Нужна ли онлайн-касса для интернет-магазина

Онлайн-касса — это контрольно-кассовая техника (ККТ) нового образца. В 2023 году она необходима индивидуальным предпринимателям (ИП) и организациям, которые продают физлицам товары, осуществляют работы или оказывают возмездные услуги.

Касса называется «онлайн» потому, что имеет доступ в интернет для связи с оператором фискальных данных (ОФД), который является посредником между владельцем кассы (налогоплательщиком) и налоговой службой (ФНС).

Все ОФД находятся на территории России и работают в соответствии с законодательством: принимают от налогоплательщиков данные, хранят их и по запросу передают в налоговую инспекцию.

Раньше продавцы применяли кассовые аппараты старого образца, внутри которых была специальная электронная контрольная защищённая лента (ЭКЛЗ). Чтобы получить сведения о кассовых операциях, налоговый инспектор должен был получить доступ к этой ленте и изучить её.

Сейчас вместо ЭКЛЗ применяются электронные чипы — фискальные накопители (ФН), которые вставляются в кассовый аппарат и фиксируют все операции:

ФН автоматически передаёт все данные ОФД, с которым у продавца заключён договор. Сведения хранятся у оператора для того, чтобы налоговая инспекция в любой момент могла проверить работу и не приезжать в магазин.

Новые онлайн-кассы начали внедрять в 2017 году. Все аспекты, связанные с их использованием, прописаны в законе 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации». Там указано, как регистрировать технику, каким критериям должны соответствовать аппараты и фискальные накопители, для кого обязательно использование ККТ нового образца, а кто может работать без неё.

В законе 54-ФЗ прописаны моменты, когда продавцы могут не выдавать чеки, например, если невозможно применение кассы из-за специфического вида деятельности или из-за недоступности интернета. Онлайн-магазины не подходят под эти критерии, поэтому в большинстве случаев их владельцы должны использовать ККТ и выдавать покупателю чек: бумажный или электронный.

При этом вид используемой кассы зависит от способа, которым магазин получает платежи.

Покупатели делают перевод по реквизитам через форму на сайте, интернет-эквайринг, через Систему быстрых платежей (СБП) или мобильное приложение банка. В этих случаях продавец не обязан выдавать бумажные чеки и может обходиться электронными. Для этого достаточно использовать облачную онлайн-кассу, которая выбивает только электронные чеки.

При этом кассовый аппарат может находиться в дата-центре партнёра, а не у продавца. В перечень услуг по такому договору входит ещё обслуживание ККТ, обеспечение бесперебойного интернета и электропитания, своевременная замена ФН, взаимодействие с ОФД. Продавец получает доступ ко всем данным через облачные сервисы.

Если продавец доставляет товары на дом с помощью своих курьеров, облачная касса ему уже не подойдёт. Ему придётся покупать свою или брать оборудование в аренду.

Важно, что в этом случае продавец должен выдавать чек в момент получения денег от покупателя. Это могут быть наличные, банковские карты, бесконтактные платежи через смартфон с NFC, переводы через QR-код.

Организовать выдачу чеков при выездной торговле можно с помощью мобильной или удалённой онлайн-кассы. Курьер привозит с собой автономный аппарат, а удалённая онлайн-касса может находиться в магазине, на складе или даже дома у предпринимателя. Электронный чек передаётся покупателю в SMS или на электронную почту.

Необязательно использовать ККТ только в одном случае, если владелец бизнеса заключает договор с посредником, который сам будет заниматься приёмом платежей и доставкой товаров. В этом случае вся ответственность за применение ККТ и выдачу клиентам чеков лежит на посреднике. Продавец передаёт ему заказ или товар и информацию о нём: название, цена, количество, код маркировки (при наличии).

Посредниками могут выступать:

Если клиенты расплачиваются за товары, работы или услуги только с помощью электронных средств платежей (ЭСП), то покупка собственной ККТ необязательна. Вместо этого можно, например, арендовать облачную онлайн-кассу у партнёров платёжного сервиса ЮKassa.

Продавец может приобрести и собственную онлайн-кассу, которая будет выбивать исключительно электронные чеки. Физически такой аппарат может располагаться где угодно, но при регистрации оборудования в ФНС нужно в качестве адреса места расчёта указать адрес сайта продавца. Если у бизнесмена несколько сайтов, то нужно указать их все.

В ситуации, когда клиенты платят не только через интернет, но и приезжают забрать товар из пункта выдачи заказов (ПВЗ), нужна техника, которая будет выбивать и электронные, и бумажные чеки. Если пунктов несколько, то отдельная онлайн-касса нужна для каждого из них.

При этом в пункте 1 статьи 4.3 закона 54-ФЗ сказано, что такая кассовая техника обязательно должна располагаться в месте приёма платежей (в самом ПВЗ), а чек должен пробивать человек, принимающий от покупателя деньги.

Если владелец интернет-магазина сам организует доставку товаров покупателям, то курьеры должны быть оснащены специальными аппаратами — переносными онлайн-кассами. Они небольшого размера, лёгкие, есть встроенный аккумулятор, возможность подключения к интернету, беспроводное подключение к мобильным устройствам (планшетами, смартфонам) с кассовой программой или информацией о товарной базе.

При регистрации такого аппарата нужно указать, что он будет использоваться для выездной торговли. В качестве адреса регистрации можно указать номер автомобиля курьера либо адрес ИП или юрлица.

Если владелец интернет-магазина не имеет собственных курьеров, он может заключить договор с платёжным агентом, чтобы не приобретать ККТ. В договоре желательно прописать важные моменты, которые гарантируют соблюдение закона 54-ФЗ. Например, указать, что при получении денег от клиента курьер должен использовать кассовую технику установленного образца, выдавать чек, обеспечивать пересылку информации ОФД.

Кроме того, продавец должен позаботиться о том, чтобы у партнёра был доступ к товарной номенклатуре его интернет-магазина.

В статье 14.5 КоАП РФ прописаны штрафы за нарушения использования ККТ: