Как узнать о расхождениях между кассой и ОФД

Рассказываем про расхождения между данными онлайн-кассы и данными, которые отправились в ОФД. Поясняем, что бывает причиной таких моментов и почему их важно выявлять. Даем инструкцию, как проверять данные и устранять такие расхождения.

Онлайн-касса — это новая контрольно-кассовая техника (ККТ) для бизнеса, который продает физическим лицам товары, выполняет для населения работы или оказывает услуги. Также такие аппараты называют контрольно-кассовыми машинами (ККМ). Их применение началось в 2017 году и регулируется законом № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации». В 2023 году использовать ККТ обязан практически весь бизнес, за исключением случаев, описанных в статье 2 закона № 54-ФЗ.

Новые ККТ отличаются от старых моделей тем, что данные обо всех операциях сохраняются в памяти специального чипа — фискального накопителя (ФН). ККТ подключается к интернету проводным соединением, через Wi-Fi или с помощью сим-карты любого мобильного оператора.

Все документы, которые формирует онлайн-касса, называются фискальным документами. Среди них различного рода отчеты и чеки:

Сохраненные на фискальном накопителе данные через интернет автоматически передаются в Федеральную налоговую службу (ФНС). Передача данных в ФНС идет через посредника — оператора фискальных данных (ОФД). В России работают множество операторов, предоставляя бизнесу стандартный набор услуг по примерно одинаковым ценам. Каждый из операторов является коммерческой организацией (юридическим лицом), но все они работают строго в соответствии с тем же законом № 54-ФЗ.

ОФД и ККТ предпринимателя связаны следующим образом:

Когда кассовая программа формирует чек, она должна зарегистрировать его в кассовом аппарате, а затем отправить данные ОФД. Однако иногда связь между этими системами нарушается, что приводит к расхождениям.

Информация, зафиксированная в ККТ, и информация, сохраненная у оператора фискальных данных, должна совпадать. Но иногда она не сходится. Если между кассой и оператором будут расхождения, и их обнаружит налоговая, она может начать проверку и оштрафовать бизнес.

Такие ситуации считаются нарушением правил работы с ККТ, санкции за них прописаны в пункте 4 статьи 14.5 КоАП РФ:

Чтобы избежать санкций, важно вовремя выявлять нестыковки, находить причины и устранять эти расхождения.

Сбои в обмене данными между ККМ и ОФД могут быть вызваны разными причинами:

Из-за этих факторов в кассовом аппарате могут возникнуть программные ошибки: чек может быть зарегистрирован программой, но не отправлен в ОФД или, наоборот, отправлен оператору, но не зарегистрирован в ККТ, или создан дважды.

Различные кассовые программы имеют разные механизмы обработки данных и ошибок, и они не всегда информируют пользователя о возникших проблемах. Некоторые проблемы можно заметить только после того, как данные уже попали к оператору.

Чтобы узнать о расхождениях между ККМ и оператором, надежней всего проводить регулярные проверки. Для этого нужно каждый день вручную сверять сумму выручки по кассе и сумму выручки в личном кабинете ОФД.

Шаг 1. Войдите в личный кабинет ОФД и откройте раздел с отчетами.

Шаг 2. Одновременно с этим на кассе откройте раздел, куда поступают отчеты.

Шаг 3. Сравните отдельно выручку, которая принята наличными деньгами и безналичным расчетом.

Шаг 4. Если есть расхождения, откройте детализированные отчеты в ОФД и на кассе и сравните все чеки. Найдите то место, где есть лишний чек или где его не хватает.

Шаг 5. При обнаружении задвоенных чеков уточните у кассира детали: пробивал ли он эти чеки, продавал ли товары. Также возможны ситуации, когда чек есть на кассе, но его нет в ОФД, и наоборот.

Регулярное соблюдение этого алгоритма поможет минимизировать расхождения между данными ККТ и оператора, а также принять меры для того, чтобы избежать возможных штрафов и проблем с налоговой службой.

Рассмотрим два случая:

Если вы выяснили у кассира, что фактически продажа была, необходимо создать на ККМ чек коррекции с признаком «приход». В нем нужно указать сумму, которая не ушла в адрес ОФД.

Если вы выяснили, что фактически продажи не было, оператору ничего отсылать не нужно. Но необходимо выровнять остатки в учетной системе. Для этого оформите чек возврата в программе учета без применения кассы.

Если вы выяснили у кассира, что фактически продажа была, ОФД никакие данные направлять не нужно. Но необходимо создать чек продажи в программе учета без применения ККМ. Это поможет выровнять остатки в учетной системе.

Если вы выяснили, что фактически продажи не было, нужно создать чек возврата с применением ККТ, а затем создать чек продажи в программе учета без применения ККТ.

Данные, сформированные онлайн-кассой и отправленные оператору фискальных данных, должны сходиться. Несоответствия данных ККТ и ОФД случаются в основном по техническим причинам. Такие расхождения обязательно нужно исправлять. Если этого не сделать, налоговая может самостоятельно обнаружить нарушение, после чего наложить штраф или предупреждение.