Товароучет: как оформить заказ у поставщика и принять поставку
В последние пару десятилетий наши соотечественники «разбалованы» разнообразием товаров на полках в магазинах «у дома» и в огромных гипермаркетах. Широкий ассортимент по доступным ценам — весомое конкурентное преимущество для розничных торговых точек. Чтобы избежать пустых полок и, напротив, переполненных складов, важно правильно выстроить систему товарного учета. Автоматизировать бизнес-процессы можно с помощью специальных программ (например, 1С). Основа эффективного товароучета — грамотная работа с поставщиками и порядок в документах. Как оформить заказ и принять поставку? Поговорим об этом в нашей статье.
От механизма планирования и формирования заказов поставщикам, которого придерживается торговая точка, напрямую зависит степень удовлетворения покупательского спроса. И, соответственно, прибыль компании.
Как правильно оформить заказ на закупку
Главная задача при формировании заказов поставщикам — как можно точнее спрогнозировать покупательский спрос на ближайший период. Верные расчеты позволяют обеспечить магазин достаточным количеством товарных запасов и избежать ненужного переизбытка. Расчеты можно выполнять вручную или в специальных автоматизированных программах для ведения товарного учета. Например, заказы поставщикам удобно оформлять в 1С.
Чтобы оформить поставщику заказ, который соответствует потребностям компании, необходимо придерживаться следующих рекомендаций:
- соблюдать баланс между максимальным и минимальным объемом продаж;
- если в ассортименте торговой точки есть скоропортящиеся товары, нужно договориться о более частных поступлениях свежей продукции;
- настроить 1С или другую программу товароучета таким образом, чтобы невостребованные позиции оставались в матрице с отрицательным остатком;
- временно сокращать заказы после окончания промо-акций (это позволяет выровнять продажи).
А еще важно контролировать условия, от которых зависят колебания спроса. Опытные товароведы советуют вести специальный календарь и отмечать в нем важные события, влияющие на объем реализации компании.
Оформление заказа: пошаговая инструкция
Рассмотрим процесс оформления заказа поставщику на примере программы 1С:Управление торговлей (версия 11.3).
Последовательность действий:
- Перейти в журнал заказов и завести новый документ, нажав кнопку «Создать».
- В появившемся окне открыть вкладку «Основное» и указать поставщика, организацию и склад, на который поступят товары. Вид хозяйственной операции выбран по умолчанию — «Закупка у поставщика». Номер документу программа присвоит автоматически при записи.
- Зайти во вкладку «Товары» и выбрать товарные позиции, которые нужно заказать. Это можно сделать любым удобным способом: составить список вручную, кликнув на «Добавить»; сформировать перечень через форму подбора: нужно поочередно нажать кнопки «Заполнить» и «Подобрать товары»; вставить из буфера обмена ранее скопированные строки из другого документа.
- Указать дату поступления. Поля для ввода данных также находятся во вкладке «Товары». Если заказ «приедет» в один день, нужно поставить флажок «Поступление одной датой». А когда поставка ожидается в разные дни, даты для каждого товара надо указать в появившейся графе табличной части.
- При условии, что в 1С активированы соответствующие настройки, у каждого заказа отображается его статус: «на согласовании», «согласован», «подтвержден» или «закрыт». Поступление товаров возможно только по заказу, имеющему статус «Подтвержден». Однако по умолчанию программа устанавливает в заказе статус «Согласован». Поэтому нужно кликнуть на «Подтвержден».
- Закрыть заказ в 1С, нажав на кнопку «Провести» или «Провести и закрыть».
Остается дождаться поступления, а затем принять и оприходовать товары на основании информации из сопроводительных документов.
Подготовка к составлению заказа поставщику в 1С начинается с анализа покупательского спроса. Чтобы спрогнозировать данный показатель, необходимо оценить средние объемы продаж и остатки, а также выявить товарные позиции, которые продавались лучше всего (например, из-за акционных цен).
При планировании заказа обязательно нужно учитывать:
- сроки хранения продукции, чтобы не заказывать скоропортящиеся товары с «запасом»;
- периодичность поставок;
- сезонность спроса;
- цены, доступные способы оплаты и другие условия поставщика.
Важное значение при планировании заказа имеют и другие факторы — в частности, новостная повестка и экономическая ситуация в стране, модные тенденции и погодные условия. Также не стоит сбрасывать со счетов появление новых конкурентов, к которым могут перейти некоторые клиенты.
Важно избежать «коллапса» на складе и в зоне приемки, поэтому поступления товаров нужно планировать заранее. Если это возможно, стоит договориться с поставщиками, чтобы водители предупреждали о приезде за 20–30 минут.
При условии, что ежедневно на склад поступает большое количество товаров от разных поставщиков, рекомендуется оформить график доставки и «закрепить» каждого контрагента за определенным сотрудником.
На дату, когда на складе запланирована инвентаризация, поставки лучше отменить (или оставить только те, без которых не обойтись — например, если на остатках заканчивается «молочка» или другие скоропортящиеся продукты). Данная мера позволяет избежать путаницы при пересчете товаров.
Основные правила приемки продукции от поставщика:
- Штучные товары пересчитываются поштучно, весовые — взвешиваются, а объемные — проверяются по количеству выгруженных мест.
- Тару принимают по данным, указанным на упаковке.
- Чтобы убедиться в качестве упакованной продукции, можно выборочно проверить несколько коробок.
- Если брак в закрытой таре выявлен сотрудниками склада уже после приемки, необходимо сохранить упаковку, поставить в известность поставщика и подготовить соответствующие документы.
- Когда количество отгруженных товаров не соответствует заказу, нужно составить акт о расхождении.
Приемка поступлений может осуществляться по данным из УПД, счета, товарно-транспортной накладной и других товаросопроводительных документов от поставщика. Любые несоответствия, например, в ценах, сотрудники торговой точки должны зафиксировать в акте (например, о завесе тары).
Для учета и формирования бухгалтерских проводок по поставщикам в 1С используется счет 60. На нем ведется аналитический и синтетический учет в разрезе товаров, контрагентов, видов оплаты и сделок.
На 60-том счете обобщаются данные по перечисленным ниже операциям:
- поступление товаров;
- излишки/недочеты, выявленные при приемке;
- неотфактурированные поставки (неподтвержденные документами).
Управление заказами поставщикам и контроль за исполнением заявок в программе 1С осуществляется на базе следующих проводок:
Проводка | Содержание операции | |
Дебет | Кредит | |
10 | 60 | Товарно-материальные ценности оприходованы |
19 | 60 | Учтен НДС |
41/19 | 60 | Товары оприходованы и учтен НДС |
44 | 60 | Услуги по доставке товаров отражены в расходах на продажу |
94 | 60 | По поступившим ТМЦ отражена недостача, выявленная в ходе приемки |
60 | 50 | Оплата задолженности перед поставщиком через кассу |
60 | 51/52 | Оплата долга поставщику через расчетный счет |
60 | 62 | Проведен взаимозачет |
60 | 66/67 | Долг поставщику переведен в заём |
Каждая проводка в 1С должна быть подкреплена «первичкой». Подойдут товарно-транспортные накладные, подписанные акты выполненных работ, чеки, счета-фактуры и прочие первичные документы, представленные поставщиком. Можно применять утвержденные унифицированные формы или разработать собственные шаблоны (главное, указать все обязательные данные).
Если по какой-то причине товары от поставщика пришли без сопроводительных документов, при приемке нужно составить акт по форме ТОРГ-4. Стоимость продукции можно указать на основании предыдущих поставок или договорных цен. НДС учитывать не нужно. В случае, если фактическая стоимость товаров отличается от цен, указанных в акте приемки, нужно сделать корректировки в 1С.
Компании, которые работают на упрощенке, могут отнести неотфактурованные поставки на расходы только после получения сопроводительных документов и оплаты за товар.
Розничным магазинам, работающим на общем режиме налогообложения, запрещено относить неотфактурованные поступления на валовые расходы до тех пор, пока по ним нет накладной и счета-фактуры.
Если в процессе приемки обнаружено нарушение комплектности или есть проблемы с качеством, продукцию поставщику можно вернуть на условиях, прописанных в договоре. Для этого необходимо выполнить в 1С сторнирование поступления товара. Также возврат возможен без указания конкретной причины — в данном случае нужно провести обычную обратную реализацию в 1С.
