Как накладные помогают в товароучёте, объясняем простыми словами
Статья актуальна на дату публикации
Накладная — это документ, который подтверждает передачу продукции от одного владельца другому.
Обеим сторонам он необходим: поставщику — для обоснования отгрузки, получателю — для проверки и подтверждения поставки. Один экземпляр должен находиться у работника транспортной компании на случай, если груз будут проверять сотрудники ГАИ.
Начинающие предприниматели нередко допускают ошибку, пренебрегая оформлением накладных. Однако на их основании решаются все спорные вопросы в случае недостачи или пересортицы, а налоговая проверяет данные бухгалтерского учёта.
Самые распространённые — товарная (ТН), транспортная (ТрН) и товарно-транспортная (ТТН). Последняя практически вышла из оборота, но обязательно нужна при перевозке алкоголя.
Накладные могут быть оформлены на бумаге или электронно, причём цифровые постепенно вытесняют бумажные. Организации переходят на электронный документооборот (ЭДО) в специальных государственных информационных системах. Меняется не только способ обмена документами, но и их формы. Товарные накладные постепенно заменят на универсальный передаточный документ (УПД), а транспортные — на электронные транспортные накладные (ЭТрН). Уже сейчас УПД обязательны для продукции с маркировкой и алкоголя.
В таблице — все виды накладных, действующие в 2025 году:
ТН | ТрН | ТТН | |
Для чего нужна | Для учёта товаров продавцом и покупателем; поставщик на её основании отгружает и списывает продукцию, а магазин — принимает и ставит на баланс | Для перевозки груза транспортной компанией, подтверждает сделки, отражает расходы на транспортировку груза и условия доставки | Для перевозки алкогольной продукции |
Форма на бумажном носителе | ТОРГ-12 (утверждена постановлением Госкомстата России № 132 от 25.12.98) или собственная форма организации | Приложение № 4 к Правилам перевозки грузов автомобильным транспортом | Форма Т-1 (утверждена Постановлением Госкомстата России № 78 от 28.11.1997) |
Электронный вариант | УПД | ЭТрН | — |
Цифровизация даёт большие возможности для бизнеса. Все участники торгового оборота — продавцы, покупатели, транспортные компании и контролирующие органы — могут в режиме онлайн обмениваться информацией. Когда все работают в единой базе данных, снижается риск ошибок, значительно упрощаются все бизнес-процессы — не нужно печатать кипы бумаг.
Товарная накладная (ТОРГ-12)
Законодательно закреплённой формы нет. Предприниматели могут создавать собственные варианты сопроводительных документов. При этом многие предпочитают использовать ТОРГ-12.
Важно: плательщикам налога на добавленную стоимость (НДС) к накладной необходимо прикладывать счёт-фактуру для учёта НДС. Она дополняет накладную, в которой налог не выделен.
Электронный вариант ТН — УПД — выполняет функции и накладной, и счёта-фактуры. Его можно использовать для ведения бухгалтерии, отправлять в налоговую службу. Все действия — создание, подтверждение, обмен с ФНС — происходят централизованно в системах ЭДО.
Составить один документ проще, тем более накладная и счёт-фактура во многом дублируют друг друга. Существуют государственные информационные системы для отдельных категорий товаров, их продавцы обязаны работать с УПД:
- ЕГАИС — единая государственная автоматизированная информационная система. В ней работают все, кто продаёт крепкий алкоголь, пиво, сидр, медовуху или пуаре.
- «Честный знак» — система контроля за оборотом маркированной продукции. В ней обязаны работать все магазины, которые продают обувь, лекарства, молочные изделия, упакованную питьевую воду и многое другое. Список постоянно расширяется, в перспективе маркироваться будут все товары на рынке России.
- ВетИС — государственная информационная система Россельхознадзора в области ветеринарии. Через неё государство контролирует производство, сертификацию и оборот продукции животного и растительного происхождения.
Транспортная накладная
Она подтверждает, что отправитель и перевозчик заключили договор о транспортировке, отражает стоимость оказанных услуг, а также содержит подробные условия перевозки. В документе нет данных о товаре.
Если поставщик организует доставку сам, а услуги транспортировки не выделены в отдельную услугу, ТрН можно не оформлять.
Переход на электронную форму с 2024 года стал обязательным. ЭДО в перевозках осуществляет Государственная система перевозочных документов (ГИС ЭПД). Она упрощает работу не только предпринимателям, но и сотрудникам ГИБДД. Проверить легальность груза они могут с помощью служебного мобильного устройства. Чтобы получить информацию, достаточно считать специальный QR-код, который находится у водителя.
Товарно-транспортная накладная
Это документ, в котором учитывается продукция и расходы на перевозку. Сейчас ТТН практически отменили, она осталась обязательной только для перевозки алкоголя.
При приёмке поставки могут выявить нарушения упаковки, пересортицу или другие расхождения. Чтобы не возвращать поставщику всю партию, оформляют расходную накладную только на ту часть, которую необходимо вернуть.
Также по расходной накладной передают товары между складами или магазинами внутри торговой сети.
Для микробизнеса, где товарных позиций несколько десятков, учёт можно вести вручную, записывая приход и расход от руки в тетрадку. Для отдельных видов бизнеса этого может быть достаточно.
В большинстве случаев магазины используют специальные товароучётные системы. То есть поступившую продукцию вводят в программу, сканируя штрихкоды.
Сейчас в работе используется ЭДО, поэтому заводить штрихкоды не обязательно. Все программы интегрированы между собой, поэтому после подтверждения УПД продукция автоматически попадает в товароучётную систему. Приёмка происходит в разы быстрее — начать продавать можно практически сразу после выгрузки.
Автоматизация торговли помогает:
- вести учёт поступившего и выбывшего товара точно, без ошибок,
- упорядочить работу с контрагентами,
- своевременно заказывать новые поставки,
- следить за рентабельностью и многое другое.
Заполнение ТН требует внимательности и аккуратности: от правильности на этом этапе зависят налоговые отчёты и взаиморасчёты с контрагентами. Даже незначительная ошибка может привести к серьёзным финансовым последствиям.
Товарную накладную следует заполнять с верхней части:
- «Грузоотправитель» и «Поставщик» — необходимо указать полное наименование продавца, его юридический адрес, банковские реквизиты и другие сведения. Вся информация должна точно соответствовать данным в учредительных документах организации.
- «Грузополучатель» и «Плательщик» — следует прописать наименование покупателя, его юридический адрес, ИНН и КПП. Если покупатель и плательщик — разные юридические лица, необходимо заполнить оба поля соответствующими данными.
- «Основание» — указывают номер и дату составления документа, на основании которого осуществляется отгрузка. Это может быть договор купли-продажи, счёт-фактура, заказ-наряд.
- «Номер документа» — должен соответствовать внутренней нумерации поставщика.
- «Дата составления» — она должна точно совпадать с датой отгрузки товара со склада. Любое несоответствие может привести к путанице в документации, затруднит процесс учёта.
- «Номер по порядку» — указывают порядковый номер позиции.
- «Наименование» — перечисляют полное название каждой единицы груза, его марку, модель, артикул, цвет, размер. Если наименование продукции слишком длинное, или для полного описания не хватает места, можно сделать ссылку на спецификацию или приложение к товарной накладной.
- «Код» — заполняют в соответствии с учётной системой компании-поставщика или с использованием общероссийского классификатора ОК 034-2014 (ОКПД2). Это особенно важно для госзаказчиков.
- «Единицы измерения» — здесь указывают единицы измерения товара (штуки, килограммы, метры, литры). Важно прописать единицы измерения, указанные в договоре.
- «Вид упаковки» — перечисляют тип упаковки продукции: коробки, паллеты, мешки.
- «Количество» — указывается количество позиций в соответствии с выбранными единицами измерения. Не допускается использование разных единиц измерения для одного и того же товара в одной накладной.
- «Масса брутто» и «Масса нетто» — отражают вес груза вместе с упаковкой и без неё соответственно. Если продукция упакована в индивидуальную упаковку, достаточно указать массу нетто.
После заполнения ТН необходимо сверить все данные, проверить арифметические подсчёты и убедиться в корректности всех записей.
ТН — документ, который помогает управлять движением продукции и делает логистику более прозрачной и организованной. Вот как она влияет на процессы:
- Отслеживание и контроль. ТН позволяет следить за тем, где находится продукция в определённый момент времени. Это помогает избежать потерь или краж, так как все перемещения фиксируются документально.
- Управление запасами. С помощью ТН можно точно знать, сколько позиций есть на складе. Предпринимателю важно оперативно действовать, если продукции слишком много или, наоборот, не хватает. Также данные из накладных используются для анализа и улучшения логистики.
- Соблюдение правил. ТН обладает юридической силой и может использоваться как доказательство в случае споров. В международной торговле она помогает быстрее пройти таможню, снизить расходы.
- Финансы и налоги. ТН — основа для бухучёта. Она помогает компаниям правильно считать налоги, например, НДС, вести финансовую отчётность.
- Удобство для клиентов. Благодаря ТН клиенты могут узнать, где находится их заказ, а процесс доставки становится быстрее и прозрачнее.
Цифровизация — процесс, когда компании переходят от бумажных документов к электронным. Это делает работу быстрее, удобнее и надёжнее. Преимущества очевидны:
- Данные обрабатываются быстрее. Электронные ТН можно отправить за секунды, и их не нужно печатать или везти курьером. Автоматическое заполнение и подписание документов ускоряет процесс.
- Меньше ошибок. Цифровые ТН заполняются автоматически из баз данных, поэтому вероятность ошибок снижается. Также их легко проверить и сравнить с другими данными.
- Удобный доступ к информации. Все документы хранятся в облаке, сотрудники каждой из сторон могут открыть их в любой момент с компьютера или телефона. Кроме того, система сохраняет историю изменений, чтобы можно было отследить, кто и когда вносил правки.
- Экономия времени и денег. Не нужно тратить деньги на бумагу, печать и хранение бумаг. Сотрудники могут заниматься более важными задачами, а не ручной работой с бумагами.
- Безопасность и соблюдение законов. Электронные ТН защищены современными технологиями, например, криптографическим шифрованием. Это делает их безопасными. Кроме того, они соответствуют всем требованиям законов о цифровом документообороте.
С 2013 года в России появился УПД, который разработала ФНС. Его можно использовать вместо привычного бланка ТОРГ-12. Однако между ними существуют отличия:
- Форма — УПД объединяет в себе: ТОРГ-12), счёт-фактуру и акт передачи. Первый вариант всегда используется вместе со счётом-фактурой, то есть это два отдельных документа.
- Кто может использовать — УПД подходит только для операций между сторонами, которые платят НДС. А ТОРГ-12 можно применять и в случаях, когда НДС не платится, например, при работе с компаниями на УСН.
- Заполнение — УПД содержит больше полей для заполнения, чем ТОРГ-12, поэтому процесс оформления может быть немного сложнее.
- Привычность — ТН более простой документ, и многие компании до сих пор доверяют ему больше, чем УПД.
Продавец сам решает, какую форму документации использовать. Закон разрешает оба варианта. Выбор зависит от договорённостей с контрагентом и особенностей сделки.
Например:
- Если покупатель работает на УСН и не платит НДС, то счёт-фактура ему не нужна. В этом случае достаточно ТН.
- Если продукция передаётся безвозмездно, то счёт-фактуру не оформляют, а значит, и УПД использовать нельзя. В такой ситуации подойдёт только ТН, где будет указано, что товар передан бесплатно.
ТН нужно хранить обязательно, даже если продукция уже продана или списана. Срок хранения — 5 лет. Важный момент: отсчёт начинается не с даты создания документа, а с 1 января следующего года. Например, если ТН была оформлена 15 марта 2025 года, то хранить её нужно до конца 2030 года. Если уничтожить документацию раньше срока, компанию могут оштрафовать.
Советы по работе с ТН:
- Лучше всего хранить накладные в электронном виде. Это удобно, экономит время и место. Главное — следить, чтобы все реквизиты в ТН были актуальными.
- Используйте программы для учёта, которые могут автоматически создавать ТОРГ-12 на основе заказов. Это упростит работу и уменьшит количество ошибок.
- Заведите журнал, где будете фиксировать все накладные. Присваивайте каждому документу уникальный номер, указывайте, сколько экземпляров было создано и кому они переданы.
- Если вы храните бумажные накладные, подшивайте их в отдельную папку и составляйте опись. Это упростит поиск нужной ТН, если она понадобится.
- Накладная — это первичный документ при передаче товара от одного владельца другому.
- ТН в бухучёте подтверждает доходы продавца и расходы покупателя.
- ТрН нужна, чтобы легализовать перевозку, фиксировать доходы транспортной компании.
- Удобнее работать по общепринятым формам или с применением ЭДО.
