Что такое онлайн-касса, кому она нужна и как ее установить

Большинство предпринимателей уже пользуются новыми версиями ККТ. Для тех, кто только открывает бизнес, расскажем, что это такое и как установить онлайн-кассу.

Онлайн-касса — это контрольно-кассовая техника, или ККТ, с модулем для выхода в интернет и фискальным накопителем. Она передает данные о каждой покупке ОФД — оператору фискальных данных. ОФД в свою очередь передает сведения в Федеральную налоговую службу. При необходимости онлайн-касса печатает обычные чеки, а электронные передает покупателям по номеру телефона или email. Онлайн-кассы были введены законом № 54-ФЗ. Согласно ему, большинство предпринимателей должны работать через новую ККТ. Даже если торгуют в интернете и принимают оплату исключительно электронными деньгами.

№ 54-ФЗ появился в 2003 году, а в 2016 вышел большой пакет поправок к нему. Поправки обязали предпринимателей использовать ККТ нового образца. Тогда некоторые категории предпринимателей получили отсрочки, а некоторые воспользовались пробелом в законодательстве и принимали электронные деньги без ККТ. После последних поправок использовать онлайн-кассы должны почти все.

Законопроект о внесении поправок в № 54-ФЗ «пощадил» только несколько категорий предпринимателей. Отсрочку до 1 июля 2021 года получили ИП без работников:

Еще два исключения — те, кто:

В первом случае использовать ККТ не надо, потому что деньги поступают на расчетный счет. Во втором чек выдает почта или курьерская служба. В обоих случаях онлайн-касса нужна, если хоть раз в год принимаете платежи наличными, электронными деньгами или банковской картой.

Как всегда, в законе есть нюанс. Если вы продаете одежду, резиновые и пластмассовые изделия, мебель, инструменты и некоторые другие товары собственного производства, онлайн-кассы обязательны. Полный список товаров, при продаже которых ККТ обязательна, — в распоряжении № 698-р.

Также использовать онлайн-кассы должны предприниматели всех остальных категорий. Но есть исключения — бизнес, которому запретили использовать ККТ. Те, кому кассы запрещены, перечислены в № 54-ФЗ.

Еще раз коротко о том, нужно ли устанавливать онлайн-кассу:

Онлайн-касса. Она должна соответствовать требованиям закона, а именно — уметь отправлять онлайн-чеки покупателям, иметь фискальный накопитель и выход в интернет. Для выездной торговли подойдет автономная онлайн-касса, а для интернет-магазинов — техника с функцией подключения к ЮKassa и другим платежным агрегаторам.

Онлайн-кассу можно купить или арендовать. Интернет-магазинам подходит второй вариант: компания просто настроит ККТ под вас, вам не надо будет ставить ее дома, в офисе или на складе. Касса будет стоять у компании, которая сдает ее в аренду.

Фискальный накопитель. Некоторые продавцы предоставляют его в комплекте с ККТ, другие предлагают докупить отдельно. Фискальные накопители обычно могут выдавать и бумажные, и электронные чеки. Если работаете через интернет, бумажные не нужны — можно не переплачивать за лишнюю функцию.

КЭП, или квалифицированная электронная подпись, нужна для заключения договора с ОФД и регистрации кассы в ФНС. Заказать ее можно у оператора фискальных данных или в других компаниях.

Это все, что нужно для установки онлайн-кассы. Закажите КЭП, купите кассу и накопитель, и можно регистрировать оборудование.

Онлайн-касса может быть стандартной или автономной. Стандартную нужно подключать к ПК для регистрации и работы с товарами — например, для добавления новых позиций, изменения цены, создания скидок и акций. Автономные могут работать без ПК, управлять ими можно через саму ККТ. Однако у них урезанные функциональности — например, можно работать не более чем с 20–30 товарами, нельзя добавлять скидки и акции, сложно менять цену. А запускаются для работы они одним нажатием кнопки — просто следуйте инструкции. Дальше мы расскажем о стандартных ККТ, их подключать сложнее.

Перед подключением кассы изучите инструкцию — она должна идти в комплекте с ККТ. Если ее нет, зайдите на сайт производителя — там есть вся документация. Порядок подключения онлайн-кассы для разных моделей может немного отличаться, но в целом для ПК на Windows выглядит так:

Теперь после каждого запуска компьютера касса будет определяться автоматически, если она к нему подключена. Вы сможете делать все то же, что и с обычной кассой.

Теперь разберемся, как подключить онлайн-кассу к интернету. Способы подключения могут быть разными в зависимости от модели. Наладить связь можно:

Все просто — следуйте инструкциям производителя. Если что-то не получается, обратитесь в службу поддержки компании, выпустившей ККТ.

Есть нюанс. ЮKassa можно не подключать к интернету постоянно. В законе прописано, что нужно передавать данные ОФД минимум один раз в 30 дней. То есть можно включать Wi-Fi или интернет 2–3 раза в месяц. Но покупатели должны получать чеки сразу после покупки. Например, если продаете офлайн, клиентам можно выдавать бумажные чеки.

Если подключение онлайн-кассы прошло успешно, вы получите доступ к изменению цен, добавлению товаров и так далее. Но прежде, чем начать принимать оплату, кассу нужно зарегистрировать.

Сначала заключите договор с любым ОФД, без этого регистрация не пройдет. Полный список ОФД хранится на сайте ФНС — скачайте его и выберите любую компанию. Потом свяжитесь с ней, заключите договор и получите доступ к личному кабинету. Когда сделаете это, приступайте к регистрации.

Если решили действовать самостоятельно, следуйте пошаговой инструкции.

Заполните заявление. Зайдите в личный кабинет на сайте ФНС и выберите вкладку «Учет контрольно-кассовой техники». Вы попадете на страницу, на которой есть кнопка «Зарегистрировать ККТ». Нажмите на нее — появится окошко «Заполнить параметры заявления вручную».

Укажите модель, серийный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя. Эти данные есть на самом оборудовании и в документах к нему. Затем выберите адрес установки из справочника ФИАС — достаточно указать улицу. Если ее нет, придется сначала собрать правоустанавливающие документы и попросить администрацию района или города добавить адрес в справочник, а уже потом регистрировать ККТ.

Введенные вами данные пройдут автоматическую проверку. Если все верно, сможете продолжить установку онлайн-кассы — откроется такое окно.

Выберите особые параметры использования. Они важны тем, кто купил автономную модель ККТ, и тем, кто находится в районах, отдаленных от сетей связи. Например, владельцам магазинов в населенных пунктах без вышек сотовых операторов.

Если есть перебои со связью или приобрели автономную модель, поставьте галочку напротив параметра «ККТ предназначена для работы исключительно в автономном режиме». Если нет, переходите к следующему шагу.

Выберите ОФД из списка. Система покажет операторов фискальных данных. Найдите и выберите компанию, с которой заключили договор.

Отправьте заявление. На всякий случай перепроверьте данные, чтобы не возникло проблем. Если все верно, отправьте электронное заявление. Откроется окно с индивидуальным регистрационным номером ККТ.

В зависимости от модели кассы окошко для ввода регистрационного номера, полученного от ФНС, может появиться в сервисном или административном режиме. Эти режимы расположены в настройках, во вкладке «Перейти в сервисный режим» или других в зависимости от модели вашей ККТ. Чтобы включить специальные режимы, прочитайте инструкцию к кассе.

Найдите окошко для ввода номера, укажите номер и ИНН — компании или свой, если вы ИП. Будьте внимательны на этом этапе, перепроверяйте цифры: если ошибетесь хоть в одной, фискальный накопитель выйдет из строя. Придется покупать новый.

Если вы все сделали верно, онлайн-касса выдаст чек. Не выкидывайте его, он понадобится для отчета.

Вернитесь в личный кабинет ФНС и перейдите во вкладку «Учет контрольно-кассовой техники». В списке появится ваша касса, напротив нее — «Отчет о регистрации ККТ». В нем нужно указать дату и время получения чека, его порядковый номер и фискальный признак. Фискальный признак на чеке выглядит как 10 цифр и обозначен аббревиатурой ФП или ФПД.

Перепроверьте данные и нажмите «Подписать и отправить». Здесь понадобится КЭП — вставьте флешку в компьютер, чтобы подписать отчет.

Если фискализация прошла успешно, вы получите карточку регистрации, подписанную усиленной квалифицированной подписью ФНС. Распечатывать ее необязательно, она будет храниться в онлайн-виде в личном кабинете на сайте налоговой.

Получение карточки регистрации ККТ — не конец. Чтобы касса начала работать, нужно передать сведения оператору фискальных данных. Если не сделать этого, ККТ не будет передавать ему информацию о покупках и ее со временем заблокируют.

Зайдите в личный кабинет на сайте ОФД и добавьте в него кассу — введите там сведения об оборудовании, а потом подтвердите регистрацию: укажите данные с карточки, полученной в ФНС. Тогда ваша касса синхронизируется с оператором, а он поймет, какие данные передавать налоговой. После этого можно начать продавать.

Если у вас офлайн-точка, можно пользоваться кассой как обычно: пробивать бумажные чеки. Или отправлять электронные, если покупатели согласятся оставить свой телефон или email. Данные автоматически поступят в ОФД, если интернет включен все время. Если нет, то включайте его 2–3 раза в месяц, чтобы оператор получил все актуальные сведения.

Если у вас интернет-магазин, выдавать бумажные чеки не получится. Обязательно просите покупателей оставить email и направляйте им электронные чеки. Но до первых покупок нужно интегрировать кассу с платежной системой, которую вы используете, иначе ОФД не будет получать данные.

У ЮKassa есть отдельное решение для тех, кто работает по № 54-ФЗ. Мы поможем интегрировать кассу с нашей системой, будем автоматически отправлять запрос на формирование чека кассе, а она — передавать сведения ОФД.

Когда закончите с установкой и регистрацией, включите интернет на кассе и сделайте пробный платеж — он покажет, правильный ли чек выдаст ККТ. И в бумажном, и в электронном виде на нем должны быть следующие сведения:

Также должна быть информация, которая есть в обычных чеках: признак расчета, данные о сотруднике, принявшем деньги, номер смены.

Проверьте, есть ли все данные на чеке. Посмотрите, поступила ли информация к ОФД, в личном кабинете на сайте оператора. Если все нормально, начинайте продавать. Если нет, обратитесь в ЦТО.

Нужно ли менять адрес в карточке регистрации ККТ, если я перенесу ее в другое место?

Да. В ФНС вы указываете адрес, по которому налоговая в любое время может найти кассу. Если вы поставите ее в другом месте, ККТ нужно перерегистрировать.

Когда нужно менять фискальный накопитель:

Нужно ли выдавать чек, если покупает компания?

Все зависит от формы расчета. Если компания оплачивает ваши услуги или товары на расчетный счет, онлайн-касса вообще не нужна. Если сотрудник компании использует банковскую карту, даже корпоративную, чек обязателен.

Куда отправлять чек, если покупатель не указал email?

На email или телефон, другого способа передачи электронного чека нет. Если торгуете офлайн, выдавайте бумажный. Если онлайн, сделайте обязательными для оформления заказа поля с указанием email или телефона.

Что будет, если не отправлять покупателю электронный чек?

Если при этом выдадите бумажный, ничего. Если продаете онлайн, не отправляя чеки, и об этом узнала ФНС, вас ждет штраф. Для должностных лиц — ИП и руководителей юридических лиц — его размер 2000 ₽, для юридических лиц — 10 000 ₽. На первый раз могут обойтись предупреждением, но лучше не рисковать.

Что будет, если работать без онлайн-кассы?

Если не попадаете в категорию исключений или не получили отсрочку и продолжаете продавать без ККТ, получите штраф. Его размер зависит от выручки.

Должностные лица платят 25–50% от выручки, но не меньше 10 000 ₽. Если нарушить закон повторно и выручка за период обоих нарушений превысит 1 млн ₽, вам запретят работать на 1–2 года.

Юридические лица платят 75–100% от прибыли, но не меньше 30 000 ₽. При повторном нарушении, когда сумма выручки за оба периода неиспользования ККТ превысит 1 млн ₽, ФНС приостановит деятельность компании на срок до 90 дней. Налоговая также может приостановить и деятельность ИП.

То есть при первом нарушении придется заплатить минимум 10 000 ₽, если вы ИП, и 30 000 ₽, если вы работаете как компания. А при повторном есть риск запрета деятельности.

Есть вариант не покупать кассу, при этом не нарушить закон?

Да, их несколько, и мы рассказывали о них выше. Первый — арендовать кассу.

Второй — заключить договор с курьерской службой или «Почтой России» и принимать оплату только наложенным платежом. В этом случае оплату будет принимать курьер или почта, они и будут выдавать чеки, а вам ККТ не понадобится.

Как подключить онлайн-кассу, если я ее арендую?

Если вы поставили ее у себя, то так же. Если вы владеете интернет-магазином и касса стоит у арендодателя, он вам поможет — предоставит нужные сведения и введет регистрационный номер, а потом проверит чек по пробной покупке.