Как получить бесплатную ЭЦП в 2023 году

Электронная подпись (ЭП) — это та же подпись, что и на бумаге, только в цифровом формате с зашифрованной информацией о том, кто подписал документ. По сути, это файл с цифрами, который прикрепляется к электронному документу при подписании.

Федеральная налоговая служба (ФНС) постепенно переводит российский бизнес в цифровое поле, поэтому поэтапно внедряет электронный документооборот (ЭДО), с которым без ЭП работать не получится.

По закону электронная цифровая подпись (ЭЦП) имеет такую же юридическую силу, как и собственноручная на бумажном документе. Она состоит из уникальной комбинации символов, созданных шифровальными алгоритмами во время подписания файла, подделать её невозможно. После того как документ подписан, в него уже нельзя внести какие-либо изменения и дополнения. То есть она подтверждает личность и заверяет, что содержимое документа осталось неизменным с момента его создания. Для подписания электронных документов используются специальные криптографические средства, такие как КриптоАРМ, КриптоПро, ViPNet PKI Client. Эти программы формируют ЭЦП, проверяют подлинность сертификата и фиксируют время подписания.

Цифровые подписи бывают простая, неквалифицированная и квалифицированная, у каждого вида своё назначение.

Используются для проверки пользователя, получившего доступ к системе: онлайн-банки, Госуслуги и т. п. Например, ею можно подтвердить запрос в госорганы, подписку на сервисы, вход в мобильный банк, онлайн-платёж и т. д. Однако у этой подписи слабая защищённость, поэтому она подходит не для всех ситуаций. При работе с важными документами на имущество или деньги, лучше её не использовать. Её легко подделать, поэтому могут возникать спорные ситуации, которые решаются только через суд.

НЭП создаётся с помощью программы шифрования, которая имеет сертификат ФСБ. Её трудно подделать, она подтверждает, что документ был подписан конкретным лицом в определённое время и не был изменён. Эти подписи обычно применяются в электронном документообороте, например, для договоров, актов. Однако их использование разрешено только в том случае, если стороны ранее договорились доверять таким подписям и документам.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — самая защищённая из всех. В отличие от предыдущей, она выдаётся удостоверяющим центром при ФНС и проходит обязательную проверку ФСБ.

В остальном КЭП не отличается от НЭП — ею можно подписывать любые документы, использовать на площадках для электронных торгов и так далее.

В большей степени она нужна предприятиям и организациям для коммерческой деятельности, но и физические лица найдут куда её применить.

Бизнес, особенно крупный, всё больше переходит на ЭДО внутри компании, с поставщиками и клиентами. Например, сервис ЮKassa предлагает электронный документооборот через надёжного партнёра — Диадок. Хотя участники сделок могут договориться об использовании любой формы ЭП, только КЭП обеспечивает юридическую силу электронных документов без дополнительных согласований между участниками ЭДО.

Более половины закупок бюджетных организаций проходит через электронные аукционы. Для участия предпринимателю нужна квалифицированная подпись, чтобы, например, оформлять банковские гарантии, обращаться в антимонопольную службу (ФАС) или арбитраж.

ЭП активно используется для отправки отчётов в контролирующие органы: ФНС, Социальный фонд (СФР) и т. д. Для этого сотрудник, имеющий право подписывать электронные документы от имени организации, должен получить квалифицированный сертификат электронной подписи (CEP). Кроме того, ЭЦП необходима для доступа к порталам госучреждений и услугам в электронном формате. Большинство сайтов принимают базовые КЭП. Однако некоторые из них ещё требуют квалифицированного сертификата, содержащего в своей структуре уникальный идентификатор.

С начала 2022 года ИП и юрлица могут получить электронные подписи в удостоверяющих центрах при Федеральной налоговой службе. Это бесплатно, но подпись выдаётся в виде цифрового сертификата, носитель, например, флешку, нужно приобрести отдельно.

Индивидуальный предприниматель не считается юридическим лицом, это гражданин с определённым статусом. Поэтому получение ЭП аналогично получению физическим лицом, но с добавлением к персональным данным номера из реестра ОГРНИП. Предприниматель должен обратиться в налоговую службу с заявлением и приложить паспорт, номер СНИЛС, оригинал ИНН и выписку из ЕГРИП.

Подпись выдаётся только генеральному директору, который уполномочен представлять компанию без доверенности. Код руководителя уникален, не может быть продублирован или присвоен другим сотрудникам.

Понадобится несколько документов:

Раньше руководители компаний делали копию своей подписи или давали доступ к ключу. Теперь налоговая не рекомендует это делать. Сейчас ЭЦП выдаётся на генерального директора, а сотрудники могут получить её самостоятельно как физлицо. Для получения подписи физическому лицу нужно подать заявление в аккредитованный удостоверяющий центр вместе с документами:

Чтобы сотрудник имел право подписывать документы компании, руководитель должен выдать ему доверенность. Этой же подписью сотрудник может пользоваться в личных целях или для другой компании.

В некоторых случаях необходимо проверять ЭП на достоверность. Например, неизвестно, кем подписан документ или есть сомнения в её статусе. Есть несколько способов проверки.

«КриптоПро Office Signature» для документов Word и Excel и «КриптоПро PDF» для документов PDF — эти плагины не только для подписания, но и проверки. Для работы нужно установить их на свой компьютер и воспользоваться встроенной функцией «Проверить». Программы покажут информацию о владельце подписи, дату её создания и подписания.

КриптоАРМ — программа для создания электронной подписи и её проверки вне ЭДО. Устанавливается на компьютер. Для проверки надо загрузить в неё один или несколько подписанных файлов, нажать «Проверить».

На Госуслугах есть возможность загрузить сертификат ЭП и проверить его. Сайт покажет Ф.И.О. владельца, дату выдачи подписи и центр, в котором она была получена.