Как оформить возврат маркированного товара
Продажа маркированных товаров — сложный процесс, в котором задействованы специальные программы и алгоритмы. И если такой товар возвращает клиент, просто пробить чек возврата и снова продавать его не получится. Нужно соблюсти несколько требований, которые существуют в системе «Честный знак». Сегодня рассказываем особенности возврата продукции с маркировкой, а также порядок действий в некоторых распространенных ситуациях.
Во время любых перемещений продукции с маркировкой информация об этом отражается в единой базе «Честный знак», меняются только текущие собственники, например, производитель, поставщик, продавец. Когда клиент покупает какой-то товар, система «Честный знак» получает данные о его выбытии из оборота. То есть для системы с этого момента он продан и не значится в числе актуальных. Возвращенная продукция должна быть снова поставлена на учет, и для этого кассир выполняет определенные действия. Иначе реализовать такую продукцию повторно не получится.
Причин для возврата множество — от неудовлетворенности покупателя и брака до ошибок продавцов и путаницы в документах поставщика. Поэтому инициатором процедуры может быть как тот, кто купил товар, так и тот, кто его продал. Допустимый для возвращения срок при этом единый — 14 дней с момента покупки. Для тех позиций, что были куплены онлайн, срок сокращается до 7 дней. При этом не все товары можно вернуть просто потому, что они не подошли. Некоторые категории могут быть возвращены только по причине подтвержденного брака. Среди них:
- молочная продукция;
- питьевая вода и пиво;
- парфюмерные и косметические средства;
- лекарственные препараты.
Подробнее о возврате некоторых товарных групп можно изучить в отраслевых Постановлениях. При этом система сохраняет за продавцом право добровольно принять возврат даже по истечении срока в две недели. Главное, чтобы товар оставался в надлежащем состоянии, а срок гарантии или срок годности были актуальными. Многие магазины таким образом поддерживают лояльность аудитории и формируют стабильную базу постоянных клиентов.
В целом право вернуть неподходящие товары закреплено в законах о защите прав потребителей и в Гражданском Кодексе. Поэтому такие продавцы не только действуют в интересах покупателей, но и предотвращают нарушение норм закона в собственной деятельности.
Код маркировки называется DataMatrix. Это наклейка с изображением, которое похоже на QR-код. Оно считывается сканером на кассе и позволяет отслеживать передвижение продукции на рынке. Такой стикер клеится поверх упаковки, и порядок действий кассира во время возврата зависит от его целостности. Поэтому вероятны два сценария для возвращенной продукции:
Код сохранился. Наиболее понятный пример — обувь в коробке или постельное белье в плотной упаковке. Клиент выкупил пару или комплект, а через несколько дней решил их вернуть. При этом в магазин он принес неповрежденную заводскую коробку с четко различимой на ней информацией. Такой товар достаточно принять и вернуть в фактический оборот, параллельно подтвердив операцию в системе «Честный знак». В нее вносится ИНН продавца, код маркированного товара и реквизиты чека или другого документа, сформированного по итогам возврата. Как правило, современные онлайн-кассы содержат в числе прочих опцию автоматической передачи нужных данных. Поэтому кассиру достаточно правильно оформить процедуру на месте, а программа передаст информацию ОФД, а он, в свою очередь, уведомит «Честный знак». Если нужных настроек в кассовом оборудовании нет, подать сведения можно также вручную через личный кабинет системы. При этом нужно будет прикрепить к заявке возвратные документы. Заявка обязательно подписывается усиленной электронной подписью.
Код не сохранился. Если маркировка повреждена или утеряна, товар также может быть возвращен на основании документа о покупке. Но выставить его на прилавок сразу не получится. Продавцу нужно будет сначала отправить в «Честный знак» запрос на новый DataMatrix. Маркировать позицию снова можно в личном кабинете пользователя системы. Основанием для замены станет непосредственно возврат от розничного покупателя. После получения нового кода печатается стикер, наклеивается на товар, который нужно снова ввести в оборот под новыми реквизитами. В некоторых товароучетных системах также заложена функция перемаркировки за несколько кликов. Главное, чтобы они поддерживали интеграцию с платформой «Честный знак».
Купленные в интернет-магазинах товары также могут возвращаться через курьера. Причем курьерские службы бывают собственные и сторонние. И здесь сценарии также немного отличаются:
- Собственный курьер приезжает с мобильной онлайн-кассой и оформляет обычный возврат, как и кассир в магазине.
- Наемная курьерская служба может только забрать товар и передать его продавцу. Он, в свою очередь, должен снять позицию с оборота в системе «Честный знак» по основанию «Дистанционная торговля». При этом чек на возврат формирует представитель курьерской службы, и данные об операции в систему передает также он. После продавец снова должен поставить товар в оборот.
Важный нюанс — для дистанционных продаж, продаж на склад и по образцам срок оформления возврата в системе составляет всего 3 дня. При любом способе продавать позицию повторно можно только в том случае, если она получила статус «В обороте» в личном кабинете «Честного знака». Это нужно отслеживать в процессе оформления. Продажи без такого статуса будут считаться продажами без маркировки, а значит, нелегальными.
Теперь понятно, что просьба сохранять целостность упаковки не бессмысленна. Наличие кода значительно упрощает процедуру возврата для обеих сторон.
Если кассир пробил чек не на тот товар, который был фактически продан, нужно сделать корректировки и во внутреннем учете, и в системе «Честный знак». Для этого печатается чек на возврат той позиции, которая была продана ошибочно. А на фактически проданную печатается новый чек прихода. Все необходимые данные онлайн-касса передаст автоматически при наличии заключенного договора с ОФД.
Возвращенную по браку продукцию пробивают в системе по чеку и возвращают в оборот. Только после этого можно снимать его с продажи двумя способами:
- Если продавец решает самостоятельно утилизировать бракованную продукцию, он должен списать ее по акту. В этом случае позиция полностью выводится из оборота через отдельную заявку в системе «Честный знак».
- В некоторых случаях уместно вернуть некачественную продукцию поставщику. Это возможно при условии действующего договора и соблюдения всех его требований.
Условия возврата поставщику, как правило, закреплены именно в договоре. Кроме того, любые спорные вопросы регулирует Гражданский Кодекс. Поэтому на особенности взаимодействия в вопросах брака и неукомплектованной продукции обращают внимание в первую очередь при выборе надежного поставщика. Причем по разным договоренностям вернуть всю партию или некоторые наименования можно уже в момент приемки, если какие-то недочеты выявлены сразу, либо спустя время. Во время приема партии при выявлении брака достаточно не подписывать документы либо попросить поставщика внести корректировки, если некачественной оказалась только часть продукции.
Если документы уже подписаны, процедура немного сложнее. Так как после приемки в «Честном знаке» в качестве собственника маркированной продукции значится уже продавец, возвращать ее придется через оформление специальных документов. Формируется передаточный документ (УПД) с перечислением характеристик и кодов маркировки каждого товара. Документ передается поставщику вместе с возвращаемым объемом — всей партией или ее частью. После того как поставщик подтвердит возврат, в системе появятся сведения о переходе права собственности.
Если покупатель захотел вернуть покупку и получить свои деньги, печатается только чек на возврат, который передается в систему «Честный знак» для обновления оборота. Если же клиента устроил обмен, то есть вместо неподошедшего предмета он получил аналогичный или равный по стоимости, то оформляется два чека:
- первый с признаком «возврат прихода»;
- второй с признаком «приход» для новой продажи, которая проведена в качестве замены.
Движения денег между сторонами при этом не происходит, продавец просто делает взаимозачет. В целом, этот вопрос не регулируется законодательством о маркировке. Правила оформления чеков закреплены в законе № 54-ФЗ. А при полном возврате сроки зачисления средств на счет покупателя зависят от условий банков, в которых открыты счета обеих сторон.
Сама система маркировки не устанавливает строгих ограничений по срокам. 14 дней — это закрепленный законодательно гарантированный срок, который защищает право потребителя на покупку продукции надлежащего качества. Годный товар, сохранивший товарный вид, может быть возвращен в любое время, а принимать его или нет, решает сам продавец. Как правило, не все магазины готовы бороться за положительные отзывы о своей работе, поэтому неохотно идут на возврат спустя длительное время. Здесь все зависит от причины возврата и состояния того предмета, который хочет вернуть покупатель.
Бракованный товар можно вернуть в любое время, пока действует гарантия или срок годности. В этой ситуации продавец обязан его принять и на 15 день, и на 30, и на 60. Однако в большинстве случаев назначается экспертиза, по результатам которой брак либо подтверждается, либо опровергается. Поэтому возвращения денег придется подождать.
В возврате маркированных товаров задействовано много систем — «Честный знак», кассовая техника, товароучетная система. Именно по причине вероятных упущений и ошибок процедура считается ответственной и сложной. Нужно внимательно перепроверять все данные и детально вносить в разные программы важную информацию. Современные модернизированные кассовые устройства позволяют автоматизировать процесс, а онлайн-сервисы для мгновенной передачи платежных данных ускоряют его. В комплексе с программными инструментами можно создать полноценный рабочий механизм, в котором каждое действие кассира, курьера и других вовлеченных в продажу лиц будет под пристальным вниманием. Как правило, такие сервисы дополняются и улучшаются на основании изменений в законодательстве, поэтому руководителю не придется актуализировать процесс вручную.
