Как выставить счет на оплату пошаговая инструкция

Выставление счёта на оплату — один из этапов сделки между компанией, которая продаёт товары/оказывает услуги/выполняет работы, и клиентом. Второй стороной по договору может быть физическое лицо (в том числе, самозанятый), индивидуальный предприниматель или юридическое лицо (например, ООО). В этой статье рассказываем, как оформить и выставить счёт на оплату.

Счёт — это документ, который уведомляет покупателя о необходимости оплатить товар, услугу или выполненную работу. В бизнесе он не обязателен, но удобен и информативен. В этом документе содержатся реквизиты продавца, перечень товаров/услуг/работ, а также сумма к оплате.

Счета на оплату выставляют не все компании. Клиент может оплатить товары/услуги/работы и без этого документа по договору или устному соглашению. Исключение — ситуации, когда использование счёта прописано в договоре или необходимо ввиду особенностей сделки. Например, если выставляются счета за электричество или услуги связи, этот документ нужен обязательно.

Этот вопрос интересует многих начинающих предпринимателей. Стандартная последовательность этапов заключения сделки в бизнесе выглядит так:

Если по условиям договора покупатель должен оплатить товары/услуги/работы после их получения, третий и четвёртый этап просто меняются местами.

Как правило, в типовых договорах, которые подходят для большинства направлений бизнеса, есть пункт о том, что оплата осуществляет на основании счёта. Поэтому счёт на оплату обычно выставляется после заключения договора.

Однако на практике встречаются ситуации, когда выставление счёта происходит перед подписанием договора. Например, если на составление и согласование договора требуется несколько дней, а товар или услуга нужны срочно. В этом случае в договор включают пункт о том, что действие соглашения распространяется на ранее выставленный счёт. Получив платёж, чтобы избежать разногласий, рекомендуется направить второй стороне акт сверки. В этом документе нужно указать, что сумма, полученная от клиента наличными или переводом на расчётный счёт, является предоплатой по конкретному договору.

Воспользуйтесь одним из популярных способов:

По правилам ведения бизнеса, счёт на оплату обычно оформляется в двух экземплярах: один отправляют покупателю, а другой хранится у продавца. Несмотря на необязательность этого документа, в случае судебных споров он может иметь юридическую силу.

Формат счёта на оплату законом не регламентируется, однако в этом документе есть несколько обязательных реквизитов:

Инструкция по заполнению счёта одинакова как для ИП, так и для ООО. Документ от ИП должен быть подписан только индивидуальным предпринимателем, а счёт от ООО — директором и главным бухгалтером. Поскольку индивидуальные предприниматели имеют право вести бизнес без печати, счёт, выставленный ИП, может быть заверен только подписью. Это не нарушение.

Если бизнес работает на упрощённой системе налогообложения, обязанности по оплате НДС (при соблюдении условий, перечисленных в федеральном законе от 12.07.2024 № 176-ФЗ) у компании нет. Не платят НДС и ИП, которые купили патент. Когда индивидуальный предприниматель или организация применяет льготный налоговый режим, сумму НДС в цене выделять не нужно, а в итоговой стоимости можно указать «Без НДС».

Если бизнес продает товары или оказывает услуги/работы, которые облагаются НДС, то в графах «Цена» (единицы товара/услуги), «Сумма» и «Итого» можно указать цифры без учёта налога, а ниже в строке «НДС» рассчитать сумму налога из расчёта полной стоимости товаров. Второй вариант: поля «Цена», «Сумма» и «Итого» уже будут содержать суммы с учётом НДС, тогда вместо поля «НДС» будет поле «В том числе НДС» с указанием в нём суммы налога. Чтобы упростить задачу, можно скачать образцы счетов с НДС и без НДС.

При оформлении счёта сумму к оплате нужно указывать цифрами и прописью.

Нет. Это разные документы. Понятие и особенности счётов на оплату мы уже рассмотрели выше. Теперь давайте уточним, что такое счёт-фактура и счёт-договор.

Счёт-фактура — это налоговый документ, который используется в бизнесе для расчёта НДС, обязательный для плательщиков этого налога. В счёте-фактуре указывается информация о покупателе, продавце, товарах/услугах/работах, цене, размере НДС и другие данные. Вся информация должна соответствовать другим документам по сделке.

В соответствии со статьёй 434 Гражданского кодекса РФ стороны вправе заключать договор в любом виде при условии, что законом для договоров данного вида не установлена определённая форма. Для возникновения договорных отношений в бизнесе сам договор необязателен. Его функцию может выполнять счёт на оплату, если он содержит условия доставки, порядок обмена и возврата, условия доставки и другую информацию, которую продавец считает нужным включить.

Формат счёта-договора удобен для сделок с небольшой суммой, с его помощью можно быстро оформить разовую поставку товара, продажу ПО или другого онлайн-продукта, участия в семинаре или вебинаре и так далее.

В счёте-договоре должны присутствовать:

Рекомендуется проставить на счёте печать организации или ИП (при наличии). Тогда факт его оплаты в бизнесе приравнивается к соблюдению письменной формы договора.

Для некоторых сделок замена договора счётом законодательно запрещена. Например, при продаже недвижимости и предприятий, аренде зданий и сооружений.

Обычно счёт на оплату оформляется в добровольном порядке. Есть и другие способы напомнить контрагенту об оплате — например, B2B в ЮKassa. Для вашего клиента они ничем не будут отличаться от покупки в обычном интернет-магазине. Если клиент использует сервис СберБизнес, он просто выберет этот способ оплаты, а затем подтвердит транзакцию кодом из смс.

Счета можно выставлять не только организациям или ИП, но и физическим лицам. Это удобно для бизнеса, который работает без сайта, а также для компаний, консультирующих клиентов в чате перед покупкой.

Партнёры ЮKassa могут выставлять счета физическим лицам через интернет. Пошаговая инструкция:

Документ создаётся в виде ссылки, смс, e-mail или QR-кода. Счёт на оплату можно отправить на электронную почту, а также в мессенджере или социальных сетях. Покупателю достаточно перейти по ссылке или отсканировать QR-код: дальше он попадёт на страницу с платёжной формой ЮKassa. Предусмотрена оплата банковской картой, с электронного кошелька ЮMoney, через SberPay и даже наличными.