Онлайн касса для ИП на УСН

С появлением Федерального закона № 54-ФЗ предпринимателей обязали отчитываться о каждой операции в налоговые службы. Для этого предложено использовать контрольно-кассовую технику нового образца — она автоматически записывает фискальные данные, хранит их и передаёт в ФНС. Старая техника при этом должна быть утилизирована или модернизована, если это возможно для конкретной модели.

Чётко разделено, для какой деятельности можно обходиться без кассы, а для какой покупать устройство обязательно. В статье мы разберём, когда индивидуальный предприниматель должен покупать кассу и как её оформить в налоговой, чтобы не нарушать закон при работе с клиентами.

Переход на новый режим начался в 2016 году и был осуществлён в несколько этапов, с июля 2021 года юридические лица и большая часть индивидуальных предпринимателей, занятых розничной торговлей и оказанием услуг, используют новые кассовые аппараты. Чем они отличаются от старых:

Другого способа передавать информацию в налоговую не существует. Процесс автоматизировали, чтобы сделать доходы предпринимателей прозрачными, с одной стороны, а с другой — упростить для них рутинные операции. Получается, чтобы соблюдать требование закона об отчётности, касса обязательно нужна. Для удобства предпринимателей налоговая служба выпускает актуальный каталог контрольно-кассовой техники.

Как это часто бывает, в любом законе есть исключения. В первую очередь власти учли географические особенности и зону покрытия интернетом в нашей стране. В отдалённых деревнях, сёлах, в маленьких населённых пунктах далеко не всегда есть доступ в интернет. Таким бизнесменам разрешено не отчитываться, но по закону они должны предоставлять клиентам платёжный документ, в котором указаны:

Также под ограничения попали некоторые виды деятельности.

Касса не нужна для расчётов с другими организациями, когда деньги отправляют с одного расчётного счёта на другой. Платежей по банковской карте это не касается.

Кроме общих требований, выбор кассового аппарата больше ничем не ограничен.

Важно: память фискального регистратора не бесконечна. Чтобы она не переполнилась и не вызвала поломку устройства или сбои в передаче данных, нужно производить замену по достижении предельного срока эксплуатации. Срок замены зависит от модели регистратора: 13, 15 или 36 месяцев. После замены старый терминал нужно хранить 5 лет, после его можно передать на утилизацию.

Выбор конкретного устройства зависит от вида деятельности предпринимателя. Чтобы не тратиться на покупку недешёвого кассового оборудования, можно взять устройство в аренду или рассмотреть вариант приобретения б/у техники. Главное, проверить через сервис ФНС, чтобы касса уже не состояла на учёте.

После приобретения онлайн-кассы по правилам её надо зарегистрировать — без этого нельзя начинать работу. Расскажем о процессе по порядку.

Онлайн-касса подразумевает электронный документооборот. Для передачи оригиналов и подписания документации нужно получить квалифицированную электронную подпись. Подать заявление удобнее всего в личном кабинете на сайте налоговой.

После одобрения заявитель должен подтвердить свою личность — обратиться с паспортом и СНИЛС в один из удостоверяющих центров, аккредитованных Минкомсвязи. Также потребуется приобрести лицензию и токен — это носитель, на который запишут зашифрованный ключ. Полностью бесконечный доступ обойдётся от 3700 рублей, есть варианты с ежегодной оплатой.

Задача оператора — получать, обрабатывать, хранить и передавать в ФНС фискальные данные. Можно выбрать любого оператора, обладающего соответствующей лицензией. Заключать договор нужно непосредственно с оператором, это платно и обойдётся примерно в 3000-5000 рублей в год.

Длясамостоятельной регистрации необходимо подать заявление в налоговую — в приложении, на сайте или в отделении. Помимо стандартных данных в заявлении указывают выбранного ОФД, заводские номера приобретённой контрольно-кассовой техники и адрес, где она будет применяться. Взамен налоговая присвоит номер ККТ, состоящий из 16 цифр.

Для завершения регистрации нужно ввести этот номер в кассовый аппарат. Попытка всего одна, и ошибаться нельзя, иначе аппарат будет испорчен. Если всё сделали верно, устройство распечатает отчёт. Предъявите его снова в ФНС для получения регистрационной карточки ККТ. Только после этого кассой можно пользоваться по назначению.

Помочь с регистрацией ККТ могут производители. Помимо самих устройств, они предоставляют широкий спектр услуг для бизнеса, автоматизирующих процессы и упрощающих отчётность. Выбрать полезные услуги со скидкой можно среди специальных предложений от партнёров ЮKassa.

Отдельно стоит обратить внимание на требования к чекам, которые часто обновляются. Так, в 2023 году в бумажном или электронном кассовом чеке должно быть более 20 обязательных реквизитов:

За нарушения при использовании кассовой техники предпринимателей могут оштрафовать. Сумма зависит от типа нарушения и регулируется частями 2, 4, 5, 6 статьи 14.5 КоАП РФ.

Налоговики периодически проверяют деятельность малого бизнеса, для этого устраивают контрольные закупки. Важно, чтобы в процессе проверки предприниматель оформил платежи как положено. Также подозрительными могут посчитать поступления на расчётный счёт, не отображённые в фискальных отчётах.

Перед тем как открывать индивидуальное предприятие, бизнесмен должен проверить: нужна ли касса для его деятельности. Если да, то для начала бизнеса нужно подобрать подходящий кассовый аппарат и правильно оформить его. До этого времени обслуживать клиентов нельзя. Связанные с установкой ККТ траты стоит заложить в первоначальные инвестиции.