Как подключить, настроить и зарегистрировать в налоговой онлайн-кассу (ККТ)
В нашей статье рассказываем, что такое онлайн-касса, кому она нужна и как её правильно подключить, настроить и зарегистрировать в налоговой.
Контрольно-кассовая техника или онлайн-касса — это устройства со следующими особенностями:
- Чип памяти. В аппарате есть слот для фискального накопителя (ФН). На ФН записываются данные обо всех операциях по кассе.
- Интернет. Аппарат подключается к интернету одним или несколькими способами.
- Передача данных. С фискального накопителя данные обо всех кассовых операциях через интернет передаются посреднику — оператору фискальных данных (ОФД), а оттуда в налоговую по запросу. Передача данных идёт в реальном времени.
Онлайн-касса нужна, чтобы автоматически передавать данные в налоговую через посредника, а также формировать для покупателей кассовые чеки: электронные или бумажные.
Практически все ИП и организации, продающие товары, работы или услуги покупателям-физлицам, обязаны использовать ККТ согласно закону № 54-ФЗ. Приобретаемая или арендуемая для работы техника должна быть включена в реестр ККТ и реестр ФН, которые размещены на сайте Федеральной налоговой службы — ФНС.
В статье 2 закона № 54-ФЗ прописаны исключения — ситуации, в которых бизнес может работать без применения ККТ. Примеры таких ситуаций:
- Организация или предприниматель занимается специфической деятельностью. Полный перечень таких видов деятельности перечислен в пункте 2 статьи 2 закона № 54-ФЗ.
- Индивидуальный предприниматель использует патентную систему налогообложения и занимается определёнными видами деятельности, которые соответствуют подпунктами 1, 2, 4, 5, 7, 8, 12−17, 19−27, 29−31, 34−36, 39, 41−44, 49−52, 54, 55, 57−62, 64, 66−80 пункта 2 статьи 346.43 НК РФ.
- Индивидуальный предприниматель является самозанятым.
- Организация или предприниматель ведёт деятельность в отдалённой или труднодоступной местности. Список таких местностей составляют региональные власти и размещают на официальных сайтах в интернете.
В пункте 7 статьи 2 закона 54-ФЗ сказано, что в некоторых случаях ИП или юрлицо может применять ККТ без подключения к интернету и без заключения договора с ОФД. Например, если бизнес ведёт деятельность в отдалённой от сетей связи местности, то он приобретает онлайн-кассу с фискальным накопителем, но не подключает к интернету, потому что его нет или он не стабильный. Список местностей, которые могут считаться отдалёнными от сетей связи, формируют региональные власти и размещают постановления об этом на официальных сайтах в интернете.
Если расчёты между бизнес-партнёрами (предпринимателям или организациями) проходят в безналичном порядке, то есть напрямую с одного расчётного счёта на другой, то ККТ не нужна.
Кассовые аппараты бывают нескольких видов:
- Кнопочные онлайн-кассы. Это недорогие и компактные устройства с физическими кнопками и небольшим дисплеем. Такие аппараты подходят для бизнеса с небольшим количеством товарных позиций из-за того, что не могут полноценно работать с номенклатурой. При этом в 2024 году работа с номенклатурой необходима, так как бизнес должен обязательно печатать названия товаров или услуг на кассовых чеках.
- Стационарные онлайн-кассы. Это кассовые аппараты, которые устанавливаются в магазинах, киосках, офисах и подключаются к электричеству и проводному интернету. В одном корпусе устройства совмещены все необходимые функции.
- Мобильные онлайн-кассы. Такие аппараты отличаются компактными размерами и возможностью работать автономно благодаря аккумулятору и беспроводному интернету. Сенсорный экран даёт возможность работать с номенклатурой. Мобильные аппараты занимают мало места на прилавке и могут использоваться при выездной торговле.
- POS-системы. Это набор оборудования, главным элементом которого является фискальный регистратор — аппарат, который быстро печатает кассовые чеки, имеет слот для фискального накопителя и может подключаться к компьютеру. На компьютер устанавливаются нужные программы: кассовая, товароучётная. К компьютеру подключается другое необходимое оборудование: сканер штрих-кодов, весы, эквайринговый терминал. POS-систему можно легко адаптировать под особенности бизнеса.
- Облачные онлайн-кассы. Это контрольно-кассовая техника, располагающаяся вне места расчёта с клиентами. Особенность таких аппаратов в том, что они формируют только электронные чеки, а бумажные не печатают. Поэтому такой вариант ККТ подойдёт не для любого бизнеса, а только для того, который по закону может обходиться электронными чеками, например, для торговли через интернет или на выезде.
При выборе кассового аппарата нужно учитывать особенности бизнеса. Если на торговой точке высокий клиентопоток, если нужно взвешивать товар и сканировать QR-коды, подойдёт POS-система. Если клиентов мало или нужно работать на выезде, продавцу может быть удобно пользоваться мобильной кассой. Если у бизнеса не очень много услуг или товарных позиций, ему может подойти бюджетная кнопочная касса. А для торговли через интернет выгодно арендовать облачную онлайн-кассу, которая часто предлагается в сочетании с услугой интернет-эквайринга.
Купить ККТ можно в магазинах или сервисных центрах, которые сотрудничают с производителями, а также у посредников: ОФД, операторов сотовой связи, банков и небанковских организаций. Также можно купить не новую ККТ, например, у другого предпринимателя. Закон позволяет это делать, главное, чтобы касса была снята с налогового учёта и к ней был подключён новый фискальный накопитель.
В некоторых случаях бизнесу будет выгодна не покупка, а аренда ККТ. Например, в банке можно арендовать мобильные онлайн-кассы с уже встроенным эквайрингом. Такой вариант удобен для выездной торговли или для работы в помещениях с небольшим потоком клиентов, когда приобретение стационарной кассы или POS-системы не имеет смысла.
Если бизнес реализует товары или услуги через интернет или на выезде, он может использовать облачную онлайн-кассу от одного из партнёров сервиса ЮKassa. Преимущества облачной кассы в том, что она предоставляется как услуга. Бизнесу не надо покупать аппарат и заботиться о его настройке и регистрации в ФНС, об обслуживании, ремонте и своевременной замене фискального накопителя. Всем этим занимается партнёр, располагая кассовый аппарат в своём дата-центре, обеспечивая его обслуживание, а также защиту данных, бесперебойное электричество, стабильный интернет. Клиент получает доступ ко всем функциям онлайн-кассы через облачные технологии.
ККТ обязательно надо зарегистрировать в ФНС, иначе работа с ней будет считаться нелегальной. Чтобы подготовиться к регистрации, после покупки онлайн-кассы и фискального накопителя необходимо пройти несколько шагов:
- Шаг 1: заключить договор с ОФД;
- Шаг 2: приобрести квалифицированную электронную подпись;
- Шаг 3: подключить кассовый аппарат к интернету;
- Шаг 4. настроить кассовый аппарат и выбрать кассовую программу.
Шаг 1. Договор с ОФД
Необходимо выбрать ОФД из актуального списка на сайте налоговой, так как именно налоговая принимает решения о выдаче таким организациям разрешений на обработку данных. Стоимость услуг ОФД около 3000 в год, но можно заключить договор и на несколько месяцев. Без договора с ОФД налоговая не сможет зарегистрировать ККТ, кроме случаев, когда бизнес может работать автономно в местности, отдалённой от сетей связи.
Шаг 2. Квалифицированная электронная подпись
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) понадобится для подачи заявления на регистрацию кассы онлайн, а в дальнейшем — для перерегистрации, например, при замене ФН. Получить КЭП можно бесплатно в отделении налоговой или в доверенном удостоверяющем центре. Если у бизнеса уже есть КЭП, новую получать не надо.
Шаг 3. Подключение к интернету
Если бизнес не подходит под исключения, описанные в пункте 7 статьи 2 закона № 54-ФЗ, то онлайн-кассу обязательно нужно подключить к интернету. В зависимости от модели кассы — это можно сделать несколькими способами:
- через кабель;
- через Wi-Fi;
- через сим-карту мобильного оператора.
Для Wi-Fi понадобится роутер, который можно купить самостоятельно или арендовать у интернет-провайдера. Нужно учитывать, что если торговая точка находится в подвале, Wi-Fi или мобильный интернет может работать плохо, и понадобится проводное подключение.
Шаг 4. Настройка аппарата и выбор кассовой программы
Во многих аппаратах есть предустановленные производителем кассовые и товароучётные программы, а также возможность скачать и установить новые. Если вы приобретаете ККТ у банка, оператора сотовой связи или ОФД, в аппарате могут быть установлены их программы. Настроить ККТ можно по инструкции или обратившись за сервисом к продавцу. Если вы арендуете аппарат, то настройками и подключением могут заняться специалисты арендодателя.
В 2024 году зарегистрировать кассу в ФНС можно несколькими способами:
- придя в отделение ФНС;
- через личный кабинет налогоплательщика на сайте налоговой;
- через личный кабинет оператора фискальных данных;
- через Единый портал государственных и муниципальных услуг — Госуслуги.
Если посещаете налоговую лично, КЭП не нужна, так как заявление на регистрацию ККТ подаётся в бумажном варианте и подписывается от руки. Во всех остальных случаях заявление на регистрацию подаётся в электронном варианте и заверяется с помощью КЭП.
Чтобы зарегистрировать ККТ, заполните заявление в личном кабинете налогоплательщика на сайте налоговой, в личном кабинете ОФД или на портале Госуслуг. В заявлении нужно указать следующие данные:
- адрес и место установки кассы;
- адрес места нахождения продавца (может отличаться от адреса установки кассы);
- модель и заводской номер кассы, указанный в паспорте;
- модель и заводской номер ФН, указанный в паспорте;
- название ОФД из предложенного списка;
- другие данные.
Налоговая проверит данные, указанные в заявлении на регистрацию, и пришлёт в личный кабинет регистрационный номер ККТ. Этот номер в течение суток нужно ввести в кассовый аппарат и распечатать чек — отчёт о регистрации. Данные из чека нужно передать в ФНС через личный кабинет налогоплательщика. Для этого клиент открывает вкладку «Отчёт о регистрации ККТ» и вводит время формирования отчёта, его порядковый номер, а также фискальный признак из 10 цифр.
Если всё прошло успешно, в личном кабинете появится карточка регистрации и отметка «ККТ зарегистрирована». И только после этого регистрацию ККТ в ФНС можно считать завершённой.
ФНС может отказать в регистрации по нескольким причинам:
- вы допустили ошибку в заявлении на регистрацию, например, указали неверный номер ККТ, ошиблись в номере фискального накопителя или ввели неправильный адрес установки;
- сведений о модели ККТ, которую вы регистрируете, нет в реестре ККТ на сайте налоговой;
- сведений о модели используемого фискального накопителя нет в реестре ФН на сайте налоговой;
- ККТ, которую вы регистрируете, уже числится в ФНС как потерянная или украденная.
- Онлайн-кассы должны использовать практически все ИП и юридические лица, если они принимают от населения плату за товары, работы или услуги.
- Легально работать без ККТ можно лишь в том случае, если бизнес попадает под исключения, прописанные в законе.
- Перед началом работы кассовую технику нужно зарегистрировать в ФНС, работать с ней без регистрации нельзя.
- Зарегистрировать ККТ можно, посетив отделение ФНС, но удобнее это сделать онлайн, заверив заявление с помощью КЭП.
- Регистрация проходит в несколько этапов и считается завершённой, только когда в личном кабинете налогоплательщика появляется карточка регистрации.
