Инвентаризация в общепите
Если перерасход на кухне и потеря прибыли — обычное явление для ресторана или кафе, значит, пора подготовиться к инвентаризации продуктов питания. Зачастую этот процесс для сотрудников длительный и стрессовый. Сегодня расскажем о проведении ревизии в общепите, методах учёта и минимизации излишков, правильной интерпретации результатов, а также дадим несколько рекомендаций, как увеличить доходность заведения.
Кухня –– это сердце общепита. Владелец ресторана всегда должен знать, что в его заведении присутствуют заявленные в меню блюда, и гости не останутся недовольными. Без контроля кухни невозможно успешно управлять компанией. Поэтому инвентаризация продуктов –– основной процесс в структуре управления предприятием общественного питания. Таким образом проходит сверка товарно-материальных ценностей. Это сложный процесс, который сопровождается рядом нюансов.
Целями инвентаризации выступают:
- оптимизация поставок;
- выявление расхождений между данными в учётной системе и фактическим количеством продуктов питания, товаров и расходных материалов;
- настройка правильного учёта;
- сокращение убытков;
- выявление недостачи, излишков, пересортицы, порчи;
- оценка реальной суммы чистой прибыли;
- контроль сотрудников;
- регулирование бизнес-процессов в компании и предупреждение хищения.
Инвентаризация бывает сплошная и частичная. В первом случае контролируют все товарные запасы, хозяйственные товары, инвентарь, кухонное и барное оборудование, приборы и посуду. Обычное время её проведения –– перед годовым отчётом, аудитом, ликвидацией предприятия, сменой материально-ответственных лиц или владельцев. Во втором случае проводят контроль дорогих товарно-материальных ценностей, работы конкретных сотрудников или подразделений, если возникли подозрения в недостаче, порче, хищении.
По методу проведения инвентаризация бывает натуральная и документальная: первая заключается в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества через подсчёт, взвешивание, обмер и т. д. Вторая состоит в проверке документального подтверждения наличия объектов.
По периодичности и степени охвата инвентаризация бывает:
- плановая –– ежедневная, еженедельная, ежемесячная, в пересменку;
- внеплановая –– экстренная, чтобы сотрудники не успели подготовиться и скрыть ошибки;
- повторная –– для подтверждения ранее полученных данных;
- контрольная –– при уличении членов инвентаризационной группы в недобросовестности.
Необходимо сверять остатки на складе с данными учётной программы раз в месяц. Это распространяется на продукты питания, бытовую химию и другие хозтовары, которые применяются в заведении. Инвентаризацию предприятия общественного питания проводят в последних числах месяца.
Инвентаризация в ресторане требует тщательной подготовки. Здесь необходим учёт всех приходно-расходных документов, выпуска партий продуктов, списания и перемещения. Не менее важно согласование технико-технологических карт на блюда кухни и бара, перепроведение всей документации, выбор способа учёта полуфабрикатов, распечатка инвентаризационных описей с названием продуктов, единиц измерения и пустых граф с их количеством.
В качестве документации нужно подготовить:
- технико-технологические карты, заверенные ответственными сотрудниками;
- договоры личной и групповой материальной ответственности с персоналом кухни, бара, склада, административно-хозяйственной части;
- актуальные остатки в товаро-учётной системе;
- утверждённые схемы поступления материальных ценностей на предприятие.
Для правильного проведения инвентаризации важно соблюдать ряд условий:
- Начинать подсчёт после завершения смены, закрытия всех заказов и расчётов по столам, чтобы избежать ошибок.
- Проверять каждый склад и место хранения по отдельности: начинать с основных продуктов на кухне и алкогольных напитков в баре, продолжать проверку в расходном складе и других местах хранения.
- Не перемещать продукты и расходные материалы между складами во время инвентаризации.
- Считать их последовательно и фиксировать в бумажной или электронной описи.
- Вести учёт в тех же единицах измерения, в которых продукты и расходные материалы отражены в учётной системе.
- Подписывать описи у всех членов рабочей группы и материально ответственных лиц после завершения мероприятия.
Проблемы с учётом товарных запасов могут возникать по разным причинам:
- неправильное оприходование товаров;
- ошибки в составлении технологических карт блюд;
- нерегулярное списание товаров и расходных материалов;
- сокрытие случаев недостачи, порчи или потери продукции.
Рекомендации по организации инвентаризации:
- необходимо разделять места учёта продуктов в зависимости от структуры кафе или ресторана;
- следует передавать продукты между местами учёта и оформлять документы с обязательными подписями ответственных лиц;
- нужно ставить на учёт полуфабрикаты и готовую продукцию, чтобы была актуальная информация об их количестве;
- необходимо проводить еженедельную инвентаризацию по категориям для упрощения самого процесса и получения соответствующих результатов.
По закону инвентаризацию проводит рабочая группа, в которую не должны входить материально-ответственные лица. Но они обязательно должны присутствовать при ревизии. Рабочая группа заходит в помещение и последовательно перемещается слева направо или справа налево, ничего не пропуская и всё фиксируя в описи.
Процесс инвентаризации товаров в баре делится на три этапа:
- Подготовка: назначение материально-ответственных лиц, установление даты и уведомление персонала о проведении, подготовка учётной базы данных. Ответственным за проверку остатков может быть управляющий, главный повар или бармен. Персонал должен заранее знать о проверке, если она плановая. Обычно это оформляют приказом. При подготовке учётной базы нужно внести все приходные и расходные накладные, списать продукцию, отразить в программе её перемещения между вашими складами и точками, а также проверить, списаны ли продукты, из которых готовят еду для персонала.
- Подсчёт остатков: фиксация фактического количества продуктов на складе или в точках продаж, сверка и корректировка данных;
- Сопоставление результатов ревизии с учётной информацией и корректировка в случае выявления расхождений.
При выявлении учётных ошибок (расхождений в единицах учёта, дублирования позиций, нарушения технологии приготовления блюд и напитков, воровства и т. д.) нужно совместно с управляющим или другим ответственным сотрудником проанализировать результаты и решить, что делать дальше.
При выявлении расхождений между остатками штучной продукции нужно проверить накладные от поставщика. Такое может произойти при неправильном списании просроченного сырья или из-за хищения.
При обнаружении проблем с ингредиентами важно перепроверить технологические карты блюд, в которых они используются. Любая недостача сигнализирует о проблеме и требует тщательной проверки.
Если виновника выявить не удалось, сумма распределяется между поварами, администраторами, официантами, барменами.
Чтобы минимизировать потери и излишки, рекомендуется:
- Создавать чек-листы для персонала. Там должен быть алгоритм, описывающий каждый процесс. Если проверять документацию и остатки каждые 2–3 дня, вероятность ошибок сводится к нулю.
- Составлять список продуктов, чтобы найти проблемные позиции.
- Сверять данные о приходах и товарных накладных за месяц в учётной системе.
- Анализировать техкарты и проверять соответствие рецептов.
- Проверять работу сотрудников и выявлять возможные ошибки, которые могли привести к расхождениям.
- Оценивать, как персонал справляется с инвентаризацией, предусматривать премии или другие поощрения за работу.
- Устанавливать контрольные точки для своевременного исправления ошибок.
- Использовать автоматизированную систему, в которой предусмотрен отбор позиций по фиксации результатов.
Анализом расхождений должен заниматься управляющий и ресторатор. Они не всегда возникают из-за ошибок: персонал может проносить более дешёвое сырье или не выбивать чеки. Частые внеплановые выборочные инвентаризации –– верный способ их остановить. Поэтому следует один раз наладить систему, обучить сотрудников и запустить процесс на постоянной основе, чтобы улучшить финансовые показатели ресторана.
