Нужен ли кассовый аппарат для ИП
Онлайн-касса — это контрольно-кассовая техника (ККТ) с доступом к интернету для автоматической передачи данных в налоговую службу (ФНС) о финансовых операциях.
Делается это с помощью фискального накопителя (ФН) — специального чипа, который подключается к кассовому аппарату и передаёт информацию посреднику — оператору фискальных данных (ОФД). Он уже отправляет сведения в налоговую.
До 2017 года в ходу были кассы старого образца, в которых использовались ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищённая). На неё записывались следующие фискальные данные:
- выданные покупателям чеки;
- возврат продавцу товара и покупателю денег;
- отчёты об открытии и закрытии смены.
Чтобы получить доступ к фискальным данным, налоговый инспектор должен был лично изучить эту ленту. Теперь инспектору не нужно посещать магазин, он может получить от ОФД всю информацию онлайн.
В 2023 году новые кассовые аппараты должны применять практически все индивидуальные предприниматели (ИП) и организации (юрлица) при расчётах с физлицами (покупателями, клиентами, партнёрами). Об этом сказано в законе 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации». Однако, есть случаи, когда ИП или организация может работать без кассового аппарата.
Новая ККТ введена в оборот для того, чтобы налоговая инспекция могла контролировать операции между продавцом и покупателями (клиентами, подписчиками), которые являются физлицами. При этом форма оплаты не имеет значения: это может быть получение от физлица наличных денег, перевод с банковской карты или счёта мобильного телефона, оплата с электронного кошелька.
Кроме физлиц, ККТ применяется при расчётах с юрлицами или другими ИП. Например, при заключении контракта с партнёром или подрядчиком. Если сумма менее 100 тыс. рублей, оплату можно провести фиатными деньгами или наличными, перевести с карты на карту, выдав при этом кассовый чек.
Если же сумма контракта превышает 100 тыс. рублей, то перевод должен осуществляться безналично через банк, то есть, с одного расчётного счёта на другой.
Закон 54-ФЗ вводит и новое понятие расчёта. Ранее считалось только получение денег за проданный товар (работу, услугу). С 2023 года расчётными считаются следующие операции:
- возврат денег покупателю, если он решил вернуть товар (отказаться от услуги);
- предоставление покупателям беспроцентных займов на покупку, а также погашение покупателями этих займов;
- выплата выигрышей при покупке лотерейных билетов и другие.
Закон 54-ФЗ предполагает ситуации, в которых бизнесу вообще не нужно использовать ККТ. Все случаи, когда допустимо работать без онлайн-кассы, указаны в статье 2 вышеуказанного закона. Условно эти случаи можно разделить на группы:
- Льготы для определённых, специфических видов деятельности. Например, продажа бумажных газет и журналов из киосков; реализация кваса, молока, растительного масла из автоцистерн; сезонная продажа овощей и фруктов вразвал; приём от населения сырья на утилизацию (стеклотара, металлолом); ремонт обуви; изготовление ключей; торговля с рук в поездах; реализация продукции через автоматы, принимающие только монеты и т. п.
- Льготы для бизнеса, ведущего деятельность в местности, которая внесена региональной администрацией в список отдалённых и труднодоступных.
- Льготы для некоторых налоговых режимов. Например, ИП, платящие налог на профессиональный доход (НПД, фактически является самозанятым и не нанимает работников) могут не применять кассовую технику. Некоторые ИП на патентной системе налогообложения (ПСН) также освобождены от этой обязанности.
Если индивидуальный предприниматель занимается деятельностью, которая описана в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ, то он не обязан выдавать клиентам чеки.
Если ИП является плательщиком НПД, он выдаёт клиентам чеки, сформированные в приложении «Мой налог» при фиксировании каждой новой продажи. Деятельность таких ИП и самозанятых регулирует закон 422-ФЗ.
Если предприниматель находится на патентной системе и освобождён от использования онлайн-кассы согласно пункту 2.1 статьи 2 закона 54-ФЗ, то вместо кассового чека по запросу покупателя он обязан выдать ему товарный чек, квитанцию или иной расчётный документ на бланке строгой отчётности (БСО).
Главное, чтобы в выданном документе присутствовали следующие сведения:
- наименование документа;
- его дата и номер;
- место расчёта;
- данные ИП: Ф. И. О и ИНН;
- система налогообложения;
- признак расчёта: приход, возврат прихода;
- наименование товаров, работ или услуг;
- цена за единицу и общее количество единиц товара (работ, услуг);
- итоговая сумма.
В законе нет утверждённой формы такого документа, поэтому каждый владелец бизнеса может разработать и утвердить свою форму. Важно, чтобы она содержала реквизиты, прописанные в пункте 2.1 статьи 2 закона 54-ФЗ.
Документы, заменяющие чеки, можно распечатывать на принтере или на кассовом аппарате старого образца, предварительно настроив возможность форматирования реквизитов.
Если предприниматель ведёт бизнес в удалённой и труднодоступной местности, то тоже может не использовать ККТ согласно пункту 3 статьи 3 закона 54-ФЗ. Вместо кассового чека по запросу покупателя продавец должен выдать расчётный документ.
Учёт таких выданных документов нужно вести в специальном журнале, который прошит, пронумерован, подписан руководителем и заверен печатью (при её наличии). Для такой ситуации правила работы прописаны в приказе № 296 от 15.03.2017 г. Правительства РФ.
Если предприниматель работает в местности с нестабильным покрытием интернета или его отсутствием, то он должен использовать ККТ нового образца по всем правилам, но без подключения к интернету и без заключения договора с ОФД. В этом случае данные будут просто накапливаться на ФН, а налоговая инспекция сможет их изучить во время выездной проверки на точку или при его передаче в инспекцию.
Чтобы не приобретать свою онлайн-кассу, можно взять её в аренду у банка, но надо уточнить, предоставляется ли такая услуга. Интернет-магазину, который принимает исключительно безналичную оплату и может не выдавать бумажные чеки, может арендовать облачную онлайн-кассу у партнёров платёжного сервиса ЮKassa.
