Как вести учет товаров в рознице

От того, насколько хорошо ведётся учёт товаров, зависит успех бизнеса. Если запутаться и не пополнить ассортимент вовремя, можно получить отток клиентов и значительный убыток. А если непонятно, сколько продукции осталось на складе, недобросовестные работники смогут её похитить. Так что учёт нужно вести в любом случае, и знать, как это делать.

Розница — область, в которой продавец выступает посредником между производителем и потребителем, заключая разные сделки с поставщиками и покупателями. Все операции должны фиксироваться в разных областях товарооборота:

Кроме того, владелец бизнеса должен фиксировать и контролировать торговые надбавки (в том числе НДС), возвраты, претензии и другие моменты товарооборота.

Следить за товарами нужно для многих задач бизнеса:

Учёт товаров нужен в любых торговых точках, но особенно необходим в магазинах с широким ассортиментом. Чем полнее информация, которая фиксируется, тем легче ориентироваться и принимать решения о развитии бизнеса.

Можно записывать только наличие продукции на складе и на полках в магазине, а можно отслеживать перемещение на каждом этапе.

Разные виды связаны между собой: оперативный, бухгалтерский, статистический и складской. Отдельно также выделяют аналитический и суммовой.

Любой торговой точке нужна актуальная аналитика, которая показывает эффективность работы за короткий промежуток времени: день, неделю, месяц. Эта информация помогает в краткосрочном планировании закупок, отслеживании прибыли и денежного баланса.

Розничный бизнес должен вести бухгалтерский учёт, включая сведения о запасах организации. Эта деятельность регламентируется стандартом ФСБУ 5/2019. К запасам относятся:

Учёт ведётся по разным категориям: наименованию, количеству, месту хранения, материально ответственным сотрудникам. Бухучёт показывает, насколько эффективно работает магазин, и помогает избежать убытков.

Если предприятие небольшое, с этой задачей можно справиться самостоятельно, используя онлайн-бухгалтерию, которая сама собирает данные, формирует отчёты и направляет их в налоговую.

На основе данных бухгалтерского и оперативного учётов, можно вести статистический, который показывает, как меняются результаты работы магазина за более продолжительный период — от квартала до года. Статистика помогает выявить сильные и слабые стороны бизнеса, определить векторы развития, а также оценить будущие доходы и расходы.

Без него сложно что-либо планировать. Нужно понимать, какая продукция хранится на складах, когда её нужно отправлять в торговую точку, а когда — пополнять запасы на складе.

С помощью складского учёта бизнес контролирует остатки товаров и денежных средств, своевременно обновляет ассортимент, избавляется от неликвидной продукции.

Аналитикой не пользуются постоянно, но именно она даёт более полную картину эффективности предприятия. С помощью этих данных можно понять, какие товары лучше всего продаются и в какое время.

В нескольких торговых точках аналитика позволяет сравнить их работу и выяснить, в чём причина разницы в прибыли. Можно получать информацию о работе конкретных сотрудников и принимать кадровые решения, вводить систему вознаграждений и отслеживать их эффективность.

Главная проблема аналитического учёта — сложность его ведения. С ним лучше всего справляются автоматизированные программы, которые собирают данные и сводят их в единую систему. Но чтобы получить правильные выводы, иногда нужно провести мозговой штурм.

Небольшие магазины с маленьким ассортиментом иногда используют этот вид учёта, в котором отслеживается движение средств внутри бизнеса. Это очень простой способ сбора статистики: фиксируются расходы, продажи, выручка и прибыль. Это общая информация, которая не отражает сезонность и популярность товаров. Но при самостоятельном управлении магазином, дополнительная информация может быть не нужна.

Для полноты нужно фиксировать поступление продукции, её перемещение, продажу, возврат и остатки. Делать это следует пошагово.

Есть два способа отмечать поступление товаров: по себестоимости (закупочной цене) и по стоимости реализации (отпускной цене). Розничные магазины чаще выбирают второй способ, так понятнее и удобнее. При поступлении вся информация записывается в базу данных, включая наценку, куда входят налоги, логистика, стоимость аренды помещения, зарплатный фонд и другие параметры расходы.

При учёте по себестоимости все составляющие отпускной цены прописываются отдельно. Это усложняет ведение базы данных, зато даёт полную информацию и возможность гибкого управления ценами.

При закупке товара у поставщика, продукция не всегда сразу и в полном объёме попадает на магазинные полки. Чаще всего она некоторое время хранится на складе. На этом этапе ведётся складской учёт, когда фиксируется, какой товар, в каком объёме и на какую сумму есть на складе.

Это продажа, возврат, списание или кража продукции. Продажа фиксируется кассовым чеком, списание и порча сопровождаются отдельным документом. Кража обнаруживается после выявления недостачи. На этих основаниях составляются специальные акты.

В базе данных нужно указывать, какой товар выбыл, в каком количестве и на какую сумму. Выбытие фиксируется каждый день, и на основе этих данных определяется размер выручки.

Для планирования закупок, следует каждый день подсчитывать остатки. Для этого нужна статистика поступлений, перемещений и выбытия товаров. Также периодически надо делать инвентаризацию, которая помогает выявить недостачу.

Все операции должны быть внесены в базу данных. Для этого есть несколько способов:

Записи от руки практически не используются, только если в очень маленьких магазинах. При этом очень сложно составлять налоговую и бухгалтерскую отчётность.

Между собой конкурируют заполняемые вручную электронные таблицы и товароучётные системы, автоматизирующие все процессы.

Товароучётная система — это программа, которая интегрируется в другие системы бизнеса. Она получает и фиксирует данные с платёжных терминалов, товарного и складского оборудования, онлайн-касс и платёжных сервисов.

Товароучётные системы могут сами составлять аналитику на основе продаж и значительно упростить отслеживание товаров, напоминая о необходимых закупках.

Использование такого софта стоит недорого, существуют сервисы, которые предлагают бесплатные тарифы для начинающего бизнеса, правда, только для одного сотрудника и одной товарной точки. Например, бесплатные тарифы есть у систем «Антисклад», «Бизнес.ру» и «МойСклад».

Платные тарифы открывают доступ ко всем функциям без ограничений по количеству пользователей и магазинов.

Они бывают локальными и облачными. Первые устанавливаются на торговое и складское оборудование, все данные хранятся на нём. Поломка оборудования может остановить учёт и затруднить ведение бизнеса.

Облачные системы хранят данные на сервере поставщика услуги, который обеспечивает их защиту. Доступ к софту, статистике и аналитике можно получить из любой точки мира по логину и паролю. Всегда нужен интернет.

В таблице три примера товароучётных систем.

С помощью этого софта можно легко вести товарный учёт, получать свежую аналитику и выстраивать стратегию развития бизнеса. Не нужно тратить много времени на внесение данных в базу вручную.

Автоматические системы избавляют от ошибок, помогают быстро обнаруживать недостачу, вовремя проводить списание товаров и планировать новые закупки.