Смена налогообложения на онлайн-кассе

Правильно подобранная система налогообложения поможет предпринимателю или организации сэкономить деньги на налогах, упростить отчетность, расширить направления деятельности. В 2024 году ИП и юридические лица могут выбрать общий налоговый режим или один из спецрежимов, например патентную систему. После перехода с одного режима налогообложения на другой нужно не забыть изменить его в онлайн-кассе.

Как это правильно сделать и какие санкции ждут предпринимателей за работу без изменения настроек на кассе?

Индивидуальные предприниматели и предприятия могут уменьшить объем налоговой нагрузки, выбрав наиболее подходящий из режимов налогообложения. В 2024 году им доступно шесть систем:

Каждый из режимов налогообложения имеет свои особенности — размер налоговой ставки, допустимый годовой доход, количество сотрудников, периодичность и форма сдачи отчетности и т. д. При выборе системы нужно учитывать специфику деятельности, а также то, что некоторые льготные режимы доступны только индивидуальным предпринимателям. Например, ООО не может приобрести патент или платить налог на профессиональный доход.

Перейти на другую систему налогообложения организация или бизнесмен могут добровольно или в вынужденном порядке. Во втором случае смена режима происходит по требованию законодательства. Например, с января 2021 года плательщики единого налога на вмененный доход были вынуждены перейти на другую систему налогообложения.

Чтобы выбрать новый режим, нужно отправить заявление в налоговую или посетить ее с документами лично. Вне зависимости от причины изменений, необходимо адаптировать к работе по новой системе контрольно-кассовую технику. Поменять настройку следует до выдачи первого чека после перехода.

Для изменения режима на контрольно-кассовой технике не нужно приобретать новый фискальный накопитель или проводить перерегистрацию оборудования в ФНС. Поменять настройки нужно, потому что информация об используемой на предприятии или бизнесменом системе входит в обязательные реквизиты фискального документа. Чеки будут печататься со старыми данными, что относится к нарушениям.

Выполнить настройку онлайн-кассы часто можно самостоятельно, не привлекая специалистов. Если не получается поменять режим, нужно обратиться в техподдержку производителя ККТ. Порядок действий отличается в зависимости от модели кассы и марки. Чаще всего смену системы налогообложения производят в настройках личного кабинета. Некоторые производители также выпускают утилиты, которые переключают режим на онлайн-кассе автоматически после запуска.

Перед сменой данных в чеке нужно убедиться, что все старые операции прошли через оператора фискальных данных. После этого нужно закрыть смену и выбрать в настройках используемый режим налогообложения. Перед печатью отчета нужно проверить ИНН и другие данные.

После изменения режима онлайн-касса сама сформирует отчет о перерегистрации и автоматически отправит его в налоговую инспекцию. Если процедура будет выполнена правильно, ККТ напечатает отчет о смене реквизитов. В настройках нужно обязательно указать правильную дату и время создания документа.

Некоторые модели кассовой техники позволяют вносить изменения в настройки в отложенном режиме. Это удобная опция на случай, если предприниматель хочет перейти на ОСН или УСН. Начать пользоваться этими системами налогообложения можно только с нового календарного года. Отложенная настройка изменит реквизиты в чеке автоматически в указанную дату.

Достаточно часто предприниматели применяют две системы налогообложения, чтобы отчислять меньше налогов. Совмещать разрешено только некоторые режимы. Чаще всего это упрощенная и патентная системы налогообложения. Их используют, если одновременно ведут деятельность по нескольким направлениям, например оказывают услуги и продают товары.

Чтобы использовать одновременно два режима, нужно указать их и в настройках онлайн-кассы. ККТ будет сама печатать чеки отдельно по каждому направлению деятельности. Каждый фискальный документ будет содержать реквизиты с указанием используемой системы налогообложения. Предпринимателю нужно только проверять, чтобы режим правильно отображался в чеках.

Хотя организации и предприниматели не обязаны проводить перерегистрацию кассовой техники при смене налогового режима, они должны учитывать новые правила использования оборудования. Если ООО перешло на другую систему, чтобы ввести в ассортимент маркированные или подакцизные товары, об этих изменениях нужно уведомить ФНС.

Если в фискальном документе будет отражаться прежний налоговый режим, предпринимателя или организацию могут привлечь к административной ответственности. Сумма штрафа составляет до 10 тысяч рублей для юридических лиц, а для предпринимателей — до 3 тысяч. В некоторых случаях ФНС может ограничиться предупреждением.

Чтобы избежать санкций, ИП или ООО должны представить в налоговую инспекцию чек коррекции. Для его передачи бизнесу нужно самостоятельно заявить о нарушении в ФНС. Корректировочный фискальный документ оформляется на всю сумму продаж, которые были проведены по неправильным реквизитам.

Воспользоваться чеком коррекции можно только в случаях, если налоговая еще не узнала о смене режима налогообложения. Этот документ должен содержать исчерпывающую информацию, которая подтверждает факт правонарушения. Кроме корректировочного чека, исправить неправильное применение кассы поможет акт с описанием товаров, при продаже которых использовались старые реквизиты.

Чек коррекции не нужно путать с возвратным чеком, который оформляют для отмены ошибочных операций, когда неправильно указали сумму и т. д. Использовать его необходимо и в случае, если касса сломалась и торговля какое-то время велась без нее.

При смене налогового режима предпринимателю или организации мало начать платить налоги по новым правилам. Чтобы не столкнуться с санкциями со стороны ФНС, нужно еще поменять настройки на онлайн-кассе. Изменить режим в ККТ бизнесмен может самостоятельно, для этого не нужно заново регистрировать оборудование в налоговой или покупать новый фискальный накопитель.

После смены системы налогообложения онлайн-касса сама сформирует отчет об изменении в реквизитах и отправит его в инспекцию. Успеть исправить настройки нужно до выдачи первого чека на актуальном режиме. Если предприниматель использует сразу упрощенную и патентную систему, нужно добавить оба режима в настройки. Тогда касса будет печатать фискальные документы по разным направлениям.

При выявленных нарушениях в использовании контрольно-кассовой техники из-за работы на старом режиме налогообложения ФНС может выписать предупреждение или оштрафовать. Размер штрафа составляет до 10 тысяч рублей.

Чтобы не столкнуться с административной ответственностью, предприниматель или организация могут самостоятельно уведомить налоговую о нарушении и отправить корректировочный чек. В этом фискальном документе нужно указать сумму всех продаж, которые были проведены по прежним реквизитам. Дополнительно потребуется составить акт с указанием товарных позиций.