Правила хорошего учета в общепите
В заведении общественного питания необходимо вести бухучет по общим правилам, но с некоторыми особенностями. В этом материале рассказываем об этих особенностях: как учитывать товарно-материальные ценности, как правильно оформлять приход и расход денег, как проводить инвентаризацию.
Для деятельности ресторанов, кафе, столовых, кофеен и других точек общепита необходим точный и систематический бухучет. Соблюдение правил бухучета помогает бизнесу платить налоги, избегать штрафов, контролировать ресурсы, увеличивать выручку от реализации продукции. Вот что необходимо сделать для организации бухучета:
- выбрать товароучетную и бухгалтерскую систему. Для этого используются специализированные программы, которые учитывают особенности отрасли и требования закона. Без подходящих программ документооборот превратится в рутину со множеством ошибок;
- регистрировать все операции. Каждая финансовая и хозяйственная операция, связанная с покупкой, реализацией, использованием или списанием ресурсов, должна быть отражена в бухгалтерской системе. Бухгалтер обязан регулярно делать записи в журнал учета доходных и расходных операций;
- контролировать запасы. Учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) подразумевает постоянное отслеживание остатков, списание утрат и учет ингредиентов, используемых в приготовлении блюд;
- отслеживать нормы законодательства. Соблюдение налоговых обязательств и требований закона в сфере общепита обязательно. Различные налоги, такие как НДС и налог на прибыль, нужно правильно рассчитывать и вовремя уплачивать.
Бухгалтерия в сфере общепита отличается от бухгалтерии в розничной или оптовой торговле. Ресторану, кафе или столовой недостаточно просто учесть закупочную стоимость готовых продуктов или сырья для них, а потом продать продукты питания по продажной цене. Для сферы общественного питания учет осложняют следующие нюансы:
- Продукт можно продать в исходном виде, а можно полностью или частично его переработать, включив в состав блюд.
- Производство блюд может состоять из нескольких этапов, на каждом из которых исходное сырье проходит какую-либо обработку.
- На учет влияют сезонные изменения цен и качество продуктов. Летом они могут стоить дешевле и быть лучшего качества, а зимой ― дороже и хуже.
- Необходимо учитывать нестандартные издержки: бой посуды, брак во время приготовления блюд, украшение помещения для праздника.
Согласно стандарту ФСБУ 5/2019 «Запасы» в организации общественного питания запасами могут считаться следующие товарно-материальные ценности (ТМЦ):
- сырье, материалы;
- покупные полуфабрикаты, используемые для производства;
- производимая организацией продукция;
- товары, приобретенные на продажу;
- инструменты, инвентарь, посуда, спецодежда и т. д.
Операции с запасами отражают стандартными проводками, например:
- предприятие получило товары или сырье от поставщика — дебет 41 (10) / кредит 60;
- подотчетное лицо закупило товар или сырье — дебет 41 (10) / кредит 71;
- организация учла НДС — дебет 19 / кредит 60 (71).
Правила стандарта ФСБУ 5/2019 корректируются с учетом нюансов отрасли, например:
- воду в литровых бутылках для поштучной продажи в баре отражают по счету 41 «Товары»;
- воду в бутылках по 19 литров, предназначенную для приготовления блюд на кухне, отражают по счету 10 «Материалы»;
- если на кухне закончилась вода в больших бутылках, для приготовления блюд повар может использовать воду в более мелкой таре, которая изначально предназначалась для продажи в баре. Возможна и обратная ситуация. Из-за этого во время инвентаризации может выявиться пересортица по счетам 41 и 10.
Запасы учитывают по себестоимости, которая складывается из закупочной цены и сопутствующих расходов. Например, при покупке курицы учитывают:
- закупочную стоимость;
- расходы на транспортировку;
- НДС (налог на добавленную стоимость), если предприниматель или организация работает на ОСНО (основной системе налогообложения).
Запасы поступают на склад, а оттуда ― на кухню или в бар. Перемещение оформляют документально, чтобы избежать краж.
В организации общественного питания под производством подразумевается приготовление блюд из сырья, полуфабрикатов или уже готовой продукции.
В себестоимости готовых блюд нужно учитывать себестоимость ингредиентов. Но не всегда можно учесть сырье по закупочной цене, так как на разных стадиях производства оно подвергается обработке или предварительной подготовке. Например, мясо перерабатывается в фарш, при этом из 10 килограммов мяса получается только 9 килограммов фарша. Так же и с другими ингредиентами: овощи очищают, крупы варят и т. д.
Себестоимость полуфабрикатов отличается от себестоимости исходного сырья. Это нужно учитывать, иначе при расчете себестоимости готового блюда возникнут ошибки. Каждый раз высчитывать себестоимость сырья сложно, поэтому этот процесс стараются автоматизировать.
Стандартные проводки для исходного сырья такие:
- предприятие отправило сырье в производство — дебет 20 / кредит 10;
- себестоимость сырья списали — дебет 90 / кредит 20.
Для полуфабрикатов проводки будут следующими:
- предприятие получило от поставщика 10 килограммов мяса — дебет 10 / кредит;
- 10 килограммов мяса передано в производство — дебет 21 / кредит 10;
- 9 килограммов фарша передано в производство — дебет 20 / кредит 21;
- предприятие списало себестоимость мяса в составе готовых блюд — дебет 90 / кредит 20.
Поступления денег от продаж учитывают по общим нормам. Поскольку бо̀льшая часть посетителей — это физические лица, то кафе, рестораны, кофейни и столовые обязаны иметь онлайн-кассу. Правила применения онлайн-касс при расчетах с физлицами регулирует закон № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации». Согласно закону продавец обязан заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД), приобрести фискальный накопитель, выдавать каждому покупателю кассовый чек. Также продавцу понадобится терминал эквайринга для приема безналичной оплаты.
Бывает, что предприятию нужно принять оплату от ИП или юридического лица. Например, когда клиент организует в заведении общепита корпоратив или другой праздник. В этом случае оплата принимается с расчетного счета на расчетный счет напрямую, без использования онлайн-кассы.
Приход денег в обоих случаях оформляется стандартными проводками:
- покупатель заплатил наличными за готовое блюдо или товар — дебет 50 / кредит 90.1;
- покупатель оплатил готовое блюдо или товар банковской картой — дебет 57 / кредит 90.1;
- при оплате картой из полученной выручки банк вычел свою комиссию, оставшаяся сумма выручки поступила на расчетный счет продавца — дебет 51 / кредит 57;
- при оплате картой предприятие учло банковскую комиссию за эквайринг — дебет 91 / кредит 57;
- выручка за проведение корпоратива поступила на расчетный счет продавца — дебет 62 / кредит 90.1;
- предприятие общепита списало стоимость готовых блюд или товаров — дебет 90.2 / кредит 20 (41).
Расходы в кафе, столовых, ресторанах и подобных заведениях учитывают по нормам ПБУ 10/99 «Расходы организации». Выделяют два вида расходов:
- Прямые, которые отражаются по счету 20. Они напрямую связаны с производством блюд или напитков, величина этих расходов зависит от объемов производства.
- Косвенные, которые отражаются по счетам 25, 26 или 44. Они не связаны напрямую с производством блюд или напитков, величина этих расходов не зависит от объемов производства.
Примеры прямых расходов:
- закупка сырья, полуфабрикатов, готовой продукции на продажу;
- заработная плата поварам;
- амортизация оборудования.
Примеры косвенных расходов:
- расходы на рекламу, акции;
- заработная плата управляющему персоналу, бухгалтерам, техническим специалистам;
- расходы на аренду помещения;
- расходы на амортизацию оборудования зала и бара;
- расходы на оформления зала для мероприятий;
- оплата услуг приглашенных артистов.
Нормы ПБУ 10/99 не всегда учитывают особенности отрасли. Поэтому каждая организация общепита вправе вести учет так, как ей удобно. Например, организация может включать в прямые расходы только себестоимость сырья, полуфабрикатов и купленной готовой продукции, а все остальные расходы отнести к прочим и отразить по счету 44. Главное, чтобы при ведении учета не нарушалось законодательство.
Инвентаризация — это проверка и пересчет товарно-материальных ценностей и других активов заведения. В этом блоке поговорим об инвентаризации ТМЦ на складе. Она помогает выявить возможные расхождения между реальными остатками и данными, находящимися в учетной системе.
Чтобы провести инвентаризацию ТМЦ в общепите, нужно пройти несколько этапов:
- Подготовка. Начинать инвентаризацию нужно с подготовки документации и необходимых инструментов: весов, мерной тары, устройств для считывания кодов, бланков, пишущих принадлежностей и т. д. Также нужно заранее определиться с датой и временем проверки. Возможно, чтобы не мешать работе кухни, проверку придется провести в выходные или в ночное время. Сотрудники, которые будут входить в комиссию, должны знать об этом заранее и понимать, что именно им придется делать.
- Сбор комиссии. В состав комиссии могут входить руководитель, бухгалтер, технические специалисты, работники сторонних организаций. Материально ответственные лица в состав комиссии не входят, но кто-то из них должен быть рядом с проверяющими, чтобы отвечать на вопросы и помогать находить нужные позиции на полках склада, прилавках, витринах, в холодильниках.
- Проведение проверки. Комиссия пересчитывает продукты и ингредиенты. При необходимости используются инструменты: весы, рулетка, мерная тара. Подсчитывать товары со штрихкодом на упаковке можно как вручную, так и с помощью считывающего оборудования.
- Регистрация результатов. Проверяющие вносят полученные данные в инвентаризационную опись.
- Анализ расхождений. Бухгалтер сравнивает фактические данные с данными в учетной системе. Результатом может стать недостача, избыток или пересортица каких-то активов. Важно выяснить причины расхождений. Это могут быть ошибки в учете, утраты, кражи или другие факторы.
Инвентаризация — неотъемлемая часть учета в заведении общепита. Ее регулярное проведение позволяет контролировать оборот ТМЦ, выявляет продукцию с истекающим сроком годности, обеспечивает точность данных в учетной системе. Каждое предприятие само решает, как часто проводить инвентаризацию на складе. Но если делать это редко, могут испортиться некоторые товары или возникнуть критические расхождения между фактом и документацией, которые потом будет сложнее исправить.
Правила бухучета в кафе, столовых, ресторанах имеют свои особенности, связанные с отраслью:
- При учете запасов иногда возникает пересортица, так как одни и те же продукты могут продаваться в баре и одновременно использоваться для приготовления блюд или напитков.
- При учете производства нужно помнить, что не всегда в себестоимости готового блюда можно учесть себестоимость ингредиентов. Часто ингредиенты подвергаются обработке и становятся полуфабрикатами, для которых нужно отдельно считать расходы на производство и продажу.
- Чтобы учесть поступление денег от физлиц, нужно использовать онлайн-кассу, а при сотрудничестве с другими ИП или организациями можно обойтись без нее, приняв деньги напрямую на расчетный счет.
- При учете расходов их делят на прямые и косвенные, после чего отражают проводками по соответствующим счетам.
- Инвентаризация помогает сверить фактические складские остатки с документальными и отследить сроки годности продукции.
