Оцифровка бизнеса: что это, кому она нужна и как ее сделать
Оцифровка бизнеса — это перевод деловых процессов в электронную сферу с помощью различного программного обеспечения (ПО). Простыми словами — это внедрение цифровых технологий, которые освобождают от рутинных задач, ручного труда, а также систематизируют и структурируют работу компании.
Чаще всего владельцы бизнеса задумываются над тем, как оптимизировать работу с клиентами, и внедряют CRM-системы (англ. «customer relationship management» — управление взаимоотношениями с клиентами), где они хранят истории взаимодействия с каждым клиентом.
Это понятный и логичный шаг — менеджеры по продажам могут вести большое количество клиентов, ведь информация обо всех договорённостях находится в одном месте. Маркетологи тоже могут изучать клиентские предпочтения, чтобы разрабатывать рекламные кампании.
Однако на прибыль влияют не только продажи. Все процессы должны быть построены эффективно.
Задачи, которые полезно оцифровывать:
- Финансовый учёт. Позволяет разобраться в денежных операциях. Большинство начинающих предпринимателей принимают решения интуитивно, но такой метод плохо работает, потому что эффективные решения часто неочевидны.
- Маркетинг. Аналитика поведения покупателей помогает создавать воронки продаж, находить новые каналы и способы привлечения клиентов.
- Операционная работа. Цифровизация нужна, чтобы убрать все препятствия перед покупателем или заказчиком. Автоматическое формирование пакета документов, электронная подпись (ЭЦП) или электронный документооборот (ЭДО) — чем проще и быстрее процесс продажи, тем лучше.
- Производство. Специальные программы помогают сократить простои оборудования, оптимизировать запасы сырья, застой готовой продукции, наладить поставки, а также уменьшить ошибки при приёме заказов в работу.
- Работа сотрудников. Чем больше людей в организации, тем важнее понимать вклад каждого в конечный результат, а также их зону ответственности. Автоматизация позволяет сделать прозрачным взаимодействие всех участников, а работу — комфортной.
Грамотно подобранное ПО помогает больше зарабатывать, принимая стратегические решения по развитию бизнеса.
Цифровизация помогает в конкурентной борьбе. Если владелец компании пренебрегает работой над эффективностью бизнеса, не замечает внутренних проблем, то будет вынужден покинуть рынок.
Проблемы предприятия, работающего без точных данных, можно отнести к трём категориям:
- Невозможно оценить эффективность управления. Например, салон красоты в спальном районе вкладывает деньги в разработку красивого сайта, но владелец не может понять, приводит он новых клиентов или нет.
- Сложно принимать управленческие решения. Даже если собственник бизнеса видит, что дела идут не лучшим образом, он не понимает, какие меры принять. Он начинает выбирать: сократить персонал, увеличить расходы на рекламу, изменить ассортимент, цены или что-то другое. Если есть ключевые показатели, то ясна общая картина, становится понятно, что именно оказывает влияние на общий результат.
- Можно не заметить, как компания стагнирует. Спрос и выручка могут падать некритично. Но если медлить, то потери будут расти, тогда будет сложнее повлиять на ситуацию.
Оцифровать сразу все процессы полностью получается редко. Изменения должны происходить поэтапно, сначала охватывая наиболее значимые процессы.
1. Анализ
Перед внедрением любых сервисных или учётных инструментов нужно расставить приоритеты — определить показатели, которые больше всего влияют на выручку. В зависимости от специфики, это могут быть себестоимость товара, время на обслуживание одного клиента, количество посетителей сайта и т. д.
Лучше ограничиться 5–10 метриками, но контролировать их постоянно. Со временем станет понятно, как на них влияют управленческие решения. Понимание этих зависимостей позволит управлять бизнесом осознанно, планировать результаты работы.
2. Постановка целей
Допустим, стало понятно, что менеджеры по продажам слишком много времени тратят на ежедневные отчёты. Обладая точной информацией, можно ставить конкретные цели: за счёт внедрения автоматического формирования отчётности через месяц увеличить объём продаж на 15%.
Цели могут достигаться через изменение нескольких показателей. Тогда нужно поставить цель по каждому показателю. Например, можно снизить себестоимость продукции, уменьшая брак, сокращая затраты на сырьё, электроэнергию.
3. Выбор решений
Условно программное обеспечение можно поделить на облачное и локальное на серверах компании, которое используется исключительно на компьютерах в офисе. При этом любой софт можно подобрать под индивидуальные потребности. Выбор огромен, поэтому начать процесс цифровизации стоит с постановки задачи.
Например, небольшие магазины часто используют типовые товароучётные программы, а вот архитектурному бюро, скорее всего, понадобится индивидуальный софт. Бюро нужно прогнозировать работу над проектами в перспективе на несколько месяцев.
4. Внедрение
За интеграцию ПО и его настройку обычно отвечают разработчики. Они же обучают сотрудников.
Бизнес не терпит хаоса и неточности. Управление, основанное на аналитике, даёт совершенно иные результаты. Даже частичная цифровизация может значительно увеличить эффективность работы компании.
