Получение ЭЦП юридическим лицом в налоговой: алгоритм действий на 2024 год
В нашей статье расскажем о КЭП — разновидности электронной подписи, которую руководитель компании может бесплатно получить в Федеральной налоговой службе. Поясним, где и как приобрести электронную подпись бесплатно и как настроить компьютер для работы с ней.
Электронная цифровая подпись или ЭЦП — технология, которая может выполнять несколько функций:
- заверять электронные документы и придавать им юридическую силу, то есть, статус оригиналов;
- идентифицировать человека, подписавшего документ;
- защищать документ от просмотра и изменения третьими лицами.
Технически ЭЦП — это файл с уникальным цифровым кодом, который прикрепляется к электронному документу. Физически ЭЦП чаще всего представляет собой флешку, которая также называется USB-токеном. Токен вставляется в компьютер или ноутбук владельца электронной подписи. Чтобы воспользоваться подписью, на устройстве пользователя также должна быть установлена специальная программа и сопутствующее программное обеспечение.
Электронная подпись может быть неквалифицированной и квалифицированной. Квалифицированная электронная подпись является усиленной и обеспечивает для документации максимальную защиту. Далее в статье речь пойдёт именно об усиленной квалифицированной электронной подписи, которую также называют УКЭП или чаще просто КЭП.
КЭП позволяет юридическим лицам обмениваться электронными документами с контрагентами и госорганами. Например, с её помощью можно:
- регистрировать ИП, юрлицо и онлайн-кассу на сайте налоговой, а также сдавать налоговую отчётность;
- отправлять документацию в госорганы через государственные сайты: Госуслуги, Росреестр, СФР;
- отправлять отчётность через сайты Росалкогольрегулирования, Росфинмониторинга, Росстата, Росприроднадзора, МВД;
- подписывать и отправлять таможенные документы на сайте Федеральной таможенной службы;
- регистрироваться на электронных торговых площадках — ЭТП, а также заверять документацию во время участия в коммерческих, муниципальных и государственных закупках на ЭТП;
- фиксировать операции в Единой государственной автоматизированной информационной системе — ЕГАИС, работая с алкогольной продукцией;
- подключиться к системе маркировки «Честный знак» и работать в ней с маркированными товарами;
- регистрироваться во ФГИС «Меркурий», а также составлять, аннулировать и погашать ветеринарные документы;
- подписывать электронные документы в системах ГАС «Правосудие» и «Мой Арбитр»;
- регистрироваться в системе Росаккредитация, а также подавать заявления на аккредитацию и регистрировать декларации соответствия;
- обмениваться документами с контрагентами в рамках электронного документооборота — ЭДО;
- вести ЭДО внутри компании.
Документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, имеет ту же юридическую силу, что и документ, подписанный на бумаге от руки.
В соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» с 1 января 2022 года обязанность по выпуску квалифицированной электронной подписи возлагается на налоговую службу. Теперь удостоверяющие центры Федеральной налоговой службы (УЦ ФНС) выдают бесплатные КЭП для индивидуальных предпринимателей, нотариусов и руководителей организаций.
Кроме этого, ИП, нотариусы и юрлица могут получить квалифицированную электронную подпись бесплатно в уполномоченных организациях — удостоверяющих центрах, которые являются доверенными лицами ФНС. Налоговая разместила на своём сайте перечень таких удостоверяющих центров, который находится на странице «Доверенные лица УЦ ФНС России». В 2024 году доверенные лица такие:
- Сбербанк;
- Банк ВТБ;
- ТБанк (Тинькофф);
- Промсвязьбанк;
- АО «Аналитический центр» (УЦ «Основание»);
- АО «ЕЭТП» (Единая электронная торговая площадка).
Получить бесплатную электронную подпись могут представители организаций, действующие от имени юридического лица без доверенности — обычно это гениальные директора. Но для организаций есть исключения:
- Руководители банков, операторов платёжных систем, некредитных организаций (инвестиционных фондов, ломбардов) не могут получить бесплатную КЭП в УЦ ФНС и в доверенных УЦ, так как должны получать её в удостоверяющем центре ЦБ РФ;
- Должностные лица государственных органов и органов местного самоуправления, а также тех организаций, которые подведомственны государственным органам или органам местного самоуправления, тоже не могут получить КЭП в УЦ ФНС и в доверенных УЦ. Такие должностные лица получают КЭП в удостоверяющем центре Федерального Казначейства.
Если от имени юридического лица действует представитель по доверенности, он не сможет получить бесплатную электронную подпись в УЦ ФНС и в одном из доверенных УЦ. В этом случае представителю юридического лица нужно обратиться в один из аккредитованных коммерческих удостоверяющих центров.
Электронная подпись от ФНС универсальна и подходит для любых электронных документов, а также для госзакупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ.
КЭП от налоговой записывают только на сертифицированный носитель — USB-токен, который нужно приобретать самостоятельно и заранее. Ключи электронной подписи неэкспортируемые. Это значит, что записанную на USB-токен информацию нельзя изменить, скопировать или извлечь. Перевыпустить электронную подпись можно удалённо в налоговой или у доверенного лица налоговой.
Для подписания документов с помощью электронной подписи от налоговой нужно иметь на компьютере установленную программу «КриптоПро CSP».
Чтобы получить бесплатную КЭП, нужно прийти в налоговую с токеном и документами и подать заявление. Заявление можно подать и удалённо через кабинет налогоплательщика на сайте налоговой, но за сертификатом электронной подписи всё равно придётся прийти лично.
Сбор документов
Для выпуска квалифицированной электронной подписи руководителю организации необходимо принести с собой оригинал основного документа, удостоверяющего личность, — паспорт. Также понадобятся:
- СНИЛС — страховой номер индивидуального лицевого счёта — оригинал, копия или данные из документа;
- ИНН — идентификационный номер налогоплательщика — оригинал, копия или данные из документа.
Покупка токена
Токен можно купить в интернет-магазинах, у дистрибьюторов производителей, у операторов электронного документооборота, в доверенных УЦ ФНС, а также в вендинговых аппаратах, установленных в налоговых инспекциях.
Важно, чтобы приобретённый носитель ключевой информации был сертифицирован ФСТЭК России или ФСБ России. В налоговой поддерживаются токены формата USB Тип-А. Примеры подходящих носителей, указанные на сайте налоговой: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta LT, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ.
Подача заявления онлайн
Чтобы подать заявку через личный кабинет на сайте налоговой службы, в кабинете выберите вкладку «Заявление на получение КЭП». Заявление сформируется автоматически на основе данных, которые уже есть в личном кабинете налогоплательщика. Для отправки этого документа его не нужно подписывать. Результат обработки заявления отразится на странице «Сведения по заявлениям на получение КЭП ФНС».
Запись сертификата на токен
Сертификат записывается на токен, который предоставляет заявитель. Это делается в налоговой в тот же день, когда он приходит с документами и заполняет заявление.
Если руководитель организации отправляет заявление через кабинет налогоплательщика, он всё равно должен прийти в налоговую лично с документами и ключевым носителем, чтобы дождаться, пока работники ФНС запишут данные, и забрать носитель.
На токен записывают ключ КЭП, ключ проверки КЭП и квалифицированный сертификат ключа проверки. Для записи информации можно принести в налоговую уже использующийся ключевой носитель, если он сертифицирован ФСТЭК России или ФСБ России. Один носитель можно использовать для хранения нескольких КЭП — до 32 экземпляров.
Для работы с электронной подписью на компьютер или ноутбук пользователя надо установить:
- программу «КриптоПро CSP»;
- плагин КриптоПро ЭЦП Browser plug-in для работы с КЭП;
- расширение плагина для работы в браузере;
- драйвер для носителя, например, Рутокен, JaCarta, Esmart;
- корневые и промежуточные сертификаты.
Для установки «КриптоПро CSP» на персональный компьютер нужно через браузер перейти на сайт производителя в меню «Продукты» и выбрать нужный продукт — СКЗИ «КриптоПро CSP» версии не ниже 5.0. Для скачивания программы нужно будет зарегистрироваться на сайте и купить лицензию. После скачивания программы нужно открыть на компьютере папку, в которую она сохранилась, и запустить установку. При запуске скачанного файла нужно будет согласиться с предлагаемыми стандартными настройками, нажимая кнопку «Далее».
Если на компьютере пользователя нет плагина КриптоПро ЭЦП Browser plug-in, его можно скачать с того же сайта из раздела «Дополнительное ПО». После установки желательно перезагрузить компьютер.
Также для работы с электронной подписью могут понадобиться:
- плагин для работы на портале Госуслуг;
- библиотека PKCS#11 для работы с системой ЕГАИС;
- сервисы для проверки подлинности электронной подписи и сертификата ключа проверки электронной подписи.
Если у вас возникнут вопросы, связанные работой КЭП и установкой сопутствующего программного обеспечения, вы можете обратиться:
- в службу технической поддержки УЦ ФНС через сайт налоговой;
- к операторам ЭДО, которые консультируют и предоставляют техническую поддержку;
- в Единый контактный центр ФНС России по номеру 8 800 222-2222.
Подписание электронного документа
Когда электронная подпись куплена, программа и всё сопутствующее ПО установлены, алгоритм действий для подписания документов следующий:
- пользователь вставляет ключевой носитель в компьютер или ноутбук;
- на ПК он открывает программу «КриптоПро CSP» и загружает в неё документ для подписи;
- на токене выбирает нужный сертификат, если их там несколько;
- нажимает кнопку «Подписать» и отправляет документ контрагенту.
Выпуск КЭП в УЦ ФНС бесплатный. Платить придётся только за USB-токен и лицензию на программу «КриптоПро CSP». Лицензия на программу приобретается для каждого рабочего места отдельно. Например, если вы планируете использовать КЭП на домашнем ноутбуке и рабочем компьютере, нужно купить две лицензии, а если на трёх устройствах — три лицензии.
USB-токен стоит от 1200 рублей. Лицензия на программу «КриптоПро CSP» стоит 2700 рублей и используется бессрочно.
