Электронные перевозочные документы (ЭПД) - что это такое и как организовать документооборот
Процесс транспортировки груза от отправителя к получателю важно правильно оформить документально. По инициативе Правительства РФ, в сфере логистики запущена постепенная цифровизация документов.
Электронные перевозочные документы — аналог бумажной документации. Это XML-файлы, составленные в утвержденной налоговиками форме (оформляются в специальной программе). Они фиксируют факт отгрузки и приемки товара, а также подтверждают заключение договора и расходы на перевозку.
ЭПД эквивалентны бумажным аналогам и обладают той же юридической силой. Юрлица заверяют их усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Физические лица могут использовать простую цифровую подпись и бумажную/машиночитаемую доверенность от руководства компании. Причем водитель не обязан подписывать ЭПД. Достаточно после доставки груза связаться с диспетчером, который подпишет документацию от лица компании.
Добровольный переход на цифровой документооборот начался в 2022 году. ЭДО ведется в государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Она обеспечивает обмен сведениями между всеми участниками перевозочного процесса. Оператором ГИС ЭПД является Министерство транспорта РФ.
ГИС ЭПД аккумулирует данные о перевозках и предоставляет их следующим ведомствам:
- ФНС;
- Минтрансу;
- Ространснадзору;
- Минцифры;
- МВД;
- Минздраву.
Вскоре доступ к системе получат:
- Таможенная служба;
- Минсельхоз;
- Минприроды;
- Росморречфлот;
- Росалкгольтабакконтроль.
Постепенно изменения коснутся не только автомобильных, но и всех остальных видов грузоперевозок: морским, речным, железнодорожным и воздушным транспортом.
Пока еще не все перевозочные документы можно оцифровать, но электронные формы основных из них уже утверждены Правительством РФ и ФНС. Электронные версии есть у следующих видов документации:
- транспортная накладная;
- сопроводительная ведомость;
- заказ-наряд;
- путевой лист;
- договор фрахтования;
- заказ (заявка).
У ЭПД имеется титул — раздел, который заполняется при завершении каждой фазы доставки груза. Грузоотправитель подписывает титул со сведениями о начале грузоперевозки. Перевозчик подтверждает приемку груза и начало доставки грузополучателю. Грузополучатель ставит отметку о приеме груза от перевозчика и окончании грузоперевозки.
По действующим правилам, компании могут использовать как электронные перевозочные документы, так и их бумажные аналоги. Точная дата введения обязательного электронного документооборота для всех перевозчиков, работающих с определенными товарами (в частности, с алкоголем), пока не известна.
В грузоперевозках участвуют три стороны:
- грузоотправитель: им может быть экспедитор, если привлекает к перевозке груза третье лицо;
- перевозчик;
- грузополучатель.
Чтобы вести ЭДО по новым правилам, все участники должны подключиться к ГИС ЭПД и получить электронные подписи. Связующим звеном между сервисом и бизнесом выступают компании, которые разрабатывают программное обеспечение для ведения электронного документооборота. Выбирать стоит только тех операторов, которые аккредитованы Минтрансом.
Ознакомиться с перевозочными документами, хранящимися в ГИС ЭПД, могут инспекторы из контролирующих органов.
ГИС ЭПД позволяет обмениваться только транспортными документами. Чтобы отправлять накладные, счета-фактуры, УПД, нужно подключить обычный сервис электронного документооборота.
Транспортный электронный документооборот состоит из нескольких этапов:
- участник процесса грузоперевозки создает новый документ на сайте оператора ЭПД и заверяет его электронной подписью;
- оператор проверяет документ, если все верно — отправляет его в базу данных ГИС ЭПД и высылает другим участникам перевозки;
- ГИС ЭПД сопоставляет информацию из полученного документа с данными, которые представили остальные участники документооборота;
- грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель подписывают свои титулы в электронных перевозочных документах.
В сервисе отражаются все действия участников документооборота.
У ЭДО целый ряд плюсов:
- представители контролирующих органов быстрее проверяют документы;
- упрощается ведение бухгалтерского и налогового учета;
- снижается количество запросов от налоговой и других контролирующих органов;
- экономия на бумаге, канцелярии и расходниках для печатной техники;
- оптимизация издержек на хранение в архиве;
- возможность освободить сотрудников компании от рутины, связанной с оформлением и обработкой перевозочной документации.
А еще все ЭПД хранятся в одном месте. Достаточно пары кликов, чтобы найти интересующий файл.
Удобство ЭДО оценили множество компаний разного масштаба. Если заключить договор с надежным оператором, риски утечки персональных данных и другие проблемы с конфиденциальностью стремятся к нулю.
