Онлайн касса для ИП на УСН
С появлением федерального закона № 54-ФЗ власти обязали ИП отчитываться о каждой операции в налоговую. Для этого предложено использовать контрольно-кассовую технику нового образца — онлайн-кассы. Они автоматически записывают фискальные данные о продаже товара/оказании услуги/выполнении работы, хранят их и передают в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД). Если оплаты от клиентов поступают и по безналу, придётся дополнительно подключить эквайринг для бизнеса.
Законодательством чётко определено, когда на УСН можно обходиться без кассы, а в каких случаях покупать устройство обязательно. В статье мы разберём, когда индивидуальный предприниматель должен применять кассу и как её оформить в налоговой, чтобы не нарушать закон при работе с клиентами.
Переход на новый режим начался в 2017 году и осуществлялся в несколько этапов. С июля 2021 года большая часть индивидуальных предпринимателей на УСН, занятых розничной торговлей и оказанием услуг, используют новые кассовые аппараты.
В 2025 году применять онлайн-кассы обязаны все ИП на УСН, деятельность которых не включена в перечень, приведённый в статье 2 федерального закона №54-ФЗ.
Отличия ККТ нового образца от устройств прошлого поколения:
- подключение к интернету для обмена данными онлайн — через провод, по Wi-Fi или с помощью мобильного интернета посредством SIM-карты;
- есть фискальный накопитель — специальный чип, который хранит и шифрует информацию;
- данные о реализации и других операциях автоматически передаются оператору фискальных данных;
- можно формировать электронные чеки с QR-кодами, которые клиенты получают в СМС или на e-mail;
- поддерживается ставка НДС 20%.
Другие возможности онлайн-касс:
- редактирование ассортимента продукции;
- поддержка оплаты через систему быстрых платежей (СБП);
- возможность реализации товаров с маркировкой;
- подключение к системе госконтроля: эта опция актуальна для магазинов и других торговых точек, реализующих слабоалкогольную продукцию и крепкий алкоголь;
- интеграция с эквайрингом и системами учёта.
Применение онлайн-кассы — единственный способ передать информацию в налоговую. Других вариантов не существует. Процесс обмена данными с контролирующими органами автоматизировали, чтобы сделать доходы ИП прозрачными, упростить для них рутинные операции. Получается, чтобы соблюдать требование закона об отчётности, касса обязательно нужна. Для удобства предпринимателей налоговая регулярно выпускает актуальный каталог контрольно-кассовой техники.
Итак, онлайн-касса помогает вести бизнес максимально прозрачно. Поэтому проверок со стороны надзорных организаций становится меньше. ИП на УСН, которые применяют современные онлайн-кассы, получают и другие преимущества:
- Автоматизация бизнес-процессов снижает нагрузку на сотрудников, что заметно упрощает работу.
- Сотрудники, которые обслуживают покупателей, экономят время на заполнении документов — например, не надо вести журнал кассира-операциониста.
- Повышение скорости обслуживания клиентов и уровня сервиса: сокращаются очереди и увеличивается лояльность покупателей.
- Оптимизация и систематизация учёта: детальная информация о продажах хранится в базе на протяжении нескольких лет, в любой момент можно провести аналитику, выявить слабые места и составить план по улучшению финансовых показателей.
- В личном кабинете можно создать несколько видов отчётов и продажах в режиме реального времени.
- Данные в бухгалтерской и налоговой отчётности, если ККТ интегрирована с системами учёта, заполняются автоматически, поэтому ошибки, возникающие из-за человеческого фактора, сводятся к минимуму.
- Нет необходимости опломбировывать кассовый аппарат.
Недостатков применения онлайн-касс немного:
Работать с новой ККТ сложнее, чем с кассами предыдущего поколения.
- Устройству для нормальной работы требуется стабильный доступ к интернету, иначе возможны ошибки при обмене данными с ОФД.
- Недостаточно купить или взять в аренду кассовый аппарат. Дополнительно придётся приобрести специальную кассовую программу и регулярно платить за обновления ПО.
- Чтобы обслуживание покупателей не останавливалось, нужно следить за наличием кассовой ленты и других расходников.
Плюсов у онлайн-касс однозначно больше. Конечно, предстоят большие единовременные расходы на приобретение и установку ККТ. Кроме того, придётся регулярно выделять деньги на постпродажный сервис и обновление ПО. Зато ИП будет работать в соответствии с требованиями 54-ФЗ, и проблем с контролирующими органами можно не опасаться.
Как это часто бывает, в любом законе есть исключения. В первую очередь власти учли географические особенности и зону покрытия интернетом в нашей стране. В отдалённых деревнях, сёлах, в маленьких населённых пунктах далеко не всегда есть доступ в интернет. Перечень таких территорий определяют местные власти. ИП, которые работают в такой местности, разрешено не отчитываться, но по закону они должны предоставлять клиентам платёжный документ, где указаны:
- номер по порядку;
- форма бизнеса, реквизиты ИП;
- дата сделки, время, адрес;
- тип операции — продажа или возврат;
- что продано, наименование;
- сколько продано товара, сколько стоит каждая позиция, общая сумма покупки;
- ФИО и контактные данные продавца, проводившего сделку.
Также, в соответствии с 54-ФЗ, без кассового аппарата могут вести деятельность ИП на УСН, которые занимаются торговлей некоторыми категориями товаров и оказывают определённые виды услуг. Например:
Услуги | Торговля |
няни, сиделки; | фрукты и овощи вразвал; |
репетиторы; | газеты и журналы; |
фотографы; | церковная атрибутика; |
экскурсоводы; | билеты в городском общественном транспорте; |
носильщики на вокзалах и в аэропортах; | мороженое в ларьках; |
приём стеклотары; | квас и молоко из автоцистерн; |
ремонт обуви, изготовление ключей; | товары в поезде; |
сдача в аренду жилой недвижимости. | ценные бумаги. |
Полный перечень сфер деятельности, позволяющий ИП на УСН не применять онлайн-кассу, можно найти в ст. 2 федерального закона №54-ФЗ.
Также ККТ не нужна для работы с другими организациями и ИП, когда деньги отправляют с одного расчётного счёта на другой. Платежей, поступивших от клиентов по банковской карте через эквайринг, это не касается.
А ещё без онлайн-кассы могут работать ИП, которые применяют УСН и одновременно уплачивают налог на профессиональный доход. Однако послабление распространяется только на те сферы деятельности, в которых ИП ведёт бизнес как самозанятый.
Кроме общих требований, выбор кассового аппарата больше ничем не ограничен. То есть тип и модель онлайн-кассы ИП на УСН выбирает исходя из личных предпочтений.
Варианты контрольно-кассового оборудования, которые доступны предпринимателям на упрощённой системе налогообложения:
Облачные онлайн-кассы. ИП устанавливает на ПК программу, а управляет ей поставщик услуги. Бизнесмен получает доступ через специальные облачные сервисы. В программе можно проводить платежи, формировать электронные чеки, вести учёт материальных остатков, выгружать торговые отчёты. С такой онлайн-кассой предприниматель не сможет печатать и выдавать бумажные чеки, но это не обязательно. Остальные требования закона соблюдены. Это оптимальный вариант для ИП на УСН, которые оказывают услуги в интернете или продают товары в онлайн-магазине, доставляя заказы через транспортную компанию или другого посредника. Однако, если покупатели забирают заказы в офисе или пункте выдачи, нужно дополнительно установить стационарную контрольно-кассовую технику.
Мобильные терминалы. Если ИП надо рассчитывать покупателя на выезде (например, при курьерской доставке), подойдёт автономный терминал с эквайрингом. Он работает от аккумулятора и подключается к интернету через мобильные сети. Вся необходимая информация отображается на небольшом дисплее. Достаточно ввести на клавиатуре сумму покупки, встроенный принтер сразу напечатает чек. Помимо разъездной торговли и оказания услуг за пределами офиса, установить мобильный терминал можно в торговой точке с небольшим трафиком.
Фискальные регистраторы. Это стационарный принтер со встроенной фискальной памятью. Фискальный регистратор можно подключить к любому ПК или планшету. Остаётся установить на компьютер специальную программу, и предприниматель получает готовое к работе устройство. Встроенный в фискальном регистраторе чип записывает операции, хранит, передаёт их оператору фискальных данных. Это универсальный вариант, который подойдёт для большинства ИП. Важно: память фискального регистратора не бесконечна. Чтобы она не переполнилась и не вызвала поломку устройства или сбои в передаче данных, нужно производить замену по достижении предельного срока эксплуатации. Срок замены зависит от модели регистратора: 15 или 36 месяцев. После замены старый терминал нужно хранить 5 лет, затем ИП может передать его на утилизацию.
Выбор конкретного устройства зависит от вида деятельности предпринимателя. Чтобы не тратиться на покупку недешёвого кассового оборудования, ИП может взять устройство в аренду или рассмотреть вариант приобретения б/у техники. Главное, проверить через сервис ФНС, чтобы онлайн-касса уже не состояла на учёте. Если планируете принимать безналичные платежи банковской картой, в том числе через интернет, не забудьте подключить эквайринг для бизнеса.
После приобретения онлайн-кассы по правилам её надо зарегистрировать — без этого ИП нельзя начинать работу. Расскажем обо всём по порядку.
Получение квалифицированной электронной подписи (КЭП)
Онлайн-касса подразумевает электронный документооборот. Для передачи оригиналов и подписания документации ИП нужно получить квалифицированную электронную подпись. Подать заявление удобнее всего в личном кабинете на сайте налоговой.
После одобрения заявитель должен подтвердить свою личность — обратиться с паспортом и СНИЛС в один из удостоверяющих центров, аккредитованных Минкомсвязи. Также потребуется приобрести лицензию и токен — это носитель, на который запишут зашифрованный ключ.
Подключение к оператору фискальных данных
Задача оператора — получать, обрабатывать, хранить и передавать в налоговую фискальные данные. ИП вправе выбрать любого оператора, обладающего соответствующей лицензией. Заключать договор нужно непосредственно с оператором. Услуги ОФД оплачиваются в соответствии с тарифом, указанным в договоре.
Регистрация ККТ в ФНС
Для самостоятельной регистрации ИП необходимо подать заявление в налоговую — в приложении, на сайте или в отделении. Помимо стандартных данных в заявлении указывают наименование выбранного ОФД, заводские номера приобретённой контрольно-кассовой техники и адрес, где она будет применяться. Взамен налоговая присвоит номер ККТ, состоящий из 16 цифр.
Для завершения регистрации нужно ввести этот номер в кассовый аппарат. Попытка всего одна, и ошибаться нельзя, иначе аппарат заблокируется. Если ИП всё сделал верно, устройство распечатает отчёт. Его нужно представить в налоговую для получения регистрационной карточки ККТ. Только после этого кассой можно пользоваться по назначению.
Помочь с регистрацией ККТ могут производители. Помимо самих устройств, они предоставляют широкий спектр услуг для бизнеса, автоматизирующих процессы и упрощающих отчётность ИП. Выбрать полезные услуги со скидкой можно среди специальных предложений от партнёров сервиса ЮKassa.
Завершив процедуру регистрации, не забудьте интегрировать онлайн-кассу с эквайрингом, если этот сервис предусмотрен договором рассчётно-кассового обслуживания для ИП.
Отдельно стоит обратить внимание на требования к чекам, которые часто обновляются. В 2025 году в бумажном или электронном кассовом чеке, выданном ИП, должны быть следующие обязательные реквизиты:
- название чека и его порядковый номер за кассовую смену;
- дата, время и место оплаты;
- ФИО индивидуального предпринимателя;
- ИНН;
- система налогообложения, на которой работает бизнес;
- признак расчёта: приход/возврат прихода, расход/возврат расхода;
- перечень приобретённых товаров или услуг, количество и цена за единицу;
- общая сумма расчёта;
- фамилия и должность сотрудника, который принял деньги;
- форма оплаты: безнал или наличные;
- фискальный признак (ФП);
- номер, присвоенный ККТ при регистрации в налоговой;
- заводской номер фискального накопителя;
- адрес веб-ресурса, где можно проверить ФП чека;
- общий порядковый номер;
- номер смены;
- фискальный признак сообщения;
- QR-код;
- для электронных чеков: телефон или e-mail клиента и продавца.
Помимо обязательных реквизитов, в чеке ИП на УСН могут указывать дополнительную информацию. Например:
- код товара, если продукция подлежит обязательной маркировке;
- маркетинговая информация: скидки, акции, спецпредложения;
- агентские теги (признак агента, ИНН поставщика, признак агента по предмету расчёта), если какие-то товарные позиции продаются по агентскому договору;
- фискальный признак некорректного чека.
Дополнительные реквизиты в чеке ИП использует по желанию. Полный перечень сведений, которые можно указать в чеке, приведён в Приказе ФНС № ЕД-7-20/662@.
Налоговики периодически проверяют деятельность малого бизнеса, для этого устраиваются контрольные закупки в магазинах и других точках продаж. Важно, чтобы в процессе проверки ИП оформил платежи как положено. Также подозрительными могут посчитать поступления на расчётный счёт, не отображённые в фискальных отчётах.
За нарушения при использовании кассовой техники предусмотрено наказание. Возможные санкции для ИП регулируются частями 2, 4, 5, 6 статьи 14.5 КоАП РФ.
Осуществление расчётов с покупателями без применения ККТ
Штрафы варьируются от четверти до половины суммы расчёта, который не был проведён через ККТ (но не менее 10 тысяч ₽). За повторное нарушение, если сумма расчётов без применения онлайн-кассы достигла 1 млн ₽, возможно приостановление деятельности ИП, применяющего УСН, на срок до 90 суток.
Невыдача кассового чека
Если ИП на упрощённой системе налогообложения применяет онлайн-кассу в соответствии с требованиями законодательства, но по какой-то причине не пробил чек для клиента, инспектор может ограничиться предупреждением или назначить штраф в размере 2 тысяч ₽.
Неправильное применение онлайн-кассы
За нарушение кассовой дисциплины, несоответствие ККТ требованиям 54-ФЗ, неправильную регистрацию кассы в ФНС или выдачу чеков, в которых отсутствуют обязательные реквизиты, выносится предупреждение или назначается штраф. ИП на УСН придётся заплатить 1,5—3 тысячи ₽.
Подведём итоги:
- Согласно федеральному закону № 54-ФЗ, ИП на УСН обязаны использовать кассовый аппарат для расчётов с клиентами. Если предприниматель принимает оплаты по безналу, в том числе через интернет, придётся подключить банковский эквайринг для бизнеса.
- Некоторые ИП, применяющие упрощённую систему налогообложения, освобождены от использования кассы. Полный перечень указан в статье 2 федерального закона №54-ФЗ.
- За неиспользование установленной законом кассовой техники или неправильное применение онлайн-кассы, например, если в чеке указаны не все обязательные реквизиты, ИП могут привлечь к ответственности.
- Разрешено выбрать любой кассовый аппарат из перечня ФНС. Можно сэкономить и взять устройство с рук или арендовать у производителей.
- Регистрация кассы проходит в несколько этапов. Важно соблюдать точность и последовательность, чтобы не испортить фискальный накопитель.
Перед тем как вести бизнес в статусе ИП, важно проверить: нужна ли касса для выбранного вида деятельности. Если да, то для начала нужно выбрать подходящий кассовый аппарат, правильно оформить его. До этого времени обслуживать клиентов в магазине или другой торговой точке нельзя. Траты, связанные с установкой ККТ, при составлении бизнес-плана стоит заложить в первоначальные инвестиции.
