Онлайн касса для ИП на УСН

С появлением Федерального закона № 54-ФЗ предпринимателей обязали отчитываться о каждой операции в налоговые службы. Для этого предложено использовать контрольно-кассовую технику нового образца — она автоматически записывает фискальные данные, хранит их и передаёт в ФНС. Старая техника при этом должна быть утилизирована или модернизована, если это возможно для конкретной модели.

Чётко разделено, для какой деятельности можно обходиться без кассы, а для какой покупать устройство обязательно. В статье мы разберём, когда индивидуальный предприниматель должен покупать кассу и как её оформить в налоговой, чтобы не нарушать закон при работе с клиентами.

Нужна ли касса для ИП на УСН

Переход на новый режим начался в 2016 году и был осуществлён в несколько этапов, с июля 2021 года юридические лица и большая часть индивидуальных предпринимателей, занятых розничной торговлей и оказанием услуг, используют новые кассовые аппараты. Чем они отличаются от старых:

  • подключаются к интернету для обмена данными онлайн — через провод, по Wi-Fi или с помощью SIM-карты;
  • автоматически передают данные об операциях оператору фискальных данных (ОФД);
  • отправляют клиентам электронные чеки с QR-кодами, могут сделать это в виде СМС или на email;
  • поддерживают ставку НДС 20%.

Другого способа передавать информацию в налоговую не существует. Процесс автоматизировали, чтобы сделать доходы предпринимателей прозрачными, с одной стороны, а с другой — упростить для них рутинные операции. Получается, чтобы соблюдать требование закона об отчётности, касса обязательно нужна. Для удобства предпринимателей налоговая служба выпускает актуальный каталог контрольно-кассовой техники.

ИП на УСН без кассы — возможно ли

Как это часто бывает, в любом законе есть исключения. В первую очередь власти учли географические особенности и зону покрытия интернетом в нашей стране. В отдалённых деревнях, сёлах, в маленьких населённых пунктах далеко не всегда есть доступ в интернет. Таким бизнесменам разрешено не отчитываться, но по закону они должны предоставлять клиентам платёжный документ, в котором указаны:

  • номер по порядку;
  • форма бизнеса, реквизиты ИП или юридического лица;
  • дата сделки, время, адрес;
  • тип операции — продажа или возврат;
  • что продано, наименование;
  • сколько продано товара, сколько стоит каждая позиция, общая сумма покупки;
  • Ф.И.О. и контактные данные продавца, проводившего сделку.

Также под ограничения попали некоторые виды деятельности.

Услуги
Торговля
Няни, сиделки
Фрукты и овощи вразвал
Репетиторы
Газеты и журналы
Фотографы
Церковная атрибутика
Экскурсоводы
Билеты в городском общественном транспорте
Носильщики на вокзалах и в аэропортах
Мороженое в ларьках
Приём стеклотары
Квас и молоко из автоцистерн
Ремонт обуви, изготовление ключей
Товары в поезде
Сдача в аренду жилой недвижимости
Ценные бумаги

Касса не нужна для расчётов с другими организациями, когда деньги отправляют с одного расчётного счёта на другой. Платежей по банковской карте это не касается.

Какую онлайн-кассу выбрать для ИП на УСН

Кроме общих требований, выбор кассового аппарата больше ничем не ограничен.

Варианты контрольно-кассового оборудования

  1. Самое простое решение — облачное. Предприниматель устанавливает на ПК программу, а управляет ей поставщик услуги. В программе можно проводить платежи, формировать электронные чеки, вести учёт материальных остатков, выгружать торговые отчёты. С такой онлайн-кассой предприниматель не сможет печатать и выдавать бумажные чеки, но это не обязательно. Остальные требования закона соблюдены.
  2. Если предпринимателю надо рассчитывать покупателя на выезде, например при курьерской доставке, подойдёт автономный терминал. Он работает от аккумулятора и подключается к интернету через мобильные сети. Вся необходимая информация отображается на небольшом дисплее. Достаточно ввести на клавиатуре сумму покупки, встроенный принтер сразу напечатает чек.
  3. Фискальный регистратор можно подключить к любому ПК или планшету. Остаётся установить на компьютер специальную программу, и предприниматель получает готовое к работе устройство. Встроенный в фискальном регистраторе чип записывает операции, хранит, передаёт их оператору фискальных данных. Это универсальный вариант, который подойдёт для большинства бизнесменов.

Важно: память фискального регистратора не бесконечна. Чтобы она не переполнилась и не вызвала поломку устройства или сбои в передаче данных, нужно производить замену по достижении предельного срока эксплуатации. Срок замены зависит от модели регистратора: 13, 15 или 36 месяцев. После замены старый терминал нужно хранить 5 лет, после его можно передать на утилизацию.

Выбор конкретного устройства зависит от вида деятельности предпринимателя. Чтобы не тратиться на покупку недешёвого кассового оборудования, можно взять устройство в аренду или рассмотреть вариант приобретения б/у техники. Главное, проверить через сервис ФНС, чтобы касса уже не состояла на учёте.

После приобретения онлайн-кассы по правилам её надо зарегистрировать — без этого нельзя начинать работу. Расскажем о процессе по порядку.

Регистрация онлайн-кассы

1. Получение квалифицированной электронной подписи (КЭП)

Онлайн-касса подразумевает электронный документооборот. Для передачи оригиналов и подписания документации нужно получить квалифицированную электронную подпись. Подать заявление удобнее всего в личном кабинете на сайте налоговой.

После одобрения заявитель должен подтвердить свою личность — обратиться с паспортом и СНИЛС в один из удостоверяющих центров, аккредитованных Минкомсвязи. Также потребуется приобрести лицензию и токен — это носитель, на который запишут зашифрованный ключ. Полностью бесконечный доступ обойдётся от 3700 рублей, есть варианты с ежегодной оплатой.

2. Подключение к оператору фискальных данных

Задача оператора — получать, обрабатывать, хранить и передавать в ФНС фискальные данные. Можно выбрать любого оператора, обладающего соответствующей лицензией. Заключать договор нужно непосредственно с оператором, это платно и обойдётся примерно в 3000-5000 рублей в год.

3. Регистрация ККТ в ФНС

Длясамостоятельной регистрации необходимо подать заявление в налоговую — в приложении, на сайте или в отделении. Помимо стандартных данных в заявлении указывают выбранного ОФД, заводские номера приобретённой контрольно-кассовой техники и адрес, где она будет применяться. Взамен налоговая присвоит номер ККТ, состоящий из 16 цифр.

Для завершения регистрации нужно ввести этот номер в кассовый аппарат. Попытка всего одна, и ошибаться нельзя, иначе аппарат будет испорчен. Если всё сделали верно, устройство распечатает отчёт. Предъявите его снова в ФНС для получения регистрационной карточки ККТ. Только после этого кассой можно пользоваться по назначению.

Помочь с регистрацией ККТ могут производители. Помимо самих устройств, они предоставляют широкий спектр услуг для бизнеса, автоматизирующих процессы и упрощающих отчётность. Выбрать полезные услуги со скидкой можно среди специальных предложений от партнёров ЮKassa.

Требования к чекам для ИП на УСН

Отдельно стоит обратить внимание на требования к чекам, которые часто обновляются. Так, в 2023 году в бумажном или электронном кассовом чеке должно быть более 20 обязательных реквизитов:

  • наименование документа — «Кассовый чек» для продажи и «Кассовый чек коррекции» для возвратов;
  • порядковый номер, присваивается автоматически;
  • дата, время операции, адрес регистрации ИП или адрес сайта для онлайн платежей;
  • Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;
  • форма налогообложения;
  • какие товары или услуги проданы, по какой цене (включая скидки и НДС), в каком количестве, общая сумма;
  • признак расчёта: «Приход», «Расход», «Возврат прихода», «Возврат расхода»;
  • признак способа расчёта, например: предоплата, аванс, полный расчёт;
  • признак предмета расчёта, указывается в фискальных документах формы 1.1 и 1.2 (Т — товар, Р — работа, У — услуга и другие);
  • сумма расчёта и ставка НДС (если есть);
  • форма расчёта — наличными или по карте;
  • фамилия, должность ответственного лица;
  • номер фискального накопителя и ККТ, фискальный признак документа;
  • адрес сайта для проверки: www.nalog.gov.ru или www.nalog.ru;
  • QR-код;
  • email или номера телефонов покупателя и отправителя — только в электронном чеке.

Штрафы для ИП за торговлю без онлайн-кассы

За нарушения при использовании кассовой техники предпринимателей могут оштрафовать. Сумма зависит от типа нарушения и регулируется частями 2, 4, 5, 6 статьи 14.5 КоАП РФ.

Нарушение
Наказание
Кассовый аппарат не зарегистрирован или сломан.
Штраф от 1500 до 3000 рублей.
Предприниматель не использует кассовый аппарат, или его нет.
Штраф от 1/4 до 1/2 суммы всех неоформленных платежей, но не меньше 10 000 рублей.
Повторное нарушение предыдущего пункта.
Деятельность предпринимателя приостановят на срок до 90 дней.
Покупателю не выдали чек.
Административное предупреждение или штраф 2000 рублей.

Налоговики периодически проверяют деятельность малого бизнеса, для этого устраивают контрольные закупки. Важно, чтобы в процессе проверки предприниматель оформил платежи как положено. Также подозрительными могут посчитать поступления на расчётный счёт, не отображённые в фискальных отчётах.

Выводы и заключение

  1. Согласно Федеральному закону № 54-ФЗ, ИП на УСН обязаны использовать кассовый аппарат для расчётов с клиентами.
  2. Некоторые индивидуальные предприниматели освобождены от использования кассы, полный перечень указан в законе.
  3. За неиспользование установленной законом кассовой техники бизнесмена могут привлечь к ответственности.
  4. Кассовый аппарат может быть любой из перечня ФНС. Можно сэкономить и взять устройство с рук или арендовать у производителей.
  5. Регистрация кассы проходит в несколько этапов. Важно соблюдать точность и последовательность, чтобы не испортить фискальный накопитель.

Перед тем как открывать индивидуальное предприятие, бизнесмен должен проверить: нужна ли касса для его деятельности. Если да, то для начала бизнеса нужно подобрать подходящий кассовый аппарат и правильно оформить его. До этого времени обслуживать клиентов нельзя. Связанные с установкой ККТ траты стоит заложить в первоначальные инвестиции.

Полезные предложения

Чтобы подключить платежи на сайте через ЮKassa, нужен только паспорт директора: подпишите договор и проведите интеграцию. Можно успеть за 3 дня.

5
<<<<<

Узнайте главное о ЮKassa за пару минут, подберите инструменты для своего бизнеса — и начните принимать платежи онлайн

Мне это нужно
Введите код поиска, который назвал оператор