Онлайн-касса для ИП на УСН
До 2017 года использовались кассовые аппараты старого образца торговыми организациями и индивидуальными предпринимателями (ИП), включая тех, которые применяли упрощённую систему налогообложения (УСН).
Все операции по продажам и возврату товаров, открытию и закрытию смены записывались на ЭКЛЗ — электронную контрольную ленту защищённую, которую налоговый инспектор изучал, чтобы получить информацию об операциях. С внедрением онлайн-касс у налоговой службы (ФНС) отпала потребность в выездных проверках.
Онлайн-кассы — это контрольно-кассовая техника (ККТ), имеющая доступ в интернет. Внутри кассового аппарата есть специальный чип — фискальный накопитель (ФН). Он хранит сведения обо всех кассовых операциях и отправляет их оператору фискальных данных (ОФД).
Это сторонние организации, созданные для обработки и хранения данных налогоплательщиков, и передаче их налоговой в любое время. Вся коммуникация между ОФД и ФНС также осуществляется через защищённые каналы в интернете.
Применение кассовых аппаратов нового образца регулирует закон 54-ФЗ, где прописаны следующие моменты:
- кто должен применять ККТ и как правильно это делать;
- кто освобождён от обязанности использовать онлайн-кассы;
- как правильно зарегистрировать аппарат в налоговой, как его перерегистрировать или снять с учёта;
- требования к кассовым аппаратам и фискальным накопителям;
- какие требования предъявляются к ОФД.
Вся ККТ должна соответствовать условиям, прописанным в пункте 1 статьи 4 закона 54-ФЗ. Вот некоторые из них:
- иметь корпус и заводской номер на нём;
- внутри корпуса должны быть часы и устройство для печати фискальных документов (в некоторых случаях устройство для печати может находиться вне корпуса);
- если это касса для интернет-магазина, который принимает только безналичную оплату, можно без печатающего устройства;
- аппарат должен содержать ФН внутри или разъём снаружи для его подключения;
- передавать фискальные данные во внешний ФН;
- касса должна обеспечивать формирование фискальных документов в электронной форме;
- аппарат должен поддерживать передачу ОФД всех формируемых документов.
Если предприниматель на УСН продаёт товары с маркировкой «Честный знак», то требования для ККТ расширяются (для маркированных товаров они указаны в пункте 1.1 статьи 4 закона 54-ФЗ).
Переход на ККТ нового образца проходил в несколько этапов с отсрочками для некоторых направлений бизнеса. Но в 2023 году все отсрочки и послабления закончились.
Если ИП на «упрощёнке» продаёт населению товары, выполняет работы или оказывает возмездные услуги, он должен применять онлайн-кассу и выдавать клиентам кассовые чеки, чтобы отчитываться перед ФНС за каждую операцию. При этом теперь расчётом с покупателями считается не только продажа, но и другие операции:
- перевод или возврат предоплаты;
- предоставление беспроцентного займа на покупку товара или его погашение;
- приём от граждан какого-либо имущества с последующей платой за него;
- возврат денег за товар, который покупатель вернул продавцу.
Теперь предприниматели принимают от физлиц не только наличные деньги и платежи с банковских карт, но и безналичные переводы напрямую с банковского счёта или электронного кошелька. Все эти операции тоже надо учитывать и предоставлять к ним доступ налоговой инспекции.
Если предприниматель проводит операции исключительно с другими ИП и юрлицами, то использовать ККТ необязательно. В этом случае деньги переводятся между банковскими счетами участников. Такие переводы прозрачны для налоговой инспекции.
А вот для расчётов с физическими лицами кассовый аппарат в большинстве случаев необходим. Но всё же закон предусматривает случаи, когда ИП на УСН может обойтись и без него:
- Если занимается специфическими видами деятельности, список которых прописан в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ, когда затруднительно или невозможно применение кассового оборудования. Например, продажа через вендинговые автоматы или торговля сезонными овощами вразвал и т. п.
- Если предприниматель работает в труднодоступных и отдалённых местах, которые внесены в список, утверждённый региональной администрацией. Однако, в этом случае предприниматель по запросу покупателя должен выдать любой другой документ, который бы подтверждал факт денежных расчётов.
- Если ИП принимает только безналичные платежи через интернет-магазин, то ему необязательно покупать кассовый аппарат. Вместо этого он может арендовать облачную онлайн-кассу, например, у партнёров платёжного сервиса ЮKassa.
Штрафные санкции, связанные с применением онлайн-касс, прописаны в статье 14.5 КоАП. Условно их можно разделить на несколько видов:
- Невыдача кассового чека. Штраф для ИП — 2 000 рублей. Налоговая инспекция может узнать о таком нарушении, если покупатель обратится с жалобой.
- Ошибки при регистрации ККТ, несоответствие аппарата требованиям закона, неправильное использование кассы. Штраф для ИП от 1 500 до 3 000 рублей.
- Неприменение кассы в тех случаях, когда по закону её нужно использовать. Штраф от 10 000 рублей до 50 % от суммы выручки, прошедшей мимо кассы. За повторное нарушение и превышение неучтённой суммы свыше 1 млн рублей бизнесмену грозит приостановка деятельности на срок до 90 суток.
Если прервался доступ в интернет, отключилось электричество или сломалась касса, нужно постараться скорее восстановить её работоспособность, а для ФНС сформировать чек коррекции. Без него налоговая может оштрафовать предпринимателя на сумму от 10 000 рублей до 50 % от выручки, прошедшей мимо кассы.
Если нарушение первичное либо случилось не по вине предпринимателя, инспекция может ограничиться предупреждением. Главное — заметить и исправить нарушение до того, как об этом узнает налоговая. По её запросу нужно будет предоставить пояснительные документы.
Выбор ККТ зависит от того, как именно и где предприниматель планирует рассчитываться с покупателями. Если у ИП интернет-магазин, а покупатели переводят только онлайн-платежи, то аппарат с бумажными чеками не нужна. Достаточно облачной онлайн-кассы в аренду либо собственной, которая будет выдавать только электронные чеки.
При регистрации такой техники в ФНС в качестве адреса, где будет производиться расчёт, нужно указать адрес интернет-магазина. Если продавец продаёт товар с нескольких сайтов — все адреса.
Предпринимателям с собственной доставкой заказов нужны другие типы касс — мобильные терминалы. Они компактные и лёгкие, поэтому курьеры носят их с собой, чтобы в любом месте принимать оплату от покупателей.
Для регистрации таких терминалов в налоговой нужно указать адресом расчёта, например, номер автомобиля курьера или адрес регистрации ИП.
Если у предпринимателя есть пункт выдачи заказов (ПВЗ), там можно установить стационарную онлайн-кассу. Она может состоять из кассового аппарата с фискальным накопителем и кассовой программы на компьютере.
При регистрации этой ККТ в ФНС нужно также указать все адреса мест установки (все ПВЗ), где будет производиться расчёт и установлена кассовая техника.
