Для чего проводится ревизия, и чем она отличается от инвентаризации
Ревизия — это одна из форм контроля финансового состояния магазина или любой другой организации. Чаще всего её используют владельцы крупного и среднего бизнеса, чтобы узнать, как обстоят дела в их компаниях. Для этого избирается ревизор или ревизионная комиссия. Раз в год (планово) или по запросу собственника (внепланово) изучаются финансовые документы компании, бухгалтерская отчётность и проверяется, так ли обстоят дела на самом деле.
Такая проверка полезна бизнесу, но главное – правильно её провести.
Есть три причины, по которым собственник может начать этот процесс:
- Нужно получить объективную информацию о положении дел в компании и проверить работу отдела бухгалтерии.
- Есть подозрения, что кто-то из сотрудников мошенничает при закупке товаров, заключении договоров. Сверка документов поможет понять, случались ли кражи или махинации в офисе или магазине и кто за ними стоит.
- Грядёт проверка со стороны государственных органов. Предварительная сверка позволит выявить недостатки и ошибки в бухучёте и заранее устранить их.
Ещё один способ проконтролировать дела фирмы — провести инвентаризацию. У этой формы проверки есть два отличия от ревизии:
- Проверяются не только документы, но и физические активы компании: оборудование, транспорт, недвижимость и т. д. Также смотрят на наличие долгов, кредитов и обязательств перед другими компаниями.
- Ревизию проводят по решению собственника. Обязательна она только в том случае, если зафиксирована в уставе организации. Инвентаризацию обязательно проводят, если меняется топ-менеджмент или другие материально ответственные сотрудники, если были случаи краж или несчастных случаев, а ещё перед составлением годового баланса.
Когда говорят о розничных магазинах, эти процессы часто путают. В этих организациях различия между проверками точно такие же: инвентаризацию проводят обязательно и сравнивают количество товаров на полках и складах с тем, что должно быть по документам. А ревизию в магазине выполняют по желанию собственника и проверяют только отчётность, акты, договоры и другие бумаги.
За проверку всегда отвечает отдельный специалист или даже целая группа — ревизор или ревизионная комиссия. Люди, входящие в неё, должны быть беспристрастны к результатам, поэтому в ревизоры не берут руководителей.
Ревизор или комиссия имеет право:
- Запрашивать документы, касающиеся финансовых и хозяйственных процессов предприятия.
- Просить руководителей пояснить сведения из каких-либо документов, необходимость проведения той или иной сделки. Пояснения могут запрашиваться как в устной, так и в письменной форме.
- Инициировать внеочередные собрания учредителей, акционеров.
Ревизора и членов комиссии избирают путём голосования. Процесс выглядит так:
- Участники или акционеры выдвигают подходящих на их взгляд кандидатов.
- Руководитель собирает информацию и составляет список претендентов.
- На собрании проводится прямое голосование. Кандидаты, набравшие большинство голосов, назначаются на должность ревизоров.
Количество участников ревизионной комиссии не ограничено, но лучше избирать нечётное число членов. Так не возникнет ситуаций, когда в голосовании по какому-то вопросу не получится установить точное решение. Срок избрания зависит от формы собственности в фирме: в АО её всегда выбирают на год, а в ООО срок регламентируется уставом и может быть любым.
Единого правила проведения сверки нет, поэтому каждая организация сама определяет её порядок на совете директоров или собрании и фиксирует его. Руководству нужно договориться:
- Кто и при каких условиях может инициировать заседание ревизионной комиссии.
- Кто должен подготовить заседание и уведомить всех ревизоров.
- О месте проведения, кворуме и количестве голосов, при котором решение может считаться принятым.
- О форме протокола и ответственном за него.
- О работе самой комиссии: какие полномочия у неё есть, в какой срок должна быть проведена сверка, сколько времени у руководителей есть на предоставление финансовых документов и пояснений, кто будет подписывать документ с результатами.
- Об ответственности ревизоров.
Первым шагом собственник издаёт приказ о необходимости проведения ревизии. После этого ответственные сотрудники уведомляют ревизора или членов ревизионной комиссии о сроках проведения сверки и дате заседания по результатам.
Ревизоры начинают работу с изучения годовой отчётности, после чего составляют план проверки:
- Запросить все заключённые договора, акты, счета и другую отчётную документацию.
- Проверить их содержание и оформление.
- Сверить данные в отчёте и предоставленных документах, сопоставить доходы и расходы.
- Составить заключение и представить его на заседании.
- Ревизия — необязательная проверка. Она выполняется по инициативе собственника компании и помогает выявить факты мошенничества или слабые места в бизнесе.
- Сверка может быть плановой (по результатам года) или внеплановой (её инициирует собственник, если, по его мнению, дела идут не так, как нужно).
- Специалистов, которые будут выполнять сверку, избирают голосованием участники ООО или акционеры компании. Это помогает отделить от процесса всех, кто заинтересован в его результатах.
- Закон не определяет порядок проведения ревизии, поэтому руководству нужно заранее договориться на собрании или совете директоров, что и как делать.
