Касса для ИП на патенте
Статья актуальна на дату публикации
Бизнесмены обязаны отчитываться о каждой денежной операции в налоговые органы, используя кассовые аппараты с обработкой фискальных данных. Это требование закреплено Федеральным законом № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации».
При введении законов власти обеспечивают бизнесу мягкий переход к новым условиям. Так, некоторым категориям ИП на ПСН разрешили рассчитывать покупателей без контрольно-кассовой техники (ККТ). Разберёмся, при осуществлении каких видов деятельности нужна онлайн-касса для ИП на патенте, и как её подключить.
Переход на новый порядок расчётов и отчётности начался ещё в 2017 году. Были обозначены требования к онлайн-кассам и условия их применения. С тех пор появились и другие правила для учёта торговой деятельности, закон регулярно дорабатывается.
1 июля 2019 г. власти приняли очередные поправки к федеральному закону, обратив своё внимание на ИП, работающих на патентной системе налогообложения без сотрудников. Их тоже обязали применять кассовые аппараты с автоматической передачей данных оператору фискальных данных (ОФД) и в налоговую, но не сразу. Предпринимателям на патенте предоставили двухлетнюю отсрочку и дополнительные льготы.
Из-за отсрочки ИП на ПСН были последними, кто мог пользоваться старыми кассами или обходиться без них вовсе. В 2025 году применять онлайн-кассы обязаны все ИП на патенте, деятельность которых не включена в перечень, приведённый в статье 2 федерального закона №54-ФЗ.
Особые требования применяются к торговле на розничных рынках, они закреплены в статье 2 Закона № 54-ФЗ. Онлайн-касса не нужна тем предпринимателям на патенте, кто торгует продовольственными товарами на витринах и столах самого рынка, поставил свой раскладной стол, ходит по рынку с тележкой или продаёт продукцию на разнос.
Исключения касаются размещённых внутри рынка магазинов, крытых павильонов, автолавок, палаток и других подобных точек. Также кассовый аппарат нужен продавцам непродовольственных товаров и маркированных товаров.
Существует целый перечень ИП на патенте, которые могут вести деятельность без кассового аппарата. Сюда автоматически попадают самозанятые (плательщики НПД), а также ИП, которые оказывают следующие услуги:
- ремонт обуви;
- продажа журналов и газет;
- изготовление ключей;
- проведение экскурсий;
- продажа молока, кваса из цистерны;
- продажа предметов религии;
- продажа чая и снеков в поездах;
- приём стеклотары;
- продажа мороженого в специализированных ларьках;
- работа в качестве няни, сиделки;
- репетиторство;
- услуги фотографа;
- сдача в аренду собственной недвижимости.
Кроме того, власти разрешили не использовать онлайн-кассы бизнесменам из маленьких и удалённых населённых пунктов, где есть перебои с интернетом.
Для всех перечисленных предпринимателей на ПСН действует требование: предоставить покупателю документ, подтверждающий расчёт. Например, чек или бланк строгой отчётности.
Ещё онлайн-касса не нужна при взаиморасчётах ИП и юридических лиц безналичным способом — со счёта на счёт (без применения банковских карт).
Кассовый чек — фискальный документ (ФД), подтверждающий, что покупатель оплатил товар или услугу. Назначение этого ФД — зафиксировать факт сделки между продавцом и покупателем. Это главное доказательство совершения покупки.
Современные онлайн-кассы могут формировать как бумажные, так и электронные ФД. Они обладают равной юридической силой. Документ «на бумаге» покупатель получает на руки. А если клиент выбрал электронный ФД, подтверждение покупки приходит на e-mail или в СМС. В соответствии с 54-ФЗ продавцы не только выдают чеки покупателям, но и в режиме реального времени отправляют их в ФНС через ОФД.
Кроме того, компании на патенте, работа которых связана с реализацией товаров, подлежащих обязательной маркировке, обязаны передавать ФД, подтверждающие факт продажи, в «Честный знак». Это требование зафиксировано в федеральном законе от 28.12.2009 № 381-ФЗ.
Если торговая точка продаёт слабоалкогольную продукцию, информация о реализации, кроме ФНС, поступает в ЕГАИС. По 171-ФЗ к системе обязаны подключиться все торговые точки на патенте, где можно приобрести пиво и напитки, изготовленные на его основе, сидр, пуаре, медовуху.
У ФД (неважно, бумажный он или электронный) есть обязательные и дополнительные реквизиты:
Обязательные поля | Дополнительная информация |
название чека и его порядковый номер за кассовую смену; | код товара, если продукция подлежит обязательной маркировке; |
дата, время и место оплаты; | маркетинговая информация: скидки, акции, спецпредложения; |
ФИО индивидуального предпринимателя; | агентские теги (признак агента, ИНН поставщика, признак агента по предмету расчёта), если какие-то товарные позиции продаются по агентскому договору; |
ИНН; | фискальный признак некорректного чека. |
система налогообложения, на которой работает бизнес, — патент; | - |
признак расчёта: приход/возврат прихода, расход/возврат расхода; | - |
перечень приобретённых товаров или услуг, количество и цена за единицу; | - |
общая сумма расчёта; | - |
фамилия и должность сотрудника, который принял деньги; | - |
форма оплаты: безнал или наличные; | - |
фискальный признак (ФП); | - |
номер, присвоенный ККТ при регистрации в ФНС; | - |
заводской номер фискального накопителя; | - |
адрес веб-ресурса, где можно проверить ФП чека; | - |
общий порядковый номер; | - |
номер смены; | - |
фискальный признак сообщения; | - |
QR-код; | - |
для электронных ФД: телефон или e-mail клиента и продавца. | - |
Обязательную информацию можно найти в любом чеке. А дополнительные реквизиты продавец использует по желанию. Полный перечень сведений, которые можно указать в фискальном документе, приведён в Приказе ФНС № ЕД-7-20/662@.
Выбор кассового аппарата зависит от вида деятельности и оборотов вашего бизнеса. Устройства отличаются размером, функционалом и стоимостью. Если в кассе нет встроенного фискального накопителя, его нужно будет приобрести отдельно. В зависимости от выбранного устройства, необходимо обновлять фискальный накопитель каждые 15 или 36 месяцев.
Виды онлайн-касс, которые подходят ИП на патенте, собраны в таблице:
Тип кассового оборудования | Особенности |
Стационарные ККМ | Работают от сети. Оснащены кнопками или сенсорным дисплеем. Объём встроенной памяти небольшой, поэтому на них устанавливают самые простые кассовые программы. Не рассчитаны на большой поток посетителей — в день можно выдать до 100 чеков. В некоторых моделях предусмотрена возможность работы с товарами, которые подлежат маркировке |
Мобильные аппараты | К смартфону или планшету через Bluetooth подключается ридер — устройство для приёма безналичных оплат. Мобильный терминал подходит торговым точкам с небольшим трафиком. Ещё такие ККМ применяются в бизнесе, подразумевающем разъездную торговлю или оказание услуг за пределами офиса |
Смарт-терминалы | Смарт-терминал работает автономно — подключать его к компьютеру/планшету не нужно. В кассовой программе предустановлен расширенный набор функций. ПО обновляется автоматически |
Фискальные регистраторы | Это стационарный принтер со встроенной фискальной памятью. Чтобы подключить оборудование, нужен компьютер или планшет, на который установлено специальное ПО. Благодаря быстрой печати ФД увеличивается скорость обслуживания клиентов. Этот вид ККМ не подходит для предпринимателей на ПСН, которые специализируются на торговле и оказании услуг за пределами магазина или офиса |
POS-системы | Это оптимальное решение для торговых точкек с интенсивным трафиком. POS-системы позволяют вести учёт продаж и перемещения товаров, а также поддерживают большинство кассовых программ. Можно принимать платежи по безналу и оплату наличными. Предусмотрены различные комплектации и дополнительные функции |
Облачные кассы | Софт с ФН хранится в data-центре, доступ продавец получает через облачные сервисы. Облачная онлайн-касса позволяет работать только с электронными ФД. Это оптимальный вариант для ИП, которые оказывают услуги в интернете или продают товары в онлайн-магазине, доставляя заказы через транспортную компанию или другого посредника |
Небольшим торговым точкам достаточно ККТ с производительностью до 50 чеков в день. Если посетителей больше, стоит рассмотреть модели, которые могут формировать до 200 чеков за смену.
Для магазинов, где всегда высокая проходимость, есть ККМ, генерирующие свыше 200 чеков в день. К таким моделям можно дополнительно подключить весы, сканер, принтер и ящик для налички. Ещё предусмотрена функция быстрой замены чековой ленты, есть опция автоотреза.
Предприниматель на ПСН должен купить или арендовать кассовый аппарат и зарегистрировать его, подключиться к оператору фискальных данных, выбрать поставщика ПО для торговли. Каждый шаг разберём подробно.
Изучите нормативную базу
Основные статьи закона, которые регулируют использование онлайн-касс для ИП на патенте:
- Общие положения — Федеральный закон № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации».
- Исключения для ИП на патенте — статья 2 Федерального закона № 54-ФЗ.
- Штрафы при нарушениях в применении ККТ — статья 14.5 КоАП РФ.
- Правила оформления фискальных документов — Приказ ФНС РФ от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@.
Соблюдайте требования законодательства, чтобы избежать проблем с контролирующими организациями.
Выберите онлайн-кассу
Сначала необходимо проанализировать особенности бизнеса:
- масштаб компании;
- формат расчётов;
- условия торговли или оказания услуг;
- число клиентов.
Не забывайте о технических возможностях для автоматизации, ведь онлайн-кассу нужно интегрировать с сайтом, CRM, а также системами товарного и бухгалтерского учёта.
Кассовые устройства нового образца должны поддерживать ряд функций:
- наличие фискального накопителя — модуля, который передаёт данные в налоговую;
- возможность подключения к проводному или беспроводному интернету,
- поддержка QR-кодов;
- возможность отправки электронных ФД на e-mail или по СМС;
- редактирование ассортимента продукции;
- поддержка оплаты через систему быстрых платежей (СБП);
- возможность реализации товаров с маркировкой;
- применение ставки НДС 20%;
- подключение к системе госконтроля: эта опция актуальна для магазинов, реализующих слабоалкогольную продукцию.
Выбирая онлайн-кассу для ИП на патенте, важно ориентироваться не только на стоимость оборудования. Стоит также учитывать затраты на установку кассовой программы и регулярные обновления ПО.
Необязательно покупать новую кассу. Можно взять устройство в аренду. Обычно производители вместе с арендой предлагают комплексное обслуживание, что заметно упрощает жизнь предпринимателю. Если арендовать кассу надолго, в итоге это выйдет дороже. Но кому-то платить понемногу каждый месяц удобнее, чем отдавать единовременно всю сумму.
Другой вариант сэкономить — купить кассовый аппарат с рук. Важно убедиться, что устройство исправно, а предыдущий владелец снял его с учёта. Проверить регистрацию ККТ и фискальных накопителей в реестре поможет специальный сервис ФНС.
Получите КЭП
Дальнейшие действия по регистрации онлайн-кассы невозможны без квалифицированной электронной подписи (КЭП). Она позволяет осуществлять электронный документооборот и имеет равную силу с собственноручной подписью. Получить КЭП и подтвердить свою личность можно в удостоверяющих центрах, аккредитованных Минкомсвязи, например, в отделениях Почты или в банках.
Заключите договор с ОФД
Оператор фискальных данных собирает и хранит информацию о денежных расчётах, обрабатывает её и перенаправляет в налоговую. Нужно выбрать оператора из списка, утверждённого ФНС, и оставить заявку на сайте. Услуги ОФД платные.
Выберите поставщика ПО для товарного учёта
Бизнесмену, который работает на патенте, необходимо:
- фиксировать движение денежных средств;
- формировать отчёты для налоговиков;
- генерировать ФД в соответствии с законом и отправлять электронные версии клиентам;
- вести учёт товаров и складских остатков.
Эти данные не хранятся в самой кассе, нужна специальная программа на ПК. Также можно рассмотреть облачный сервис: данные размещаются на сервере оператора.
Выбор ПО и поставщика зависит от функционала оборудования. Базово нужна только фискализация, но за дополнительную плату можно снять с себя ряд других рутинных задач: регистрацию, подключение интернет-эквайринга и расчётного счёта, маркировку товара и другие. Сэкономить на услугах можно, воспользовавшись специальными предложениями партнёров ЮKassa.
Зарегистрируйте ККТ
Для работы на кассе её обязательно нужно зарегистрировать в ФНС. Помочь с регистрацией могут производители онлайн-касс, предоставляющие программы для складского учёта и другие сервисы для товарного бизнеса. Как правило, они предоставляют сервис под ключ и полностью готовят оборудование к работе.
Можно провести регистрацию самостоятельно. Для этого ИП нужно подать заявление онлайн на сайте или в отделении ФНС, в нём указать название, модель, заводской номер регистрируемого оборудования, где будет использоваться. Также важно отметить, с каким ОФД уже заключили договор. После проверки данных налоговая предоставит 16-значный номер ККТ.
Полученный код вводят в онлайн-кассу, и она распечатывает отчёт. Его нужно предоставить в ФНС. В ответ органы отдадут вам карточку регистрации ККТ. С этого момента регистрация считается завершённой, и можно пользоваться кассой.
Будьте внимательны и не допускайте ошибок:
- Правильно вводите 16-значный номер — попытка только одна. Если ввести цифры неверно, фискальный накопитель больше не будет работать.
- Не пользуйтесь кассой до получения карточки регистрации, иначе она заблокируется через 30 дней. Придётся менять или перепрошивать устройство (это платная услуга) и заново проходить регистрацию.
Если ИП на патенте работает с сотрудниками и не попадает под исключения, он обязан применять онлайн-кассу при каждой покупке или возврате денежных средств. За неисполнение этого требования грозит штраф. Сумма наказания зависит от типа нарушения и регулируется частями 2, 4, 5, 6 статьи 14.5 КоАП РФ.
Для поиска нарушителей налоговики устраивают контрольные закупки. Также они регулярно проверяют движение денежных средств: если на расчётный счёт поступают деньги, а ФНС не видит эти операции, это может свидетельствовать о работе без ККТ.
Невыдача кассового чека
Если ИП на патенте применяет онлайн-кассу в соответствии с требованиями законодательства, но по какой-то причине не пробил ФД для клиента, инспектор может ограничиться предупреждением или назначить штраф в размере 2 тысяч ₽.
Осуществление расчётов с покупателями без применения ККТ
Штрафы варьируются от четверти до половины суммы расчёта, который не был проведён через ККТ (но не менее 10 тысяч ₽). За повторное нарушение, если сумма расчётов без применения онлайн-кассы достигла 1 млн ₽, возможно приостановление деятельности ИП, применяющего ПСН, на срок до 90 суток.
Неправильное применение онлайн-кассы
За нарушение кассовой дисциплины, несоответствие ККТ требованиям 54-ФЗ, неправильную регистрацию кассы в ФНС или выдачу чеков, в которых отсутствуют обязательные реквизиты, выносится предупреждение или назначается штраф. ИП на ПСН придётся заплатить 1,5—3 тысячи ₽.
Подведём итоги:
- ИП на патенте обязаны использовать онлайн-кассы для продажи товаров/оказания услуг/выполнения работ. Но есть исключения: виды деятельности, при осуществлении которых ККТ можно не применять, прописаны в статье 2 Федерального закона 54-ФЗ.
- Торговля на рынках регулируется отдельно.
- Для перехода на онлайн-кассу нужно купить или арендовать оборудование, заключить договор с оператором фискальных данных и зарегистрировать устройство в ФНС.
Зарегистрировать онлайн-кассу можно самостоятельно или с помощью производителей кассовой техники. С одной стороны, придётся потрудиться, чтобы выполнить требования закона как положено. С другой, применение ККТ облегчает работу ИП на ПСН, и способствует правильному учёту торговой деятельности в налоговой.
