Как подключить и настроить онлайн-кассу
Кассовая реформа в России проходила с 2017 по 2019 год, но последние послабления для бизнеса были отменены только в 2021 году. Сейчас предприниматели обязаны использовать кассу, если не хотят быть наказанными за нарушения закона № 54-ФЗ.
Для легальной работы недостаточно купить контрольно-кассовую технику (ККТ) и принести её в магазин. Кассу необходимо подключить к оператору фискальных данных (ОФД) и зарегистрировать в налоговой службе (ФНС). Затем нужно получить электронную цифровую подпись (ЭЦП) и настроить оборудование с программным обеспечением (ПО).
Технические характеристики ККТ регламентированы действующим законодательством, включая:
- приём безналичных и наличных платежей;
- создание и предоставление чеков (печать бумажных версий, формирование и рассылка электронных);
- разрешённые налоговой службой к применению модели (проверить можно на портале ФНС в специальном реестре).
Предприниматели используют ККТ одной из следующих групп:
- смарт-терминал — многофункциональный аппарат, который совмещает в себе планшет, принтер для чеков, фискальный накопитель (ФН);
- фискальный регистратор — работать самостоятельно не может, ему требуется управляющее устройство с кассовым ПО (например, стационарный компьютер или ноутбук);
- автономная кнопочная модель — недорогой вариант для небольшой торговой точки, не работает с системой маркировки без дополнительной модернизации.
Фискальный накопитель также должен входить в реестр ФНС. Это реестр ФН, которые разрешены к использованию. Различаются по сроку действия и объёму оперативной памяти. Как только заканчивается срок или свободная память, ФН нужно заменять, а онлайн-кассу — регистрировать заново.
Покупать ККТ не обязательно. Предприниматель имеет право её арендовать.
ФНС не получает данные с касс предпринимателей всей России напрямую. Первичным сбором и обработкой сведений занимаются посредники — операторы фискальных данных. Для работы с кассой нужно выбрать одного из ОФД, включённых в реестр ФНС, и заключить с ним договор.
Чем занимаются:
- получают и обрабатывают данные с ККТ;
- передают информацию в ФНС;
- хранят полученные данных в течение 60 месяцев;
- обеспечивают конфиденциальность и защиту информации с онлайн-касс.
В реестр налоговой входит 19 компаний, выполняющих функции ОФД. Предприниматель может заключить контракт с любой из них. Чтобы выбрать, к какому оператору лучше подключиться, нужно обратить внимание на следующее:
- рейтинг оператора;
- дополнительные услуги;
- какие возможности предусмотрены для ведения бухгалтерского учёта.
В разделе возможностей стоит поинтересоваться:
- выгрузкой и сверкой данных по оформленным чекам;
- порядком передачи отчётов в государственные органы;
- наличием и функциональностью электронного документооборота (ЭДО);
- аналитическими инструментами.
Большая часть взаимодействия с оператором осуществляется удалённо.
Для создания и отправки чеков в ФНС можно использовать сервис ЮKassa, который одновременно обрабатывает платёж от покупателя и отправляет данные о покупке в налоговую.
Чтобы зарегистрировать ККТ, предпринимателю понадобится электронная подпись. Простой ЭЦП недостаточно, нужно получить усиленную квалифицированную подпись (УКЭП).
Для её получения надо подать заявку:
- на сайте ФНС — для юридических лиц;
- на «Госуслугах» — для ИП;
- в личном кабинете ОФД, с которым бизнесмен заключил договор.
Работать с незарегистрированной ККТ запрещено. Поэтому предприниматель должен проходить процедуру регистрации каждый раз, когда у него появляется новый кассовый аппарат или накопитель.
Для этого можно прийти в филиал налоговой самому или пройти всё удалённо. Для подачи документов онлайн не обойтись без УКЭП.
Что нужно для онлайн-регистрации ККТ:
- Зайти на портал налоговой.
- Создать личный кабинет.
- Заполнить форму в разделе «Учёт ККТ» и указать: данные кассы и ФН (наименование модели, заводской номер); наименование ОФД (выбирается из выпадающего перечня); место размещения ККТ (например, на складе/в офисе — подразумевается тип помещения); адрес установки (сведения о фактическом размещении устройства, оно может отличаться от юридического адреса компании); краткое описание особенностей деятельности предпринимателя (например, продажа подакцизных товаров) — выбирается из выпадающего списка, исправить или дополнить информацию потом не получится;
- Подписать заявку, используя УКЭП;
- Отправить заявку на рассмотрение.
Далее остаётся дождаться от госоргана результатов обработки. Если все данные заполнены правильно, в личном кабинете на сайте налоговой появится регистрационный номер ККТ.
Фискализация — завершающий этап регистрации ККТ. Её нужно выполнить в течение 24 часов с момента появления регистрационного номера онлайн-кассы в личном кабинете предпринимателя.
Для этого понадобится внести в память кассового аппарата следующие данные:
- информация об организации-владельце ККТ (ИНН, наименование, адрес);
- сведения о пользователе (здесь указывают данные о том человеке, от имени которого была подана заявка);
- наименование ОФД (выбирается из выпадающего списка);
- параметры подключения к оператору;
- регистрационный номер ККТ, присвоенный в ФНС.
Все данные нужно вносить предельно внимательно. Ошибка или опечатка всего в одной цифре приведёт к тому, что накопитель будет признан недействительным. Тогда придётся покупать новый и начинать регистрацию заново.
Вносить информацию можно через интерфейс самой кассы либо при помощи ПО на компьютере. У разных моделей порядок внесения данных может различаться, поэтому удобнее доверить процедуру настройки и фискализации специалистам.
После того как все перечисленные сведения внесены, ККТ автоматически выведет на печать отчёт о завершении регистрации. Получив его, предприниматель снова должен:
- Зайти на сайт налоговой.
- Войти в личный кабинет.
- Открыть заявку на регистрацию ККТ.
- Кликнуть по кнопке завершения регистрации.
- Внести данные из отчёта, который распечатала онлайн-касса: номер отчёта; время и дата (день, месяц, год) формирования; фискальный признак отчёта (десятизначное число около аббревиатуры ФПД или ФП);
- Подписать заявку, используя УКЭП.
- Отправить заявку.
Теперь остаётся дождаться, пока в личном кабинете появится регистрационная карточка ККТ. Обычно это происходит в течение пяти рабочих дней. До получения карточки пользоваться кассой нельзя.
Предприниматель должен зарегистрировать свою кассу не только в налоговой, но и у своего оператора фискальных данных. Это можно сделать онлайн:
- Зайти в личный кабинет на сайте ОФД.
- Ввести данные о ККТ, в том числе:
- заводские данные кассы и накопителя (наименование модели и номер);
- срок действия фискального накопителя (15 месяцев или 3 года);
- адрес, где размещается касса;
- код отделения налоговой, производившего регистрацию;
- регистрационный номер устройства.
Форму с данными нужно подписать УКЭП. На этом регистрация онлайн-кассы у ОФД завершена.
Теперь ККТ синхронизирована с ОФД, и он начинает передачу данных в ФНС.
Важно! Если пропустить этот шаг, оператор не сможет получать и передавать информацию, и аппарат заблокируют через месяц.
ККТ с ФН обязаны применять почти все компании и ИП. Перечень исключений указан в законе № 54-ФЗ и строго ограничен, он периодически обновляется, но обычно в сторону сокращения. Никаких дополнительных отсрочек и послаблений сейчас не предусмотрено.
Прежде чем подключать онлайн-кассу, нужно:
- купить устройство;
- купить ФН;
- получить УКЭП.
Пользоваться ККТ сразу после покупки нельзя. Сначала нужно провести ряд процедур, в том числе:
- Выбрать ОФД и заключить с ним контракт.
- Подключить ККТ к интернету (через беспроводное соединение или при помощи кабеля).
- Зарегистрировать аппарат в отделении налоговой (лично или онлайн).
- Фискализировать устройство.
- Получить регистрационную карточку.
- Зарегистрировать ККТ у ОФД.
Всё. Можно приступать к работе.
