Обязательна ли касса для ИП
Онлайн-кассу в расчётах с физическими лицами должны использовать практически все индивидуальные предприниматели (ИП). Правительство сделало исключение для нескольких категорий бизнесменов, но большинству всё-таки придётся с ней столкнуться. Если кассу не установить, то по Федеральному закону 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в РФ» грозит административная ответственность.
Онлайн-касса — устройство, которое фиксирует информацию обо всех сделках и сразу передаёт сведения в налоговую службу (ФНС), ещё называется контрольно-кассовой техникой (ККТ). Все данные хранятся в зашифрованном виде на фискальном накопителе (ФН) внутри прибора, включая ключи для дешифровки информации.
Вот что нужно сделать ИП, чтобы начать проводить платежи через кассу:
- Купить ККТ – можно выбрать любую кассу из тех, что включены в реестр. Их продают банки, производители, операторы фискальных данных (ОФД), а ещё салоны связи.
- Купить фискальный накопитель. Разрешённые модели тоже занесены в реестр, срок работы — 15 или 36 месяцев. Причём ИП не сможет сам выбрать удобный срок, потому что он определяется формой налогообложения и Общероссийским классификатором видов экономической деятельности (ОКВЭД). ФН на 15 месяцев обязателен для тех, кто: занимается любыми продажами по общей системе налогообложения (ОСНО), продаёт товары, облагаемые акцизами, ведёт сезонный бизнес и т. д. Накопитель на 36 месяцев используют предприниматели на специальных режимах налогообложения или работающие по ОСНО, но оказывающие только услуги.
- Получить электронную подпись. Без неё не получится зарегистрировать кассу в налоговой службе. Для ИП она бесплатна, но потребуется купить специальное устройство — токен и лицензию в «КриптоПро». Саму подпись создаёт налоговая или доверенные лица.
- Заключить договор с ОФД. Без этого онлайн-кассу не зарегистрируют. ОФД, с которыми сотрудничает налоговая службу, перечислены в реестре.
- Зарегистрировать кассу в ФНС. Это можно сделать онлайн через личный кабинет на сайте налоговой, а если не получится разобраться, можно обратиться в ОФД, где помогут с регистрацией.
В процессе использования может потребоваться перерегистрация кассы. Это делают, когда:
- Меняются регистрационные данные ККТ (изменились данные ИП, адрес, по которому предприниматель ведёт свою деятельность и т. д.). В таком случае касса перерегистрируется через налоговую, фискальный накопитель можно не менять.
- Изменились сведения, которые не указаны в регистрационной карточке. Тогда достаточно внести изменения в настройки кассы и отправить отчёт о перерегистрации.
- Был заменён фискальный накопитель, если старый сломался, у него закончился срок службы или переполнилась память. Такие изменения также регистрируются в налоговой.
Ехать в ФНС необязательно, перерегистрировать кассу можно через личный кабинет ИП на сайте налоговой. Если возникают сложности, поможет ОФД, с которым предприниматель заключил договор.
Для полноценной работы ККТ понадобится ещё платёжный сервис, который будет отправлять деньги клиентов на счёт ИП в банке. ЮKassa предоставляет такую возможность для бизнеса и может наладить бесперебойную передачу данных в онлайн-кассу через собственный сервис платежей.
Есть четыре категории ИП, которым можно не использовать онлайн-кассу:
- Самозанятые, которые создают чеки через приложение «Мой налог».
- Предприниматели работают на патенте. Однако не каждый патент освободит от установки онлайн-кассы. Полный перечень есть в пункте 2.1 статьи 2 ФЗ-54. Туда входят: ремонт и пошив одежды, обуви, химчистка, изготовление ключей, ремонт мебели и т. д.
- Ведут бизнес в отдалённых и труднодоступных местах, определённых в перечне.
- Продавцы мороженого, няни, сиделки, помощники на огороде и в саду (полный перечень есть в пункте 2 статьи 2 ФЗ-54) — для них правительство посчитало необязательным использование ККТ.
- Предприниматели, которые не работают с физическими лицами. Если плату за свою деятельность они получают на расчётный счёт от организаций или других ИП.
Кажется, что процесс установки онлайн-кассы сложный и затратный, но это не совсем так. Например, раньше кассу нужно было ставить на учёт в центре технического обслуживания. Сделать это можно было только при личном визите и стоило дороже, чем установка современной онлайн-кассы.
Вот ещё несколько плюсов:
- Заключить договор на обслуживание – поставить ККТ на учёт можно онлайн. Очно приехать нужно будет только для получения квалифицированной электронной подписи (КЭП), которая пригодится не только для работы с кассой.
- Сбор статистики и отображение её в личном кабинете — в любой момент можно зайти и посмотреть отчёты о количестве продаж и заработке, самые популярные товары товаров и др.
- Гарантии для клиентов — любой чек покупатель сможет проверить на подлинность с помощью QR-кода.
- Защита информации — так как данные чеков хранятся в зашифрованном виде, их невозможно перехватить и подделать.
- Дополнительные услуги для автоматизации бизнеса, которые предлагают ОФД – это позволит отказаться, например, от компьютерной системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) или других приложений для ведения учёта. Это всё можно сделать через единый личный кабинет.
ФНС штрафует предпринимателей за нарушения правил использования кассы. Ответственность прописана в статье 14.5 КоАП РФ:
- ККТ не использовалась при продаже — от 25 до 50% от оборота, который не был зарегистрирован (минимальный штраф 10 тысяч рублей). При этом по этой же статье ИП будет оштрафован, если использует кассу не из реестра. Если нарушение будет зафиксировано повторно, то ИП запретят деятельность на 90 дней.
- Касса не была вовремя зарегистрирована, либо была неисправна — штраф от полутора до трёх тысяч рублей.
- Покупателю не был выдан чек — штраф до двух тысяч рублей.
Часто ИП получают штрафы по незнанию, когда ошибаются в данных, пытаясь самостоятельно зарегистрировать кассу, а при проверке это обнаруживает налоговая. При этом приходится не только выплачивать штраф, но и менять фискальный накопитель, а также перерегистрировать кассу.
Поэтому при заполнении регистрационных данных нужно обязательно проверить, правильно ли указаны:
- название ОФД;
- регистрационный номер;
- данные о фискальном накопителе;
- реквизиты предпринимателя.
ФНС оштрафует и в том случае, если онлайн-касса неправильно используется, например:
- в онлайн-кассе установлен ФН с истёкшим сроком или переполненный информацией;
- фискального накопителя в кассе нет вообще;
- в чеке, который печатает касса, не указаны обязательные данные: сведения про ИП, количество и цена товаров или услуг и т. д. (требования к чеку указаны в статье 4.7 ФЗ-54);
- несколько ИП или ИП и юридическое лицо работают с одной кассой.
Оспорить штраф, связанный с использованием кассы, сложно, потому что суды редко встают на сторону предпринимателя. Поэтому лучше внимательно следить за онлайн-кассой и не допускать нарушений.
Например, ИП Гвалия М.Г. пыталась оспорить штраф несколько раз, но суд отказал и в первой инстанции, и при подаче апелляции. Ситуация была такой: в магазине «Азбука цветов» была установлена зарегистрированная ККТ, но чеки не выдавались в течение месяца. Сотрудник ФНС пришёл в магазин с контрольной закупкой, не получил чек и оштрафовал ИП на 60 тысяч рублей. Доводы апелляционной жалобы суд признал несостоятельными, и штраф оставил в силе. Вывод Онлайн-касса для ИП может стать удобным инструментом ведения бизнеса. Большинство обязательных операций по регистрации ККТ можно провести онлайн, а ОФД, с которым обязательно нужно заключить договор, поможет в сборе данных о прибыли и сформирует подробные отчёты.
Однако важно внимательно следить за исправностью кассы и не нарушать порядок её использования: налоговая регулярно проводит контрольные закупки и выписывает штрафы размером до 50% от неучтённого дохода. А такие штрафы сложно оспорить в суде.
