Применяется ли онлайн-касса для ИП на патенте

Контрольно-кассовая техника (ККТ) нового образца (выпускается с 2017 года) необходима почти всем продавцам. В 2023 году такие кассовые аппараты должны применять организации (юрлица) и индивидуальные предприниматели (ИП).

С помощью онлайн-кассы продавец печатает кассовые чеки, оформляет возврат товаров от покупателей, исправляет неверно проведённые операции, открывает и закрывает рабочую смену. Вся эта информация записывается на специальный чип — фискальный накопитель (ФН), который находится внутри кассового аппарата, заменяется каждые 15 или 36 месяцев и хранится в течение 5 лет.

ФН передаёт через интернет данные оператору фискальных данных (ОФД) — посреднику между налогоплательщиками и налоговой службой (ФНС). Это специальные организации, которые находятся на территории России и призваны обрабатывать и хранить сведения обо всех финансовых операциях, а также предоставлять их в налоговую.

До 2017 года продавцы могли использовать в работе кассовые аппараты старого образца, внутри которых была электронная контрольная защищённая лента — ЭКЛЗ. На неё записывалась вся информация об операциях, и чтобы проверить данные, налоговый инспектор должен был эту ленту забрать для изучения.

С новыми аппаратами надобность в посещении торговых точек для проверки кассы отпала. Теперь для проверки кассы налоговая запрашивает сведения обо всех операциях у ОФД по защищённым каналам интернет.

Применение кассовых аппаратов нового образца регулирует закон 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации». В нём прописаны следующие моменты:

При введении в оборот онлайн-касс появился новый документ — чек коррекции. Он формируется при появлении в кассе излишков, если:

Чтобы исправить ситуацию, нужно создать чек коррекции в онлайн-кассе, чтобы он сразу попал ОФД, а от него в налоговую. Особенности оформления чека коррекции таковы:

Если клиент возвращает товар, то продавец его принимает и отдаёт покупателю деньги. При этом на кассе должен быть сформирован чек с признаком «Возврат прихода». Такой же документ формируется, если в выбитом кассовом чеке обнаружена ошибка:

Реквизиты чека на возврат должны быть такими же, как и реквизиты чека на приход, разница только в названии признака расчётной операции.

Кроме этого, кассир должен подготовить для налоговой инспекции письменное объяснение с описанием причин выдачи чека на возврат. После этого можно снова оформить чек на приход, указав в нём корректную сумму.

В тексте закона 54-ФЗ есть специальные указания для любых ИП и организаций, включая специфические виды деятельности, которые могут осуществляться без кассы (это прописано в пункте 2 статьи 2 закона 54 ФЗ).

Кроме этого, работать без ККТ могут любые ИП и организации, ведущие деятельность в отдалённой и труднодоступной местности, которая внесена в список, утверждённый местными властями. И хотя предприниматель там имеет право работать без кассы, он должен по требованию покупателя выдать документ БСО, заменяющий кассовый чек.

Кроме этого, в законе есть отдельные указания, касающиеся, именно предпринимателей на патентной системе налогообложения (ПСН). В пункте 2.1 статьи 2 сказано, что они освобождены от применения ККТ, если ведут деятельность, перечисленную в пункте 2 статьи 346.43 НК РФ. Имеются, в виду подпункты: 1, 2, 4, 5, 7, 8, 12−17, 19−27, 29−31, 34−36, 39, 41−44, 49−52, 54, 55, 57−62, 64, 66−80.

В этом случае предприниматель также вместо чека должен выдавать заменяющий его документ.

Если ИП на ПСН не подходит под вышеописанные критерии, он должен использовать онлайн-кассу на общих основаниях.

Закон 54-ФЗ внедрялся постепенно, на разных этапах законодатели предоставляли отсрочки для разных видов бизнеса и режимов налогообложения. Например, до 2021 года ИП без сотрудников, торгующие товарами собственного производства, оказывающие услуги и выполняющие работы, могли работать без ККТ. В 2023 году эта отсрочка закончилась.

Если предприниматель без работников хочет вести деятельность без использования ККТ, он может перейти на уплату налога на профессиональный доход (НПД), то есть, стать самозанятым в статусе ИП. Однако, таких предпринимателей сдерживают ограничения по видам деятельности и годовому доходу (не выше 2,4 млн рублей).

Бизнес вообще может обойтись без кассового аппарата, если принимает исключительно онлайн-платежи. В этом случае он может арендовать облачную онлайн-кассу у партнёров платёжного сервиса ЮKassa.

Однако, работа на патенте несовместима с электронными платежами. Поэтому при работе с облачной кассой придётся выбрать другой режим налогообложения, например, упрощённый (УСН).

Штрафные санкции для ИП в этом случае регулируются статьёй 14.5 КоАП РФ. Они бывают нескольких типов:

Размеры наказания по каждому виду правонарушений и ответственность за них разные.

Кассовый чек является важным документом, гарантирующим права покупателя. За невыдачу бумажного или электронного чека ФНС может оштрафовать бизнес на 2 000 рублей. Налоговая узнаёт об этом, когда покупатели жалуются на продавцов.

Бывает, что при регистрации кассы указывается неверный адрес. Если не исправить ситуацию до того, как это обнаружит налоговая, то на ИП или должностное лицо организации может быть наложен штраф от 1 500 до 3 000 рублей, на юрлицо — от 5 000 до 10 000 рублей.

Такие же суммы санкций предусмотрены, если продавец не обновил программное обеспечение или использует оборудование, которая не соответствует законодательным нормам.

Если нарушение первичное или непреднамеренное, налоговая может вынести только предупреждение.

Ситуации, когда предприниматель не может использовать кассовое оборудование, могут возникнуть по разным причинам: отключение электричества, перебои с интернетом, поломка оборудования. Тогда во избежание штрафа, нужно быстрее восстановить работоспособность ККТ и отправить в налоговую чек коррекции.

Если этого не сделать, можно получить штраф не менее 10 000 рублей, максимальная сумма может составить от 25 до 50 % выручки, прошедшей мимо кассы. При повторном нарушении налоговая может приостановить деятельность торговой точки на срок до 90 дней. А если неучтённый оборот превысит 1 млн рублей, бизнесмену могут запретить заниматься предпринимательской деятельностью.

Также существуют штрафы за ошибки, допущенные при ведении кассовой дисциплины. Нарушения, касающиеся бухгалтерского учёта, прописаны в статье 15.11 КоАП.