Как пользоваться онлайн кассой для ИП
Статья актуальна на дату публикации
Онлайн-касса — неотъемлемый атрибут для ведения бизнеса в соответствии с требованиями законодательства. Как индивидуальному предпринимателю выбрать контрольно-кассовую технику (ККТ)? Что делать после покупки? Как правильно пользоваться кассовым оборудованием? Расскажем в нашей статье.
Онлайн-касса — это разновидность кассовых аппаратов. Современная ККТ существенно отличается от оборудования предыдущего поколения. В онлайн-кассу встроен фискальный накопитель — специальный чип, который записывает, удостоверяет и хранит информацию о реализации, а также шифрует ее и в режиме реального времени отправляет оператору фискальных данных (ОФД). ОФД проверяет сведения о продажах и передает их в налоговую.
Существует несколько разновидностей онлайн-касс:
Вид ККТ | Особенности |
Смарт-терминалы | Эти устройства с сенсорным дисплеем сочетают в себе функции компьютера с установленной кассовой программой и чекового принтера. Кроме расчетов с покупателями, смарт-терминал позволяет вести учет движения товаров, формировать отчеты о продажах, внедрять программы лояльности для клиентов/сотрудников и даже работать с отзывами |
Мобильные терминалы | Компактные кассы, работающие от аккумулятора, которые легко перенести с места на место. Их можно использовать для обслуживания клиентов в торговой точке и за ее пределами (например, выдавать курьерам) |
Стационарные кассы | Подключаются к компьютеру или планшету, на который установлена кассовая программа. Подходят для магазинов и офисов, где принципиальна скорость обслуживания |
POS-системы | Комплексное решение для крупных точек продаж с высокой проходимостью. К кассе можно подключить сканер, принтер и другие устройства, например, дисплей для покупателя. |
Облачные кассы | Это цифровой аналог привычных кассовых аппаратов. Они полностью соответствуют требованиям 54-ФЗ и выполняют те же функции. Только не могут печатать бумажные чеки: фискальные документы приходят покупателям на электронную почту. У облачных касс нет физического носителя — софт с фискальным накопителем хранится в data-центре, доступ к которому продавец получает через облачные сервисы. ККТ без физического носителя вправе устанавливать все компании, ведущие бизнес удаленно. Еще применять облачные кассы могут ИП, которые доставляют заказы посредством собственных курьеров, принимая платежи по факту. |
Купив готовый бизнес, например, действующее кафе, новый собственник вправе использовать кассу, приобретенную прошлым владельцем. Но придется купить фискальный накопитель. Предыдущий собственник обязан снять оборудование с учета. Переоформив бизнес, нужно зарегистрировать ККТ в налоговой на свое имя и заключить новый договор с ОФД.
Можно «выбивать» бумажные и электронные чеки. Они обладают равной юридической силой. Фискальный документ «на бумаге» покупатель получает на руки. А если клиент выбрал электронный чек, подтверждение покупки приходит на e-mail.
В соответствии с федеральным законом от 22.03.2003 №54-ФЗ, практически все субъекты бизнеса, деятельность которых связана с продажами и оказанием услуг, обязаны применять ККТ. При этом форма расчетов не имеет значения: кассу должны установить как компании, принимающие от клиентов безналичные платежи через эквайринг, так и предприниматели, которые работают за наличку.
Онлайн-кассы могут не применять ИП, которые:
- Зарегистрированы и ведут бизнес в отдаленной или труднодоступной местности, где нет подключения к интернету и электросети. Перечень таких территорий устанавливают региональные власти. С актуальным списком можно ознакомиться на официальном сайте местной администрации.
- Работают на патенте или другом специальном налоговом режиме, гарантирующем послабления при использовании ККТ.
- Продают товары на розничных рынках, ярмарках, или в выставочных комплексах и при этом не используют павильоны, киоски, палатки, автоприлавки и другие подобные торговые места.
- Торгуют в киосках мороженым или продают на розлив безалкогольные напитки, молоко и питьевую воду.
- Реализуют газеты и другие бумажные периодические издания.
- Обеспечивают питанием обучающихся и работников общеобразовательных учреждений во время занятий.
- Продают из автоцистерн живую рыбу или «жидкие» товары (квас, молоко, растительное масло, керосин).
- В сезон торгуют овощами, фруктами или бахчевыми культурами вразвал.
- Принимают от населения вторсырье, за исключением металлолома, драгоценных камней и драгметаллов.
- Оказывают услуги по ремонту обуви и изготовлению ключей.
- Специализируются на присмотре/уходе за детьми, больными, престарелыми и инвалидами.
- Осуществляют вспашку огородов или распиловку дров.
Полный перечень сфер деятельности, где не нужно «выбивать» чеки посредством онлайн-кассы, приведен в статье 2 федерального закона №54-ФЗ.
Как выбрать ККТ
Выбор кассы — задача непростая. Сначала нужно проанализировать особенности компании:
- масштаб бизнеса;
- специальные требования для сферы деятельности: например, работа с маркированной продукцией или обязательная отправка отчетов в ЕГАИС;
- необходимость автоматизации;
- условия торговли или оказания услуг;
- формат расчетов: наличными/банковской картой, офлайн/онлайн на сайте или в мобильном приложении;
- число клиентов.
Обычно предприниматели отдают предпочтение фискальным регистраторам, смарт-терминалам, мобильным автономным аппаратам, POS-системам и облачным кассам.
Небольшому бизнесу подойдет оборудование с производительностью до 50 чеков в день. Если посетителей больше, стоит рассмотреть модели, которые могут формировать до 200 чеков за смену.
В точках продаж, где всегда высокая проходимость, используется ККТ, генерирующая свыше 200 чеков в день. В таких кассах есть функция быстрой замены чековой ленты и опция автоотреза. Можно дополнительно подключить весы, сканер для маркированных товаров, принтер и ящик для налички.
Расходы на обслуживание кассы делятся на единовременные и периодические:
Разовые издержки | Систематические траты |
покупка кассового аппарата и аксессуаров к нему; приобретение фискального накопителя (без этого чипа пользоваться онлайн-кассой нельзя); установка кассовой программы; интеграция ККТ с CRM, сайтом, а также системами бухгалтерского и товарного учета. | замена фискального накопителя; обновление ПО; техническое обслуживание и ремонт; пополнение запасов чековой ленты и других расходников; оплата услуг ОФД; затраты на эквайринг, если покупатели рассчитываются по безналу; издержки на стабильный высокоскоростной интернет: если бывают проблемы с соединением, ККТ работает некорректно, а это чревато штрафами от налоговой и других контролирующих органов. |
Однозначно сказать, в какую сумму обойдется обслуживание кассы в месяц или в год, невозможно. Расходы зависят от типа оборудования и модели ККТ, особенностей ПО (в том числе, периодичности обновлений), а также тарифов на интернет, эквайринг и услуги ОФД. Заранее предусмотреть необходимость ремонта тоже не получится. Поломка онлайн-кассы — неприятный «сюрприз», который останавливает работу компании на неопределенный срок.
Чтобы минимизировать расходы на обслуживание ККТ, начинающим предпринимателям и небольшим компаниям вместо покупки выгоднее арендовать кассу.
Первым делом выберите оператора фискальных данных и заключите с ним договор. Следующий шаг — поставить ККТ на учет в налоговой. Последовательность действий:
- Подайте соответствующее заявление на сайте налоговой.
- Пройдите процедуру фискализации: алгоритм зависит от выбранной кассы, поэтому обязательно прочтите инструкцию.
- Завершите регистрацию в личном кабинете на сайте ФНС: откройте вкладку «Учет контрольно-кассовой техники», из списка выберите нужную модель, нажмите на регистрационный номер и кликните «Завершить регистрацию».
Остается ввести информацию из отчета о регистрации в соответствующую онлайн-форму, а затем нажать на кнопку «Подписать и отправить». Отчет автоматически будет подписан вашей электронной подписью и «улетит» в налоговую, а вы получите электронную карточку регистрации ККТ, заверенную цифрой подписью ФНС.
Пока нет карточки регистрации, ни в коем случае не пользуйтесь онлайн-кассой. Если ККТ не поставлена на учет, выбивать чеки категорически запрещено! В противном случае, спустя 30 дней ФНС заблокирует вашу кассу.
Чтобы принимать платежи по безналу, нужен эквайринг. Главный критерий при выборе поставщика услуг — безопасность платежей. Эквайеры, которые дорожат своей репутацией, к защите персональных данных покупателей подходят комплексно и используют:
- PCI DSS — международный стандарт безопасности данных, который распространяется на дебетовые и кредитные карты;
- SSL — протокол шифрования, который гарантирует безопасную передачу данных через интернет
- 3D Secure — протокол защиты платежей по картам.
Эти сервисы автоматически проверяют каждую транзакцию и следят за безопасностью платежа. Все они, независимо от вида эквайринга, применяются в ЮKassa, поэтому информация надежно зашифрована и риск кражи платежных реквизитов карты сведен к нулю.
Стандартный алгоритм:
- Перед началом рабочего дня кассир должен получить наличку для размена, взять ключи от денежного ящика, проверить наличие чековой ленты.
- Затем необходимо открыть смену на онлайн-кассе (автоматически или вручную) и сформировать отчет об открытии смены. Если в торговой точке установлено несколько кассовых аппаратов, смену нужно открыть на каждом из них. Это надо сделать до печати первого чека, иначе не получится рассчитать покупателя.
- Как только ККТ зафиксирует начало работы, можно печатать чеки. Последовательность действий зависит от модели кассы, так что внимательно читайте инструкцию.
- Когда рабочий день подошел концу и посетителей больше не будет, кассу обязательно нужно закрыть и сформировать отчет о закрытии смены. Перед этим стоит проверить, соответствует ли фактическая выручка сумме, отраженной в фискальном документе, — достаточно распечатать X-отчет и сверить цифры.
Отчеты об открытии и закрытии смены — фискальные документы, которые должны каждый день поступать в контролирующие органы. Если вовремя не закрыть смену и продолжить «выбивать» чеки, предприниматель получит предупреждение или штраф от налоговой.
Ответственность за игнорирование требований 54-ФЗ предусмотрена статьей 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ.
Отказ от использования ККТ
Для ИП штрафы варьируются от четверти до половины суммы расчета, который не был проведен через кассу (но не менее 10 тысяч ₽).
За повторное нарушение, если сумма расчетов без применения контрольно-кассового оборудования достигла 1 млн ₽, возможно приостановление работы компании до 90 суток.
Нарушения в процессе использования или применение касс, не отвечающих требованиям
В этом случае выносится предупреждение или назначается штраф. ИП придется заплатить 1,5--3 тысячи ₽.
Невыдача покупателю чека
Налоговый инспектор может ограничиться предупреждением или назначить ИП штраф в размере двух тысяч ₽.
Если ИП работает на ПСН, обязанность по применению ККТ зависит от сферы деятельности. К примеру, если предприниматель оказывает ветеринарные услуги или занимается ремонтом автомобилей, обойтись без кассы не получится.
ИП, которые приобрели патент, могут не применять кассовую технику, если специализируются, например, на пошиве или ремонте швейных/меховых/кожаных изделий. С полным перечнем сфер деятельности, подпадающих под эту льготу, можно ознакомиться в статье 2 федерального закона №54-ФЗ. Если предприниматель не использует онлайн-кассу, покупателю все равно нужно выдать чек или другой документ, подтверждающий факт оплаты.
ИП, которые работают на упрощенной системе налогообложения или автоматической упрощенке (АУСН) обязаны «выбивать» для покупателя один чек на полную оплату. Поэтому можно использовать любой вид ККТ, в том числе облачные кассы (если позволяет сфера деятельности).
Чтобы выбрать кассу для ПВЗ, нужно отталкиваться от способов оплаты, которые предпочитают покупатели:
- при оформлении заказа;
- в момент доставки или самовывоза.
Если клиенты забирают заказы в ПВЗ, необходимо установить стационарную онлайн-кассу. Когда покупатели оплачивают товары на сайте, а доставка осуществляется силами транспортной компании или другого посредника, подойдет облачная касса.
Онлайн-магазины, которые работают на общем налоговом режиме и доставляют заказы посредством собственных курьеров, обязаны формировать чек на зачет предоплаты при вручении товара покупателю. Тогда кроме облачной ККТ потребуется мобильный или стационарный терминал.
В «полях» курьеры должны использовать мобильные терминалы: приняв оплату, необходимо сразу же выдать чек. Если курьеров много, рекомендуется установить в офисе стационарную ККТ, к которой через специальное приложение могут подключиться сразу несколько сотрудников службы доставки. Фискальный документ, подтверждающий покупку, клиенты получают на электронную почту или в СМС.
Онлайн-касса в режиме реального времени через ОФД передает информацию о реализации в налоговую. В соответствии с 54-ФЗ, практически все ИП, деятельность которых связана с продажами и оказанием услуг, обязаны применять ККТ (исключения перечислены в статье 2 вышеупомянутого федерального закона).
Чтобы касса работала без нареканий, нужно выбрать подходящую модель, правильно настроить оборудование, а также интегрировать ККТ с сайтом и системами учета в соответствии с рекомендациями производителя. Соблюдайте правила использования кассового оборудования, следите за качеством интернет-соединения, а также подключите надежный эквайринг — тогда претензий со стороны покупателей и налоговой не будет.
