Как работает электронный документооборот (ЭДО)
Электронный документооборот (ЭДО) позволяет дистанционно подписывать договоры, акты, счета-фактуры с помощью специальной программы. То есть не нужно отправлять бумажные оригиналы по почте и ждать, когда другая сторона подпишет их и пришлёт обратно. Обмен документами по ЭДО занимает несколько секунд.
Рассмотрим электронный документооборот: что это и как работает, зачем нужен и где его применяют.
Пользоваться ей могут как юридические, так и физические лица. Договоры, акты, накладные, подписанные электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные оригиналы.
Компании, которые используют в работе ЭДО, защищены от следующих рисков:
- потеря документов при пересылке или транспортировке;
- доступ посторонних к важным сведениям;
- задержка процесса подписания из-за отдельного сотрудника (система позволяет проследить, на ком «зависли» договоры и акты).
Электронные документы не требуют места для хранения и не нуждаются в распечатывании, то есть налицо экономия на расходных материалах. При необходимости электронный можно совмещать с бумажным документооборотом.
Что умеет система ЭДО:
- Создавать документы с нуля. Можно загрузить их с компьютера или сформировать прямо в программе. Система подскажет, как заполнить форму, и проверит на ошибки.
- Хранить документы. Информацию невозможно потерять, так как она хранится на серверах в независимых дата-центрах.
- Распределять входящую корреспонденцию. Благодаря функции маршрутизации документы от определённых контрагентов будут сразу поступать в нужное подразделение.
Даже когда стороны пользуются услугами разных операторов, электронный документооборот между ними всё равно можно наладить, благодаря технологии роуминг.
Разберём по шагам, как работает ЭДО:
- Стороны выбирают сервис для ЭДО.
- Когда возникает необходимость, отправитель загружает файл в программу и подписывает его с помощью электронной цифровой подписи.
- Затем документ отправляется получателю, чтобы он тоже подписал его со своей стороны.
- Получателю приходит уведомление по электронной почте. Здесь же указана ссылка для быстрого перехода в сервис.
- Получатель открывает файл и изучает его.
- Документ можно утвердить или отклонить. В первом случае для подписи достаточно ввести одноразовый пароль из SMS, и отправитель получит уведомление. Если получатель нашёл ошибки или недочёты, он нажимает на кнопку «Отклонить» и возвращает отправителю не подписанным.
Можно интегрировать ЭДО в корпоративную систему CRM (customer relationship management — управление отношениями с клиентами), чтобы документ, подписанный одним сотрудником, автоматически переходил к следующему специалисту.
Услуга ЭДО в сервисе ЮKassa поможет мгновенно обмениваться подписанными файлами с контрагентами: покупателями, поставщиками, государственными органами. Достаточно зарегистрировать компанию в системе и можно пользоваться преимуществами быстрого и надёжного документооборота в дистанционном формате.
Нужен компаниям, у которых много контрагентов (поставщиков и клиентов). Электронный документооборот также необходим организациям с разветвлённой структурой, когда в разных районах или регионах открыто множество офисов и филиалов.
С 2022 года ЭДО обязателен для компаний, работающих с маркированными товарами: одеждой и обувью, молочной продукцией, табачными изделиями, лекарствами и т. д.
Постепенно переходят на электронный документооборот логистические компании: все транспортировочные документы должны регистрироваться и храниться в единой государственной информационной системе.
Зачем нужен электронный документооборот, если у компании всего несколько контрагентов или самозанятый гражданин работает только по одному договору?
Любое письмо требует, чтобы отправитель пошёл на почту, выстоял очередь, заполнил адрес и запечатал конверт. Можно вызвать курьера в офис или на дом, но тогда за отправку придётся заплатить.
Обмен цифровыми документами не требует никаких усилий. Несколько кликов, и он дошёл до получателя. Пара минут, и договор или акт выполненных работ вернулся подписанным.
Основные виды электронного документооборота: внутренний и внешний. Внутренний предназначен для обслуживания процессов в пределах одной компании. Внешний обеспечивает коммуникацию с другими предприятиями, государственными органами, частными лицами.
В зависимости от назначения документов, различают следующие виды ЭДО:
- Бухгалтерский — предназначен для работы с первичной документацией (договорами, товарными накладными, счетами-фактурами, спецификациями, справками). Нужный файл можно найти за считаные секунды. Отчёты в налоговую и другие государственные органы отправляются быстро и не содержат ошибок.
- Кадровый — связан с трудоустройством, все документы отправляют, подписывают и хранят в электронном виде.
- Складской — для контроля за перемещением товаров на складе. Поступление, перемещение, списание, каждое действие больше не требует заполнения бумаг: все данные хранятся в одной программе. Работники, у которых есть доступ, могут посмотреть кто и когда принимал или отгружал продукцию.
Также выделяют управленческий, архивный, производственный ЭДО. Деление на виды зависит от той сферы деятельности, где используется электронный документооборот.
У системы электронного документооборота следующие преимущества:
- экономит время и деньги;
- помогает оптимизировать рабочие процессы;
- исключает риски утери важных бумаг;
Документы, подписанные электронной цифровой подписью, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные экземпляры. Обмен происходит по защищённым каналам, что гарантирует безопасность и конфиденциальность данных.
Недостатки системы:
- для подстраховки документы нужно иметь резервное хранилище (на внутреннем сервере или на жёстком диске);
- для работы требуется доступ к интернету (если связи нет, то отправить файлы не получится);
- сотрудники должны проходить обучение.
ЭДО сервиса ЮKassa отличается простым интерфейсом и интуитивно понятным управлением. Достаточно отправить или принять документы один раз, чтобы алгоритм стал полностью понятен.
Некоторые документы пока нельзя преобразовать в цифровой формат. К примеру, в отделе кадров до сих пор хранятся бумажные журналы инструктажа по охране труда.
Кроме того, пока не все организации перешли на ЭДО. Если среди контрагентов компании есть такие, то придётся с ними работать по старинке: распечатывать, подписывать, отправлять по почте.
Для удобства хранения и систематизации бумажные оригиналы сканируют и сразу загружают в систему ЭДО. При необходимости нужный скан можно найти за несколько секунд.
Схема действий следующая:
- Руководитель организации или сотрудник, который будет подписывать документы в системе, должен получить электронную подпись.
- Затем надо выбрать оператора и тариф, заключить договор.
- Нужно уведомить контрагентов о начале работы с ЭДО.
В электронном документообороте используют 3 вида подписей: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную.
Простая | Усиленная неквалифицированная | Усиленная квалифицированная | |
Кто может получить | физическое или юридическое лицо | физическое или юридическое лицо | физическое или юридическое лицо |
Что собой представляет | логин, пароль, код из SMS | уникальная комбинация, созданная с помощью программ криптошифрования | уникальный шифр, созданный на базе инфраструктуры открытых ключей с использованием криптографических алгоритмов |
Кто создаёт | система, где эта подпись будет использоваться (оператор ЭДО, банк, интернет-магазин) | удостоверяющий центр | удостоверяющий центр с аккредитацией Минкомсвязи РФ |
Где используется | внутренний ЭДО, банковские операции, информационные системы | внутренний и внешний электронный документооборот | внутренний и внешний ЭДО, сдача отчётности в контролирующие органы, участие в тендерах |
Способ хранения | на любом носителе | на любом носителе | на защищённом носителе |
После подключения к системе можно отправлять документы поставщикам, покупателям, в государственные органы. При необходимости систему интегрируют с корпоративными ресурсами, для этого понадобится помощь программиста.
Когда организация только начинает работать с ЭДО, могут возникнуть следующие проблемы:
- низкий уровень компьютерной грамотности сотрудников потребует больше времени на обучение;
- отсутствие регламентов по регистрации и хранению цифровых документов;
- плохое техническое оснащение;
- отсутствие систем ЭДО у контрагентов.
Важно организовать бесплатное обучение для работников и назначить ответственного специалиста, который будет курировать вопрос внедрения ЭДО в компании.
Электронный документооборот — практически полноценная альтернатива традиционным бумажным документам. Ряд компаний уже обязали использовать его в работе. Постепенно список организаций, которые должны отправлять и хранить документы в цифровом виде, будет расширяться.
