Как выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина
Если продавец не предоставляет покупателю и налоговой службе чеки сразу после совершения платёжной операции, он нарушает требования закона № 54-ФЗ. Это справедливо как для обычных торговых точек, так и для интернет-магазинов.
Чтобы работать, не нарушая закон и права потребителей, и при этом эффективно организовать торговлю, важно ответственно отнестись к выбору контрольно-кассовой техники (ККТ).
Внешне может выглядеть как обычная кассовая вычислительная машина ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищённая), но с подключением к информационным сетям.
По сути, онлайн-касса — это общепринятое неофициальное название ККТ, которая через интернет передаёт фискальные данные в налоговую службу (ФНС) в режиме реального времени (в момент совершения расчётных операций). Основное отличие от классических ЭКЛЗ — наличие специального фискального накопителя (ФН), который шифрует данные с применением алгоритмов криптографии, защищая их от перехвата или несанкционированного изменения.
Согласно закону, это единственный инструмент фискализации, когда речь идёт о продажах. Законодательно магазины не делятся по форме продаж на виртуальные и физические, поэтому требования по использованию ККТ с накопителем будут одинаковыми.
Порядок взаимодействия между продавцом, покупателем и налоговой службой состоит из четырёх шагов.
- Оформление заказа / покупка. Покупатель заходит в виртуальный магазин, просматривает онлайн-каталог и выбирает всё, что нужно. Затем добавляет выбранные из ассортимента позиции в корзину и оформляет заказ.
- Оплата заказа / перевод денег — следующий шаг после оформления заказа. Из корзины покупатель автоматически перенаправляется на страницу с эквайрингом, где может оплатить товары. С этого момента основные обязательства покупателя исполнены, ему остаётся только ожидать получения заказа.
- Обработка данных и формирование чека после перевода денег. ККТ проверяет сведения о выбранных товарах и платеже, формирует и фискализирует чек. Также на этом этапе чек записывается на ФН с указанием подробностей о номенклатуре товара, его наименовании и конкретным описанием (не «канцелярские товары», а «набор ручек Заря, 5 штук»).
- Отправка чека. После записи на накопитель информация о сделке автоматически направляется оператору фискальных данных (ОФД), откуда перенаправляется в налоговую службу, а чек — на электронную почту покупателя.
Каждая из операций проводится почти мгновенно, а весь комплекс при стабильном интернет-соединении занимает не более пяти минут.
Использовать обязаны практически все предприниматели и компании, законо делает исключение только для двух категорий. ККТ с ФН не потребуется индивидуальному предпринимателю (ИП), не использующему труд наёмных работников, если:
- он оказывает услуги физическим лицам (можно по-прежнему выдавать клиентам бланк строгой отчётности (БСО) или аналогичную документацию;
- продаёт товары собственного ручного изготовления (например, если шьёт вручную, то онлайн-касса не нужна, если же приобрёл линию по производству туалетной бумаги и теперь торгует без ККТ, то это нарушение закона);
- при приёме оплаты через платёжный агрегатор, который берёт на себя функцию выдачи чеков (этот момент стоит уточнять при заключении договора с сервисом).
Также касса не нужна предпринимателям, которые не ведут взаиморасчётов с клиентами напрямую, а делегируют эту обязанность посреднику, например службе доставки. В этом случае пользоваться ККТ должен тот, кто принимает платежи, то есть посредник.
Каждый тип подходит для одного или нескольких форматов торговли. На каком остановиться, зависит в первую очередь от выбранного способа приёма платежей.
Платежи только онлайн
Здесь лучше арендовать облачную кассу. Приобретать оборудование в такой ситуации необязательно. Предприниматель заключает договор со специализированной компанией и получает доступ к кассовой программе. Все операции выполняются автоматически, а данные хранятся в защищённом дата-центре. Встроенный алгоритм:
- открывает и закрывает смены;
- направляет чеки в режиме реального времени в ФНС и на электронную почту потребителя.
Сервис работает под контролем специалистов, у котороых предприниматель арендует кассу. Поэтому за техническое состояние и наладку не придётся беспокоиться.
Оплата через курьеров
Доставка может осуществляться собственной курьерской службой или внешней компанией на аутсорсинге.
В первом случае у курьера должно быть соответствующее приложение на смартфоне или модель ККТ с аккумуляторной батареей. Мобильный аппарат нужно синхронизировать с основной кассой предпринимателя, тогда курьер сможет законно принимать оплату в любой удобной для покупателя форме:
- наличными;
- по платёжной ссылке;
- по QR-коду;
- с банковской карты.
При такой организации расчётов клиент получает электронный чек в SMS или электронном письме в течение нескольких минут с момента оплаты, а предприниматель может удалённо распечатывать бумажные чеки на своей стационарной кассе.
Если доставку выполняет сторонняя служба, то оплата производится на её онлайн-кассу. При этом сторонний курьер выдаёт/направляет чек от имени продавца.
В подобной ситуации нужно заранее обозначить, что в чеке должны быть контактные данные платёжного агента и сумма, уплаченная покупателем. Также можно включить другие сведения.
Расчёт в ПВЗ или розничной точке
Если покупатель оплачивает товар в розничной торговой точке или в пункте выдачи заказов (ПВЗ), не обойтись без бумажного чека. В такой ситуации оптимальны стационарные модели, которые можно также настроить на приём безналичных платежей. Тогда можно работать и офлайн, и онлайн, используя один кассовый аппарат.
Здесь есть важный нюанс — два аппарата пригодятся, если:
- предполагается увеличение числа заказов через онлайн-магазин;
- известно, что онлайн-площадка уже является основной.
Для этого понадобится:
- Арендовать облачную кассу для торговли через интернет.
- Установить стационарную в обычном магазине или ПВЗ (по возможности нужно всегда выдавать покупателям бумажные чеки).
Главное, для чего выбирается ККТ:
1. Только виртуальные продажи.
Для этого типа подойдёт облачная касса, которая автоматически открывает и закрывает смены, а данные и алгоритмы хранятся в зашифрованном виде в дата-центре. Она направляет чеки в электронной форме клиентам и контролирующим органам, то есть физически размещать у себя аппарат не понадобится.
2. Комбинированные продажи.
Здесь недостаточно облачной кассы. Для офлайн-торговли потребуется ККТ с возможностью распечатки обычных чеков на бумаге. Необходимо купить терминал с возможностью настройки на приём виртуальных платежей и наличных денег. Выбор модели также зависит от того, есть ли в магазине компьютер.
3. Предусмотрена ли оплата курьеру по факту доставки или выездная работа.
Для предоставления подобных услуг понадобится обзавестись мобильным терминалом для оплаты или автономной переносной ККТ.
4. Среднее ежедневное количество чеков.
Онлайн-кассы обладают разной «пропускной способностью», поэтому перед выбором какой-либо модели нужно проверить, справится ли она с планируемым потоком чеков.
5. Способ приёма денег:
- по платёжной ссылке;
- банковской картой (дебетовой, кредитной);
- наличными деньгами;
- через QR-код;
- через посредника.
Некоторые посредники предлагают комплексные модификации, из которых каждый предприниматель может выбрать оптимальный для себя вариант. К примеру, в сервисе ЮKassa можно арендовать облачную ККТ, купить или настроить собственную технику. Сервис интегрируется с системами партнёров либо подключается встроенное ПО для формирования чеков — по выбору предпринимателя.
ККТ должна иметь возможность приёма оплаты в любой момент и практически мгновенно направлять чеки покупателю, в ОФД и ФНС. Облачные решения соответствует всем этим требованиям:
- работают в автоматическом режиме круглосуточно без перерывов;
- есть техподдержка арендодателя: специалистам можно задавать любые вопросы, консультанты помогут организовать все регистрационные процедуры в ФНС, а если возникнет любая проблема, сами быстро всё настроят;
- можно сразу получить и кассу, и накопитель;
- простое подключение к любому сайту (этим занимается арендодатель).
С 2023 года никаких отсрочек нет. Срок действия всех ранее предусмотренных послаблений для бизнеса уже истёк, поэтому все продавцы обязаны использовать ККТ с ФН.
Отказаться от их применения имеют право только несколько категорий предпринимателей и те ИП, которые работают в труднодоступных регионах, которые официально включенныхы в реестр местного уполномоченного органа.
