Требования к кассовому чеку в 2025 году
Кассовым чеком называют фискальный документ (ФД), который, в соответствии с 54-ФЗ, онлайн-касса формирует в момент расчётов за товары/услуги.
Нередко покупатели сразу выбрасывают полученный чек и удаляют из почты его электронную копию. Но это не означает, что продавцу можно игнорировать требования закона № 54-ФЗ по содержимому кассового документа. ФД могут проверить контролирующие органы, и, если он не соответствует регламенту, у продавца будут проблемы.
ФД, подтверждающий расчёты между продавцом и покупателем, должен содержать:
- обязательные реквизиты (статья 4.7 закона № 54-ФЗ);
- сведения о маркировке, если продавец торгует соответствующими товарами (пункт 6.1 статьи 1.2 закона № 54-ФЗ);
- дополнительную информацию (Приказ ФНС № ЕД-7-20/662@).
Сведения о клиенте обязательно должны быть в электронной версии чека на маркированный товар, если в сделке участвуют ИП и юридические лица. Речь об интернет-магазинах и службах доставки, которые привозят заказы в пункты выдачи, постаматы и почтовые отделения. В печатном варианте достаточно указать наименование клиента (не потребителя).
Реквизит проверки маркированного товара в виртуальном ФД обозначается как 0 при её успешном прохождении, 1 — при отрицательном результате. В бумажном формате фискального документа (ФФД) 1.2 другие коды:
- [М+] — товар прошёл проверку;
- [М] — контроль не выполнялся;
- [М-] — товар не прошёл проверку.
В бумажных чеках ФФД 1.05 и 1.1 рядом с обозначением маркированного товара указывают символ [М] без дополнительных знаков. Перечисленные требования не касаются продажи шуб, ювелирной и алкогольной продукции. Для этих категорий товаров требования к бланкам и отчётности другие.
Реквизиты, которые должны указываться в ФД, подтверждающем расчёты между продавцом и покупателем, делятся на основные и дополнительные. Поговорим о них подробнее.
Основные реквизиты чека ККТ
Эта группа включает в себя следующие сведения:
Реквизиты | Что искать в ФД |
Название документа | Здесь возможны варианты: кассовый чек, бланк строгой отчётности (БСО), кассовый чек коррекции, бланк коррекции |
Номер ФД | Имеется в виду номер в смене, когда произошла продажа |
Место и время расчёта | Адрес магазина, дата и время выдачи документа |
Информация о продавце | ФИО индивидуального предпринимателя или название организации |
Система налогообложения продавца | Обозначается аббревиатурой — ОСНО, УСН, АУСН, ПСН |
Предмет расчёта | Название проданного товара или предоставленной услуги, позволяющее отличить их от аналогичных |
Количество | Число единиц проданного товара или услуг |
Цена | Стоимость одной единицы товара или оказанной услуги |
Характеристика способа расчёта | Полная оплата, аванс, предоплата, рассрочка, кредит |
Характеристика предмета расчёта | Товар, услуга или работа |
Стоимость | Общая сумма, которую покупатель уплатил за все единицы товара или услуг вместе с НДС |
Признак расчёта | Приход, расход или возврат денег |
Форма расчёта между продавцом и клиентом | Наличная или безналичная оплата (с учётом аванса или предоплаты) |
Сведения о кассире | ФИО и должность сотрудника, выдавшего чек |
Реквизиты ККТ | Заводской и регистрационный номер кассового аппарата |
Фискальный признак документа | Код из 10 цифр, сформированный фискальным накопителем (он уникален для каждого ФД, подтверждающего расчёты между продавцом и покупателем) |
Электронные адреса (при отправке виртуальной копии ФД) | E-mail продавца и клиента |
Номер чека | Общий порядковый номер |
Номер смены | Общий порядковый номер |
Фискальный признак сообщения | Данные, которые в обязательном порядке передаются ОФД и сохраняются в накопителе |
Ещё на ФД должен быть QR-код — цифровое изображение, в котором зашифрована вся перечисленная выше обязательная информация.
Дополнительные реквизиты чека ККТ
Эти реквизиты указывают не в каждом документе, а только в выданных при некоторых обстоятельствах:
Условие | Какие реквизиты должны быть в ФД дополнительно |
Покупателем выступает организация или ИП | Наименование организации-клиента или ИП, а также ИНН |
Проданный товар является акцизным | Сумма акциза |
Проданный товар ввезён из другой страны | Код этой страны, номер таможенного документа |
Выплата выигрыша или страховки | Название организации или ФИО физлица, ИНН |
Продажа маркированного товара | Код предмета сделки |
Оплату принимает платёжный агент | Наименование, телефон и сумма комиссии агента или субагента, название поставщика |
Полный перечень сведений, которые можно дополнительно указать в ФД, подтверждающем расчёты между продавцом и клиентом, приведён в Приказе ФНС № ЕД-7-20/662@.
Это признаки предмета продажи, по которым можно его идентифицировать и отличить от похожих. В номенклатуре товара или услуги, которая указывается в кассовом документе, должны быть наименование, тип, количество, цена.
Например, в продуктовом магазине товары обычно одной и той же категории разных производителей. Допустим, это творожная масса. В ФД, подтверждающем расчёты между продавцом и клиентом, не получится обозначать номенклатуру только этим словосочетанием. Ведь у творожной массы производителей S и F может быть разная жирность, масса, добавки. Поэтому в номенклатуре указывают все признаки для отличия этих продуктов. Например, так: «Творожная масса, арт. 11111» или «Творожная масса "Воздушная с курагой"».
Строгих требований к наименованию товаров и услуг нет, кроме одного — оно не должно превышать 128 символов. Поэтому предприниматели берут названия из Общероссийского классификатора продукции по видам деятельности, добавляют артикул или отличительные характеристики.
Главное, чтобы клиенты могли понять, за что заплатили. То есть наименование товара должно быть корректным.
При небольшом ассортименте можно вводить названия продукции или услуг вручную. Для этого нужна онлайн-касса с сенсорным экраном — смарт-терминал. С ней можно работать одновременно в интернете и офлайн в торговой точке, выдавать печатные и электронные ФД.
Для проведения только онлайн-платежей больше подойдёт аренда облачной кассы. Так можно пользоваться готовыми товарными базами.
Оба варианта интегрируются с сервисом для бизнеса, чтобы передать ему обязанности регистрации в ФНС, договора с оператором фискальных данных, приёма платежей от клиентов и перечисления денег на банковский счёт продавца.
Штрафы за отсутствие номенклатуры в чеке
Ответственность за то, что в ФД нет нужных сведений о товаре, определяется пунктом 5 статьи 14.5 КоАП РФ:
- должностное лицо заплатит штраф в размере 1,5—3 тысяч ₽;
- юридическое лицо отдаст 5—10 тысяч ₽.
Вместо финансовой санкции нарушителю могут вынести предупреждение. Но на такое наказание можно рассчитывать лишь в первый раз и не во всех случаях.
Предприниматель может проверить корректность кассового чека у ОФД или в налоговой. Это помогает выявить ошибки, которые привели бы к переплатам налогов, а также другим организационным, финансовым и юридическим проблемам.
Проверка ФД доступна и клиенту, чтобы убедиться в легальности продажи.
Проверка чека на сайте ОФД
Предприниматель может найти кассовый документ в личном кабинете на сайте ОФД, с которым у него заключён договор.
Адрес сайта ОФД указан в чеке. Нужно ввести в поисковую форму несколько реквизитов:
- тип;
- наименование магазина;
- модель и номер кассового оборудования;
- временной интервал выдачи;
- способ и форма платежа;
- признак расчёта;
- номер смены;
- номер ФД;
- сумму продажи;
- данные кассира.
Программа выберет нужный фискальный документ из общего массива. Его можно просмотреть на экране компьютера, отправить на почту, или скачать и распечатать.
Клиент тоже может проверить документ, введя указанную информацию о ФД. Если выдавший его магазин работает по закону, сайт ОФД покажет виртуальную копию фискального документа.
Проверка чека на сайте ФНС
На сайте налоговой службы в разделе контрольно-кассовой техники необходимо нажать кнопку «Проверка чека». В появившихся полях нужно ввести следующие данные:
- тип операции;
- дату выдачи чека;
- время его оформления;
- номер фискального накопителя;
- ФП — фискальный признак данных;
- ФД — номер фискального документа;
- итоговую сумму.
Понять, где их искать на чеке, можно с помощью подсказок, нажав на значок ⓘ у края нужной рамки. После ввода данных и клика на кнопке «Проверить» система выдаёт результат — виртуальную копию фискального документа со всеми данными.
Проверка чека в мобильном приложении ФНС
Мобильное приложение налоговой службы можно использовать на смартфонах с Android и iOS. Для проверки нужно, открыв приложение, направить камеру устройства на QR-код чека, который обычно располагается внизу документа. Или можно ввести номер фискального документа вручную.
Приложение найдёт и выведет цифровую копию на экран. Её можно сохранить в личном кабинете и отправить на электронную почту.
Если приложение не отыскало фискальный документ, значит, операция не прошла через кассу из-за технической ошибки, или у продавца есть проблемы с законом.
Предприниматели, для которых использование ККТ обязательно, должны следить за правильностью формирования ФД для клиентов. И не только для того, чтобы не платить штраф. При налаженной юридической составляющей бизнеса, в которую входят все нюансы применения онлайн-касс, можно оптимизировать ведение учёта, снизить вероятность ошибок в отчётности и уделять больше времени развитию.
Ответственность за некорректно оформленные ФД, подтверждающие расчёты между продавцом и клиентом, предусмотрена пунктом 4 статьи 14.5 КоАП РФ. Зафиксировав нарушение, налоговые инспекторы могут вынести предупреждение или назначить штраф. Сумма административного взыскания:
- ИП и должностные лица — 1,5—3 тысячи ₽;
- Организации — 5—10 тысяч ₽.
Если нарушения не носят систематический характер, есть возможность ограничиться предупреждением. Для этого нужно самостоятельно выявить ошибки в реквизитах или оформлении ФД и сообщить об этом в налоговую. А ещё:
- проинформировать ФНС, какие действия предпринимаются для устранения проблемы;
- документально подтвердить, что нарушение порядка применения онлайн-кассы произошло непреднамеренно.
Если ошибки в ФД появились из-за неисправности ККТ (например, в результате технических проблем с кассовой программой или системой учёта), нужно как можно скорее устранить неполадки и сформировать чек коррекции.
Электронный кассовый чек — аналог бумажного ФД, подтверждающего расчёты между продавцом и клиентом. Они обладают равной юридической силой. Подтверждение покупки приходит на e-mail или в СМС.
Виртуальные чеки имеют те же обязательные реквизиты, что и фискальные документы «на бумаге». Но в виртуальном ФД дополнительно указывается e-mail продавца и клиента.
В соответствии с 54-ФЗ, продавцы должны не только отправлять электронные чеки покупателям, но и в режиме реального времени передавать их в ФНС через оператора ОФД.
Редко, но всё же встречаются ситуации, когда продавец отправил виртуальный чек, а клиент его не получил.
Причины проблем с отправкой чеков и способы решения проблемы
Проблемы с отправкой виртуальных ФД, подтверждающих расчёты между продавцом и покупателем, возникают в двух случаях:
- технические неполадки в работе онлайн-кассы;
- ошибка в адресе электронной почты или номере телефона.
В 2025 году сложности с отправкой виртуальных ФД возникают по следующим техническим причинам:
Причина | Чем может быть вызвана проблема |
Нестабильное интернет-соединение | 1) Возникли проблемы на стороне провайдера. 2) Некорректная работа роутера. 3) Вовремя не внесен очередной платёж за услуги связи. 4) У онлайн-кассы сбились настройки интернет-подключения |
ККТ сломалась или работает некорректно | Одна из распространённых причин — блокировка фискального накопителя. ФН может быть заблокирован, если: 1) допущена ошибка в заявлении при регистрации ККТ в налоговой; 2) онлайн-касса не отправляет чеки ОФД в течение 30 дней; 3) продолжительность кассовой смены превышает 24 часа с момента открытия; 4) вышел срок службы ФН; 5) у ФН закончилась память. А ещё может повредиться модуль связи с интернетом или возникнуть любая другая поломка, из-за которой ККТ работает со сбоями или не функционирует вовсе |
Ошибки в работе кассовой программы | Проблемы при установке, интеграции или обновлении ПО |
Неполадки у ОФД | К примеру, сервер временно недоступен из-за обновления софта |
При технических неисправностях нужно действовать в зависимости от того, какой именно фактор стал причиной сбоя:
- Проблемы с интернетом: перезагрузить оборудование, обновить настройки ККТ, оплатить услуги связи, дождаться устранения неполадок на стороне провайдера.
- Ошибки в работе онлайн-кассы: обратиться в сервисный центр или в службу поддержки на сайте производителя.
- Баги и лаги кассовой программы: вызвать IT-специалиста, который обслуживает ККТ.
- Неполадки на стороне ОФД: придётся подождать, пока оператор восстановит соединение.
Если, диктуя продавцу e-mail, телефон или указывая адрес электронной почты при оплате заказа на сайте или в мобильном приложении, покупатель ошибся хотя бы в одном знаке, электронный чек не придёт.
54-ФЗ не обязывает ИП и юрлиц проверять персональные данные клиента. Поэтому в случае ошибки ответственность полностью лежит на покупателе. Если ФД не пришёл на e-mail или в смс, предъявить претензии продавцу не получится.
Когда покупатель утверждает, что чек не пришёл на e-mail, первым делом следует порекомендовать ему проверить папку «Спам». Иногда письма от ОФД автоматически попадают туда.
В случае, когда письма нет во «Входящих» и «Спаме», необходимо убедиться, что покупатель верно продиктовал адрес электронной почты. Если обнаружена ошибка, создавать новый ФД не нужно, иначе продажа задвоится. Продавец может отправить клиенту дубликат уже сформированного ФД на верный e-mail или номер телефона — эта операция доступна в личном кабинете на сайте ОФД.
