С чего начать внедрение системы штрихкодирования на складе и как навести порядок в учете
Навести порядок на складе, ускорить обработку заказов, избавиться от возникающих пересортиц и недостач — задачи системы штрихкодирования. Рассказываем об автоматизации склада с помощью маркировки товаров.
Распознавание товаров может проводиться автоматическим образом. Для этого используют систему штрихкодирования, основанную на использовании штрихкодов. Применяя её на складе, бизнес может эффективно и точно проводить инвентаризации, получать данные о продукции и месте их нахождения, вести учёт.
Принцип работы такой:
- На весь имеющийся товар наклеивают штрихкод. На нём зашифрована типовая информация (изготовитель, название) или характеристики (серийный номер, оборудование, на котором он выпущен, данные о сроке годности).
- В момент любого перемещения товара (в том числе в пределах склада) данные с этикетки считывают специальным аппаратом.
- После этого данные поступают в систему (например, 1С), где они будут зарегистрированы и обработаны.
Наносить этикетки можно не только на товары. Эффективно штрихкодировать складскую технику, товарно-транспортные накладные, места хранения и даже бейджи персонала.
Штрихкод — это последовательность полос или других геометрических фигур, которые наносятся на упаковку товара. Под каждой полоской закодирована определëнная информация, которую можно считать с помощью специального устройства. Код даёт полные, уникальные и точные данные о продукции.
Существует два основных вида кодировки:
- линейные;
- двухмерные.
Линейные штрихкоды представляют собой последовательность вертикальных линий разной толщины. Для считывания информации достаточно провести по коду сканером с одной стороны. Зашифрованная последовательность часто указывается и под самим кодом, её можно использовать для ручного ввода. Линейные штрихкоды дешевые и устойчивые к истиранию. Их минус — они позволяют кодировать небольшой объём информации (всего 20-30 символов). Примеры: EAN-13, ITF-14, Cod 128.
Двухмерные штрихкоды, или 2D-коды, содержат информацию не только в виде линий, но и в виде квадратов, точек и других геометрических фигур. Они могут содержать больше информации, чем линейные — можно закодировать данные объёмом до нескольких страниц печатного текста. Их минус — низкая, по сравнению с линейными, устойчивость к истиранию. Даже небольшие повреждения могут привести к тому, что информацию не получится считать. Примеры двухмерных штрихкодов: QR-код, Data Matrix.
Компании, использующие на складе штрихкодирование с обработкой информации через 1С, получают:
- ускорение процессов;
- снижение затрат;
- повышение точности учёта товаров на складе;
- формирование точного понимания местонахождения продуктов;
- повышение ответственности хранения.
Ускорение процессов. Штрихкоды позволяют быстро и точно идентифицировать товары, что ускоряет их обработку и поиск. Это особенно полезно при больших объёмах товаров у компании и активной работе склада.
Снижение расходов. Штрихкодирование на складе снижает количество ошибок при обработке товаров, что, в свою очередь, уменьшает затраты при пересортице, а также из-за возврата товаров. За счёт автоматизации многих процессов снижаются трудозатраты.
Повышение точности учёта. Штрихкодирование обеспечивает в программе 1С точный учёт товаров, размещëнных на складе, что важно для эффективного управления данными о запасах и предотвращения потерь.
Формирование точного местонахождения товаров достигается за счёт того, что каждая связанная с продуктом операция на складе может быть зарегистрирована.
Ответственное хранение предполагает нахождение на складе товаров только в пределах их сроков годности. Сканирование закодированного изображения, на котором содержится информация о дате изготовления и сроках хранения продукта, позволяет компаниям не допускать просрочки.
Для автоматизации предприятию надо купить:
- сканеры штрихкодов;
- принтеры штрихкодов;
- терминал сбора данных, или ТСД.
Сканеры нужны для считывания данных с маркировки товара на складе и передачи информации в 1С. Бывают лазерные, светодиодные и имиджевые. Лазерные сканеры считывают изображения с помощью лазерного луча. Они подходят для работы на больших расстояниях и могут считывать штрихкоды высокой плотности. Светодиодные сканеры используют светодиоды для освещения этикетки и создания её изображения. Они могут считывать только чёткие неповреждённые коды, не подходят для чтения данных с маркировки на расстоянии. Фотосканеры или имиджевые сканеры работают подобно фотоаппарату: они делают цифровой снимок кода и распознают изображение с помощью специальной программы. Могут считывать данные с повреждённых и загрязнённых кодов, работают при любом освещении, распознают маркировку даже на большом расстоянии.
Принтеры используются компаниями для печати собственных штрихкодов. По типу печати бывают термопринтеры, термотрансферные. Термопринтеры используют специальную термобумагу, которая меняет цвет при воздействии тепла. Изображения с кодировкой получаются чёткими, но недолговечными. Для термотрансферных принтеров используют красящую ленту, откуда при помощи высоких температур краска переносится на бумагу. Это позволяет создавать яркие и стойкие изображения.
Терминал сбора данных нужен для получения, хранения, передачи информации о товаре из программного обеспечения (ПО) для товароучёта (например, 1С). Бывают начального класса, карманными, транспортными, полноразмерными, с рукояткой в виде пистолета, носимыми (экипировочными).
Независимо от выбранной техники компании понадобится ПО. К основным инструментам автоматизации относят WMS, TMS, WCS, ЭДО.
WMC (Warehouse Management Console) — это программное обеспечение, используя которое бизнес управляет складскими операциями. С их помощью видят движение товаров на складе, контролируют данные о запасах, планируют отгрузки и выполняют другие задачи, связанные со складским учётом.
TMS (Transportation Management System) — программа управления транспортировкой. С ней легче планировать эффективные маршруты доставки товаров, рассчитывать стоимость перевозки, контролировать техническое обслуживание транспортных средств.
WCS (Warehouse Control System) — программа, которая управляет работой складского оборудования, такого как погрузчики, штабелёры и конвейеры. Используя WCS, бизнес повышает эффективность работы склада и снижает риски ошибок при обработке товаров.
ЭДО (электронный документооборот) — это сервис обмена электронными документами. ЭДО позволяет ускорить обмен данными и документами, снизить затраты на их обработку и обеспечить достоверность информации. Такой сервис есть на базе 1С.
Основные шаги, которые позволят компании провести процесс внедрения штрихкодирования на складе:
- Проведите ревизию бизнес-процессов. Надо оценить объëмы склада, возможность запустить штрихкодирование и оценить экономический эффект
- Сформируйте этикетки. Нужно решить вопросы о том, в каком формате будут наклейки и какая информация о товаре на них будет зашифрована. Учтите особенности работы контрагентов, внутренние нормативные требования, данные о портретах клиентов.
- Выберите оборудование. Здесь нужно учесть потребности компании и особенности эксплуатации. Это позволит решить, сколько нужно позиций и какие его характеристики будут важны (скорость работы, защищённость от пыли и грязи).
- Выберите необходимое ПО. Это зависит от того, какие сферы планируется автоматизировать: например, только складские процессы или ещё и логистические.
После этого можно закупить оборудование, установить ПО и переоборудовать склад для возможности внедрения маркировки товаров в работу.
Внедрение маркировок на складе не заканчивается покупкой необходимой техники. Надо провести настройку:
Создать штрихкоды. В зависимости от того, для чего необходима маркировка, её можно создать разными способами. Для внутреннего использования, достаточно самостоятельно созданного штрихкода. Его можно сформировать с помощью онлайн-генераторов. Если же продукция будет отправляться на другие склады, продаваться на маркетплейсах или в магазинах, то понадобится зарегистрированный код. Также надо добавить код в программу учёта 1С.
Распечатать этикетку и наклеить на товары. Маркировка должна быть чёткой, чтобы данные с неё можно было считать при сканировании.
Прописать регламенты для персонала, настроить оборудование, и провести тестирование. Тестирование позволит убедиться, что всё работает корректно. Проверьте, правильно ли считываются этикетки, и верно ли отображается в 1С информация о товарах на складе.
Провести обучение персонала по работе со структурой штрихкодирования и программой 1С, использованию оборудования для автоматизации. Сотрудники предприятия должны знать, как правильно печатать и считывать этикетки для продукции.
Маркировка может использоваться в транспортной отрасли, логистике, в производстве и торговле.
В транспортной отрасли штрихкодирование нужно для:
- Отслеживания грузов. Кодирование используют для идентификации в 1С грузов и отслеживания их перемещения по цепочке поставок между складами и другими точками.
- Управления складом. Маркировка помогает автоматизировать процедуры приёма, хранения и выдачи товаров на складе.
- Мониторинга и контроля качества. Поставщики транспортных услуг и клиенты получают возможность контролировать качество товаров во время перевозок.
- Безопасности и подотчëтности. Исключается несанкционированный доступ, обнаруживаются подделки и кражи.
В логистике штрихкодирование применяется для:
- Выбора вида транспорта.
- Оптимизации маршрутов. Можно отслеживать перемещение товаров между различными пунктами назначения, в том числе складами.
- Управления запасами. Маркировка позволяет точно отслеживать количество товаров на складах и в магазинах.
Штрихкодирование также важно на производстве. Оно необходимо для:
- Контроля качества. Коды используют для маркировки продукции и контроля её качества.
- Автоматизации производственных процедур. Кодирование используют для управления оборудованием, учёта материалов и других задач.
- Сокращения числа вспомогательного персонала, снижения количества ошибок.
- Создания на предприятии единой системы учёта и контроля движения товаров.
Применение маркировки в сфере торговли позволяет:
- Создать единую систему учёта материального потока.
- Автоматизировать заказы и инвентаризацию товаров на складах и торговых точках.
- Сократить время обслуживания покупателей.
Персонал компании играет ключевую роль в успешном внедрении на складе новых процессов автоматизации, продуктов или услуг. Сотрудники предприятия являются носителями знаний и опыта, которые могут помочь или помешать изменениям.
Обученные сотрудники быстро работают, редко допускают ошибки, эффективно оперируют данными об уровне запасов, идентифицирует неправильно маркированные товары на складе.
Перед вводом в работу нового оборудования для автоматизации и программы учёта 1С нужно обучить сотрудников. Доступно:
- Очное обучение. Аудиторные курсы — традиционный вид обучения, когда сотрудники лично присутствуют на уроке. Учащиеся имеют возможность коммуницировать друг с другом и практиковаться с оборудованием.
- Дистанционное обучение: использование онлайн-курсов, вебинаров или видеоуроков. Такой формат позволяют сотрудникам проходить уроки и выполнять задания в удобном для них темпе.
- Самостоятельное обучение: предоставление сотрудникам доступа к обучающим материалам (видео, статьи, книги).
Важным фактором, который влияет на успех запуска автоматизации, является мотивация. Существует несколько способов стимулирования сотрудников:
- Материальная мотивация: премии, бонусы, повышение заработной платы.
- Нематериальная мотивация: донесение плюсов от внедрения технологий в работу, признание заслуг, возможность карьерного роста, участие в принятии решений.
- Создание благоприятной атмосферы на предприятии: поддержка со стороны руководства, создание условий для профессионального развития.
Тренинги и обучение помогают подготовить сотрудников предприятия к новым условиям работы, а мотивация способствует их вовлечению в процесс запуска автоматизации и достижению поставленных целей.
Чтобы штрихкодирование товаров на складе работало исправно, нужно проводить техническое обсуждение. Необходимо регулярно проверять оборудование системы автоматизации, чистить линзы и окна сканеров, не забывать про обновление программного обеспечения.
Если обнаружены неполадки, их исправление может выглядеть так:
- Определите причины неисправности. Проверьте оборудование, ПО настройки системы автоматизации.
- Исправьте неполадки. Для этого может понадобиться замена техники, настройка параметров или обновление программного обеспечения.
- Протестируйте систему автоматизации, чтобы убедиться в её работоспособности.
Для корректной работы системы автоматизации на складе также необходимо периодически обновлять программное обеспечение.
- Система штрихкодирования — технология для автоматического распознавания имеющихся на балансе предприятия товаров. Она помогает бизнесу поддерживать порядок на складе, упростить ведение учёта продукции, увеличить скорость работы.
- Штрихкоды бывают линейные и двухмерные. Распостранëнный пример двухмерного кода — QR-код.
- Для штрихкодирования продукции на складе нужны специальные сканеры и принтеры, терминал сбора данных (ТСД), ПО.
- Систему маркировки товаров используют в транспортной отрасли, логистике, производстве, торговле.
- Для успешного внедрения автоматизированного отслеживания товаров на складе надо подготовить персонал: провести обучение и мотивировать.
- Компании важно проводить техническое обслуживание оборудования для автоматизации и обновлять программное обеспечение.
