Обязательна ли касса для ИП
Статья актуальна на дату публикации
Онлайн-кассу в расчётах с физическими лицами должны применять практически все индивидуальные предприниматели (ИП) и организации, специализирующиеся на торговле, оказании услуг и выполнении работ. Если кассовый аппарат не установить или использовать неправильно, то в соответствии со ст. 4.3 Федерального закона от 22.05.2003 №54-ФЗ компании грозит административная ответственность.
Онлайн-касса — это устройство, которое фиксирует информацию обо всех сделках и сразу передаёт фискальные документы в налоговую (ФНС) через интернет.
Ещё онлайн-кассы называют контрольно-кассовой техникой (ККТ). Все данные хранятся в зашифрованном виде на фискальном накопителе (ФН) внутри прибора.
Вот что нужно сделать ИП, чтобы проводить оплаты через кассовый аппарат:
- Купить ККТ — можно выбрать любую кассу из тех, что включены в реестр. Их продают банки, производители, операторы фискальных данных (ОФД), а ещё салоны связи.
- Купить фискальный накопитель. Разрешённые модели тоже занесены в реестр, срок работы — 15 или 36 месяцев. Причём ИП не сможет сам выбрать удобный срок, потому что он определяется формой налогообложения и ОКВЭД. ФН на 15 месяцев обязателен для тех, кто: занимается любыми продажами по общей системе налогообложения (ОСНО), продаёт товары, облагаемые акцизами, ведёт сезонный бизнес и т.д. Накопитель на 36 месяцев используют субъекты бизнеса на специальных режимах налогообложения или работающие по ОСНО, но оказывающие только услуги.
- Получить электронную подпись в налоговой или УЦ. Без неё не получится зарегистрировать кассу в налоговой. Для ИП она бесплатна, но потребуется купить специальное устройство — токен и лицензию в организации «КриптоПро».
- Заключить договор с ОФД. Без этого документа ККТ не зарегистрируют.
- Зарегистрировать кассу в ФНС. Это можно сделать онлайн через личный кабинет на сайте налоговой.
- Установить ККТ в торговой точке и интегрировать её с системами учёта.
В процессе использования может потребоваться перерегистрация кассового аппарата. В соответствии со ст. 4.2 федерального закона №54-ФЗ, это делают, когда:
- Меняется информация, указанная в документах при регистрации ККТ (изменились персональные данные ИП, адрес, по которому предприниматель ведёт свою деятельность и т.д.). В таком случае касса перерегистрируется через налоговую, фискальный накопитель можно не менять.
- Изменились сведения, которые не указаны в регистрационной карточке. Достаточно внести изменения в настройки кассы и отправить отчёт о перерегистрации.
- Был заменён фискальный накопитель, если старый сломался, у него закончился срок службы или переполнилась память. Такие изменения также регистрируются в налоговой.
Перерегистрировать кассовый аппарат можно через личный кабинет ИП на сайте налоговой.
По закону, для полноценной работы ККТ понадобится ещё платёжный сервис, который будет отправлять оплаты, поступившие от клиентов, на счёт ИП в банке. ЮKassa предоставляет такую возможность для бизнеса и может наладить бесперебойную передачу данных в онлайн-кассу через собственный сервис платежей.
Категории ИП, которым по закону при расчётах с клиентами можно не применять ККТ:
- Бизнес ведётся в отдалённых и труднодоступных местах, определённых в перечне.
- Самозанятые, которые создают чеки, подтверждающие факт продажи, через приложение «Мой налог».
- Бизнес работает на патенте. Однако не каждый патент освободит от установки онлайн-кассы. Полный перечень есть в пункте 2.1 [ст. 2 ФЗ-54].
- Продавцы мороженого, няни, сиделки, помощники на огороде и в саду (полный перечень есть в пункте 2 [ст. 2 ФЗ-54])
- Предприниматели, которые не работают с физическими лицами, если оплату за свою деятельность они получают на расчётный счёт от организаций или других ИП.
С 1 марта 2025 года от применения ККТ при расчётах освобождены субъекты бизнеса с лицензией на образовательную деятельность, если это их основное направление деятельности. Также изменения касаются тренеров, получивших статус ИП, для которых деятельность в области физкультуры и спорта является основной.
Кажется, что процесс установки онлайн-кассы сложный и затратный, но это не совсем так. Например, раньше кассовый аппарат нужно было ставить на учёт в центре технического обслуживания. Сделать это можно было только при личном визите и стоило дороже, чем установка современной ККТ.
Предприниматели, которые применяют современные онлайн-кассы, получают и другие преимущества:
- автоматизация всех процессов снижает нагрузку на работников, что заметно упрощает ведение бизнеса и соблюдение кассовой дисциплины;
- сотрудники, которые обслуживают покупателей, экономят время на заполнении документов — например, не надо вести журнал кассира-операциониста;
- повышение скорости обслуживания клиентов: сокращаются очереди и, соответственно, повышается лояльность покупателей;
- есть возможность выдавать покупателям как бумажные, так и электронные чеки (пункт 1 ст. 1.2 федерального закона №54-ФЗ);
- данные в отчётности заполняются автоматически, поэтому ошибки, возникающие в расчётах из-за человеческого фактора, сводятся к минимуму.
Вот ещё несколько плюсов:
- Поставить ККТ на учёт можно онлайн. Очно приехать нужно будет только для получения квалифицированной электронной подписи (КЭП), которая пригодится не только для работы с кассой. Опломбировать кассовый аппарат не надо.
- Сбор статистики и отображение её в личном кабинете — в любой момент можно зайти и посмотреть отчёты о количестве продаж и заработке, самые популярные товары и др.
- Гарантии для клиентов — любой чек покупатель сможет проверить на подлинность с помощью QR-кода.
- Защита информации — так как данные чеков, подтверждающих факт продажи, и других фискальных документов хранятся в зашифрованном виде, их невозможно подделать.
- Дополнительные услуги для автоматизации бизнеса, которые предлагают ОФД — это позволит отказаться, например, от CRM и других приложений для ведения учёта. Управлять торговлей, оказанием услуг или выполнением работ можно через единый личный кабинет.
Онлайн-касса помогает бизнесу осуществлять расчёты с клиентами максимально прозрачно. Поэтому проверок со сторон контролирующих органов, в соответствии со ст. 7 федерального закона №54-ФЗ, становится меньше.
Компании, которые работают на упрощённой системе налогообложения, или АУСН, должны при торговле/оказании услуг/выполнении работ выбивать один чек на полную оплату. Поэтому при расчётах с покупателями им можно применять любую онлайн-кассу, в том числе облачную.
В некоторых случаях закон обязывает бизнес формировать чек на зачёт предоплаты при вручении товара покупателю. Это касается компаний, которые работают на общем налоговом режиме и доставляют заказы посредством собственных курьеров. Такие ИП и организации на ОСНО могут пользоваться облачной онлайн-кассой. Но дополнительно потребуется мобильный или стационарный терминал. Автономные модели курьеры берут с собой «в поля»: принимают оплату и сразу же выдают чек, подтверждающий факт продажи товара или оказания услуги. Если курьеров много, можно применять в офисе стационарное оборудование. Чтобы выбить чек, достаточно подключиться к ККТ через специальное приложение. Фискальный документ, подтверждающий покупку, клиенты получают на электронную почту или в СМС.
Если предприниматель работает на патенте, онлайн-кассу он обязан применять только в том случае, если занимается одним из видов деятельности, перечисленных в федеральном законе №54-ФЗ. Например, ККТ придётся установить в:
- салонах красоты;
- службах такси;
- офисах компаний, занимающихся грузоперевозками;
- автомастерских.
ИП, которые уплачивают налог на профессиональный доход, от обязанности по применению онлайн-кассы при расчётах с покупателями освобождены.
ФНС штрафует бизнес за нарушение правил использования кассового аппарата. Ответственность прописана в ст. 14.5 КоАП РФ:
- ККТ не использовалась при продаже — от 25 до 50% от оборота, который не был зарегистрирован (минимальный штраф 10 тысяч рублей). При этом по этой же статье ИП будет оштрафован, если использует кассу не из реестра. Если нарушение будет зафиксировано повторно, то ИП запретят деятельность на 90 дней.
- Касса не была вовремя зарегистрирована, либо была неисправна — штраф от полутора до трёх тысяч рублей.
- Покупателю не был выдан чек, подтверждающий факт продажи товара или оказания услуги, — штраф до двух тысяч рублей.
Часто ИП и ООО получают штрафы по незнанию, когда ошибаются в данных, пытаясь самостоятельно зарегистрировать кассовый аппарат, а при проверке это обнаруживает налоговая. При этом приходится не только выплачивать штраф, но и менять фискальный накопитель, а также перерегистрировать кассу.
Поэтому при заполнении регистрационных документов нужно обязательно проверить, правильно ли указаны:
- название ОФД;
- регистрационный номер;
- данные о фискальном накопителе;
- реквизиты предпринимателя.
ФНС оштрафует и в том случае, если онлайн-касса при расчётах с клиентами используется неправильно, например:
- в онлайн-кассе установлен ФН с истёкшим сроком или переполненный информацией;
- фискального накопителя в кассовом аппарате нет вообще;
- в чеке, который печатает касса, не указаны обязательные данные: сведения про ИП, количество и цена товаров или услуг и т.д. (требования к чеку, подтверждающему факт продажи, указаны в ст. 4.7 ФЗ-54);
- несколько ИП или ИП и юридическое лицо работают с одним кассовым аппаратом.
Оспорить штраф, связанный с использованием кассы, сложно, потому что суды редко встают на сторону бизнеса. Поэтому лучше внимательно следить за онлайн-кассой и не допускать нарушений при формировании фискальных документов.
Например, ИП Гвалия М.Г. пыталась оспорить штраф несколько раз, но суд отказал и в первой инстанции, и при подаче апелляции. Ситуация была такой: в магазине «Азбука цветов» была установлена зарегистрированная ККТ, но чеки не выдавались в течение месяца. Сотрудник ФНС пришёл в магазин с контрольной закупкой, не получил чек, подтверждающий факт продажи, и оштрафовал ИП на 60 тысяч рублей на основании ст. 14.5 КоАП РФ. Доводы апелляционной жалобы суд признал несостоятельными, и штраф оставил в силе.
Если внимательно следить за исправностью кассового аппарата и не нарушать порядок его использования, онлайн-касса для ИП может стать удобным инструментом ведения бизнеса. Большинство обязательных операций по регистрации ККТ можно провести онлайн, а ОФД, с которым обязательно нужно заключить договор, поможет в сборе данных о прибыли и сформирует подробные отчёты.
