Как вести бухгалтерию ИП самостоятельно

Начинающие индивидуальные предприниматели (ИП) часто не понимают, что такое бухгалтерский учёт. По закону они не обязаны его вести так, как это делают в компаниях (ООО и акционерные общества). Но это не означает, что учёт можно не вести совсем.

Для ИП важно выстроить бухгалтерию с момента регистрации. На это есть несколько причин:

Остаётся решить: вести бухгалтерию самостоятельно, нанимать специалиста в штат или отдавать на аутсорсинг. Часто выбор зависит от размера бизнеса и от системы налогообложения. Но можно воспользоваться помощью профессионалов сервиса ЮКassa, которые помогут с регистрацией, открытием расчётного счёта и расскажут всё про налоговые системы.

ОСНО — общая система налогообложения, которая первоначально распространяется на всех предпринимателей, чей суммарный доход за год превышает 450 млн. рублей и с численностью сотрудников более 130 человек. Такие ИП уплачивают НДФЛ. В налоговую базу входит только чистая выручка за вычетом различных отчислений в бюджет и расходов в результате ведения бизнеса.

Некоторые предприниматели на ОСНО могут не платить НДС. При этом необходимо, чтобы они не занимались торговлей подакцизными товарами и их выручка от продаж за последних 3 месяца не превышала 2 млн. рублей. В таком случае они получат освобождение от уплаты НДС на один год. После чего нужно будет снова доказывать ФНС право на такую льготу.

ОСНО — одна из самых сложных налоговых систем. На ней нужно сдавать раз в год декларацию по форме 2НДФЛ и раз в квартал — декларацию по НДС. Соответственно, ИП на ОСНО платит:

Каждый из них нужно рассчитать и вовремя перечислить в ФНС, а без бухгалтера тут не обойтись.

Предпринимателю на ОСНО нужно вести книгу учёта доходов и расходов (КУДиР). Она может быть как рукописная, так и электронная в распечатанном виде. Первую нужно заверять в ФНС до начала ведения, вторую — по окончании отчётного периода.

Ещё необходимо заполнять книгу покупок и книгу продаж. Их тоже можно иметь как в бумажном, так и в электронном виде. Данные из книг используются для расчёта НДС и ежеквартальной отчётности.

Если в течение года ИП не вёл бухгалтерскую КУДиР, её можно восстановить. Информация о прибыли и расходах есть в приложении банка, на чеках, в счетах и выписке с расчётного счёта. Остаётся только попросить бухгалтера переписать все платежи в книгу.

Упрощённую систему налогообложения (УСН) тоже можно отнести к стандартной, так как её разрешается оформить сразу при регистрации ИП. При этом предприниматель должен подходить под следующие критерии:

С 2025 года ИП на УСН платит налог с выбранного объекта, НДС и налог на имущество по бизнес-объектам, кроме торговой и офисной недвижимости.

Для ИП ест ещё УСН двух видов, в зависимости от которых будут начислены:

Организации на УСН полностью освобождены от уплаты НДФЛ и прочих отчислений, поэтому и отчётность минимальная:

Предпринимателям на упрощённой системе «доходы минус расходы» нужно следить за поступлениями и затратами, записывать их в книгу бухгалтерского учёта. Работающим на патентной системе или УСН «доходы» достаточно следить только за выручкой и вносить её в книгу учёта доходов (КУД). Для удобства бухгалтерская КУДиР и КУД могут быть электронными или сразу на бумаге. Можно распечатать образец или купить в канцелярских отделах магазинов и заполнять ручкой.

В конце года и КУДиР нужно распечатать, прошнуровать и пронумеровать, а потом завести новую. КУД распечатывается и обновляется не только в конце года, но и при окончании патента или получении нового. Бухгалтерские книги учётов нужно хранить где-то в офисе на случай проверки. У ФНС могут возникнуть вопросы о цифрах в декларации или руководитель может попасть под случайную проверку. Хранить книги нужно четыре года.

Если во время проверки не будет книги учёта, инспектор наложит штраф до 30 тысяч рублей, поэтому ведение бухгалтерии ИП самостоятельно — не лучшая идея.

Все работодатели обязаны представлять расчёт страховых взносов (РСВ) с информацией о страховых платежах и среднесписочной численности работников. С 2021 года больше не нужно подавать отдельный отчёт в Фонд социального страхования (ФСС), а с 1 января 2023 года взносы не нужно разделять по видам страхования, поскольку действует единый страховой тариф. Сумма отчислений в 2025 году составляет 53 658 рублей. Дополнительно ИП оплачивают 1% от суммы прибыли, превышающей 300 тыс. рублей. При этом общая сумма страховых взносов не должна быть более 300 888 рублей.

Отчёт РСВ можно подать лично, через бухгалтера или по почте с описью вложений, а можно в электронном виде в инспекцию по месту регистрации ИП. Если количество работников за рассматриваемый период превышает 10 человек, отчёт должен быть представлен только в онлайн-режиме, а для 10 и менее сотрудников он может быть представлен в бумажном или электронном виде. Даже если выплаты работникам в течение года не производились, отчёт РСВ сдавать всё равно необходимо, но с нулевыми показателями.

Это форма, в которой работодатель отчитывается за весь доход своего персонала, а также за суммы налога, удержанные с их зарплаты в бюджет. С 2025 года произошли изменения в сдаче этого отчёта:

Отчёт по 6-НДФЛ нужно предоставлять раз в квартал.

Новый отчёт с персонифицированными сведениями о физлицах, который должны сдавать все работодатели, если у них задействованы:

По сути, это замена старому отчёту СВЗ-М, который сдавали в Пенсионный фонд. Отчёт о ПСФ нужно предъявлять в ФНС каждый месяц до 25 числа.

НДФЛ и страховые взносы (кроме травматизма) теперь входят в состав единого налогового платежа — Единый социальный налог (ЕСН). Но сроки начисления и списания не совпадают, поэтому ИП должны отправлять уведомление о распределении налогов. Подавать уведомление нужно в тех месяцах, в которых ИП не отчитывался по НДФЛ, кроме апреля, июня, октября и января.

Единый сельскохозяйственный налог — специальный налоговый режим, разработанный для поддержки и стимулирования развития сельскохозяйственного сектора экономики. Он предоставляет упрощённую систему налогообложения для производителей сельхозпродукции, что значительно облегчает ведение бухгалтерии, снижает налоговую нагрузку.

ЕСХН охватывает широкий спектр деятельности. Под сельскохозяйственной понимается продукция растениеводства, животноводства, лесного хозяйства, рыбоводства. При этом важно понимать, что речь идёт о продукции, полученной непосредственно в результате производства, а не о переработке.

Налогоплательщиками ЕСХН могут быть как организации, так и ИП, которые занимаются производством сельхозпродукции. Это включает в себя не только выращивание и разведение, но и оказание сопутствующих услуг в области растениеводства и животноводства. Однако существуют важные ограничения для применения ЕСХН.

Для перехода на упрощённую систему налогообложения необходимо соблюдение определённых критериев:

Важно понимать: если ИП уже перешёл на такой режим, а затем не выполнил его главное условие (доля прибыли от сельхозпродукции опустилась ниже 70%), вся выручка за текущий год должна быть пересчитана по ОСНО.

Налоговая ставка при применении ЕСХН составляет 6% от выручки, уменьшенной на величину расходов. Это означает, что бизнесмен платит налог только с чистой прибыли. Расходы учитываются нарастающим итогом с начала года.

НДС в случае с ЕСХН составляет:

Важный момент: если годовой оборот составляет менее 60 млн. рублей, можно рассчитывать на освобождение от уплаты НДС.

Периодичность сдачи документов для отчётности деятельности ИП на ЕСХН выглядит так:

Если у предпринимателя работают сотрудники, ему дополнительно нужно предоставить:

ПСН — ещё одна упрощённая система налогообложения для ИП. Суть её заключается в том, что вместо традиционной процедуры уплаты различных отчислений и подготовки сложной налоговой декларации бизнесмен приобретает так называемый «патент». Это документ, который даёт право на занятие определённым видом деятельности в течение указанного периода. Стоимость патента фиксированная и определяется исходя из специфики бизнеса и региона его осуществления. Важно отметить: один ИП может одновременно владеть несколькими патентами на разные виды деятельности.

Чтобы перейти на ПСН, необходимо соответствовать ряду установленных законодательством требований:

Существуют ситуации, при которых ИП может лишиться права применять ПСН. Это происходит в следующих ситуациях:

Расчёт налоговой нагрузки при применении ПСН достаточно прост. Стоимость патента определяется на основе ставки, установленной в конкретном регионе, которая может варьироваться от 0% до 6%. Сумма налога рассчитывается так: ставка умножается на количество месяцев, на которые приобретается патент (от 1 до 12 месяцев). Таким образом, у предпринимателей есть возможность самостоятельно планировать свои налоговые расходы, вести учёт по бухгалтерии, выбирать оптимальный период действия патента.

Важно отметить: с 2025 года для ИП, чей доход превышает 60 млн. рублей, ПСН больше не будет действовать в прежнем формате. Это означает, что таким бизнесменам придётся вести в документах учёт своей прибыли и расходов, а также платить НДС. В таких случаях ставка будет зависеть от годовой прибыли:

Налоговая отчётность при ПСН не предусмотрена.

Предприниматели вправе работать в качестве самозанятых. Чтобы не нарушать требования законодательства, они должны соблюдать при этом следующие условия:

Если придерживаться этих критериев, налоговую отчётность предоставлять в ФНС не нужно. Однако ИП всё равно обязаны уплачивать в бюджет:

ЕСН объединил несколько предыдущих взносов:

Для всех установлен общий срок уплаты — 28 число. Теперь у ИП больше времени для уплаты НДС, взносов и НДФЛ с зарплаты работников. Налоги за самого предпринимателя не вошли в единый платёж, поэтому по ним сроки отдельные:

Полноценная бухгалтерия для индивидуальных предпринимателей по закону необязательна, но сложность в том, что налоговая служба будет накладывать штрафы и начислять пени за пропущенные отчёты и выплаты. Перед руководителем бизнеса стоит немало задач, и он легко может забыть про «горящий» отчёт. На вопрос «как вести бухгалтерию ИП самостоятельно» можно ответить так: лучше переложить эту работу на бухгалтера или профильную компанию.