Инвентаризация товарных остатков
Для оценки фактического положения дел организации и индивидуальные предприниматели (ИП) проводят инвентаризацию товарных остатков и иных товарно-материальных ценностей (ТМЦ). В статье рассказывается, когда необходимо проводить проверку и как правильно это делать.
Когда бизнес закупает товар на продажу, сведения об этом записываются в учётную систему, а когда товар продаётся, его снимают с баланса. Но фактически таких данных недостаточно для ведения полного учёта.
На складе или на полке магазина товар может испортиться или повредиться, его могут украсть работники или покупатели, у него может истечь срок годности. Такую продукцию тоже нужно списывать с баланса и решать, как покрывать убытки.
Инвентаризация — это специально проводимая проверка, которая позволяет сверить имеющееся количество ТМЦ с теми данными, которые зафиксированы в бухгалтерской системе. Ревизия помогает:
- сравнить фактическое и документально записанное количество товара разных категорий, выявить недостачу, а также излишки;
- оценить товарный вид продукции, наличие ценников и кодов, если продукция маркированная;
- выявить товары с истекшим сроком годности, с повреждённой упаковкой, испорченные в результате стихийных бедствий и иных случаев форс-мажора;
- выявить пересортицу — моменты, когда фактическое количество товаров одной товарной группы совпадает с бухгалтерскими данными, но внутри группы количество товара разных сортов не совпадает;
- выявить халатное отношение сотрудников, кражу или порчу продукции работниками магазина или покупателями;
- выявить арифметические и технические ошибки в документации.
Помимо складских остатков, можно проверять основные средства на балансе предприятия, отгруженные ТМЦ и находящиеся в пути, или принятые на ответственное хранение. Также ревизии подлежат денежные средства, ценные бумаги, бланки строгой отчётности и др.
Подобные проверки торговая точка может проводить любое количество раз в зависимости от потребностей бизнеса. Но есть случаи, когда ревизия необходима по закону. Они указаны в статье 11 закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
Особенности проведения мероприятия прописаны в следующих нормативных актах:
- в методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённых приказом Минфина РФ № 49 от 13 июня 1995 года;
- в стандарте бухгалтерского учёта ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утверждённом приказом Министерства финансов РФ № 4н от 13.01.2023;
- в статье 561 Гражданского кодекса «Удостоверение состава продаваемого предприятия».
Внутреннюю ревизию должен проводить и документировать тот бизнес, который ведёт обязательный бухгалтерский учёт — это все ООО, а также ИП, работающие на основной системе налогообложения (ОСНО).
Согласно нормативным документам, обязательная инвентаризация проводится в следующих случаях:
- При составлении годовой бухгалтерской отчётности. Это необходимо делать раз в год, но запрета на более частые проверки нет.
- При продаже бизнеса, при передаче его в аренду, под ответственное управление или в безвозмездное пользование третьим лицам. Цель проверки — показать новому владельцу, арендатору или управляющему, что фактическое наличие товарно-материальных ценностей совпадает с теми данными, которые зафиксированы в документах.
- При смене работников, которые подписали договор о частичной или полной материальной ответственности: кладовщика, бухгалтера, директора, заместителя директора и т.д.
- При смене сотрудников, которые являются руководителями коллективов, например, бригад.
- При выбытии из состава организации или ИП более 50% работников или учредителей.
- Если при коллективной материальной ответственности хотя бы один член коллектива требует проведения проверки.
- При обнаружении фактов пропажи или повреждения имущества для определения размеров убытков.
- При чрезвычайных ситуациях: пожаре, аварии, наводнении и т.д.
- При реорганизации или ликвидации бизнеса.
Даже если бизнес не ведёт обязательный бухгалтерский учёт и не должен проводить обязательные внутренние проверки, инвентаризация товарных и материальных остатков остаётся важным инструментом ведения дел. Если того требуют особенности бизнеса, то по решению руководителя пересчёт остатков можно проводить ежедневно, еженедельно или ежемесячно.
Полную ревизию обычно назначают на выходные дни или в ночное время. При этом приходится доплачивать сотрудникам за сверхурочную работу.
Проверка не обязательно должна быть полной, можно проводить частичную по отделам. Это помогает не приостанавливать работу всей торговой точки. Для доступа посетителей закрывается один из отделов, товар в котором пересчитывается. При этом другие отделы покупателям доступны.
Ревизию отдела можно делать днём, в то время как полную проверку магазина обычно проводят ночью, чтобы не закрывать днём на учёт весь магазин.
Согласно нормативным документам, обязательные проверки нужно проводить со следующей периодичностью:
- инвентаризацию библиотечных фондов — не менее одного раза в пять лет;
- инвентаризацию иных основных средств — не менее одного раза в три года.
Для организаций и индивидуальных предпринимателей, которые обязаны вести бухгалтерский учёт, проводить проверки нужно ежегодно. При этом важно правильно оформить её результаты и вовремя подать отчётность в налоговую службу.
Сама проверка проходит в IV квартале, в срок с 1 октября по 31 декабря. Отчёт об инвентаризации подаётся вместе с годовой налоговой отчётностью не позднее 31 декабря.
Важно, чтобы годовая бухгалтерская отчётность была сформирована после ревизии, иначе налоговая инспекция может оштрафовать руководителя или бухгалтера на сумму 10 тысяч рублей.
Проверку назначает руководитель организации, но перед этим необходимо подготовить распоряжение и собрать комиссию. Согласно приказу № 49 Минфина от 13 июня 1995 года, потребуются все или некоторые из следующих документов:
- приказ руководителя о составе комиссии;
- журнал учёта контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации;
- акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей;
- журнал учёта контрольных проверок правильности проведения инвентаризации;
- ведомость учёта результатов, выявленных инвентаризацией;
- акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных;
- инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение;
- акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути;
- сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.
В комиссию должны входить не менее трёх человек. Должности проверяющих могут быть следующими: сам руководитель или его заместитель;
- главный бухгалтер или его заместитель;
- представитель логистической службы;
- охранник;
- работник, отвечающий за соблюдение трудовых прав сотрудников;
- другие специалисты: инженеры, экономисты, техники и т.п.
Также в состав комиссии можно включать представителей независимых аудиторских компаний. А можно им полностью отдать проверку. При привлечении сторонних организаций, особенно во внерабочее время, возрастают и денежные расходы на это мероприятие.
В состав комиссии не должны входить материально заинтересованные лица, например, ответственные за хранение товаров работники (кладовщики). Но они должны присутствовать во время проверки, чтобы отвечать на вопросы и помогать проверяющим быстрее находить нужные товары на складе или на полках магазина.
- Необходимо пересчитать товар, оценить, что есть в наличии, что просрочено или повреждено, чего не хватает, нет ли пересортицы.
- На основе получаемых данных комиссия заполняет инвентаризационную опись, а также составляет необходимые в каждом конкретном случае акты.
- По окончании проверки комиссия передаёт опись и акты в бухгалтерию.
- Бухгалтер на основе полученных документов составляет сличительную ведомость по каждому виду товара, а также обобщает итоги проверки в ведомости учёта результатов.
- Директор издаёт приказ (или распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации.
- На основе приказа бухгалтер вносит изменения в учётные данные.
- Если бизнесу нанесён крупный ущерб и выявлены виновные, руководитель принимает решение о взыскании ущерба с материально ответственных работников.
Перед инвентаризацией стоит подготовить заранее всю документацию, которая будет использоваться в процессе проверки. Также желательно навести порядок на складе.
