Как пробивать предоплату онлайн касса
Статья актуальна на дату публикации
На основании 54-ФЗ большинство ИП и юрлиц, за исключением компаний, перечисленных в статье 2 закона, при расчётах с потребителями обязаны применять онлайн-кассы. Предприниматели должны фискализировать предоплаты и авансы, поступившие от клиентов-физлиц (не имеющих статуса ИП). Это правило действует как для зачёта, так и для возврата поступлений.
Предварительная оплата и аванс — не синонимы: у этих способов оплаты есть отличия.
Внося предоплату (она может быть полной или частичной), клиент передаёт компании деньги до получения товаров, оказания услуг или выполнения работ. Предоплата оформляется только в том случае, когда конечная сумма известна заранее. Например, автолюбитель записался на комплексную мойку машины через сайт, оплатив полную стоимость услуги банковской картой.
Если точная итоговая сумма неизвестна, нужно пробить чек на авансовый платёж. Аванс — это деньги, поступившие от покупателя, которые не имеют конкретного целевого назначения. То есть их можно использовать для оплаты любого товара или услуги, которые выберет клиент. Фискальный документ (ФД) на аванс выбивается, например, при заключении договора на выполнение ремонтных или строительных работ, при онлайн-заказе продуктов. В последнем случае, если в заказе присутствуют нефасованные весовые товары (например, свежие овощи и фрукты), конечная стоимость становится известна только после сборки. Ещё один пример авансового платежа — гость забронировал столик в кафе и внёс депозит, но блюда и напитки ещё не выбрал.
Зачем и когда пробивать аванс или предоплату
Зачем пробивать аванс или предоплату? Эта обязанность продавца, применяющего онлайн-кассу, закреплена в законодательстве. Компании, игнорирующие это требование, нарушают порядок работы с ККТ. За это им грозит административная ответственность.
Если покупатель оплачивает товар или услугу наличными, в соответствии с положениями 54-ФЗ продавцы обязаны генерировать чек на получение предварительной оплаты или авансового платежа в момент осуществления расчётов. В случаях, когда клиенты рассчитываются по безналу (например, банковской картой через эквайринг или переводом с электронного кошелька), ФД нужно сформировать не позднее следующего рабочего дня, который идёт за днём расчётов. При этом покупатель должен получить ФД до того, как ему будет передан товар или оказана услуга.
Как только потребитель получит товар или услугу, продавцу необходимо пробить через онлайн-кассу второй ФД — на зачёт предоплаты или аванса.
Если предварительная оплата и получение товара происходят в один день, допускается оформление одного ФД. Также можно пробить сразу чек на окончательный расчёт в момент получения полной предоплаты, если:
- Для целей налогообложения доходы компании отражаются кассовым методом (на дату получения денег).
- Есть согласие (лучше письменное) покупателя на получение чека на полный расчёт в момент предварительного платежа. Согласие клиента можно получить, внеся такой пункт в договор или оферту.
Важно! Если продавец отправляет свои товары покупателю посредством транспортной компании или курьерской доставки, ему достаточно сформировать только чек на предоплату или аванс. ФД на передачу товара, в соответствии с 54-ФЗ, пробивает курьер в момент передачи заказа. Однако на практике встречается иная схема работы: закрывающий ФД тоже генерирует продавец. Эта операция проходит через онлайн-кассу в момент передачи товара курьеру. Чек обычно приходит на электронную почту покупателя. Передать документ в бумажном виде вместе с заказом может и курьер.
Для некоторых ИП и юрлиц на основании 54-ФЗ предусмотрен упрощённый порядок работы с частичными платежами от физлиц. Им не нужно пробивать отдельные ФД на каждое поступление. Достаточно сформировать с помощью онлайн-кассы единый чек на все предварительные оплаты/авансы, внесённые в течение расчётного периода (его продолжительность не может превышать один месяц).
Эта «льгота» действует для ИП и юрлиц, которые специализируются на проведении культурно-массовых мероприятий или оказывают образовательные и другие услуги, перечисленные ниже:
- перевозка пассажиров, багажа и грузов;
- охрана и обеспечение безопасности;
- организация проезда по платным автомобильным дорогам и иные услуги, перечисленные в Постановлении Правительства РФ от 18.07.2019 № 924.
Также единый чек вправе выбивать:
- управляющие и ресурсоснабжающие компании;
- провайдеры услуг связи;
- ИП и юрлица, зарегистрированные за границей и предоставляющие электронные услуги из статьи 174.2 Налогового кодекса РФ.
После окончания расчётного периода у предпринимателей, специализирующихся на перечисленных видах деятельности, есть десять дней, чтобы сформировать единый ФД на все поступления. Онлайн-касса автоматически отправляет чек оператору фискальных данных, а он проверяет информацию и передаёт в налоговую. Дублировать этот чек потребителям не нужно.
Как правильно оформить аванс или предоплату
Итак, чтобы не нарушать закон, большинству предпринимателей необходимо пробивать два чека — на получение и зачёт частичных платежей от покупателей. Особенности формирования таких ФД через кассовый аппарат налоговая разъяснила в письме от 20.02.2019 N ЕД-4-20/2929@.
При создании ФД на получение предоплаты/аванса в чеке необходимо указать все основные реквизиты:
- название и его порядковый номер за кассовую смену;
- дата, время и место оплаты;
- наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя;
- ИНН юрлица или ИП;
- система налогообложения, на которой работает компания;
- признак расчёта;
- для ИП и юрлиц на ОСНО: расчётная ставка НДС («20/120» или «10/110») и сумма налога;
- фамилия и должность сотрудника, который принял деньги;
- форма оплаты: безнал или наличные;
- фискальный признак документа;
- регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
- заводской номер фискального накопителя;
- адрес веб-ресурса, где можно проверить фискальный признак чека;
- общий порядковый номер документа;
- номер смены;
- фискальный признак сообщения;
- QR-код;
- для электронных ФД: номер телефона или e-mail покупателя и продавца.
Признак расчёта, который нужно указать при получении частичного платежа от клиента, — «Приход». Этот реквизит является неизменным. В таблице представлены остальные реквизиты ФД, которые заполняются в зависимости от формы предварительного расчёта:
Реквизиты чека | Предоплата | Аванс |
Признак способа расчёта | Полная — «Предоплата 100 %» или «1»; Частичная — «Предоплата» или «2» | «Аванс» или «3» |
Наименование предмета расчёта | Перечень товаров указывается в случае как полной, так и частичной предоплаты | Не заполняется, поскольку невозможно определить, за какой именно товар или услугу покупатель внёс деньги |
Цена за единицу и стоимость предмета расчёта | Заполняется суммой предоплаты. Поэтому эти суммы будут равны цене товара по прайсу, только если получена полная предоплата. При получении предоплаты за несколько товаров сумму предоплаты надо разделить между ними пропорционально их стоимости | Не указывается |
Сумма расчёта | Всегда равна сумме, полученной от покупателя | Всегда равна сумме, полученной от покупателя |
В ФД на зачёт частичного платежа указывают все основные реквизиты и заполняют дополнительные поля:
- Признак расчёта — «Приход».
- Признак способа расчёта — «Полный расчёт» или «4». Продавцы немаркированных товаров, использующие ФФД 1.05, могут не заполнять этот реквизит в бумажных и электронных ФД.
- Наименование предмета расчёта: указывается как для предоплаты, так и для аванса.
- Признак предмета расчёта: «1» — товар, «2» — услуга, «3» — работа.
- Цена за единицу и стоимость предмета расчёта: необходимо указать фактические цены, а не суммы, уплаченные во время отгрузки.
- Сумма расчёта: равна стоимости товара/услуги/работы.
- НДС: указывается по стандартным ставкам «20%» или «10%».
- Сумма по чеку предоплатой: нужно поставить сумму, полученную от покупателя при первом расчёте.
Встречаются ситуации, когда покупатель внёс частичный платёж, а на остаток продавец предоставил заём. В этом случае нужно пробить ФД с признаками:
- «Предоплата»;
- «Частичный расчёт и кредит» или «Передача в кредит»;
- «Оплата кредита».
Как только покупатель внесёт последний платёж, продавец формирует закрывающий чек, указывая в нём полную сумму платежа (без учёта внесённого ранее аванса или предоплаты).
Если клиент передумал приобретать товар/услугу, и предоплату или аванс нужно вернуть, необходимо пробить через онлайн-кассу ФД с признаком расчёта «Возврат прихода». Предварительно потребителю надо составить соответствующее заявление. В документе должны быть указаны ФИО покупателя, паспортные данные и причина оформления возврата.
Как уже упоминалось выше, все ИП и ООО, которые применяют онлайн-кассы, обязательно фискализируют предоплаты и авансы, полученные от физлиц. Пробивая поступления от покупателей через онлайн-кассу, предприниматели вправе не печатать бумажный чек, а отправить ФД клиенту на электронную почту или в СМС. Другие преимущества применения ККТ для работы с частичными платежами:
- Оптимизация и систематизация учёта. Подробная информация о продажах хранится в базе на протяжении нескольких лет, поэтому в любой момент можно собрать аналитику.
- Если ККТ интегрирована с 1С или другими программами для ведения учёта, данные попадают в систему автоматически. Ошибки в отчётности из-за человеческого фактора сводятся к минимуму.
А ещё при использовании онлайн-кассы не нужно вносить предоплаты и авансы в журнал кассира-операциониста. Вместо рутинного заполнения отчётных документов сотрудники, принимающие деньги от клиентов, могут сосредоточиться на выполнении других должностных обязанностей.
Порядок действий для формирования чеков на частичные платежи зависит от модели онлайн-кассы и формата фискальных данных, который применяется в компании. Универсального способа не существует. Последовательность шагов можно посмотреть в руководстве пользователя, уточнить на официальном сайте производителя или в сервисном центре.
Типичные ошибки при формировании чеков на аванс/предоплату через онлайн-кассу:
- Неверно указан признак способа расчёта. Если вы обнаружили нарушение самостоятельно, пока налоговая не выписала штраф, нужно отправить в ФНС чек коррекции. Порядок действий зависит от модели онлайн-кассы и используемого формата фискальных данных.
- Создан только ФД на получение частичной оплаты, а чека на зачёт нет. Чтобы исправить ошибку, письменно зафиксируйте тот факт, что не пробили кассовый чек. Сделать это можно в акте, объяснительной или служебной записке в произвольной форме. После этого сфомируйте чек коррекции с признаком расчёта «Приход». Каждую корректируемую сумму расчёта нужно отражать отдельной строкой.
Если ИП или юрлицо не соблюдает порядок работы с ККТ, прописанный в 54-ФЗ, компании грозит административная ответственность. Налоговая, руководствуясь статьёй 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ, может вынести предупреждение или назначить штраф (размер взыскания зависит от организационно-правовой формы ведения бизнеса).
