Как выбрать облачную онлайн-кассу без кассового аппарата?

01.07.2021

8 мин

Итак, сроки перехода на онлайн-кассы отличались. Самую долгую отсрочку получили ИП без сотрудников, которые самостоятельно оказывают услуги или продают товары собственного производства. Нанимать подрядчиков по ГПХ или договору оказания услуг при этом можно. Но как только у вас появляется работник по трудовому договору, будьте добры подключить онлайн-кассу в течение 30 дней. Обязательна онлайн-касса для ИП, которые продают товар, подлежащий маркировке.

Онлайн-кассы: зачем их ввели?

О переходе на онлайн-кассы впервые заговорили в 2016 году. На тот момент налоговая могла контролировать только безналичные расчёты юридических лиц и ИП через банки. При этом часть расчётов наличными предприниматели могли скрывать, и бюджет недополучал налоги. Данные об операциях фиксировались в кассах старого образца на специальную ленту. Чтобы её проверить, нужно было встречаться с предпринимателями, штата ФНС на контроль огромного количества бизнесов не хватало.

В решении проблемы помог зарубежный опыт: в Южной Корее переход на онлайн-кассы произошёл ещё в 2005 году. Через ККТ нового типа данные об операциях через интернет передавались операторам фискальных данных (ОФД), а оттуда — прямиком в налоговую в реальном времени. Аналогичные изменения ввели и в России: по новым правилам все данные будут поступать в налоговую автоматически, инспекторам будет проще отслеживать нарушителей и приходить к ним с проверкой.

Устройства нового образца по 54-ФЗ вводили постепенно: сначала для крупных компаний и торговых сетей, затем для бизнесов поменьше. От этого зависело, с какого числа онлайн-кассы обязательны к применению.

Кто получил отсрочку до 1 июля 2021 года?

Кто может обойтись без онлайн-касс?

Статья 2 54-ФЗ перечисляет все виды деятельности при которых не обязательна онлайн-касса. Не нужно подключать ККТ, если вы занимаетесь:

ремонтом обуви и изготовление ключей,
торговлей на рынках и ярмарках,
продажей напитков и мороженого без торгового зала,
торговлей в поездах, с лотков и тележек,
сдачей в аренду своей квартиры или машиноместа,
уходом за детьми, инвалидами и престарелыми,
работой в труднодоступной местности (эта местность должна быть указана в законе в соответствующем перечне).

Кроме того, онлайн-касса не обязательна для ИП на патентной системе налогообложения, если они:

оказывают услуги дизайна,
шьют или ремонтируют одежду,
ремонтируют здания, занимаются монтажом или сваркой, остекляют балконы,
делают уборку,
фотографируют,
сдают помещение в аренду,
проводят мероприятия, экскурсии, свадьбы и так далее.

Исчерпывающий перечень есть в соответствующей статье закона.

Самозанятым и индивидуальным предпринимателям, которые применяют режим «Налог на профессиональный доход» онлайн-касса тоже не нужна. Они сами формируют чек и отправляют его покупателям через приложение «Мой налог».

Обязательно ли нужна онлайн-касса для интернет-магазинов? Если вы сами принимаете оплату, то да. Однако, вы можете найти платёжного агента и заключить с ним агентский договор. Это может быть, например, курьерская служба или служба доставки. Важно, чтобы сотрудники агента принимали от вашего имени оплату и использовали онлайн-кассы для выдачи чеков покупателям. Все эти пункты должны быть зафиксированы в договоре. В этом случае вам онлайн-кассу подключать не придётся. Подробнее этот случай мы рассматривали в другой статье.

Для типов бизнеса, не упомянутых выше, онлайн-касса обязательна.

Что за изменения в законе?

Мы выяснили, с какого числа онлайн-кассы обязательны для большинства компаний и ИП. Помимо этого в 2021 году вступают в силу и другие изменения.

Необходимо указывать в чеке наименование товара, его количество, цену с учётом скидок, наценок, НДС, а также полную стоимость. До 1 февраля 2021 года ИП на спецрежимах могли этого не делать, но теперь обязаны все. Номенклатура в чеке должна быть конкретной и понятной для покупателя. Можно указывать артикулы, а также объединять схожие позиции с одинаковой ценой («в ассортименте»). Если не указать наименование маркированного товара в чеке, можно получить штраф — 50 и 100 тысяч рублей для ИП и ООО соответственно.
С 6 августа 2021 года применяются новые форматы фискальных документов для работы с маркированным товаром — ФФД 1.2. Они предусматривают проверку кода маркировки в системе «Честный знак» и отправку уведомления о реализации маркированного товара. Для работы с маркированным товаром уже выпущены фискальные накопители с пометкой М – ФН-1.1М. Они подойдут и для формирования фискальных документов по немаркированному товару. После 6 августа продавцы маркированных товаров обязаны будут регистрировать только такие фискальные накопители. Если фискальный накопитель приобретён до этой даты, то он работает до конца срока своего действия, и уже потом его нужно будет заменить на устройство нового образца.

Чем грозит неприменение кассы или нарушения в выдаче чеков?

Система онлайн-касс позволяет налоговой довольно быстро зафиксировать нарушения. На вас может пожаловаться клиент, который не получил чек и не смог оформить возврат. Также операции «мимо кассы» можно зафиксировать по поступлениям на банковский счёт или через «контрольные закупки», совершаемые налоговиками.

За продажи без онлайн-кассы грозит штраф: ИП заплатит 25–50% от суммы расчёта вне кассы (но минимум 10 тысяч рублей), а ООО — от 75 до 100%, но не менее 30 тысяч рублей. Повторные нарушения или расчёты вне кассы на сумму от 1 млн. рублей чреваты приостановлением деятельности на срок до 90 дней.

Как выбрать онлайн-кассу

Ответьте на несколько вопросов.

Сколько чеков вам нужно выдавать за день? Есть специальные кассы для микробизнеса и малого бизнеса. Они компактные и дешёвые (от 6,5 до 15 тысяч рублей), но не справятся с большим числом операций за день.
Принимаете ли вы деньги от клиентов при личной встрече: в пунктах выдачи заказов, офлайн-точках продаж, оплате курьеру при получении (как наличными, так и картами через терминал)? Если вы лично общаетесь с клиентом в момент расчёта, закон требует выдачи бумажного чека. Понадобится касса с функцией печати чеков или возможностью подключить принтер. Если клиенты отправляют деньги через сайт или оплачивают выставленный счёт, достаточно чека в электронной форме. В этом случае идеально подойдёт так называемая облачная касса.
Нужна ли вам мобильность? Мастерам-ремонтникам, курьерам, таксистам, официантам нужна лёгкая ККТ, которую можно взять с собой. Для «островков» внутри ТЦ она тоже подойдёт, поскольку там может не быть розетки для подключения стационарной кассы. А вот в магазине или парикмахерской вполне можно поставить стационарную модель с планшетом или с подключением к компьютеру.

На нашем маркетплейсе онлайн-касс есть подробное описание особенностей каждой модели: какие функции имеются и для какого типа бизнеса её применять.

Следующий важный момент — фискальный накопитель. Это криптозащищённое устройство внутри кассы, куда записываются данные о транзакциях. Фискальный накопитель обязательно покупать (даже если саму кассу вы арендуете). Накопители отличаются по сроку службы: 13, 15 и 36 месяцев. Последние обязательны для УСН и патента. Если у вас сезонный бизнес или вы торгуете подакцизными товарами, можно установить любой накопитель (но обычно выбирают на более короткий срок).

Как вести интернет-торговлю по закону?

Если у вас интернет-магазин, онлайн-касса обязательна. Но этого недостаточно: важно настроить приём оплаты. Подробнее о том, как это сделать, мы рассказывали в статье про эквайринг.

Платёжная система в интернет-магазине интегрируется с онлайн-кассой для автоматического формирования чеков и передачи информации об операциях в налоговую. Это избавит вас от необходимости формировать каждый чек вручную или нанимать отдельного сотрудника для этих задач.

Например, эквайринг от ЮKassa легко интегрируется с большинством современных моделей онлайн-касс — напрямую или через партнёрские сервисы. Вы можете подключить его онлайн за 3 дня, отправив заявку через сайт и прикрепив к ней скан паспорта директора магазина.

Как подключить онлайн-кассу?

Итак, у вас есть эквайринг и вы выбрали подходящую модель ККТ. Что дальше?

Купите фискальный накопитель, подходящий для вашей системы налогообложения, и установите его в ККТ.
Заключите договор с оператором фискальных данных. Их список есть на сайте ФНС (например, вот перечень для Москвы). Услуги ОФД обойдутся вам примерно в 3 000 рублей в год.
Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП), если у вас её ещё нет.
Поставьте онлайн-кассу на учёт в ФНС: лично в региональном отделении либо на сайте налоговой в личном кабинете (раздел «Учёт контрольно-кассовой техники»). После постановки ККТ на учёт налоговая пришлёт вам регистрационный номер кассы. Затем кассу надо фискализировать: включить, вбить туда данные о бизнесе (адрес, наименование, дату и время, информацию об ОФД) и сформировать отчёт о регистрации. Данные из этого отчёта в течение одного рабочего дня нужно внести в личном кабинете на сайте ФНС для завершения регистрации.
Подключить кассу на сайте оператора фискальных данных.

После этого можно открывать кассовую смену и начинать работу.

В чём отличия онлайн и облачной касс?

Облачной называют онлайн-кассу, которую вы арендуете для отправки электронных чеков. Она находится в дата-центре поставщика услуг, то есть вам не нужно включать и выключать устройство, следить за электропитанием, подключением к интернету и отсутствием поломок. Всё происходит дистанционно: в кассу вбиваются настройки, соответствующие вашему магазину, она интегрируется с эквайрингом на сайте. Данные о каждой продаже автоматически поступают в ККТ через интернет. Касса формирует чек для покупателя, а также передаёт данные в ОФД, откуда они уходят в налоговую.

Главное отличие онлайн и облачной касс в том, что вторая подходит только для дистанционной торговли. Если вы общаетесь с покупателем лично в момент расчёта, нужен аппарат для печати чеков в точке продажи или на руках у курьера.

Облачную кассу, в отличие от установленной в точке продаж, не нужно обслуживать. Кроме того такую ККТ можно арендовать на любой срок. Если у вас сезонный бизнес или предприятие с неясными перспективами на будущее, это выгоднее, чем покупка.

Если вы подключаете «Облачную кассу под ключ», то покупка накопителя, договор с ОФД, регистрация кассы в налоговой и получение электронной подписи берёт на себя партнёр ЮKassa. По сути вам нужно только заполнить заявление и оплатить аренду в соответствии с тарифом.

Резюме

Переход ИП и юрлиц на онлайн-кассы в 2021 году завершится. С 1 июля онлайн-кассы станут обязательными для большинства компаний и предпринимателей. Отсрочки для ИП без сотрудников с этого момента не действуют. Без касс смогут работать: типы бизнеса, которые освобождены от них по закону (статья 2 54-ФЗ), самозанятые и ИП на НПД, юрлица и ИП, принимающие оплату и выпускающие чеки через платёжных агентов в соответствии с договором.
С 1 февраля 2021 года все бизнесы, применяющие онлайн-кассу, включая ИП на спецрежимах, обязаны указывать в чеках номенклатуру товара, его количество, цену и общую стоимость.
Окончательный переход на онлайн-кассы в 2021 году совпал с введением обязательной маркировки для многих категорий товаров. Поэтому появились новые типы фискальных документов и накопители нового образца. Если вы торгуете маркированным товаром и регистрируете фискальный накопитель после 6 августа 2021 года, он должен соответствовать этим требованиям. Накопители, зарегистрированные до этой даты, могут работать до конца срока — уже потом их надо будет заменить на новые.
Поскольку сроки перехода на онлайн-кассы истекли, за продажи без ККТ и выдачи чека полагаются штрафы. Повторные нарушения или операции «мимо кассы» на сумму от 1 млн. рублей караются приостановлением деятельности на срок до 90 дней.
Выбор онлайн-кассы зависит от нескольких параметров: масштаба бизнеса (количество чеков в день), мобильности и типа расчётов (дистанционная торговля или приём денег от покупателей при личной встрече).
Подключение онлайн-кассы состоит из нескольких этапов: приобретения или аренды ККТ, покупки фискального накопителя, заключения договора с ОФД, регистрации кассы в налоговой и регистрации кассы на сайте ОФД.
Для дистанционной торговли, когда оплата принимается только через интернет-эквайринг, удобная облачная касса. Вы арендуете ККТ, которая находится в дата-центре поставщика. При продаже данные поступают в кассу через интернет, она отправляет данные в налоговую и электронный чек покупателю. Главное, чем отличается онлайн-касса от облачной, — последняя не годится для печати чеков, поскольку она не находится у вас в магазине или под рукой у курьера.