Онлайн касса в аренду плюсы и минусы
Онлайн-кассу можно купить, взять в аренду или рассрочку. Многие предприниматели отдают предпочтение аренде, ведь покупка и подготовка контрольно-кассовой техники (ККТ) для начинающего и небольшого бизнеса может стать непростой задачей.
У кассы напрокат есть плюсы и минусы, но нужно обратить внимание на ряд моментов при выборе самого аппарата, а также компании-арендодателя.
Самые простые онлайн-кассы недорогие. Самый дешёвый кнопочный автономный аппарат стоит 7–8 тыс. рублей, но покупать её нерационально, потому что законы обновляются и уточняются. К тому же всё больше товаров входят в систему маркировки, а в чеках добавляются обязательные реквизиты.
Современные смарт-терминалы будут отвечать требованиям законодательства ещё долго. Самый дешёвый стоит от 10 тысяч рублей, но его функциональность будет ограничена, поэтому он может быть не всегда удобен.
Даже если касса в собственности, нужно:
- Купить фискальный накопитель (ФН) — устройство, где хранится информация о продажах. Его цена начинается от 7500 рублей. После окончания срока действия накопитель меняют и перерегистрируют в налоговой.
- Заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД). Обслуживание в течение трёх лет стоит 6900 рублей. Чем меньше срок договора, тем выше тариф.
- Докупить дополнительное оборудование: сканер штрихкодов, весы, эквайринг и т. д.
- Приобрести и интегрировать товароучётное программное обеспечение (ПО).
Помимо этого, нужно получить электронную подпись, зарегистрировать кассу в налоговой и настроить её. Для начала работы надо потратить больше 30 тыс. рублей. Как правило, кассу покупают на долгосрочную перспективу, когда бизнес уже работает стабильно и есть деньги на дополнительные расходы.
Для работы по закону предприниматели обязаны иметь:
- онлайн-кассу, которая должна быть сертифицирована налоговой службой,
- фискальный накопитель для хранения данных о продажах, подключённый к кассе.
ККТ можно взять в аренду и также зарегистрировать в налоговых органах на имя арендатора.
Фискальный накопитель арендовать невозможно. По закону он должен принадлежать ИП или юрлицу, на которого зарегистрирована касса. Некоторые компании предлагают покупать накопитель отдельно, а другие включают его в стоимость аренды.
Какой ФН нужен для работы, определяет законодательство. Обычно на основной системе налогообложения (ОСНО) обычно используют накопители сроком 13 или 15 месяцев, а на упрощёнке (УСН) или патенте — на 36 месяцев.
Услуга востребована у небольших компаний и индивидуальных предпринимателей (ИП), а также у начинающих свой бизнес. За небольшую плату предприниматели получают полностью настроенный аппарат, а в случае неудачи арендованную технику можно просто сдать обратно.
Также аренда выгодна, если:
- бизнес только развивается,
- компания имеет небольшие обороты, потому что аренда обойдётся дешевле, чем покупка.
При увеличении выручки кассовый аппарат можно взять в собственность или поменять на купленный.
На рынке есть разные предложения. Минимальный срок аренды начинается от 1 месяца, но чем короче срок, тем выше стоимость.
Такой вариант использования будет выгоден желающим протестировать дорогое оборудование перед покупкой, а также бизнесу с сезонным характером.
Кассу можно взять на время, а затем вернуть или выкупить. Некоторые производители предлагают аренду с последующим выкупом. Но всегда нужно помнить, что аренда на длительный срок может оказаться невыгодной.
Владельцы интернет-магазинов отправляют покупателям чеки в электронном виде, поэтому им не нужна физическая касса с бумажными чеками. Такой бизнес может арендовать виртуальную (облачную).
Облачная касса — это обычная онлайн-касса, которая подключена к интернет-магазину, но находится в дата-центре у арендодателя.
Покупатели оплачивают товар и получают чек по электронной почте, а информация о покупке поступает в кассу и передаётся ОФД и в налоговую. Всё происходит автоматически, предпринимателю не нужно покупать своё оборудование.
Аренда аппарата без каких-либо сопутствующих услуг стоит от 900 рублей в месяц. Настроенная касса обойдётся в 3000 рублей в месяц. Стоимость может незначительно колебаться в зависимости от наполнения тарифного плана. На рынке много предложений под разные потребности бизнеса.
Стандартно вместе с арендой предлагают все необходимые опции для начала полноценной работы — от заключения договора с ОФД до полной настройки кассовых и товароучётных программ.
Тарифные планы отличаются существенно. Что нужно делать обязательно:
- Изучить, что конкретно включено в тарифный план. В одном тарифе есть фискальный накопитель, а в другом нужно будет приобретать его самостоятельно.
- Выяснить, кто должен продлевать договор с ОФД и менять ФН. Возможно, придётся это делать самостоятельно, что вызовет дополнительные расходы к ежемесячной арендной плате.
- Уточнить, есть ли специальные условия для начинающего и сезонного бизнеса.
- Узнать, можно ли рассчитывать на скидку при аренде нескольких кассовых аппаратов.
- Оговорить возможность выкупа кассы.
В большинстве случаев аренда кассы — это решение для бизнеса «под ключ». Ещё преимущества аренды:
- Техническая поддержка — многообразие каналов связи, удалённый доступ к кассе. Услугу может предоставить как оператор услуг, так и производитель оборудования. Чаще всего услуга бесплатная, но не всегда. Полезно ознакомиться с графиком работы службы поддержки заранее.
- Срочная замена оборудования в случае поломки и перерегистрация в налоговых органах. По закону ремонт должен быть выполнен в течение 45 дней, но даже несколько дней простоя могут повлечь большие потери.
- Интеграция кассовых программ с программами бухгалтерского учёта. В арендованном оборудовании настроен все необходимые функции: аналитика, складской учёт, ЕГАИС, маркировка и другие.
- Модернизация оборудования по мере роста бизнеса. Обменять арендованную кассу на более производительную можно в любой момент без больших расходов.
Нельзя утверждать, что аренда выгоднее покупки. Решение зависит от задач и возможностей бизнеса. В таблице ниже преимущества и недостатки обоих способов.
Покупка кассы | Аренда кассы |
Первоначальные затраты: | Первоначальные затраты: |
Более 30 тыс. рублей | Около 3 тыс. рублей в месяц |
ФН для кассы | Входит в тариф |
Договор с ОФД | Входит в тариф |
Дополнительное оборудование и программное обеспечение | Входит в тариф |
Подготовка к работе — установка и настройка | Входит в тариф |
Дополнительные расходы, которые обязательно возникнут с течением времени: | Дополнительные расходы, которые обязательно возникнут с течением времени: |
Договор с ОФД 3–6 тыс. рублей в зависимости от срока | Входит в тариф |
Замена ФН — 7–9 тыс. рублей | Входит в тариф |
Непредвиденные расходы: | Непредвиденные расходы: |
Ремонт за свой счёт | Замена бесплатно |
Замена ФН 7–9 тыс. рублей | Замена бесплатно |
Товароучётные, бухгалтерские программы: | Товароучётные, бухгалтерские программы: |
Аналитика, ЕГАИС, маркировка, 1С и т.д. Необходимо все приобретать за свой счёт | Входит в тариф |
Затраты на модернизацию: | Затраты на модернизацию: |
Приобретение более функциональной кассы — от 20 тыс. рублей | Бесплатная замена на новую модель |
Интеграция с 1С и интернет-магазином: | Интеграция с 1С и интернет-магазином: |
За дополнительную плату | Бесплатно |
Аренда кассы избавляет предпринимателей от многих хлопот: техническое обслуживание, экстренные расходы в случае поломки и замены на новую модель. Вместе с аппаратом бизнес получает комплексную поддержку. Однако стоит помнить, что при долгосрочной работе собственный кассовый аппарат может быть выгоднее.
