Электронные кассовые чеки

Чек — документ, который подтверждает сделку. Продавец должен выдать его покупателю после получения денег за услугу или товар.

Из-за того, что по закону с 2017 года бизнес обязан применять онлайн-кассу, появилась возможность выдавать чеки не только на бумаге, но и в электронном виде.

В статье разберем, в каком случае бизнес может отправлять электронные чеки и есть ли у них отличие от бумажных.

Электронный чек — платежный документ, отправленный по email или в СМС. Он имеет такую же юридическую силу, как и бумажный. Поэтому, например, отказать в возврате, компенсации, налоговом вычете из-за отсутствия бумажного чека нельзя. Это незаконно.

Все пробитые в онлайн-кассе чеки автоматически передаются в налоговую службу, поэтому факт покупки можно доказать, имея реквизиты платежного документа в любом виде.

У бумажного и электронного чека есть три отличия — способ и срок выдачи, согласие покупателя на получение документа.

Онлайн-чек можно отправить в течение суток с момента оплаты по электронной почте или в СМС. При этом нельзя принудить покупателя получать документ по почте при офлайн-оплате — он должен отказаться от бумажных самостоятельно, а также передать продавцу свои реквизиты — номер телефона или email.

Онлайн-бизнесы не всегда контактируют с клиентом и имеют возможность передать ему платежный документ, поэтому собирают информацию о пользователе сразу при заказе. Офлайн-бизнесы делают это, подключая покупателя к системе лояльности или предлагая указать свои данные на кассе самообслуживания.

Электронные платежные документы выгодны очным предпринимателям из-за:

Есть плюсы и для покупателей — такой чек не потеряется в кармане, к нему можно будет получить доступ в любой момент, зайдя в свой почтовый ящик.

Для отправки документов по почте или в СМС организации нужно установить ККТ. Это устройство, которое фиксирует все продажи и передает информацию о них в налоговую в онлайн-режиме. Сделать это в любом случае придется — без онлайн-кассы можно работать только самозанятым и предпринимателем из глубинки, где нет постоянного доступа в интернет.

Внешний вид чека зависит от того, каким способом осуществлялась его доставка. Покупатель вправе выбрать подходящий для него вариант.

Через СМС отправляют короткую форму, в которой указывают:

На почту отправляют полноценный документ, который выглядит как бумажный. Многие предприниматели даже стараются стилизовать онлайн-чек — если его распечатать, то отличие будет только в качестве бумаги.

На нем указывают:

Оформить электронный чек верно поможет закон № 54-ФЗ. Необходимые реквизиты перечислены в пункте 4.7. этого нормативного акта.

Заменить бумажные документы на электронные для всех покупателей пока не получится. Закон разрешает отправлять документ в электронном виде только, если клиент дал согласие и указал телефон или почту до момента расчета.

Согласие можно не спрашивать только в том случае, если покупатель зарегистрирован в системе «Мои чеки онлайн». В нее автоматически попадают чеки, в которых указан телефон или почта клиента. При этом продавец может даже не проводить отправку сам — пользователь увидит его в сервисе.

Если покупатель требует бумажный документ, продавец обязан выдать его в любом случае, даже если ранее уже получил и сохранил данные клиента.

За отказ в выдаче могут оштрафовать: ИП на сумму до 2 тысяч рублей, а ООО — до 10 тысяч. Но на первый раз налоговая, скорее всего, ограничится предупреждением.

Исключение — отсутствие возможности выдать чек на бумаге из-за внешних объективных факторов. Например, при возникновении дефицита кассовой ленты. В этом случае ни штрафовать, ни предупреждать не будут.

Есть два случая, когда продавец обязан отправить документ онлайн по закону:

Онлайн-чеки — удобный формат взаимодействия для бизнеса и покупателям, но чаще всего отправлять их продавец не обязан.

Даже в случае электронных расчетов при предоплате, получении товара в пункте выдачи или доставке курьером, закон по умолчанию требует предоставления бумажного чека.

Электронный документ можно распечатать на собственном принтере, открыв его по ссылке из СМС или письма.

Также удобно скачивать и печатать документы с помощью сервиса «Мои чеки онлайн». Функционал позволяет сохранить документ на компьютер.

Если оплата происходила через онлайн-банк, можно обратиться в физическое отделение и попросить выдать документ. Так, например, можно получить документ о коммунальных платежах, уплате налогов, субсидий, перечислении денег напрямую на юридический счет фирмы и т. д.

Бизнесу, который хочет сократить количество выдаваемых бумажных документов, нужно продумать процесс сбора персональных данных клиентов.

Чаще используют два способа:

Электронные чеки помогают бизнесу экономить деньги на кассовой ленте, чернилах и быстрее обслуживать клиентов. Однако перейти на них полностью пока не получится: покупатель должен самостоятельно выразить желание отказаться от бумажных документов в пользу электронных.

Исключение — полностью дистанционные расчеты, в этом случае бумажные чеки не нужны.