Онлайн касса в аренду плюсы и минусы
Кассу можно купить или взять в аренду. Многие предприниматели отдают предпочтение второму варианту, ведь покупка и установка контрольно-кассовой техники (ККТ) — непростая задача для бизнеса. О плюсах и минусах кассы напрокат рассказываем в этой статье.
Самые простые онлайн-кассы недорогие. Например, бюджетный кнопочный автономный аппарат стоит 7—8 тысяч ₽, но покупать его нерационально, потому что законы обновляются и уточняются. К тому же, всё больше товаров входят в систему маркировки, а в чеках добавляются обязательные реквизиты.
Современные смарт-терминалы будут отвечать требованиям законодательства ещё долго. Самый дешёвый стоит от 10 тысяч ₽. Но функциональность такого аппарата ограничена, поэтому он может быть не всегда удобен. И придётся устанавливать более функциональную онлайн-кассу, например, POS-систему. А стоимость такого оборудования — около 50 тысяч ₽.
Даже если ККТ в собственности, нужно:
- Купить фискальный накопитель (ФН) — устройство, где хранится информация о продажах. Его цена начинается от 12 тысяч ₽. После окончания срока действия накопитель меняют и перерегистрируют в налоговой.
- Подписать договор с оператором фискальных данных (ОФД). Обслуживание в течение трёх лет около 7 тысяч ₽. Чем меньше срок договора, тем выше тариф.
- Докупить дополнительное оборудование: например, сканер штрихкодов, весы, эквайринговый терминал.
- Приобрести и интегрировать товароучётное программное обеспечение (ПО).
Помимо этого нужно получить электронную подпись, зарегистрировать кассу в налоговой (это можно сделать онлайн) и настроить ККТ. Первоначальные вложения превышают 30 тысяч ₽. Зато собственный кассовый аппарат в любой момент можно снять с учёта и продать.
Как правило, онлайн-кассу покупают на долгосрочную перспективу, когда компания уже работает стабильно и есть деньги на дополнительные расходы.
Недостатки приобретения онлайн-кассы:
- большие единовременные и текущие затраты;
- необходимо самостоятельно отслеживать изменения в законодательстве;
- нужно контролировать подключение к интернету, иначе оборудование будет работать некорректно.
Все риски, связанные с поломкой ККТ и сбоем ПО, вы берёте на себя. Простои из-за неисправности кассовой техники не компенсируются.
Для работы по закону предприниматели обязаны иметь:
- ККТ, которая сертифицирована налоговой службой;
- фискальный накопитель для хранения данных о продажах, подключённый к ККТ.
В соответствии с 54-ФЗ, ККТ можно взять в аренду и пройти регистрацию в налоговых органах (в том числе онлайн) на имя арендатора.
А вот фискальный накопитель арендовать невозможно. По закону он должен принадлежать ИП или юрлицу, на которого зарегистрирована ККТ. Некоторые компании предлагают покупать накопитель отдельно, а другие включают его в тарифный план.
Какой ФН нужен для работы, определяет законодательство. Обычно на основной системе налогообложения (ОСНО) используют накопители сроком 15 месяцев, а на упрощёнке (УСН) или патенте — на 36 месяцев.
Арендовать ККТ вправе как индивидуальные предприниматели, так и юридические лица. Ограничения по системе обложения в 54-ФЗ не прописаны. То есть арендовать кассовый аппарат могут и компании, которые работают на специальных налоговых режимах, и бизнес, применяющий ОСНО.
Плюсы арендованного кассового аппарата:
- оптимизация расходов — ежемесячные платежи не создают чрезмерную нагрузку на бюджет компании;
- оборудование можно взять в аренду на любой срок: вы платите только за время фактического использования ККТ (это выгодно для сезонного бизнеса, когда деятельность ведётся несколько месяцев в году);
- сотрудники компании-арендодателя помогут с выбором, подберут модель онлайн-кассы, соответствующую требованиям законодательства, дадут рекомендации по правильному использованию ККТ;
- за ремонт и техническое обслуживание оборудования отвечает арендодатель;
- нет непредвиденных расходов: достаточно вносить арендные платежи;
- в любой момент можно расторгнуть договор и вернуть оборудование.
Таким образом, компания получает готовую кассу, которая сразу готова к работе. За обновления и перепрошивку ПО доплачивать не нужно — эти расходы включены в ежемесячный платёж.
Минусов у аренды ККТ всего два:
- итоговая стоимость пользования кассой увеличивается с каждым месяцем, но при этом оборудование не переходит в собственность компании;
- взяв кассу в аренду у банков или других провайдеров эквайринговых услуг, ИП или юрлицо должны заключить с арендодателем договор РКО (иногда тарифы могут быть не самыми выгодными).
Плюсы, которые даёт аренда онлайн-кассы, перевешивают.
Сначала необходимо проанализировать особенности компании:
- масштаб;
- необходимость автоматизации;
- условия торговли или оказания услуг;
- формат расчётов;
- число клиентов.
Следующий шаг — выбрать подходящую модель оборудования. Важно учитывать следующие параметры:
- вид фискального накопителя;
- мобильность;
- опцию редактирования ассортимента продукции:
- особенности ПО;
- стоимость и периодичность обновления кассовой программы;
- возможность реализации в магазине товаров с маркировкой;
- поддержку оплаты с помощью СБП;
- сложность интеграции с системами товарного и бухгалтерского учёта.
Перед тем, как взять в аренду ККТ, нужно убедиться, что оборудование соответствует требованиям, перечисленным в статье 4 Федерального закона № 54-ФЗ. А именно:
- на корпусе указан заводской номер;
- ККТ оборудована часами и встроенным принтером для печати чеков (при безналичном расчёте или работе в составе вендингового аппарата либо другого автоматического устройства чековый принтер может находиться вне корпуса или вовсе отсутствовать);
- установлена кассовая программа и ПО работает без сбоев.
Арендовать ККТ, которая полностью соответствует требованиям законодательства, можно в ЮKassa. Чтобы принимать платежи офлайн и в интернете, достаточно выполнить три простых действия:
- подключить платёжный сервис ЮKassa;
- выбрать физическую ККТ и оставить заявку на интеграцию оборудования с ЮKassa;
- поставить ККТ на учёт в налоговой и заключить договор с оператором фискальных данных.
Остаётся прописать в личном кабинете на сайте ЮKassa настройки для интеграции ККТ, и можно выдавать чеки, полностью соответствующие требованиям законодательства.
Услуга востребована у небольших организаций и ИП, а также у начинающих свой бизнес. За небольшую плату предприниматели получают полностью настроенный аппарат, а в случае неудачи арендованную технику можно просто сдать обратно.
Также аренда выгодна, если:
- бизнес только развивается;
- компания имеет небольшие обороты.
При увеличении выручки арендованный аппарат можно оформить в собственность или приобрести более функциональную модель.
На рынке есть разные предложения. Минимальный срок аренды начинается от одного месяца, но чем короче этот период, тем выше стоимость.
Такой вариант использования будет выгоден желающим протестировать дорогое оборудование перед покупкой, а также бизнесу с сезонным характером. ККТ можно взять на время, а затем вернуть или выкупить. Имейте в виду, что аренда на длительный срок может оказаться невыгодной.
Владельцы интернет-магазинов отправляют покупателям чеки в электронном виде, поэтому им не нужен физический аппарат с бумажными чеками. Достаточно арендовать виртуальную (облачную) ККТ.
Облачная касса — это обычная ККТ, которая подключена к интернет-магазину, но находится в дата-центре у арендодателя.
Покупатели заказывают товар в интернет-магазине и получают чек по электронной почте, а информация о покупке поступает в ККТ и передаётся ОФД и в налоговую. Всё происходит автоматически, предпринимателю не нужно покупать своё оборудование.
Аренда аппарата без каких-либо сопутствующих услуг стоит от 1,5 тысяч ₽ в месяц. Настроенная ККТ обойдётся от трёх тысяч ₽ в месяц. Стоимость может незначительно колебаться в зависимости от наполнения тарифного плана. На рынке много предложений под разные потребности бизнеса.
Стандартно вместе с арендой предлагают все необходимые опции для начала полноценной работы — от заключения договора на услуги ОФД до полной настройки ПО.
Тарифные планы отличаются существенно. Обязательно нужно:
- Изучить, что конкретно включено в тарифный план. В одном тарифе есть фискальный накопитель, а в другом нужно будет приобретать его самостоятельно.
- Выяснить, кто должен продлевать договор с ОФД и менять ФН. Возможно, придётся это делать самостоятельно, что вызовет дополнительные расходы к ежемесячной арендной плате.
- Уточнить, есть ли специальные условия для начинающего и сезонного бизнеса.
- Узнать, можно ли рассчитывать на скидку при аренде нескольких аппаратов.
Также стоит оговорить возможность выкупа ККТ.
В большинстве случаев аренда ККТ — это решение «под ключ». Арендодатели гарантируют:
- Техническую поддержку — многообразие каналов связи, удалённый доступ к кассе. Услугу может предоставить как оператор услуг, так и производитель оборудования. Чаще всего эта опция бесплатная, но не всегда. Полезно ознакомиться с графиком работы службы поддержки заранее.
- Срочную замену оборудования в случае поломки и перерегистрацию в налоговых органах. По закону ремонт должен быть выполнен в течение 45 дней, но даже несколько дней простоя могут повлечь большие потери.
- Интеграцию кассовых программ с программами бухгалтерского учёта. В арендованном оборудовании настроены все необходимые функции: аналитика, складской учёт, ЕГАИС, маркировка и другие.
Обменять арендованную кассу на более производительную можно в любой момент без больших расходов.
Нельзя утверждать, что аренда однозначно выгоднее покупки. Решение зависит от задач и возможностей компании. В таблице ниже собраны преимущества и недостатки обоих способов.
Критерий для сравнения | Покупка | Аренда |
Первоначальные затраты | Более 30 тысяч ₽. Придётся оплатить: 1) ФН для кассы; 2) договор с ОФД сроком от одного года; 3) дополнительное оборудование и программное обеспечение; 4)установку и настройку оборудования | Около 3 тысяч ₽ в месяц. Все обязательные первоначальные расходы входят в тариф |
Дополнительные расходы | Ремонт за свой счёт — стоимость зависит от сложности поломки. Спустя установленный срок придётся поменять ФН: это обойдётся примерно в 7—9 тысяч ₽ | За замену ФН ремонт оборудования дополнительно платить не нужно — эти опции входят в тариф |
Товароучётные, бухгалтерские программы: аналитика, ЕГАИС, маркировка, 1С | Необходимо всё покупать за свой счёт | ПО входит в тариф |
Затраты на модернизацию | Приобретение более функциональной кассы — от 20 тысяч ₽. Если компания «доросла» до POS-системы, придётся потратить около 50 тысяч ₽ | Бесплатная замена на новую модель |
Интеграция с 1С и интернет-магазином | За дополнительную плату | Бесплатно |
Подведём итоги. Чем дольше бизнес пользуется кассовым аппаратом, тем выше вероятность, что вложения окупятся.
Зачастую лучше остановиться на аренде. Арендовать ККТ (в том числе облачную кассу) можно в ЮKassa. Аренда ККТ избавляет предпринимателей от многих хлопот: технического обслуживания, экстренных расходов в случае поломки и замены на новую модель. Вместе с аппаратом компания получает комплексную поддержку по всем вопросам, связанным с расчётно-кассовым обслуживанием.
