Как перейти на электронный документооборот с контрагентами
Обмениваться дистанционно документами — это удобно. Но до появления современных криптографических инструментов все пересланные разными электронными каналами бумаги не имели юридической силы и скорее несли информационный характер. Нужно было, например, отправить проект договора по электронной почте на согласование, а затем организовывать личную встречу или курьерскую доставку для живого закрепления печатями и подписями. Получалось долго и трудоемко. Сегодня благодаря сервисам электронного документооборота обменяться юридически значимыми актами, счетами и другой документацией можно не выходя из офиса за несколько кликов. Рассказываем, как перейти на ЭДО и решать бумажные вопросы дистанционно.
Оператор электронного документооборота — это независимый непредвзятый участник процесса обмена документами, который берет на себя техническую составляющую процесса и действует на законных основаниях. Он обеспечивает несколько важных процессов:
- дает доступ к платформе для обмена бумагами;
- поддерживает официальные и неофициальные формы бумаг;
- позволяет участникам процесса договориться об особенностях взаимодействия прямо внутри системы;
- служит для отправки юридически значимых документов;
- четко фиксирует факт передачи документации, в том числе точные время и дату;
- проверяет легитимность электронной подписи;
- защищает передаваемые данные усиленными алгоритмами шифрования;
- предоставляет дополнительное хранилище для архивов.
При подключении ЭДО организация получит несколько плюсов, которые помогут развитию и аналитике:
- Сокращение времени на согласование на разных этапах.
- Полный контроль и порядок в вопросах документооборота.
- Автоматизация и цифровизация бизнес-процессов.
- Снижение расходов на канцелярию.
- Исключение мошеннических схем.
- Устранение вероятных ошибок и связанных с ними издержек.
- Централизация всего документооборота компании.
- Разграничение доступа к информации разного типа для отдельных сотрудников.
В системе сразу видно, в каком статусе находится тот или иной документ, ничего не потеряется и не будет случайно испорчено. Да, потребуется обучить сотрудников, но на основе понятных инструкций они смогут за несколько кликов выполнять то, на что раньше уходило несколько рабочих часов.
ЭДО — это еще и конкурентное преимущество. Для сотрудничества крупные корпорации скорее выберут те компании, которые готовы вести документооборот электронно, а не на бумаге.
Кроме того, существуют ситуации, когда ЭДО обязателен:
- Маркированные товары. Обо всех их передвижениях передается информация в систему «Честный знак». И это возможно только через ЭДО, поэтому торговая точка просто не сможет реализовать продукцию с маркировкой, если нет соответствующего программного обеспечения. Многие современные онлайн-кассы оснащены встроенными модулями для мгновенного обмена данными с ОФД и «Честным знаком».
- Отправка счетов-фактур. Закон обязывает подписывать их квалифицированной электронной подписью ответственного сотрудника, поэтому отправить их без сервиса ЭДО другими электронными каналами не получится. Запрет зафиксирован в п.11 ст. 169 Налогового Кодекса РФ.
- Прослеживаемые товары. Есть несколько категорий товаров, как правило, крупногабаритных, которые подлежат прослеживанию, так как они ввезены на территорию России из других стран. За всеми остатками такой продукции следит ФНС, поэтому счета, счета-фактуры, накладные и прочие документы по ним должны передаваться в налоговую инспекцию строго через ЭДО.
Электронный документооборот также необходим для работы с маркетплейсами. Большую часть документов они отправляют и получают именно онлайн. А вот в сфере грузоперевозок электронная отправка накладных пока добровольна. Но в ближайшем будущем возможны изменения, которые обяжут перевозчиков отправлять бумаги онлайн через оператора.
Перед тем как переходить на электронный документооборот, нужно начать работу с условий, подключить необходимые ресурсы и подготовить внутренние регламенты.
- КЭП — квалифицированная электронная подпись. Ее на имя руководителя выдает налоговая инспекция через ближайший операционный центр или на сайте по заявке, которая оформляется в личном кабинете налогоплательщика. Из документов для ИП и юрлиц понадобятся паспорт, СНИЛС, ИНН и подтверждение права действовать от имени юридического лица. Подписи для сотрудников можно оформить в аккредитованных удостоверяющих центрах. Усиленная подпись выдается на год, затем необходим перевыпуск.
- Оператор ЭДО. Организацию, которая будет осуществлять документооборот, можно также выбрать из официального реестра ФНС. После заключения договора оператор предоставляет специальную программу, которую можно интегрировать с существующими товароучетными системами и кассовым оборудованием. Это позволит создать единое цифровое пространство для обмена данными с различными инстанциями и контрагентами. Более того, операторов может быть несколько, и благодаря настройкам переключение между ними происходит бесшовно. На основании заключенного договора оператор также передает сведения в ФНС о том, что подключившаяся организация перешла на электронный документооборот.
- Внутренние нормативные документы. Любые изменения в работе лучше закреплять соответствующими положениями. Это позволит систематизировать процессы и опираться на конкретную регулирующую базу. Поэтому для внедрения ЭДО подготавливают приказ и соответствующие инструкции, которые официально введут новый формат обмена данными и дадут сотрудникам подсказки по его использованию.
При прямом документообороте компании сами обеспечивают техническую возможность такого обмена, настраивают доступы к сети, заключают соглашения, защищают данные от взлома. Это большой объем работы и непрерывный контроль за исправностью системы, поэтому формат встречается редко. Большая часть межкорпоративного взаимодействия происходит через операторов ЭДО, которые могут обеспечить рабочие мощности и необходимый уровень безопасности. Через ЭДО работают с постоянными контрагентами, а также стараются перевести в электронный режим обмен бумагами с новыми партнерами и поставщиками.
Чтобы две организации увидели друг друга в системе оператора, одна из них должна пригласить вторую к обмену документов. Это выглядит как добавление в друзья в социальных сетях. Если используется один и тот же оператор, достаточно сообщить контрагенту свой ID-номер из личного кабинета, затем одобрить запрос на взаимодействие. Настройки систем ЭДО позволяют принимать все приглашения в автоматическом режиме или выборочно вручную.
Для разных операторов сначала нужно настроить роуминг. У многих операторов это платная опция, поэтому ее стоимость нужно уточнять на этапе заключения договора. Роуминг включается также через отправку приглашения от одного контрагента к другому.
Пригласить кого-то к документообороту также просто. Достаточно найти соответствующий раздел, например, «Приглашения», выбрать оператора, ввести ИНН, почтовый адрес и ID контрагента, а затем отправить заявку. В этом же разделе отражаются статусы отправленных заявок. Как только появится отметка о том, что приглашение принято, можно отправлять подписанные документы. Чтобы исключить задержки и недопонимания, информация о приглашении к ЭДО, как правило, дублируется через другие каналы связи, например, сообщением на телефон контактного лица.
Иногда компании решают упорядочить электронное взаимодействие и дополнительно заключают детальное соглашение об ЭДО. В нем прописываются обязанности и ответственность сторон, особенности документов, которые будут отправляться через систему, ограничения и прочие нюансы. Это не обязательное действие, но позволяет сделать сотрудничество еще более прозрачным.
Платформы ЭДО не устанавливают ограничений на тип документов, которые можно переслать в электронном формате. Это могут быть акты сверки, счета-фактуры, УПД и УКД, накладные, договоры и соглашения. Через операторов отправляют даже неформализованные бумаги без фиксированной структуры, например, какие-то официальные письма.
Все поступившие документы отражаются в личном кабинете системы. При интеграции они также могут поступать в интерфейс товароучетной программы. Перед тем как подписать их, можно открыть каждый и ознакомиться с содержанием. Если обнаружены ошибки, информация отклоняется, а у контрагента запрашиваются корректировки. Если же все в порядке, достаточно нажать кнопку «Подписать».
Таким образом, пошаговый переход на ЭДО состоит из пяти основных этапов:
- Внутренняя регламентация для определения ответственных лиц и особенностей отправки документов.
- Оформление цифровой подписи на тех, кто будет работать в системе.
- Подбор и заключение договора с оператором.
- Настройка параметров работы системы — онлайн-доступ, интеграции, дополнение модулями.
- Перевод контрагентов на электронный документооборот.
Чтобы оператор смог корректно настроить параметры системы и доступы для назначенных ответственных лиц, можно составить для него техническое задание с деталями и запросами.
Электронный документооборот постепенно вытесняет бумажный. Обмен заверенными документами онлайн в разы сокращает количество рабочих часов, необходимых на их согласование и подписание. Взаимодействие с контрагентами от момента подписания договора до текущей передачи сопроводительной документации к продукции становится более систематизированным. Благодаря автоматизации и хранению истории обмена в базе данных можно в любой момент быстро разобрать ситуацию из предыдущего оборота и внести необходимые корректировки.
Ежегодно появляются новые бизнес-сферы, в которых ЭДО становится обязательным. Более того, правительство планирует уже к концу 2024 года практически полностью перевести в электронный формат отправку счетов-фактур и накладных. Поэтому даже тем ИП и ООО, кто не работает с маркированными товарами, нужно изучить принцип работы системы, присмотреть надежного оператора, а также постепенно перенастроить существующее оборудование. Можно заранее модернизировать свою учетную систему и заменить кассовое оборудование на то, которое поддерживает ЭДО.
