Онлайн-касса и 1С: как это работает, инструкция по подключению и настройке
В 2025 году более 1,5 млн компаний ведут бухгалтерский, налоговый, финансовый и управленческий учёт в 1С. При этом большинство ИП и ООО, в соответствии с 54-ФЗ, обязаны формировать бумажные или электронные чеки с помощью онлайн-кассы. Чтобы оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы, контрольно-кассовую технику (ККТ) можно интегрировать с 1С. В нашей статье рассказываем о том, какие продукты 1С совместимы с ККТ и как «подружить» онлайн-кассу с системой учёта.
Онлайн-касса — это контрольно-кассовая машина (ККМ), подключённая к интернету. После каждой оплаты продавцы должны формировать чек с QR-кодом, а затем отправлять его в налоговую и покупателю. Для этого внутри ККМ есть фискальный накопитель (ФН). Передача данных в ФНС происходит через аккредитованных посредников — операторов фискальных данных (ОФД).
Самые распространённые виды ККМ:
Тип кассового оборудования | Особенности |
Стационарные ККМ | Работают от сети. Оснащены кнопками или сенсорным дисплеем. Объём встроенной памяти небольшой, поэтому на них устанавливают самые простые кассовые программы. Не рассчитаны на большой поток посетителей — в день можно выдать до 100 чеков. В некоторых моделях предусмотрена возможность работы с товарами, которые подлежат маркировке |
Мобильные аппараты | К смартфону или планшету через Bluetooth подключается ридер — устройство для приёма безналичных оплат. Мобильный терминал подходит торговым точкам с небольшим трафиком. Ещё такие ККМ применяют компании, которые специализируются на разъездной торговле или оказывают услуги за пределами офиса |
Смарт-терминалы | Современная альтернатива мобильным терминалам. Смарт-терминал работает автономно — подключать его к компьютеру или планшету не нужно. В кассовой программе предустановлен расширенный набор функций. ПО обновляется автоматически |
Фискальные регистраторы | Это стационарный принтер со встроенной фискальной памятью. Чтобы подключить оборудование, нужен компьютер или планшет, на который установлено специальное ПО. Благодаря быстрой печати чеков увеличивается скорость обслуживания клиентов. Эта разновидность ККМ не предусмотрена для предпринимателей, которые специализируются на торговле и оказании услуг за пределами магазина или офиса |
POS-системы | Подходят большим торговым точкам с интенсивным трафиком. Позволяют вести учёт продаж и перемещения товаров, а также поддерживают большинство кассовых программ. Можно принимать платежи по безналу и оплату наличными. Предусмотрены различные комплектации и дополнительные функции |
Облачные кассы | Софт с ФН хранится в data-центре, доступ продавец получает через облачные сервисы. Такая ККТ позволяет работать только с электронными чеками. Это оптимальный вариант для ИП и ООО, которые оказывают услуги в интернете или продают товары в онлайн-магазине, доставляя заказы через транспортную компанию или другого посредника |
Небольшим торговым точкам достаточно ККТ с производительностью до 50 чеков в день. Если посетителей больше, стоит рассмотреть модели, которые могут формировать до 200 чеков за смену.
Для магазинов, где всегда высокая проходимость, есть ККМ, генерирующие свыше 200 чеков в день. К таким моделям можно дополнительно подключить весы, сканер, принтер и ящик для наличных. Ещё предусмотрена функция быстрой замены чековой ленты, есть опция автоотреза.
Важно: некоторым категориям предпринимателей ККМ не нужна вообще, а для остальных существуют законные способы работы без кассы. Предприниматели, работающие в интернете, могут принимать платежи и выставлять счета прямо в личном кабинете ЮKassa. Подать заявку на подключение платёжного сервиса можно на сайте ЮKassa. Договор рассчётно-кассового обслуживания заключается онлайн.
1С — универсальная система учёта: её можно адаптировать под любой масштаб компании и для любого направления бизнеса. Информацию о любых ошибках, поступающую от клиентов, разработчики незамедлительно используют для устранения проблем.
В 2025 году с ККМ можно интегрировать:
- 1С:Бухгалтерия 3.0
- 1С:Розница 3.0
- 1С:Управление нашей фирмой 3.0
- 1C:ERP Управление предприятием 2.5
- 1С:УПП 1.3
- 1С:Комплексная автоматизация 2.5
- 1С: Управление торговлей 11.5
Интеграция ККМ и 1С даёт компании следующие преимущества:
- Ваши сотрудники смогут сразу получать контактные данные клиента и автоматизировать отправку чеков.
- Вы сможете анализировать продажи по целому ряду показателей.
- Есть шаблоны для основных видов отчётности и кадровых документов, что упрощает работу бухгалтерии.
- 1С содержит актуальные и структурированные данные о сотрудниках, клиентах, поставщиках и отчётности. Если вы наймёте нового сотрудника, он сможет быстро войти в курс дела.
Интеграцию ККМ с 1С лучше доверить IT-специалисту, который осуществляет техническую поддержку системы учёта и знаком с особенностями софта.
Возможность подключения ККМ к 1С зависит от наличия:
- драйвера, который добавлен в Библиотеку подключаемого оборудования;
- портов, позволяющих физически подключить ККМ к компьютеру с установленной системой учёта.
Производители онлайн-касс работают над возможностью их интеграции с разными системами автоматизации бизнеса. В свою очередь 1С тестирует ККМ и сертифицирует те устройства, которые совместимы с системой и работают без ошибок.
Выбрать и приобрести кассовый аппарат, совместимый с 1С, можно на сайте ЮKassa. Там же есть необходимые для интеграции драйверы. Их нужно скачать и установить на компьютер.
Если у вас уже есть ККМ, но её не получается «подружить» 1С, обратитесь за помощью к производителю ККТ или в центр техобслуживания.
Перед тем как начать интеграцию, убедитесь, что:
- ККМ подключена к интернету.
- У вас на компьютере установлены необходимые драйверы: их можно скачать на сайте 1С или на сайте производителя ККМ. Чтобы настроить драйверы, нужно указать модель, порт и заполнить другие обязательные поля.
Дальнейшие действия:
- Зайдите в 1С и откройте раздел «Администрирование».
- Откройте вкладку «Подключаемое оборудование» и кликните на нужную ККМ.
- Создайте в справочнике новый элемент, выберите название организации.
- Заполните графу «Серийный номер» — он указан на самом устройстве.
- Нажмите «Настроить».
После этого откроется новое окно и 1С распознает драйвер. Если с установкой драйвера возникли проблемы, проверьте настройки. Остаётся заполнить данные ККМ (их можно найти в руководстве пользователя) и задать пароли для подключения.
Когда интеграция завершится, обязательно убедитесь, что кассовое оборудование работает корректно. Нужно кликнуть на кнопку «Тест устройства» в левом верхнем углу экрана настроек. Если ошибки в ходе теста не выявлены, нажмите «Записать и закрыть».
На этом в программе 1С настройка ККМ завершена. Но чтобы данные об операциях передавались в налоговую, необходимо зарегистрировать ФН.
Накопитель регистрируют после постановки ККМ на учёт в ФНС. Получив лист с регистрационными данными, зайдите в 1С и нажмите на кнопку «Сервис». Затем выберите пункт «Регистрация фискального накопителя». Откроется форма, в которой нужно заполнить все поля: реквизиты компании и ОФД, регистрационный номер ККМ, адрес её установки и прочие данные.
Для кассиров изменений практически нет — просто добавляется функция отправки чека. Чтобы отправить чек, нужны контактные данные покупателя: e-mail или телефон. Их можно считать с дисконтной карты, получить с помощью QR-кода в приложении ФНС на телефоне клиента, либо ввести вручную.
Перед началом работы нужно обязательно открыть смену. Для этого надо нажать на кнопку «Открытие смены» в основном меню рабочего места кассира. После закрытия смены все операции будут доступны во вкладке «Фискальные данные».
Программы 1С упрощают учёт продаж и документооборот. Чтобы информация о транзакциях автоматически поступала в систему, нужно подключить к 1С онлайн-кассу.
Подключение выполняется в несколько этапов:
- Подключение ККМ к интернету и установка драйверов для онлайн-кассы на ПК.
- Настройка ККМ в программе 1С через вкладку «Администрирование».
- Тест работоспособности устройства.
- Регистрация в 1С фискального накопителя.
Интеграция почти ничего не меняет в работе кассира. Единственное отличие — необходимость отправлять чеки клиентам в СМС или на e-mail.
