Как вести учет остатков алкоголя в ЕГАИС
Магазины и предприятия общепита должны фиксировать в ЕГАИС не только поступления алкогольной продукции, но и своевременно списывать проданный товар с баланса. Некорректное отображение остатков спиртного в системе грозит компании штрафами. Как правильно вести учет алкоголя, чтобы соблюсти требования закона?
ЕГАИС представляет собой единую государственную автоматизированную систему, с помощью которой участники рынка отчитываются о производстве, поставке, продаже и других перемещениях алкоголя. Она была создана для прозрачности контроля алкогольной продукции, снижения доли поддельных товаров. Система позволяет проконтролировать путь каждой бутылки спиртного — с конвейера до розничного покупателя.
Магазины и заведения общепита должны фиксировать в ЕГАИС получение партии алкоголя и продажи, а если какая-то из бутылок разбилась — оформлять списание. На предприятиях общепита и в торговых точках практически всегда есть остатки спиртной продукции. Их нужно корректно и вовремя отражать в системе, чтобы не столкнуться с административными санкциями.
На балансе в ЕГАИС должен отражаться такой же объем алкоголя, который присутствует на складе магазина, предприятия общепита фактически. Любые нестыковки будут считаться нарушением требований статьи 26 закона № 171-ФЗ. Она гласит, что оборот неучтенной алкогольной продукции запрещен.
Выявленное нарушение учета алкоголя обернется для магазина или заведения общепита санкциями. Во-первых, неучтенную продукцию конфискуют. А во-вторых, нужно будет заплатить штраф:
- для должностных лиц — от 10 000 до 15 000 рублей;
- для юридических лиц — от 150 000 до 200 000 рублей.
При реализации неучтенного алкоголя у продавца могут отобрать лицензию.
В ЕГАИС учет алкогольной продукции ведется в регистрах-хранилищах. Всего их существует три:
- Регистр 1 — на него попадает алкоголь во время приемки, это фактический или условный склад. Его учитывают по кодам, наименованиям или производителям.
- Регистр 2 — его еще называют витриной, торговым залом. В это хранилище попадает немаркированная продукция — пиво, слабоалкогольные напитки, а также бутылки с марками старого образца. Их учет ведется по алкокодам, здесь фиксируется только розничная реализация. Предполагается, что этот регистр вскоре перестанет работать.
- Регистр 3 — в нем хранятся коды федеральных и акцизных марок, которые нужны для помарочного учета крепкого алкоголя. Если бутылку продадут, ее списание происходит сразу в 3-м и 1-м регистрах.
Остатки алкоголя в торговой точке или заведении должны правильно учитываться по каждому регистру. Чаще всего расхождение данных в системе с фактическими остатками в рознице происходит из-за человеческого фактора. Например, если продавец забыл отразить в ЕГАИС движение товара или сделал при этом ошибку.
Законодательством не предусмотрена конкретная периодичность, с которой нужно актуализировать остатки алкоголя в ЕГАИС в рознице. С учетом того, что за несоответствие фактического объема спиртного на складе данным в системе организацию или предпринимателя могут оштрафовать, проводить сверку нужно как можно чаще. Для этого необходимо регулярно проводить инвентаризацию. Избежать ошибок при учете помогут специальные программные продукты.
Помимо человеческого фактора, расхождение баланса в личном кабинете ЕГАИС с фактическим объемом алкоголя в зале или на складе может происходить по другим причинам:
- пересорт — использование разных алкокодов для одной и той же продукции;
- сбои в государственной системе учета;
- некорректно проведенное списание спиртного.
Однако причина несоответствия не будет иметь значение при применении административного взыскания. Поэтому организация должна быть заинтересована в отсутствии расхождений.
По закону розница может использовать любые способы контроля остатков. Для поддержания актуальности сведений в системе нужно вовремя передавать документы, которые подтверждают возврат, списание, реализацию и другие действия с товаром. Скорректировать баланс алкоголя в ЕГАИС позволит инвентаризация. Если в ходе нее на складе нашли недостачу, нужно создать акт списания. А если излишки — сформировать акт постановки на учет.
Процедура инвентаризации по выявлению остатков предполагает сверку фактического количества алкогольной продукции в торговой точке с учетными данными в ЕГАИС. Чтобы она прошла правильно, необходимо выполнять инвентаризацию в нерабочие часы, когда операции по приемке и реализации спиртного будут прекращены. Иначе есть риск появления неучтенного товара. В системе нужно сделать запрос на формирование реестра остатков, по которому и будет сверяться фактический объем продукции на складе.
Сверка разных видов алкоголя различается:
- при работе с крепким спиртным необходимо проверять каждую марку по отдельности;
- при инвентаризации второго регистра — пива, медовухи и других слабоалкогольных напитков, можно посмотреть и сверить количество по алкокодам.
Учетные программы для ЕГАИС чаще всего имеют расширенную функциональность, которая упрощает выполнение инвентаризации. С их помощью можно снизить временные затраты, снять нагрузку с сотрудников, автоматизировать процесс сверки.
Не сканировать все бутылки на полках позволит функция поиска позиций, по которым проверка уже была проведена или, наоборот, не выполнена. Упростит задачу опция составления общего баланса в системе, выявления повторных сканирований одного и того же товара. Также существуют программные продукты, которые выравнивают расхождение между первым и третьим регистром путем создания первичных документов.
Итак, чтобы выполнить инвентаризацию, нужно сделать несколько шагов:
- Остановить реализацию и другие операции с товарами, которые подлежат сверке.
- Запустить процедуру актуализации остатков в системе.
- При наличии функции в учетной программе — нажать на кнопку «Инвентаризация».
- Проверить фактическое количество продукции на складе.
- Обработать документацию по инвентаризации на всех регистрах.
При сверке крепкого алкоголя нужно отсканировать каждую марку. На втором регистре необходимо искать товар по алкокоду и наименованию. Такие действия помогут создать акты для закрытия недостачи путем ее списания или постановки неучтенного алкоголя на баланс.
Как уже говорилось, в рознице ожидается постепенная отмена второго регистра. Он не используется для крепкого спиртного еще с 2021 года. С мая 2023 года действует запрет на перенос пива и других слабоалкогольных напитков, например, пуаре, с первого хранилища на второй регистр. Это изменение связано с введением маркировки пивной продукции с апреля 2023 года. Теперь выбытие банки или бутылки фиксируется при реализации через онлайн-кассу.
В 2024 году второй регистр должен полностью прекратить работу. С января этого года невозможен прием документации по постановке на баланс на регистр торгового зала. С апреля 2024 года нельзя будет переводить на второй регистр маркированное пиво. И все же при реализации пивных напитков розница и предприятия общепита должны вести журнал учета. А списывать поступившее пиво можно будет только с первого регистра, куда продукция попадает на основании накладной.
В прошлом общепит списывал крепкое спиртное с баланса сразу после вскрытия тары поштучно. С марта 2024 года ФСРАР планировал сделать обязательным отчет по каждой порции крепкого алкоголя. Но позже старт новых правил продаж такой продукции перенесли на 1 июля 2024 года. Вносить в систему сведения нужно будет, даже если из бутылки использовали всего 10 граммов коньяка — например, для приготовления блюда.
Порядок фиксации остатков крепкого алкоголя в организациях с июля 2024 года будет зависеть от ситуации:
- продали бутылку целиком — пробили чек и провели его через УТМ (универсальный транспортный модуль) на кассе в ЕГАИС, как при продаже в рознице;
- открыли бутылку и налили клиенту бокал вина — подтвердили реализацию чеком, указав в нем объем спиртного в миллилитрах и название напитка. Документ автоматически отправился в систему через УТМ;
- использовали порцию спиртного для коктейля — сформировали акт списания без чека и отправили его в ЕГАИС по каждой порции с указанием объема. В системе нужно указать причину списания — использовано для приготовления блюда, коктейля.
Для работы с порционным учетом крепкого алкоголя нужно будет подключить кассу к УТМ, который сможет передавать чеки в систему автоматически. Одну и ту же бутылку, например, водки, нужно сканировать каждый раз, если из нее наливали порции неоднократно. Считывать марку в первый раз нужно сразу после вскрытия. Если бутылку разбили, это нужно отразить в системе актом списания и указать причину «Порча».
Нововведения по крепкому алкоголю должны исключить или хотя бы минимизировать расхождения между фактическими остатками спиртного и данных, отображенных в ЕГАИС. Теперь учет не будет привязан к таре, ФСРАР сможет контролировать использование всего объема крепкого спиртного. В чеках общепит и раньше указывал проданный клиентам алкоголь, а после нововведений эта информация должна отправляться также в ЕГАИС. Общий объем бутылки должен сходиться с данными чеков.
Чтобы свести к нулю нарушения при работе с остатками алкогольной продукции, в магазинах и заведениях общепита нужно:
- Правильно обрабатывать входящие, исходящие накладные. При поставках нужно смотреть в личном кабинете системы, полностью ли в нем отразились накладные, каждая ли из них была обработана и принята.
- Проверять корректность алкокодов позиций в журнале учета реализации спиртной продукции. Для этого нужно просматривать исходящие накладные, завершился ли по ним в ЕГАИС документооборот. В противном случае остатки останутся на балансе.
- Контролировать качество работы учетной системы, своевременно обновлять программные продукты. Даже если причиной расхождения между фактическим количеством алкоголя на складе и отраженным в ЕГАИС объемом стали сбои в системе, это не исключает возможность получения штрафа при проверке.
Важно регулярно проводить инвентаризацию и как можно быстрее устранять неполадки в работе программных продуктов, использовать весь их функционал по назначению.
Все предприятия общепита и розничные магазины должны корректно отражать в системе ЕГАИС все операции, связанные с оборотом алкоголя. В том числе — вести учет остатков. Расхождения между реальным количеством спиртного на складе и данными в ЕГАИС могут привести к штрафам. Для юридических лиц сумма взыскания составляет до 200 000 рублей.
Для контроля над остатками нужно своевременно передавать документы по операциям с алкоголем в ЕГАИС. Скорректировать баланс поможет инвентаризация. Ее нужно проводить в нерабочие часы. Специальные учетные программы позволят автоматизировать процесс сверки и уменьшить временные затраты. Также важно учитывать, что с 2024 года в системе нужно фиксировать остатки крепкого алкоголя порционно, а не побутылочно.
