Как вести бухгалтерию ИП самостоятельно
Статья актуальна на дату публикации
Начинающие индивидуальные предприниматели (ИП) часто не понимают, что такое бухгалтерский учёт. По закону ИП не обязан его вести так, как это делают в компаниях (ООО и акционерные общества). Но это не означает, что учёт можно не вести совсем.
Для ИП важно выстроить бухгалтерию с момента регистрации. На это есть несколько причин:
- необходимо сразу правильно выбрать систему налогообложения, что снизит налоговую нагрузку, установит сроки отчётности, а также будут льготы;
- планирование бухгалтерии поможет избежать штрафов за просроченные отчёты или несвоевременную уплату налогов;
- после получения свидетельства об открытии ИП на выбор системы налогообложения даётся 30 дней, если опоздать, налоговая автоматически будет считать организацию на основной системе (ОСНО), а в 90% случаев на старте это невыгодно.
Остаётся решить: вести бухгалтерию самостоятельно, нанимать специалиста в штат или отдавать на аутсорсинг. Часто выбор зависит от размера бизнеса и от системы налогообложения. Но можно воспользоваться помощью профессионалов сервиса ЮКassa, которые помогут с регистрацией, открытием расчётного счёта и расскажут всё про налоговые системы.
Налоги
ОСНО — одна из самых сложных налоговых систем. На ней нужно сдавать раз в год налоговую декларацию по форме 2НДФЛ и раз в квартал — декларацию по НДС. Соответственно, ИП на ОСНО платит следующие налоги:
- НДФЛ — 13% на доход;
- НДС — 0%, 10%, 20% или расчётные ставки на разницу между входящим и исходящим НДС;
- транспортный, земельный, имущественный налоги, если есть, за что платить.
Каждый из них нужно рассчитать и вовремя перечислить в налоговую службу, а без бухгалтера тут не обойтись.
Бухгалтерия
Предпринимателю на ОСНО нужно вести книгу учёта доходов и расходов (КУДиР). Она может быть как рукописная, так и электронная в распечатанном виде. Первую нужно заверять в ФНС до начала ведения, вторую — по окончании налогового периода.
Ещё необходимо заполнять книгу покупок и книгу продаж. Их тоже можно иметь как в бумажном, так и в электронном виде. Данные из книг используются для расчёта НДС и ежеквартальной отчётности.
Если в течение года ИП не вёл КУДиР, её можно восстановить. Информация о доходах и расходах у предпринимателя есть в приложении банка, на чеках, в счетах и выписке с расчётного счёта. Остаётся только переписать все платежи в книгу.
Налоги
Для ИП ест ещё упрощённые системы налогообложения (УСН) двух видов, в зависимости от которых будут начислены разные налоги:
- на УСН «доходы» — 6% от общей выручки бизнеса;
- на УСН «доходы минус расходы» — 15% от разницы между общей выручкой и расходами.
Организации на УСН полностью освобождены от уплаты НДФЛ и прочих налогов, поэтому и отчётность минимальная:
- раз в год сдача налоговой декларации;
- раз в квартал — уведомление о списании с Единого налогового счёта.
Бухгалтерия
Предпринимателям на упрощённой системе «доходы минус расходы» нужно следить за поступлениями и затратами, записывать их в книгу учёта. Работающим на патентной системе или УСН «доходы» достаточно следить только за доходами и вносят их в книгу учёта доходов (КУД). Для удобства КУДиР и КУД могут быть электронными или сразу на бумаге. Можно распечатать образец или купить в канцелярских отделах магазинов и заполнять ручкой. В конце года и КУДиР нужно распечатать, прошнуровать и пронумеровать, а потом завести новую. КУД распечатывается и обновляется не только в конце года, но и при окончании патента или получении нового. Книги учётов нужно хранить где-то в офисе на случай проверки. У налоговой могут возникнуть вопросы о цифрах в декларации или предприниматель может попасть под случайную проверку. Хранить книги нужно четыре года.
Если во время проверки у предпринимателя не будет книги учёта, инспекторы наложит штраф до 30 тысяч рублей, поэтому ведение бухгалтерии ИП самостоятельно — не лучшая идея.
Расчёт по страховым взносам
Все работодатели обязаны представлять расчёт страховых взносов (РСВ) с информацию о страховых платежах и среднесписочной численности работников. С 2021 года больше не нужно подавать отдельный отчёт Фонда социального страхования (ФСС), а с 1 января 2023 года взносы не нужно разделять по видам страхования, поскольку действует единый страховой тариф. Отчёт РСВ можно подать лично или по почте с описью вложений, а можно в электронном виде в инспекцию по месту регистрации ИП. Если количество работников за рассматриваемый период превышает 10 человек, отчёт должен быть представлен только в онлайн-режиме, а для 10 и менее сотрудников он может быть представлен в бумажном или электронном виде. Даже если выплаты работникам в течение года не производились, отчёт РСВ сдавать всё равно необходимо, но с нулевыми показателями.
6-НДФЛ
Это форма, в которой работодатель отчитывается за весь доход своего персонала, а также за суммы налога, удержанные с их зарплаты в бюджет. С 2023 года произошли изменения в сдаче этого отчёта:
- дата начисления налога на доходы физических лиц (НДФЛ) — дата получения денег, поэтому и аванс, и основную часть зарплаты теперь нужно выплачивать уже за вычетом налога;
- срок расчёта налога — с 23 числа предыдущего месяца по 22 число отчётного;
- период уплаты — не позднее 28 числа отчётного месяца, как и остальные налоги в составе Единого налогового платежа.
Отчёт по 6-НДФЛ нужно предоставлять раз в квартал.
Отчёт о ПСФ
Новый отчёт с персонифицированными сведениями о физлицах, который должны сдавать все работодатели, если у них работают:
- сотрудники по трудовым договорам;
- по договорам гражданско-правового характера (ГПХ, разовые услуги);
- по авторским договорам.
По сути, это замена старому отчёту СВЗ-М, который сдавали в Пенсионный фонд. Отчёт о ПСФ нужно сдавать в налоговую каждый месяц до 25 числа.
Уведомление о списании ЕСН
НДФЛ и страховые взносы (кроме травматизма) теперь входят в состав единого налогового платежа — Единый социальный налог (ЕСН). Но сроки начисления и списания не совпадают, поэтому ИП должны отправлять уведомление о распределении налогов. Подавать уведомление нужно в тех месяцах, в которых ИП не отчитывался по НДФЛ, кроме апреля, июня, октября и января.
ЕСН объединил несколько предыдущих взносов:
- пенсионный;
- медицинское страхование;
- по временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
- страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний и ряд других.
Для всех установлен общий срок уплаты — 28 число. Теперь у ИП больше времени для уплаты НДС, взносов и НДФЛ с зарплаты работников. Налоги за самого предпринимателя не вошли в единый платёж, поэтому по ним сроки отдельные:
- фиксированные взносы, как и раньше, нужно уплатить до 31 декабря;
- взносы на обязательное пенсионное страхование (ОПС) с доходов свыше 300 тысяч рублей — до 1 июля;
- НДФЛ по итогам года — до 15 июля.
Полноценная бухгалтерия для ИП по закону необязательна, но сложность в том, что налоговая служба будет накладывать штрафы и начислять пени за пропущенные отчёты и выплаты. Перед руководителем бизнеса стоит немало задач, и он легко может забыть про «горящий» отчёт. На вопрос «как вести бухгалтерию ИП самостоятельно» можно ответить так: лучше переложить эту работу на бухгалтера или профильную компанию.
