Касса не передает чеки в ФНС
Рассказываем о ситуациях, когда онлайн-касса не передаёт информацию оператору фискальных данных. Поясняем, что делать в таких случаях.
В 2023 году практически весь бизнес, продающий товары, работы или услуги физлицам, обязан применять онлайн-кассы. По-другому такие аппараты называются контрольно-кассовой техникой (ККТ) или контрольно-кассовыми машинами (ККМ). Работу с онлайн-кассами регулирует закон № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации». Ситуации, когда бизнес при расчётах с населением может не применять ККТ, прописаны в статье 2 закона № 54-ФЗ. В остальных случаях применение онлайн-касс обязательно.
Онлайн-кассы — это аппараты нового образца. Их внедрение началось с 2017 года. До этого времени можно было использовать старые модели ККТ с ЭКЛЗ (электронной контрольной лентой защищённой). На эту ленту записывались все операции, но аппарат не мог автоматически передавать эти данные в Федеральную налоговую службу (ФНС). В новых кассах вместо ЭКЛЗ используется современное записывающее устройство — фискальный накопитель (ФН). Особенность новых ККТ в том, что с помощью ФН и подключению к интернету они не только сохраняют всю информацию об операциях, но и автоматически передают её в налоговую службу.
Фискальные данные или фискальные документы — это все документы, которые формируют новые онлайн-кассы:
- отчёт о регистрации ККТ — первый документ, который касса формирует после регистрации в ФНС;
- отчёт об изменении параметров регистрации — документ, который ККМ формирует после каждой перерегистрации в ФНС, например, при замене фискального накопителя или при изменении места установки кассы;
- кассовый чек продажи и кассовый чек возврата — формируется для покупателя при продаже товара, работы, услуги или, если покупатель возвращает товар;
- отчёт об открытии смены — формируется каждый раз в начале рабочего дня при открытии смены на кассе;
- отчёт о закрытии смены — формируется в конце рабочего дня при закрытии смены, но не позднее 24 часов после её открытия;
- чек коррекции — формируется для исправления кассовых ошибок, например, если продавец рассчитался с клиентом без применения ККТ или допустил ошибку в чеке;
- отчёт о закрытии фискального накопителя — формируется, когда ФН исчерпает свой срок действия или ресурс памяти, а также если ККМ снимается с учёта или у неё меняется владелец;
- отчёт о текущем состоянии расчётов — формируется, когда налогоплательщику или налоговому инспектору нужно выяснить, какие фискальные документы не ушли в ОФД, с какого времени прекратилась передача данных.
Данные обо всех сформированных документах записываются в память фискального накопителя. После записи информацию нельзя стереть или изменить. Онлайн-касса передаёт все фискальные данные в ФНС через интернет в режиме реального времени. Но передача происходит не напрямую, а через посредника — оператора фискальных данных (ОФД).
ОФД — это коммерческая организация, которая работает в соответствии с законом № 54-ФЗ. В России таких организаций множество. Поскольку деятельность ОФД строго регламентирована законом, все операторы предлагают одни и те же услуги по примерно одинаковым ценам.
Перед началом работы продавец регистрирует ККМ в ФНС, а также выбирает ОФД, заключает с ним договор на обслуживание, подключает к нему кассовый аппарат.
Вот как происходит взаимодействие ККТ и ОФД:
- во время работы ККТ формирует фискальные документы и в режиме реального времени передаёт их оператору;
- ОФД принимает эти данные, формирует подтверждение для каждого документа, отправляет подтверждение обратно на кассу;
- все документы, полученные оператором, отражаются в личном кабинете его сервиса;
- оператор безопасно хранит полученные данные и передаёт их в ФНС по запросу.
Важно, чтобы ОФД получал данные обо всех операциях по кассе, потому что это единственный способ передать их в налоговую службу автоматически. Если налоговая узнает, что продавец передаёт не все данные, это будет поводом для проверки и штрафа.
Бывает, что связь между кассовым аппаратом и оператором прерывается. В этом случае важно как можно скорее обнаружить проблему и устранить причину. Возможны ситуации, когда владелец ККМ не знает о неисправности соединения или не может решить эту проблему в течение длительного времени. Если касса и накопитель в этот момент исправны, чеки и отчёты во время продаж продолжат формироваться и сохраняться на фискальном накопителе, но не будут передаваться в ОФД. Здесь нужно учитывать, то если данные не будут передаваться оператору в течение 30 дней, то налоговая заблокирует ККМ и инициирует проверку.
Чтобы избежать блокировки или проблем с налоговой, каждый день нужно проверять, отправляется ли информация с кассы оператору. Это можно делать во время формирования отчёта о закрытии смены. Сформировав отчёт, кассир или другое ответственное лицо проверяет в отчёте строчку «Количество непереданных документов» — оно должно быть равно нулю. Также эту информацию можно посмотреть в отчёте о текущем состоянии расчётов — там напротив строчки «Количество непереданных документов» тоже должен стоять ноль. Если количество непереданных документов не равно нулю, нужно выяснять причины.
Некоторые кассовые программы передают владельцам информацию о подобных неисправностях. Также информация о непередаче данных может появиться в личном кабинете ОФД, например в виде уведомления «не поступают документы от кассы». Но если касса или оператор не оповещают о таких ситуациях, надёжнее проверять наличие непереданных документов вручную.
Бывают случаи, когда кассир продал товар, но не сформировал на ККТ чек, который, соответственно, не был передан ОФД. Это может случиться, если продавец забыл пробить товар по кассе или если во время продажи ККМ была не в рабочем состоянии (сломалась, не было электричества). Такое действие считается работой без ККТ. Санкции за такие нарушения регулируются пунктом 1 статьи 14.5 КоАП РФ:
- для ИП это штраф в размере 25−50% от суммы выручки, которая прошла мимо кассы, но не менее 10 тыс. рублей;
- для юридических лиц штраф в размере 75−100% от суммы выручки, которая прошла мимо кассы, но не менее 30 тыс. рублей;
Избежать штрафа за работу без ККТ можно с помощью своевременного оформления чека коррекции.
Бывает, что продавец провёл покупку по кассе, но данные не ушли оператору. Непередача уже сформированных фискальных документов также считается нарушением, которое касается условий применения ККТ. Согласно пункту 4 статьи 14.5 КоАП РФ, за такие правонарушения предусмотрены следующие санкции:
- для ИП штраф от 1,5 до 3 тыс. рублей или предупреждение;
- для юридических лиц штраф от 5 до 10 тыс. рублей или предупреждение.
Однако есть виды бизнеса, которые могут работать с онлайн-кассой, но не передавать данные в ФНС совсем.
Согласно пункту 7 статьи 2 закона № 54-ФЗ, в некоторых случаях бизнес может использовать онлайн-кассу, но не заключать договор с ОФД и не передавать через него данные в ФНС. Такой режим работы кассы называется автономным. Вот список ситуаций, когда бизнес может использовать ККТ в автономном режиме:
- если бизнес работает в местностях, отдалённых от сетей связи, то есть, в местностях с плохим или отсутствующим интернетом. Списки таких местностей составляют власти субъектов России и размещают на своих официальных сайтах в интернете. При составлении списков местные власти ориентируются на приказ Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 5 декабря 2016 года № 616. В этом приказе говорится, что для определения отдалённых от сетей местностей учитывается один параметр — численность населения, которая не должна превышать 10 тыс. человек;
- если бизнес работает на территории военных объектов, а также на объектах ФСБ, госохраны и внешней разведки.
Бизнес должен хранить использованные ФН в течение пяти лет на случай, если ФНС решит проверить данные, записанные на них.
Причины потери связи с ОФД могут быть разными. Рассмотрим основные и дадим рекомендации по их устранению:
- кассовый аппарат не подключён к ОФД или к ФНС;
- нет интернета;
- кассовый аппарат неисправен;
- закончился договор с ОФД;
- возникли проблемы на сервере ОФД.
Кассовый аппарат не подключён к ОФД или к ФНС
Такая ситуация может возникнуть, если налогоплательщик впервые регистрирует и подключает кассовый аппарат. Проверьте, завершена ли регистрация онлайн-кассы в ФНС. Для этого на сайте ФНС из личного кабинета налогоплательщика зайдите в раздел «Учёт контрольно-кассовой техники» и выберите нужную кассу (если у вас их несколько). Посмотрите, присвоен ли аппарату регистрационный номер — РН ККТ. Если он присвоен, а карточка регистрации не сформирована, значит, регистрация не окончена. Используйте реквизит «РН ККТ», чтобы завершить регистрацию, сформировав на кассе отчёт о фискализации.
Также ошибка может крыться в неправильно переданных реквизитах, поэтому проверьте, совпадает ли реквизит «РН ККТ» в регистрационной карточке на сайте ФНС с данными в личном кабинете ОФД. Если есть различия, исправьте данные в кабинете оператора и повторите подключение.
Иногда связь между ККТ и ОФД отсутствует потому, что бизнесмен сменил оператора, но забыл провести к нему подключение. В этом случае нужно ввести реквизиты нового оператора и сформировать на кассе отчёт об изменении параметров регистрации.
Нет интернета
Касса может быть не подключена к интернету по нескольким причинам:
- налогоплательщик не заплатил провайдеру;
- вышла из строя сим-карта;
- сломался роутер;
- перебился кабель или разболтались разъёмы соединений;
- проблемы произошли на стороне интернет-оператора.
Онлайн-касса может работать без интернета, так как данные обо всех операциях продолжают записываться на фискальный накопитель. Задача продавца как можно скорее найти причину и восстановить интернет-соединение. После восстановления связи непереданные данные должны автоматически уйти ОФД.
Кассовый аппарат неисправен
Выйти из строя может и сама касса. В этом случае её нужно отдать в ремонт в сервисный центр производителя или продавца. Для таких случаев желательно иметь запасную кассовую технику. Также проблема может быть в фискальном накопителе, например, он может оказаться бракованным. Для таких случаев лучше иметь заранее купленный запасной фискальный накопитель.
Закончился договор с ОФД
Если срок договора с ОФД закончится, оператор перестанет принимать данные и передавать их в налоговую. В личном кабинете оператора может появиться предупреждение о том, что договор нужно продлить, а услуги — оплатить. Но предупреждения может и не оказаться. Чтобы касса бесперебойно отправляла данные, полезно самостоятельно следить за сроками, вовремя продлевать договор и оплачивать услуги оператора.
Проблемы на сервере ОФД
Если вы уверены, что ни одна из вышеперечисленных причин не могла повлиять на возникновение проблемы, обратитесь напрямую к поддержке ОФД по телефону или через чат. Возможно, у оператора технические проблемы. Узнайте, когда оператор восстановит приём данных.
Если согласно закону № 54-ФЗ ваш бизнес обязан применять онлайн-кассу и не освобождён от передачи данных в налоговую, важно следить за постоянной связью с ОФД. Связь с оператором может прерываться по разным причинам. Причина может быть на вашей стороне, на стороне интернет-провайдера или самого оператора. Если связь прервалась, нужно как можно скорее найти причину и устранить неисправность. За работу без кассы или за не передачу данных в адрес ОФД возможны штрафы и предупреждения от налоговой. Если связь между ККТ и ОФД прервётся на срок более 30 дней, ФНС заблокирует кассу.
