Инвентаризация в магазине
Инвентаризация — это процесс, во время которого организация или ИП пересчитывает товарно-материальные ценности (ТМЦ). Подсчет проводится для того, чтобы сравнить фактическое наличие ТМЦ с теми данными, которые отражены в учетных системах торговой точки.
Следует понимать разницу между инвентаризацией и ревизией — это два разных понятия. Ревизия по-другому называется аудитом, потому что проводится силами внешних аудиторов.
Инвентаризация | Ревизия (аудит) |
Организация или ИП проверяет и считает свои материальные активы, чтобы отразить изменения в учете. В основном это делается своими силами: руководитель собирает инвентаризационную комиссию, состоящую из собственных сотрудников. Аудиторские компании тоже могут это сделать, но часто их привлекают лишь для экономии времени и сил сотрудников | Организация проверяет свою финансовую документацию: годовые отчеты, бухгалтерские балансы. Важная составляющая ревизии — независимость проверки. Для ревизии собственник компании или совет директоров создает независимую ревизионную комиссию или привлекает аудиторскую компанию. Цель ревизии — подтвердить, что бизнес не нарушает закон |
В этой статье поговорим об инвентаризации в розничном магазине: зачем, как часто и кому ее нужно проводить, каких видов она бывает, что сделать для ее подготовки, как правильно организовать подсчет ТМЦ, что делать при обнаружении излишков или недостачи.
В российском законодательстве существуют нормативные акты, которые регулируют эту процедуру, обеспечивают ее законность:
- Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает общие принципы организации и ведения бухгалтерского учета, включая инвентаризацию (статья 11).
- Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99. Пунктом 38 установлено правило, что бухгалтерская отчетность должна подтверждаться результатами инвентаризации активов и обязательств.
- Приказ Минфина РФ № 49 утверждает методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.
- Приказ Минфина РФ № 4н утверждает Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация».
- Постановление Госкомстата РФ № 88 утверждает формы учетной документации при инвентаризации.
Эти нормативные акты обеспечивают единый подход к проведению инвентаризации, помогают бизнесу правильно провести процедуру, чтобы исключить ошибки, неправомерные действия и штрафы.
К ТМЦ, подлежащим пересчету в розничном магазине (например, продуктовом), чаще относятся товары, находящиеся на складе и полках торгового зала. Их называют товарными остатками. При пересчете товарных остатков проверяют не только их фактическое наличие, но и цены, артикулы, сроки годности, целостность самого товара и его упаковки. Также учитывают товары, находящиеся в пути или на ответственном хранении на складах партнеров.
Кроме товарных остатков, можно сделать пересчет других активов продуктового магазина или иной торговой точки. Возможен пересчет денег в кассах и на расчетных счетах, учет финансовых вложений, ценных бумаг, бланков строгой отчетности, оборудования (техники, полок, стеллажей), размеров дебиторской и кредиторской задолженностей.
Во время переучета проверяющие уделяют особое внимание точности подсчета, чтобы избежать ошибок.
Проверки бывают следующих видов:
- Обязательная. Проводится ежегодно перед сдачей годовой бухгалтерской отчетности. При обязательной инвентаризации нужно считать и отражать в учете все материальное и нематериальное имущество компании, а также все виды ее финансовых обязательств.
- Инициативная. Называется так потому, что переучет проводится по инициативе руководителя. Такая проверка необходима для решения внутренних задач бизнеса, например для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом.
- Плановая. Называется так потому, что подсчет ТМЦ проводится согласно графику. Магазин может иметь свой календарный график внутренних проверок, утвержденный руководителем.
- Внеплановая. Получила такое название потому, что проводится не запланировано, вынужденно. Пример: в продуктовом магазине необходимо сделать пересчет продуктов, потому что обнаружена их порча или хищение.
- Повторная. Проводится в том случае, если предыдущий подсчет продуктов или других активов дал спорные результаты, которые необходимо перепроверить.
- Полная. Охватывает все отделы магазина или склада, все подразделения или отделы компании.
- Частичная (локальная). Проводится в части магазина или склада, в отдельных подразделениях или отделах.
Обязательная проверка проводится перед сдачей годовой отчетности, а также:
- при смене материально ответственных работников;
- при смене руководителя;
- при передаче активов в доверительное управление, сдаче их в аренду, продаже или выкупе активов;
- при утрате или порче имущества;
- при чрезвычайных ситуациях: пожарах, авариях, стихийных и иных бедствиях;
- при реорганизации или ликвидации предприятия.
Полный список случаев, когда нужна обязательная проверка, прописан в разделе III ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». В остальных случаях инвентаризировать любые активы можно с любой периодичностью, которую установит руководитель.
Юрлица (ООО, АО) обязаны вести бухгалтерский (финансовый) учет вне зависимости от выбранной системы налогообложения. Чтобы упростить ведение бухучета и сэкономить время, можно подключить ЭДО от ЮKassa. С помощью сервиса можно настроить модуль для 1С и заносить бухгалтерские данные автоматически.
Ведение бухгалтерского учета предполагает сдачу годовой отчетности. Но сдавать ее можно только после инвентаризации.
Инвентаризацию нужно провести в IV квартале в период с 1 октября по 31 декабря. Бухгалтерская годовая отчетность подается не позднее 31 декабря. Отчет об инвентаризации подается вместе с ней, а оформляется заранее. Если бухгалтерская отчетность будет сформирована не на основе данных об инвентаризации, налоговая инспекция может оштрафовать бухгалтера или руководителя бизнеса на сумму от 5 до 10 тыс. рублей. Об этом сказано в статье 15.11 КоАП РФ.
В статье 6 закона № 402-ФЗ указано, что индивидуальные предприниматели освобождены от ведения бухучета, а значит, от обязательной отчетности и инвентаризации. Но ИП может в любой момент провести инвентаризацию самостоятельно, если это требуется для бизнеса.
Материально ответственные лица — это работники, с которыми руководитель заключил договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Список таких должностей прописан в Постановлении Минтруда РФ № 85. В организации, которая занимается розничной торговлей, может быть следующий список материально ответственных лиц:
- директора;
- заместители директоров;
- заведующие;
- руководители подразделений;
- товароведы;
- кладовщики;
- кассиры;
- продавцы;
- курьеры;
- охранники.
Если организация крупная, в списке могут присутствовать все перечисленные должности, а если небольшая — некоторые из них.
Материально ответственные лица могут входить в состав инвентаризационной комиссии, если между руководителем и сотрудниками заключен договор коллективной ответственности. В остальных случаях материально ответственные лица, которые получают, хранят, выдают, транспортируют проверяемые активы, в состав инвентаризационной комиссии не входят. Однако такие работники присутствуют в помещении во время проверки.
Рассмотрим процесс переучета на примере инвентаризации товарных остатков в продуктовом магазине.
Шаг 1. Подготовка, сбор комиссии
Подготовка проходит в несколько этапов. Перед началом переучета нужно спланировать дату и время, навести порядок на складе, актуализировать список товаров, собрать комиссию, провести инструктаж участников, подготовить документацию.
Дату и время нужно выбирать так, чтобы процедура не мешала работе магазина. Это могут быть праздники, выходные, вечернее или ночное время.
Количество участников комиссии — от двух человек и более, зависит от объемов работы. В инвентаризационную комиссию могут входить:
- представители бухгалтерской службы;
- представители администрации организации;
- технические специалисты;
- представители внутренней аудиторской службы;
- работники сторонних аудиторских компаний.
Как быть, если в организации единственный сотрудник ― руководитель? В этом случае создавать комиссию не нужно. Однако есть судебные прецеденты, когда невозможность создать комиссию из-за того, что в штате всего один человек, судами не учитывалась. Поэтому можно подстраховаться и включить в состав комиссии представителей сторонних организаций. Нормативные акты это не запрещают.
Всех работников, которые будут участвовать в подсчете ТМЦ, нужно заранее об этом оповестить. Если кто-то из них не придет на проверку, ее результаты будут недействительны. Весь участвующий персонал должен понимать, какие задачи предстоит выполнить, как заполнять документы, как использовать оборудование.
Формы отчетов (распечатанные листы) стоит подготовить заранее:
- для приказа о проведении переучета понадобится форма ИНВ-22;
- для фиксирования результатов — инвентаризационная опись ИНВ-3;
- для подведения результатов — сличительная ведомость ИНВ-19;
- для учета ТМЦ, находящихся в пути — акт ИНВ-6;
- для учета ТМЦ, находящихся на ответственном хранении — опись ИНВ-5;
- для списания товаров — акт ТОРГ-16;
- для утверждения результатов проверки — приказ или распоряжение руководителя;
- для учета выявленных результатов — ведомость ИНВ-26.
Шаг 2. Проведение процедуры, фиксирование результатов
Во время проверки необходимо сверить фактическое наличие товаров с документальными данными. Посчитать ТМЦ можно вручную. Для некоторых товаров понадобятся измерительные и контрольные приборы, мерная тара. Правильно идентифицировать товары помогает система маркировки. Для считывания кодов на продуктах понадобится специальная техника. Инвентаризировать с техникой быстрее.
Материально ответственные лица (продавец, кладовщик и т. п.) должны находиться рядом, чтобы отвечать на вопросы комиссии и помогать с поиском нужных позиций на полках. Проверяющим необходимо зафиксировать все обнаруженные расхождения: отсутствие товаров, порчу имущества, повреждение упаковки, пересортицу, истечение сроков годности, отсутствие маркировки на тех товарах, где она должна быть.
Члены комиссии заносят фактические данные в опись ИНВ-3, в графу «Фактическое наличие». Когда пересчет остатков окончен, все члены комиссии подписывают опись.
Шаг 3. Сверка фактических данных с учетными
Инвентаризационная опись ИНВ-3 передается бухгалтеру (если бухгалтера нет ― иному лицу, который будет сверять результаты, например руководителю). При необходимости заполняются акты ИНВ-5, ИНВ-6, ТОРГ-16. Бухгалтер сверяет опись и акты с данными, находящимися в учетной системе, выявляя расхождения.
Шаг 4. Подведение итогов, отражение их в учете
По итогам сверки бухгалтер составляет ведомость ИНВ-26. Руководитель издает приказ, на основании которого обновленные записи вносятся в бухгалтерский учет. Если причинен крупный ущерб и известны виновные, руководитель принимает решение о взыскании ущерба.
После обнаружения излишков необходимо:
- изучить причины. Проведите анализ продаж и движения товаров для выявления возможных мест, где могли возникнуть расхождения;
- устранить проблемы. Обучите персонал тому, как правильно вести учет товаров, как минимизировать ошибки при приемке и отпуске товаров. Рассмотрите возможность проведения акций или распродаж для сбыта излишков;
- внести изменения в учетные данные. Выявленные расхождения оформите как приход.
При обнаружении недостачи нужно:
- изучить причины. Убедитесь в корректности всех документов, связанных с поступлениями и отгрузками товаров. Обратите внимание на возможные ошибки в накладных, приходных ордерах и квитанциях. Установите возможные причины недостачи: кражи, ошибки персонала, брак товаров и другие факторы;
- устранить проблемы. Примите меры для предотвращения краж и повреждений. Определите, возможно ли заказать недостающие позиции у поставщиков;
- внести изменения в учетные данные. Выявленные расхождения оформите как расход.
Инвентаризация — это не только обязательная процедура для юрлиц, но и эффективный способ ведения дел для любого бизнеса. Она помогает контролировать складские запасы, имущество и другие активы, выявлять недобросовестных сотрудников, находить проблемы в организации учета.
