Действителен ли товарный чек без кассового чека
При расчёте с потребителем организация может выдавать не только кассовый, но и товарный чек. Оба документа подтверждают осуществление платежа и могут дополнять, а иногда и заменять друг друга. Разница между ними в том, как они формируются, какую информацию содержат и для чего используются.
В статье разбираемся, когда и как применяются эти документы, действительны ли товарные чеки без кассовых, и по каким правилам оформляются.
По закону после оплаты покупки продавец обязан выдать потребителю фискальный документ, который создаётся с помощью контрольно-кассовой техники (ККТ). Данные о совершённой операции сохраняются в фискальном накопителе (ФН), который как и ККТ должен быть зарегистрированы в налоговой службе.
Электронная копия каждого чека сразу передаётся оператору фискальных данных (ОФД) для дальнейшего отправления в налоговую. Потребитель тоже может получить электронный документ.
Покупку или другие расчёты между покупателем и продавцом также подтверждает товарный чек, он не фискальный и формируется не на кассе. Это бумажный бланк, на котором от руки или с помощью компьютера записывают информацию о покупке.
Согласно статье 493 Гражданского кодекса оба этих документа первичные, подтверждают розничную покупку и содержат о ней основные сведения. Это значит, что товарный чек без кассового действителен, но только для потребителя.
Торговые организации обязаны применять ККТ для формирования фискальных документов, поэтому не могут выдавать товарные чеки вместо кассовых.
В таблице приведены основные различия между ними.
Кассовый | Товарный |
Создаётся по строгим правилам с применением ККТ | Составляется в произвольной форме |
Электронная копия сразу же передаётся в налоговую службу | Не нужно направлять налоговую |
Обязательно выдаётся при каждой покупке (кроме случаев исключений) | Формируется по просьбе покупателя |
Должен содержать все реквизиты | Оформляется по строгим правилам, только если будет заменять фискальный документ |
В некоторых случаях вместе с кассовым чеком покупателю нужно выдавать товарный:
- Всегда по требованию потребителя. Если сведения о товаре в кассовой квитанции неполные (например, не указана модель, артикул или другие данные), их указывают в сопроводительном документе.
- Для некоторых товаров, например, стройматериалов, обуви, швейных изделий и мебели в товарном чеке указывают развёрнутую информацию: сорт, наименование, модель, важные свойства товара или его частей, как описание фурнитуры или обивочной ткани для мебели.
- При продаже оружия обязательно указание не только стандартных сведений о продавце или сумме покупки, но и данных, которые нужны, чтобы идентифицировать конкретную единицу оружия, например, марка, индивидуальный номер, информация из сопроводительных документов и т.п.
Обычно заполненный от руки или распечатанный и подписанный товарный чек скрепляют с кассовым и передают покупателю.
Товарный чек даже без кассового чека подтверждает оплату и факт покупки, но иногда могут требоваться оба документа, например, если их запрашивает бухгалтерия с подотчётного лица.
Чаще всего кассовый документ дополнять товарным не нужно. Сейчас кассовые аппараты формируют квитанции с полным списком купленных товаров и их количеством. Товарный нужно было выдавать, когда касса не указывала такие данные.
Иногда торговля ведётся без применения ККТ. В этих случаях именно товарный чек становится подтверждением расчётов. По закону он действителен без кассового, потому что заменяет его.
Если организация обязана использовать ККТ, она не может выдавать товарный чек без кассового чека или заменять один документ другим. Это возможно только в случае, если предприниматель освобождён от обязательного применения кассы. Закон 54-ФЗ предусматривает несколько таких случаев:
- Если организация занимается одним из видов деятельности из списка в статье 2 закона 54-ФЗ, среди которых торговля прессой, безалкогольными напитками в розлив, ремонт обуви и другие.
- Предприниматели на патентной системе налогообложения с видом деятельности из списка в пункте 2.1 закона 54-ФЗ.
- При ведении торговли в удалённых труднодоступных районах.
- Если торговлю ведёт самозанятое лицо.
Товарные чеки при отсутствии кассы
Если организация не использует ККТ на законных основаниях, фискальный документ можно заменить товарным, в котором указываются почти те же самые данные:
- сведения о торговой организации, включая наименование и ИНН;
- дата покупки, место, где выполнялись расчёты, а также их тип;
- список товаров с указанием количества, цены, итоговой суммы для каждой позиции;
- если применялись скидки или наценки — размеры и стоимость товаров с их учётом;
- общая сумма (если применяется НДС, указывается ставка и сумма);
- наличная или безналичная форма платежа;
- данные о сотруднике, который оформил документ (должность, Ф.И.О.).
Как заполняется товарный чек:
- Можно использовать бланки произвольной формы.
- Их можно заполнить в электронном виде и потом распечатать либо вписать в бланк сведения о покупке от руки.
- Оставшиеся пустыми строки заполняют прочерками, чтобы нельзя было ничего добавить.
- Документ заполняется без ошибок. Если допущена ошибка, его нужно переписать.
- Заверять документ печатью организации необязательно, достаточно подписи кассира.
Если в организации такие документы заполняются от руки, можно распечатать их шаблоны с частью сведений, например, наименованием организации, ИНН и адресом. Это ускорит подготовку и выдачу таких документов.
Налоговая служба контролирует использование ККТ, оформление и выдачу потребителю документов. Для этого проводятся удалённые или выездные проверки.
Дистанционно контролируется работа онлайн-кассы. Налоговая служба может запрашивать документы, объяснения, проводить экспертизу. Обычно такие проверки плановые.
Выездные проводятся для оценки правильности применения кассы. В этом случае выполняется контрольная закупка, когда сотрудники налоговой службы смотрят за соблюдением требований закона.
При выездной проверке инспектор осматривает технику, кассовые журналы и другие документы, проверяет, как выдаются квитанции, а также расходные или приходные ордера и др.
Ещё проверяющие могут оценить соблюдение правил составления и выдачи фискальных документов:
- По первому требованию потребителя кассир обязан заполнить и передать ему товарный чек, даже если касса указала все данные о покупке.
- В него вносят детальную информацию о товаре, цене и итоговой стоимости с учётом количества, скидок и наценок.
- Все сведения должны быть точными и правильными.
Сервис для приёма электронных платежей ЮKassa помогает вести расчёты с покупателями правильно, с соблюдением закона 54-ФЗ. Сервис работает вместе с онлайн-кассой, передаёт ей сведения о платежах для формирования и отправки чеков в налоговую. ЮKassa легко подключить и настроить, а дополнительные инструменты для бизнеса помогут упростить ведение расчётов через интернет.
Возможные штрафы
Статья 14.5 Кодекса об административных правонарушениях определяет ответственность за нарушения при оформлении документов:
- За допущенные ошибки штраф составит 1,5–3 тыс. рублей для индивидуального предпринимателя (ИП) или кассира и 5–10 тыс. рублей для юрлица.
- Если продавец отказывается выдать чек (не важно, кассовый или товарный), штраф составит 2 тыс. рублей для ИП или 10 тыс. рублей для юрлица. Исключение — организации, освобождённые от применения ККТ, их не штрафуют за невыдачу фискальных документов.
- При повторном нарушении, а также в случае, если непробитая сумма составляет 1 млн рублей или больше, деятельность организации будет приостановлена на 90 суток, а должностное лицо дисквалифицируют на срок до 2 лет.
Если нарушение первое, налоговая может вынести официальное предупреждение, но контроль над соблюдением кассовой дисциплины и требований применения ККТ после этого будет усилен.
