Автоматизация склада: с чего начать
Чем больше продукции хранится на складе, тем сложнее держать всё под контролем. Нужно анализировать количество остатков, планировать заказ новых партий, обеспечивать безопасное хранение товаров.
Автоматизация склада позволяет отслеживать движение каждой позиции: когда поступила, кто принял, где хранится, какой артикул. Специальная программа поможет автоматизировать процессы, сократить время на обработку заказов, упростить приёмку и отгрузку продукции.
Однако многие предприниматели смутно представляют, как работает автоматизация склада и как её настроить.
Это фиксирование всех операций, связанных с приёмкой, хранением, отгрузкой продукции. Складской учёт ведут на бумаге, в таблице Excel или в специальной программе. Какие операции нужно отображать:
- приёмку сырья и готовой продукции от поставщиков;
- оприходование товаров;
- отгрузку продукции покупателю;
- перемещение позиций внутри склада;
- списание товаров;
- инвентаризацию.
Когда складской учёт ведётся на бумаге вручную, высок риск ошибки или потери важных сведений. На заполнение документов уходит много времени. Особенно когда в номенклатуре сотни наименований.
Таблицы Excel удобнее, но тоже требуют больших временных затрат. К тому же надо внимательнее проверять формулы, чтобы не допустить ошибки.
Оптимальный способ вести складской учёт — использовать специальную программу. Вводятся данные, а система автоматически подсчитает количество и проинформирует, когда остатки той или иной позиции подойдут к концу.
Если настроить комплексную автоматизацию учёта, можно легко контролировать не только склады, но и торговые точки, залы, витрины. Останется лишь делать отметки о движении товаров.
Для эффективной работы есть специальное оборудование:
- Мобильный сканер штрихкодов для распознавания марок и QR-кодов, нанесённых на товары. Позволяет ускорить оприходование, инвентаризацию, комплектацию заказов.
- Терминал сбора данных. Оборудование со встроенным сканером, который собирает, систематизирует и передаёт сведения в товароучётную программу.
- Принтеры для печати этикеток. С помощью них на бумагу, картон, пластик наносят графическую и текстовую информацию о товаре.
При выборе оборудования надо учитывать особенности номенклатуры, условия работы, квалификацию персонала. Для помещений, где хранится замороженная продукция, лучше купить, устойчивые к перепадам температур приборы. Если на складе высокая влажность, надо проследить, чтобы корпус устройства был герметичным.
Сервисы для автоматизации различаются по интерфейсу и функционалу. Но задача у них одна — упростить процесс контроля за движением товаров. Самыми популярными программами сейчас являются:
- «Мой склад». Сервис подходит для любых производственных предприятий и торговых учреждений. Есть несколько тарифов. Для небольших компаний с номенклатурой менее чем 500 позиций есть бесплатная версия. На самом дорогом тарифе нет ограничений по артикулам, товарным наименованиям, контрагентам. Сервис можно интегрировать в систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM, customer relationship management) компании.
- 1С. Подходит для автоматизации учёта на одном или на нескольких объектах. При необходимости, можно создать разные информационные базы, объединить их в общую сеть и настроить обмен данными. В складском учёте участвуют все зоны: приёмка, выгрузка, хранение, транзит, отгрузка. Цена зависит от набора функций и числа радиотерминалов.
- «Контур». Модуль работает в программной и в облачной версиях. В премиальных тарифах есть опции распознавания накладных, финансового анализа. У программы очень большой, но сложный функционал. Бесплатная демоверсия не предусмотрена.
Какую программу для автоматизации склада выбрать? Можно попробовать поработать в каждой в бесплатном тестовом режиме. Многие разработчики предоставляют пользователям такую возможность. Достаточно пары дней, чтобы понять, удобно ли вводить новые позиции, выгружать отчёты и анализировать данные.
Ещё нужно обратить внимание на техническую поддержку. Круглосуточный режим обработки заявок от пользователей — большое преимущество.
Чтобы наладить быстрый обмен документами со складом, лучше использовать программу электронного документооборота (ЭДО). Сервис ЮKassa позволяет обмениваться через интернет накладными, актами приёмки-передачи, отчётами. Это особенно актуально для компаний с разветвлённой сетью филиалов.
Алгоритм действий выглядит следующим образом:
- Определитесь с перечнем задач, которые хотите решить. Учтите количество объектов, разнообразие номенклатуры, число поставщиков.
- Выберите товароучётную программу. Изучите отзывы на тематических форумах, поинтересуйтесь у партнёров, какими программами пользуются они. Попробуйте поработать в каждом сервисе в тестовом режиме.
- Заведите аккаунт на сайте выбранного поставщика, подберите подходящий тариф, подайте заявку на подключение.
- Дождитесь, когда откроют доступ к сервису.
- Настройте оборудование и начните работу.
Неважно, какие масштабы у бизнеса, на скольких складах хранится продукция, сколько партнёров у компании. Программы автоматизации подходят для всех компаний, где предусмотрено перемещение товаров.
Преимущества такие:
- Снижение нагрузки на персонал, оптимизация рабочих процессов.
- Полный контроль склада из любого уголка мира.
- Строгий учёт каждой позиции.
- Контроль возврата товара от покупателей.
- Прозрачность складских операций.
К недостаткам относят зависимость от интернета. На складе или в магазине нужно обеспечить стабильный сигнал сети Wi-Fi. Также придётся покупать дополнительное оборудование (сканеры, терминалы), оплачивать обслуживание программы.
Автоматизация склада позволяет сократить временные и финансовые издержки. Никакой путаницы, пересортицы: все товары будут учтены в специальной программе. Когда остатки продукции подходят к концу, система сама напоминает о необходимости дозаказа. Сервисы автоматизации подходят для всех торговых, производственных, логистических компаний.
