Чек коррекции: исправляем ошибки правильно
Чек коррекции — платёжный документ с исправленными ошибками. Его используют в ситуациях, когда кассир забыл рассчитать покупателя через кассу, указал неверную стоимость товара или ошибся в реквизитах.
Расскажем, как правильно проводить чеки коррекции, как они помогают бизнесу избегать штрафов и какие есть особенности у разных фискальных накопителей по этой операции.
Кассир может ввести неправильную сумму в чеке и при сдаче смены вечером сумма в кассе не сойдется с суммой в отчете из онлайн-кассы.
Вот еще три ошибки, которые обнаружить сложнее:
- Неправильный признак расчёта. Клиенты магазина платят и картой, и наличными. Иногда кассиры по инерции проводят наличный расчёт как безнал, или наоборот.
- Не изменили Ф. И. О. продавца. За кассу на каждой смене отвечает конкретный сотрудник. Нужно указывать его имя в чеке. Если, например, во всех чеках будут фигурировать только данные директора, у налоговой возникнут вопросы при проверке.
- Выбили один чек за товары с предоплатой. Это касается онлайн-маркетов. При оплате на сайте покупатель должен получить документ о предоплате, после получения заказа — полного расчета. Есть два исключения: клиент получает товары в день заказа, компания работает по УСН и предупредила заказчиков об отсутствии второго чека в оферте.
По статье 14.5 КоАП РФ штрафуют за любые ошибки в чеке: некорректно указанную сумму, реквизиты, тип расчётов и т. д. Юридическое лицо заплатит от пяти до десяти тысяч рублей, ИП — от трёх до пяти. При этом штраф назначат по каждому выявленному нарушению. Исключение — технический сбой, в этом случае наказывать продавца не будут.
Если не провести продажу через кассу, штрафы будут больше:
- от 30 тысяч рублей — для юридических лиц;
- от 10 тысяч рублей — для ИП.
Ответственности можно избежать, если заметить ошибку и исправить ее раньше, чем об этом узнает ФНС. До 2020 года о таких ситуациях нужно было уведомлять налоговую письмом, а теперь для ФФД 1.1 и 1.2 достаточно оформить чек коррекции и предъявить его, если при проверке возникнут вопросы.
В онлайн-кассу устанавливают фискальный накопитель, на который записывается информация обо всех пробитых чеках. С него же она уходит в ОФД, а затем в налоговую.
Данные чеков записываются по определенным правилам и алгоритмам, их и называют форматом фискальных данных.
На данный момент их три:
- ФФД 1.05. Устаревший формат. Используется как переходный от первой версии. Перечень полей в нем сокращённый. Например, в чеке коррекции можно указать только сумму расчёта, исправить другие ошибки с его помощью не получится.
- ФФД 1.1. Расширенный формат. Чек коррекции работает и с суммой, и с предметом расчёта, поэтому используется для внесения любых правок.
- ФФД 1.2. По параметрам схож с 1.1., но добавлена возможность работы с системой «Честный знак». Обязателен для продажи маркированных товаров.
Узнать, с каким форматом работает фискальный накопитель, можно тремя способами:
- Посмотреть в паспорте фискального накопителя. Это бумажный документ, который выдавался при покупке фискального накопителя.
- Напечатать отчёт об открытии смены через онлайн-кассу. Версия будет указана в поле «ФФД ККТ». Некоторые аппараты печатают полный номер версии, другие — только код. ФФД 2 соответствует версии 1.05, 3 — 1.1, 4 — 1.2.
- Посмотреть в личном кабинете ОФД. Информация есть в разделе «Настройки» или «Кассы».
Порядок действий по корректировке будет зависеть от того, с какой версией ФФД работает фискальный накопитель.
Инструкция для ФФД 1.05
Всего нужно пробить два чека: сначала возврата, а потом прихода с исправленными данными.
Заполняют поля с тегами:
- 1054 — в нем указывают признак расчёта. Нужно выбрать операцию, обратную изначальной. Например, если коррекция нужна по чеку прихода, пишут «возврат прихода».
- 1027 — специальный тег для проведения оплаты встречным представлением. Так как деньги покупателю не возвращаются, нужно выбрать его.
- 1192 — поле для внесения дополнительных данных в свободной форме. Здесь нужно указать ФН неправильного чека.
Остальные поля нужно заполнить так же, как в изначальном документе. В точности нужно перенести даже теги с ошибкой.
В исправленном чеке прихода заполняют теги:
- 1054 — операция, которая была проведена в ошибочном документе. Например, «приход».
- 1027 — встречное представление.
- 1192 — фискальный номер изначального документа.
Остальные поля нужно заполнить так же, как в первоначальном чеке, исправив ошибку.
После этого предприниматель отправляет в ФНС пояснительное письмо об ошибке, описывает обстоятельства в свободной форме и прикладывает выбитые чеки. Сделать это можно, зайдя в личный кабинет ККТ, или через сайт налоговой.
Инструкция для ФФД 1.1 и 1.2
Для ФФД версий 1.1. и 1.2 требуются два чека коррекции. Один с признаком расчёта «возврат прихода», второй — «приход».
В первом чеке нужно заполнить теги:
- 1173 — здесь указывают, кто инициировал проведение коррекции. «0» означает, что ошибка обнаружена на стороне продавца. Когда чек выбивается после налоговой проверки, указывают «1».
- 1178 — дата, в которую была проведена продажа с ошибкой.
- 1192 — ФН первоначального документа.
В чеке коррекции с типом «Приход» указывают те же реквизиты, что и в «Возврате прихода». Только поле с изначальной ошибкой нужно заполнить верно.
С июля 2020 года отправлять пояснительное письмо об ошибке не нужно. Достаточно сделать чек коррекции.
Случается, что кассир ошибается, формируя чек коррекции. В этом случае его нужно отменить по тому же алгоритму: сделать чек коррекции с типом «Возврат прихода», а затем верный с типом «Приход». В «Дополнительных реквизитах» нужно указать фискальный номер неверного документа.
Для всех видов ФФД пропущенные оплаты проводятся с помощью чеков коррекции. Но разница в процессе формирования документа все же есть.
Инструкция для ФФД 1.05
Начать нужно с акта для налоговой. В нем подробно расписываются все проведёенные вне кассы расчеты. Указывают:
- дату и время каждой операции;
- название товара;
- стоимость единицы и количество проданного;
- причину, по которой кассир не использовал ККТ;
- номер акта и дату его заполнения.
После этого пробивают чек коррекции с тегами:
- 1054 — приход;
- 1174 — самостоятельная коррекция (если документ формируется до налоговой проверки);
- 1179 — номер акта, подготовленного на прошлом шаге.
Так как все операции перечислены в акте, коррекцию можно сделать на общую сумму непробитых документов.
Инструкция для ФФД 1.1 и 1.2
Для новых версий ФФД составлять акт не нужно, но все непробитые позиции должны быть внесены в чек коррекции. Также вносят код маркировки, иначе его не погасят в системе, и штраф можно будет получить еще и за отсутствие сведений о маркированной продукции (от 50 до 100 тысяч рублей).
Также нужно указать основания для коррекции: «самостоятельная», если ошибку обнаружили на стороне продавца, «по предписанию», если со стороны налоговой.
Онлайн-кассы разработали платный плагин, который помогает вносить одинаковые изменения сразу во все ошибочные чеки. Достаточно отметить галочкой нужные документы и один раз заполнить форму коррекции.
Такое расширение есть не у всех касс, нужно обратиться в службу поддержки используемой ККТ, чтобы уточнить его наличие.
ФНС дает возможность предпринимателям исправлять ошибки в платёжных документах и не штрафует, если это сделать вовремя. Раньше, помимо формирования правильных чеков в онлайн-кассе, нужно было отправлять пояснительное письмо в налоговую, но в новых версиях ФФД достаточно оформить коррекцию.
Проще предупреждать такие ситуации: проверять настройки онлайн-кассы в начале смены и следить за правильностью заполнения полей. Это поможет сократить количество ошибок, уменьшить время на поиски неправильного документа и внесение корректировок.
