Онлайн-касса: что это такое, как работает и как выбрать?
В соответствии с законом №54-ФЗ большинство предпринимателей и компаний в 2024 году обязаны отправлять фискальные документы (чеки) в налоговую и покупателям. Для этого необходимо работать с использованием онлайн-кассы. В этой статье мы расскажем, что такое онлайн-касса, какую онлайн-кассу выбрать и установить, и как бизнесу с ней работать.
Как видно из названия, такая контрольно-кассовая техника (ККТ) отличается от устройств старого образца постоянной связью с интернетом. Если в старых кассовых машинах данные записывались на контрольную ленту (ЭКЛЗ), которая работала как автономное устройство, то теперь такие виды техники уже не регистрируют. На смену ЭКЛЗ пришёл фискальный накопитель (ФН). По сути, это чип, на котором в зашифрованном виде записываются и хранятся фискальные данные. ФН различаются по сроку действия: для основной системы налогообложения, а также сезонной торговли, торговли подакцизной продукцией и оказания услуг платёжного агента используются накопители на 13 и 15 месяцев. Для упрощённых режимов налогообложения, а также бизнеса, оказывающего услуги, можно использовать виды накопителей со сроком службы 3 года.
Чтобы понять, как бизнесу работать с онлайн-кассой, мы рассмотрим процесс продажи и выдачи кассового документа, который подтверждает факт проведения оплаты, поэтапно.
- Клиент приобретает у компании товар или услугу и платит за него наличными, картой или онлайн на сайте.
- Данные для формирования чека вносятся в кассу — например, с помощью сканера или вручную кассиром. Сюда входит наименование товара или услуги, количество, цена, уплаченная сумма. Информация о продавце уже есть в онлайн-кассе, поскольку её вносят при регистрации ККТ.
- Кассовый аппарат формирует фискальный чек. Информация об операции передаётся в фискальный накопитель, который заверяет её. Уже заверенное подтверждение оплаты распечатывается, его получит покупатель.
- Данные с кассы передаются оператору фискальных данных, он получает чек и сообщает об этом.
- Оператор обрабатывает данные о продаже и передаёт их в налоговую.
- Клиенту отправляют электронную версию чека — по желанию, если он уже получил его бумажный вариант или в обязательном порядке при оплате онлайн, когда бумажный чек не выдаётся.
За счёт ФН онлайн-касса автоматически формирует подтверждение факта оплаты после каждой транзакции. Через оператора фискальных данных (ОФД) их надо отправлять покупателям и в налоговую. Для этого бизнесу нужно заключить договор с любым ОФД, который ему подходит. Главное, чтобы он был в реестре ФНС.
Если у продавца нет проблем с доступом к интернету, отправка чеков происходит моментально. Поэтому налоговой больше не требуются регулярные проверки компаний — их стоит ожидать, только если фирма какое-то время не передаёт данные о платежах. Кроме того, бизнес освобождается от отчётности по кассовым операциям, потому что информация о них и так поступает в ФНС в реальном времени. В случае отсутствия подключения к интернету фискальный накопитель работает в автономном режиме и передаёт все накопленные данные, как только доступ к интернету восстановится. Многие модели оборудования делают это автоматически.
Чтобы понять, какую модель лучше установить и использовать для работы в 2024 году разберём основные виды ККТ: автономные, стационарные фискальные регистраторы, смарт-терминалы, аппараты с эквайрингом, облачные кассы.
Автономные кнопочные кассы — одно из самых доступных решений. Минус: их необходимо подключать к компьютеру каждый раз, когда вы добавляете товары или обновляетесь. Микробизнесам и компаниям с небольшим объëмом торговли и ассортиментом товаров будет целесообразно использовать автономную онлайн-кассу — она обойдётся продавцу в скромные 6–20 тысяч рублей.
Стационарный фискальный регистратор тоже подключается к компьютеру, причём на постоянной основе. Сам регистратор имеет внутри фискальный накопитель и печатает чеки. Все остальные процессы происходят в управляющем планшете или ПК. Поскольку для работы нужно использовать два устройства вместо одного, такой комплект может стоить недёшево. Но если у компании компьютер уже есть, а чеки обязательно нужно печатать, выберите для торговой точки онлайн-кассу этого типа.
Смарт-терминалы представляют собой планшеты или смартфоны, на которых уже установлена кассовая программа. В том же корпусе имеется ФН, а нередко, и принтер чеков. К ним можно подключать дополнительное оборудование — например, сканеры штрихкодов. К ПК их подключать не надо, программы на таких аппаратах обычно обновляются в автоматическом режиме, а добавить новый товар можно путём сканирования штрихового кода.
Как правило, в смарт-терминалах есть личный кабинет, возможность аналитики продаж, функции возврата и другие полезные фичи. Для удобства работы к фискальным регистраторам и смарт-терминалам обычно подключают товароучётную программу, которая позволяет анализировать продажи и отслеживать остатки товаров в автоматическом режиме. Бизнесы с большим ассортиментом продукции и оборотами нередко используют онлайн-кассу такого типа. Более того, формат «всё в одном» подходит для курьеров, таксистов и так далее.
ККТ с эквайрингом оснащена встроенным эквайринговым механизмом. Эквайринг — технология, позволяющая принимать платежи банковскими картами, по QR-коду, а также другими безналичными способами. Такие приборы удобны для курьеров и такси: у сотрудников есть возможность принимать деньги наличными и безналичными средствами. Эти кассы небольшие, они портативны и многофункциональны.
Облачная касса позволяет продавать через сайт и формировать электронные документы об оплате. Такой вариант подойдёт предпринимателям, владеющим онлайн-магазином или ведущим деятельность вне офиса. Облачный аппарат берут в аренду у провайдера и интегрируют со своим сервисом. Процесс управления кассой, а также мониторинг деятельности ведут через личный аккаунт на ресурсе провайдера.
Чтобы выбрать и установить подходящую модель, для начала ответьте на ряд вопросов применительно к вашему бизнесу.
- Касса будет располагаться в одном месте, например в магазине, торговой точке, или её нужно постоянно перемещать? От этой информации зависит выбор моделей с подключением к сети или без, массивных стационарных или небольших мобильных аппаратов, автономных или с подключением к ПК. Кассир супермаркета и курьер, доставляющий пиццу, будут работать с разными моделями.
- Нужно ли вам часто добавлять товары в номенклатуру? Если да, то подходит смарт-терминал, где для этого не требуется подключение к ПК.
- Работаете ли вы с маркированным товаром? У ряда производителей для этого нужны дополнительные функции.
- Нужен ли вам учёт товаров? Если ассортимент большой, стоит выбрать модель, которая легко интегрируется с программами для учёта товаров.
- Как вы будете принимать платежи? Для интернет-магазинов, которые принимают оплату только на сайте онлайн, подходят кассы, формирующие онлайн-чеки, печатать их не обязательно.
- Нужно ли подключать специальное дополнительное оборудование: сканер штрихкодов, устройство для приёма карт, весы и так далее.
- Нужна ли вам интеграция с сайтом интернет-магазина или системой бухгалтерского учёта — у некоторых моделей она делается за несколько минут, у других её нет вообще.
- Как работает техподдержка? Если у вас интернет-магазин, то вам будет актуальна возможность обратиться за помощью в любое время суток 7 дней в неделю.
Также важно подумать о том, совместим ли будет прибор на месте с используемыми приложениями, и кто будет осуществлять настройку и установку кассы на торговой точке.
1 июля 2021 года закончилась последняя отсрочка, и подавляющее большинство предпринимателей теперь могут продавать только с онлайн-кассой. Однако исключения всё же есть — они указаны во второй части закона 54-ФЗ:
- бизнесы, продающие мелкие изделия (жевательную резинку или игрушки) за монету через специальные автоматы, не подключённые к источнику электрической энергии;
- юридические лица и ИП, которые:
Кроме того, онлайн-кассы не должны использовать кредитные организации, юридические лица при безналичных расчётах друг с другом, организации, которые реализуют полномочия органов власти. В перечень исключений также попадают компании и ИП, предоставляющие в аренду жильё и место под машину, ТСЖ, религиозные организации, аптеки и библиотеки, самозанятые.
Полный перечень освобождённого от необходимости применять в работе ККТ бизнеса размещён в соответствующей статье закона.
Если по закону бизнес должен пробивать чеки через онлайн-кассу, но игнорирует это требование, к нему применят санкции, номер соответствующей статьи — 14.5 КоАП.
За каждую транзакцию, не оформленную через кассу, бизнесмен получает штраф:
- должностное лицо или ИП заплатит от 25 до 50% от размера сделки, но не меньше 10 тысяч рублей;
- юрлицо — от 75 до 100% от суммы расчёта и не меньше 30 тысяч.
Повторные нарушения ещё более опасны. Если объём платежей, прошедших мимо онлайн-кассы, составит больше 1 млн рублей, ИП или юрлицо не сможет продавать 90 дней, а должностное лицо дисквалифицируют на 1–2 года.
Ошибки в расчётах через онлайн-кассу также попадают в перечень нарушений. Сюда относится неверно указанная информация (признаки расчёта или реквизиты), использование для работы незарегистрированной кассы. Статья предполагает штраф: для ИП или должностного лица он составит 1,5–3 тысячи рублей, для юрлица — 5–10 тысяч.
Невыдача кассового чека покупателю карается штрафом в размере 2 тысячи рублей для должностного лица и в 10 тысяч — для юридического лица.
Прежде чем начать работу, вам предстоит:
- Купить или арендовать аппарат.
- Купить фискальный накопитель и установить его в кассу.
- Заключить договор с ОФД.
- Зарегистрировать кассу в ФНС. Это можно сделать в личном кабинете на сайте налоговой. Вам надо будет сформировать заявление в разделе Контрольно-кассовая техника, а затем подписать его квалифицированной электронной подписью, интегрированной с вашим личным кабинетом. После рассмотрения заявления налоговая пришлёт вам регистрационный номер кассы.
- Настроить и активировать ККТ. К любым приборам прилагается инструкция, по которой вы вбиваете в аппарат регистрационный номер, полученный в налоговой. Затем формируете отчёт о регистрации.
- Завершить процедуру на сайте ФНС. В уже знакомом разделе личного кабинета нажмите кнопку «Завершить регистрацию», а затем введите фискальный признак из отчёта, который вы сформировали на предыдущем шаге. Итогом станет карточка онлайн-кассы, которую ФНС предоставит в течение нескольких дней. Как только вы её получите, можете спокойно работать с онлайн-кассой и принимать платежи.
Многие производители и поставщики ККТ предлагают бизнесу выбрать пакетные решения. Они возьмут на себя регистрацию кассы, заключение договора с оператором и другие организационные моменты. Например, комплексное решение «Облачная онлайн-касса под ключ» включает в себя даже выпуск подписи. От вас потребуется только заполнить анкету — всё остальное сделает поставщик техники.
Если предполагается вести торговлю в интернете, то система должна поддерживать эквайринг. Этот инструмент позволяет принимать деньги от клиентов онлайн. Последние могут использовать для этого банковские карты и альтернативные сервисы: СБП, цифровые кошельки.
Перейдём непосредственно к работе бизнеса с онлайн-кассой. Её обычно поручают сотруднику, знающему кассовое ПО и несущему материальную ответственность (многие предприниматели при трудоустройстве таких работников заключают соответствующий договор). Все, кто работает с ККТ, должны ознакомиться с инструкцией и понимать, что нельзя вмешиваться в работу кассы, нарушать целостность её корпуса и так далее.
Рабочий день кассира начинается с открытия смены. Перед этим нужно проверить работоспособность кассы и всего подключённого к ней оборудования, а также соединение системы с интернетом. Отчёт о начале смены будет отправлен в ОФД и далее в налоговую.
Подтверждение через онлайн-кассу обязательно должно быть сформировано при следующих транзакциях:
- продаже товара, в том числе на сайте магазина;
- внесении аванса или предоплаты;
- возврате;
- продаже в кредит или рассрочку;
- корректировке — если при первоначальной продаже неверно указаны сумма, наименование или другие признаки.
Этим сделкам соответствуют четыре основных признака расчёта:
- Приход — получение денег за продажу товара или услуги клиенту.
- Возврат прихода — если клиент вернул продукт ненадлежащего качества и получил уплаченные деньги обратно.
- Расход — когда вы приобретаете что-то у клиентов. Скажем, принимаете товары на реализацию.
- Возврат расхода — клиент возвращает себе переданный вам товар, а вам возмещает уплаченные деньги.
Если транзакцию провели без онлайн-кассы, техника по какой-то причине вышла из строя/отключилась от электропитания или интернета, или кассир совершил ошибку (реквизиты, формат сделки) применяются чеки коррекции. Если их не пробивать, фирму ждёт денежное взыскание. Чтобы их избежать, составить бумагу надо до момента обнаружения неучтённой выручки инспекторами. Там указывается один из двух признаков — приход (для недостачи) или расход (в случае если денег в кассе оказалось больше, чем должно быть). Также компании обычно прилагают пояснительную записку с указанием причин коррекции на случай проверки.
Не позднее, чем через 24 часа после открытия, кассовую смену необходимо закрыть. После этого формируется акт о закрытии смены и приходный кассовый ордер.
В 2024 году большинство представителей бизнеса должны формировать фискальные документы с помощью онлайн-касс.
В отличие от ККТ старого образца онлайн-кассы подключены к сети, в них есть фискальный накопитель, который шифрует фискальные данные и передаёт их через ОФД в налоговую. ФНС получает данные об операциях в реальном времени, что сокращает количество проверок. Неиспользование бизнесом онлайн-кассы или указание неверных реквизитов карается штрафами как для должностных, так и для юридических лиц. Повторные нарушения чреваты приостановлением деятельности.
Выделяют несколько основных типов онлайн-касс:
- автономные кнопочные, которые, ввиду дешевизны, подходят микробизнесу;
- фискальные регистраторы, которые подключаются к компьютеру или планшету, чтобы формировать и печатать чеки;
- смарт-терминалы, включающие в себя и компьютер с кассовым ПО, и фискальный регистратор, и устройство для печати чеков;
- кассы с эквайрингом для безналичных транзакций;
- облачный сервис для сделок в сети.
Чтобы начать формировать фискальные чеки в соответствии с законом №54-ФЗ, нужна сама ККТ, фискальный накопитель, договор с ОФД и стабильный интернет. Для заключения такого договора, а также для регистрации ККТ на сайте налоговой вам потребуется квалифицированная электронная подпись. Если у вас нет возможности проходить все этапы подключения, можно выбрать одно из комплексных решений.
Для работы с онлайн-кассой компании требуется сотрудник, знакомый с кассовым ПО и инструкцией по эксплуатации конкретной кассы. Работа начинается с открытия кассовой смены и заканчивается её закрытием с составлением приходного кассового ордера.
