предпринимателям. Однако современный бизнес больше не может позволить себе работать «по старинке». Хорошая новость: начать цифровую трансформацию можно с любого процесса — от автоматизации чеков до учёта клиентов. При этом не нужны сложные программы или штат IT-специалистов. Разбираемся, как перестать терять прибыль и начать экономить время с помощью оцифровки бизнеса.
Оцифровка бизнеса — это перевод деловых процессов в электронную сферу с помощью различного программного обеспечения (ПО). Это внедрение цифровых технологий, которые освобождают от рутинных задач, ручного труда, а также систематизируют и структурируют работу компании.
Чаще всего владельцы бизнеса задумываются над тем, как оптимизировать работу с клиентами, и внедряют CRM-системы (англ. «customer relationship management» — управление взаимоотношениями с покупателями), где они хранят истории взаимодействия с каждым потребителем.
Это понятный и логичный шаг — менеджеры по продажам могут вести большое количество клиентов, ведь информация обо всех договорённостях находится в одном месте. Маркетологи тоже могут изучать клиентские предпочтения, чтобы разрабатывать рекламные кампании.
Однако на прибыль влияют не только продажи. Все процессы должны быть построены эффективно.
Задачи, которые полезно оцифровывать:
- Финансовый учёт. Позволяет разобраться в денежных операциях. Большинство начинающих предпринимателей принимают решения интуитивно, но такой метод плохо работает, потому что эффективный подход часто неочевиден.
- Маркетинг. Аналитика поведения покупателей помогает создавать воронки продаж, находить новые каналы и способы привлечения клиентов.
- Операционная работа. Цифровизация нужна, чтобы убрать все препятствия перед покупателем или заказчиком. Автоматическое формирование пакета документов, электронная подпись (ЭЦП) или электронный документооборот (ЭДО) — чем проще и быстрее процесс продажи, тем лучше.
- Производство. Специальные программы помогают сократить простои оборудования, оптимизировать запасы сырья, застой готовой продукции, наладить поставки, а также уменьшить ошибки при приёме заказов в обработку.
- Работа сотрудников. Чем больше людей в организации, тем важнее понимать вклад каждого в результат, а также их зону ответственности. Автоматизация позволяет сделать прозрачным взаимодействие всех участников, а работу — комфортной.
Подходящее ПО помогает больше зарабатывать, принимая стратегические решения по развитию бизнеса.
Цифровизация помогает в конкурентной борьбе. Если владелец компании пренебрегает работой над эффективностью бизнеса, не замечает внутренних проблем, то будет вынужден покинуть рынок.
Проблемы предприятия, работающего без точных данных, можно отнести к трём категориям:
- Невозможно оценить эффективность управления. Например, салон красоты в спальном районе вкладывает деньги в разработку красивого сайта, но владелец не может понять, приводит он новых клиентов или нет.
- Сложно принимать управленческие решения. Даже если собственник бизнеса видит, что дела идут не лучшим образом, он не понимает, какие меры принять. Он начинает выбирать: сократить персонал, увеличить расходы на рекламу, изменить ассортимент, цены или что-то другое. Если есть ключевые показатели, понятнее, что влияет на общий результат.
- Можно не заметить, как компания стагнирует. Спрос и выручка могут падать некритично. Но если медлить, то потери будут расти, тогда будет сложнее повлиять на ситуацию.
Если компания не переводит свои процессы в цифровой формат, она сталкивается с двумя серьёзными угрозами: потерей конкурентоспособности и увеличением количества ошибок.
Конкуренты, которые уже внедрили цифровые решения, получают значительное преимущество. Они обрабатывают данные заказов быстрее, меньше ошибаются и предлагают клиентам более удобный сервис, в результате могут переманить покупателей.
Человеческий фактор — ещё одна проблема аналоговых систем. Например, программа для управляющих компаний автоматически проверяет, чтобы в заявке на услуги сантехника был точный адрес. Без такой системы мастеру придётся тратить время на уточнения, а заказчик будет ждать дольше.
Есть два типа бизнесов, которым цифровая трансформация не даёт существенных преимуществ:
- Компании, которые работают исключительно в офлайне. Например, B2B-консалтинговые агентства, где все сделки заключаются во время личных встреч, а услуги оказываются без использования сложных программ. Такому бизнесу может быть полезен только частичный переход в «цифру»: к примеру, для быстрого оформления договоров. Однако полностью оцифровывать процессы бессмысленно, ведь ключевые взаимодействия происходят вживую.
- Предприятия, которые не понимают саму суть цифровизации. Если руководитель внедряет технологии «для галочки», без определения конкретных целей это может только навредить. Сотрудники не разберутся в новых системах, будут ошибаться, а бизнес-процессы станут только сложнее.
Цифровая трансформация должна быть осмысленной. Руководству нужно сначала определить, какие именно технологии нужны бизнесу, каких результатов хочется от них получить. Без этого цифровизация превратится в дорогое, но бесполезное решение.
Оцифровать сразу все процессы полностью получается редко. Изменения должны происходить поэтапно.
Анализ
Перед внедрением любых инструментов по сервису или учёту нужно определить показатели, которые больше всего влияют на выручку. В зависимости от специфики, это могут быть себестоимость товара, время на обслуживание одного клиента, количество посетителей сайта и т. д.
Лучше ограничиться 5—10 метриками, но контролировать их постоянно. Со временем станет понятно, как на них влияют управленческие решения. Понимание этих зависимостей позволит управлять бизнесом осознанно, планировать результаты работы.
Постановка целей
Допустим, стало понятно, что менеджеры по продажам слишком много времени тратят на ежедневные отчёты. Обладая точной информацией, можно ставить конкретные цели: за счёт внедрения автоматического формирования отчётности через месяц увеличить объём продаж на 15%.
Цели могут достигаться через изменение нескольких показателей. Тогда нужно поставить цель по каждому показателю. Например, можно снизить себестоимость продукции, уменьшая брак, сокращая затраты на сырьё, электроэнергию.
Выбор решений
Условно программное обеспечение можно поделить на облачное и локальное на серверах компании, которое используется исключительно на компьютерах в офисе. При этом любой софт можно подобрать под индивидуальные потребности. Выбор огромен, поэтому начать процесс цифровизации стоит с постановки задачи.
Например, небольшие магазины часто используют типовые товароучётные программы, а вот архитектурному бюро, скорее всего, понадобится индивидуальный софт. Бюро нужно прогнозировать работу над проектами в перспективе на несколько месяцев.
Внедрение
За интеграцию ПО и его настройку обычно отвечают разработчики. Они же обучают сотрудников.
Бизнес не терпит хаоса и неточности. Управление, основанное на аналитике, даёт совершенно иные результаты. Даже частичная цифровизация может значительно увеличить эффективность работы компании.
Не обязательно переворачивать весь бизнес сразу, чтобы начать цифровую трансформацию. Частичная оцифровка — это как ремонт в квартире: можно начать с самой проблемной комнаты, а потом постепенно переходить к остальным.
Многие небольшие компании выбирают этот путь, когда ресурсов на полномасштабные изменения пока недостаточно. Сначала автоматизируют то, что сильнее всего мешает работе и влияет на прибыль. Например, внедряют CRM для учёта клиентов, но оставляют привычный Excel для финансовой отчётности.
Главное преимущество такого подхода — возможность быстрее увидеть результат. Когда цифровизируется один конкретный процесс, эффект становится заметен уже через несколько месяцев. Это мотивирует двигаться дальше, постепенно улучшать другие направления бизнеса.
Первые месяцы после внедрения — период адаптации. Данные только начинают накапливаться, сотрудники осваивают новые инструменты. Но уже вскоре появляются ощутимые плюсы: меньше ошибок, прозрачность ключевых показателей, экономия времени на рутинных операциях.
Важно понимать: частичная оцифровка — не полумера, а стратегический подход. Она позволяет избежать распространённой ошибки, когда бизнес годами откладывает цифровую трансформацию, так как считает её слишком сложной и затратной. Если начать с малого, можно поэтапно, без лишнего стресса и больших вложений перевести компанию на современные рельсы.
Компании, которые выбирают этот путь, в итоге приходят к полноценной цифровизации быстрее и с меньшими затратами, чем те, кто пытается сделать всё и сразу. Главное — начать с самого болезненного процесса и не останавливаться на достигнутом.
