Как найти чек в кассе
Статья актуальна на дату публикации
В соответствии с 54-ФЗ большинство ИП и юридических лиц при расчётах с покупателями обязаны применять контрольно-кассовую технику (ККТ). В 2017 году на смену привычным кассовым аппаратам пришли онлайн-кассы. Они, в отличии от устройств прошлого поколения, подключены к интернету, в режиме реального времени автоматически передают информацию о продажах оператору фискальных данных (ОФД). ОФД проверяет полученные сведения и отправляет в ФНС.
Онлайн-кассы, в отличие от своих предшественников, могут формировать не только бумажные, но и электронные чеки. Они обладают равной юридической силой. Фискальный документ (ФД) «на бумаге» покупатель получает на руки. А если клиент при оплате товара/услуги выбрал электронный чек, подтверждение покупки приходит на e-mail или в СМС на указанный номер телефона.
Все бумажные и электронные ФД, сформированные онлайн-кассой, хранятся:
- в памяти устройства — фискальном накопителе (ФН);
- в профиле предпринимателя на сайте производителя ККТ;
- в личном кабинете на сайте ОФД;
- в мобильном приложении банка, с которым у компании заключён договор расчётно-кассового обслуживания.
Любой фискальный документ, подтверждающий факт оплаты товара/услуги, можно найти в пару кликов. Доступ к ФД помогает владельцу бизнеса:
- Контролировать кассиров и своевременно исправлять ошибки, формируя чеки коррекции.
- Отслеживать эффективность работы компании. Можно проанализировать продажи за определённый срок: выявить товары/услуги, которые пользуются большим спросом, или сравнить выручку в текущем году с аналогичным периодом в прошлом году. Эти отчёты позволяют своевременно реагировать на колебания спроса, а также оптимизировать ассортимент и товарные запасы.
- Повысить лояльность покупателей. Иногда клиенты обращаются с просьбой продублировать чек: например, если оригинал утерян или испорчен.
А ещё круглосуточный доступ к бумажным/электронным чекам позволяет упростить работу с возвратами и гарантийным обслуживанием. Проверив фискальный документ, можно удостовериться, что покупатель точно приобретал товар, который решил вернуть или отремонтировать по гарантии.
Для поиска бумажного/электронного кассового чека используют программное обеспечение, установленное на ККТ, или онлайн-сервисы. Найденный ФД можно в пару кликов напечатать повторно, а также отправить покупателю на электронную почту или в СМС на указанный номер телефона.
Кассовая программа
При покупке или аренде кассового аппарата в ЮKassa партнёры сервиса получают ККТ с предустановленной кассовой программой. ЮKassa сотрудничает с перечисленными ниже производителями:
- Эвотор,
- АТОЛ Онлайн,
- Кит Инвест,
- МодульКасса,
- Orange Data,
- Бизнес.Ру Онлайн-Чеки,
- aQsi online,
- Mertrade,
- Первый ОФД.
На разных моделях онлайн-касс интерфейс программного обеспечения отличается. Но последовательность шагов, чтобы найти нужный ФД, примерно одинаковая:
- Открыть кассовую программу на компьютере или мобильном устройстве (смартфоне/планшете).
- Найти в главном меню вкладку с бумажными/электронными чеками. Этот раздел может называться, например, «Кассовые чеки», «Журнал чеков» или «Документы».
- Установить фильтры по сменам или категориям. Чтобы быстрее найти нужный документ, достаточно выбрать параметры поиска в разделе «Все смены»/«Фильтры»/«Поиск по чекам».
Ещё ФД можно найти в личном кабинете пользователя на сайте производителя ККТ. Информация о продажах доступна круглосуточно. Поскольку интерфейс у всех сайтов разный, универсальной инструкции по поиску чеков нет. Как найти фискальный документ, можно уточнить в службе технической поддержки. Другой вариант — поискать информацию в разделе с часто задаваемыми вопросами.
Онлайн-сервисы
Самый простой способ поиска ФД через онлайн-сервис — зайти в личный кабинет на сайте ОФД, с которым у компании заключён договор.
Пошаговая инструкция для поиска фискального документа:
- Авторизоваться на сайте ОФД: чтобы зайти в сервис, потребуется указать логин и пароль.
- Открыть раздел «Чеки».
- Установить фильтры для поиска: дата, торговая точка, касса, смена, операция — приход/расход, вид расчёта — наличные или безнал, сумма.
Любой найденный ФД можно открыть и посмотреть все реквизиты, в том числе перечень товаров/услуг. А ещё его легко распечатать или скачать в формате .xlsx (в виде Exel-таблицы). Эта опция облегчает ведение первичной документации по продажам.
Если в торговой точке установлена онлайн-касса марки Эвотор, ФД можно искать в приложении «Мобильный кассир».
Алгоритм поиска фискальных документов в сервисе «Мобильный кассир»:
- Запустить приложение на смартфоне или планшете.
- Перейти на главный экран и открыть раздел «Чеки».
- В открывшемся списке найти нужный ФД и кликнуть на него.
Если найденный в сервисе бумажный/электронный чек нужно пробить ещё раз, достаточно нажать на кнопку «Повторно фискализировать».
Ещё, если это предусмотрено функционалом, кассовый чек можно найти в мобильном приложении банка, который предоставляет бизнесу услуги расчётно-кассового обслуживания. Последовательность действий для конкретного сервиса можно уточнить у менеджера при подписании договора РКО.
- Регулярно проверяйте историю бумажных и электронных чеков. Систематические проверки снижают вероятность возникновения ошибок в учёте. А также позволяют убедиться, что онлайн-касса корректно формирует фискальные документы и своевременно отправляет их ОФД.
- Чтобы облегчить поиск нужного ФД, используйте фильтры, предусмотренные функционалом кассовой программы или онлайн-сервиса.
- Отслеживайте статусы ФД, которые им присваивает ФНС по результатам форматно-логического контроля. Если хотя бы у одного документа статус «Отказ в приёме», это значит, что в работе онлайн-кассы возникли критические ошибки. Неисправность нужно устранить как можно скорее. Посмотреть статус бумажного/электронного чека можно в личном кабинете на сайте ОФД. Ещё количество непереданных ФД отражается в отчёте о закрытии смены или текущих расчётах за день.
- Если самостоятельно найти ФД не получается, обратитесь в службу поддержки ОФД или производителя онлайн-кассы.
- Сохраняйте копии важных ФД: если память ФН заполнится или он будет заблокирован, доказать отсутствие ошибок в работе кассира в спорной ситуации с покупателем будет сложнее.
